供應商篩選及資質(zhì)認證記錄模板一、模板適用范圍與核心價值本模板適用于企業(yè)采購部門、供應鏈管理中心、質(zhì)量合規(guī)部等主體，在供應商引入、年度復審、合作期間資質(zhì)動態(tài)管理等場景中使用。通過系統(tǒng)化記錄供應商篩選流程、資質(zhì)認證結(jié)果及關(guān)鍵決策依據(jù)，可幫助企業(yè)實現(xiàn)供應商管理的標準化、規(guī)范化，有效降低因供應商資質(zhì)不足導致的合作風險（如質(zhì)量不達標、合規(guī)性缺失等），同時為供應鏈穩(wěn)定性提供數(shù)據(jù)支撐，保證采購活動符合企業(yè)內(nèi)控要求及行業(yè)監(jiān)管標準。二、模板使用全流程操作指南1.前期準備：明確標準與分工制定篩選標準：結(jié)合采購品類特性（如生產(chǎn)物料、服務外包、工程類供應商等），明確核心篩選維度，包括但不限于：基礎資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)準入許可證等）；能力指標（生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)專利、過往業(yè)績等）；質(zhì)量體系（ISO9001、IATF16949等認證）；財務狀況（資產(chǎn)負債率、納稅信用等級等，可要求供應商提供近2年審計報告）；合規(guī)性（無重大訴訟、行政處罰、失信記錄等）。組建評審小組：由采購負責人（擔任組長）、質(zhì)量工程師（）、法務專員（）、技術(shù)專家（）等組成跨部門團隊，明確各成員職責（如質(zhì)量組負責審核質(zhì)量體系文件，法務組負責核查合規(guī)記錄）。準備信息收集工具：同步向供應商發(fā)放《供應商信息登記表》（模板可另附），要求其提供基礎信息、資質(zhì)文件清單、合作案例等材料。2.供應商信息收集與初步篩查信息接收：通過指定渠道（如采購系統(tǒng)端口、郵件提交）收集供應商反饋的《供應商信息登記表》及資質(zhì)文件復印件，由*負責統(tǒng)一登記、編號，建立“供應商信息池”?；A篩查：依據(jù)“一票否決制”進行初步篩選，重點核查以下內(nèi)容：營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否覆蓋擬合作品類；行業(yè)特殊資質(zhì)是否齊全（如食品供應商需《食品生產(chǎn)許可證》，醫(yī)療器械供應商需《醫(yī)療器械經(jīng)營許可證》）；基本信息完整性（如統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人聯(lián)系方式等缺失項需供應商3個工作日內(nèi)補全）。輸出結(jié)果：對通過基礎篩查的供應商，標記為“待認證”；未通過者，由*以書面形式反饋未通過原因（如“資質(zhì)類型不符”“關(guān)鍵信息缺失”），同步更新“供應商信息池”狀態(tài)。3.資質(zhì)深度認證與現(xiàn)場核查（如需）文件真實性核查：對“待認證”供應商提交的資質(zhì)文件（如ISO證書、專利證書、業(yè)績合同等）進行交叉驗證：通過國家市場監(jiān)管總局“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核查營業(yè)執(zhí)照及行政處罰記錄；通過認證機構(gòu)官網(wǎng)或官方渠道核查體系認證有效性（如避免使用偽造的認證證書）；要求供應商提供業(yè)績合同關(guān)鍵頁（含合作雙方蓋章、金額、服務周期等），必要時聯(lián)系合作方核實真實性?，F(xiàn)場考察（高風險/關(guān)鍵品類供應商必選）：對生產(chǎn)型供應商，重點考察生產(chǎn)設備先進性、產(chǎn)能匹配度、質(zhì)量檢測流程；對服務型供應商，考察服務團隊配置、案例落地效果。由*帶隊填寫《現(xiàn)場考察記錄表》，記錄考察時間、參與人員、發(fā)覺的問題（如“車間5S管理不規(guī)范”“檢測設備未校準”）及供應商整改承諾。合規(guī)性背調(diào)：通過中國裁判文書網(wǎng)、信用中國等平臺核查供應商涉訴、失信情況，重點排查是否存在商業(yè)賄賂、知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)等風險。4.認證結(jié)果評定與記錄綜合評分：評審小組根據(jù)篩選標準對通過文件核查和現(xiàn)場考察的供應商進行量化評分（可采用百分制，資質(zhì)文件真實性30%、質(zhì)量體系20%、業(yè)績15%、財務狀況15%、現(xiàn)場考察20%），設定“≥80分通過，60-79分待整改，＜60分不通過”的評級標準。結(jié)果確認：通過：將供應商納入《合格供應商名錄》，明確合作權(quán)限（如試合作期/正式合作期）及首次合作訂單范圍；待整改：要求供應商在10個工作日內(nèi)完成問題整改（如補充missing資質(zhì)、更新檢測設備），整改后重新組織認證；不通過：向供應商反饋最終結(jié)果，說明理由（如“財務狀況惡化，無法滿足合作資金要求”），并將供應商信息標記為“終止合作”存檔。記錄填寫：在《供應商篩選及資質(zhì)認證記錄表》中逐項填寫認證過程、評分結(jié)果、決策依據(jù)，由評審小組全體成員簽字確認，*負責最終審核。5.記錄歸檔與動態(tài)更新歸檔管理：將認證記錄表、供應商提交的資質(zhì)文件復印件、《現(xiàn)場考察記錄表》等資料整理成冊，按“供應商名稱+認證日期”編號，保存期限不少于合作結(jié)束后3年，由*負責檔案保管。動態(tài)更新：對已認證供應商實行“年度復審+季度抽查”機制，重點跟蹤資質(zhì)有效期（如ISO證書到期前6個月啟動復評）、財務狀況變化（如年度審計報告顯示資產(chǎn)負債率超70%需重新評估）、質(zhì)量投訴記錄等，發(fā)覺異常及時啟動“降級/清退”流程，更新《合格供應商名錄》。三、供應商篩選及資質(zhì)認證記錄表（模板）記錄編號SQ-2024-X供應商名稱××××有限公司統(tǒng)一社會信用代碼91110108MA0567聯(lián)系人*聯(lián)系電話*申請日期2024年×月×日評審日期2024年×月×日擬合作品類電子元器件（電阻電容）資質(zhì)認證詳情記錄序號資質(zhì)類型資質(zhì)編號/證書名稱發(fā)證機關(guān)有效期認證結(jié)果（通過/不通過/待整改）備注（如核查方式、問題說明）附件清單1營業(yè)執(zhí)照統(tǒng)一社會信用代碼：91110108MA0567北京市市場監(jiān)督管理局2027-05-20通過通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實，狀態(tài)為“存續(xù)”營業(yè)執(zhí)照復印件（加蓋公章）2ISO9001質(zhì)量管理體系認證00120Q41619R1M中國質(zhì)量認證中心2025-03-15通過官網(wǎng)驗證有效，覆蓋“電子元器件生產(chǎn)”范圍認證證書復印件3行業(yè)準入資質(zhì)電子元器件制造許可證省工業(yè)和信息化廳2026-08-10通過核查原件與復印件一致，在有效期內(nèi)許可證復印件4業(yè)績證明××科技公司2023年度采購合同（合同號：HT2023X）××科技公司2024-12-31通過供應商提供合同關(guān)鍵頁，電話核實合作方確認真實性合同復印件（含合作方蓋章頁）5財務狀況2022-2023年度審計報告××會計師事務所2024-01-20通過資產(chǎn)負債率35%，凈利潤增長率12%，符合財務要求審計報告復印件評審結(jié)論□通過納入《合格供應商名錄》，合作期限：2024年×月-2025年×月（試合作期3個月）□待整改，需完成：________________________（如“補充提供2023年環(huán)境體系認證”），整改期限：2024年×月×日前□不通過，原因：________________________（如“現(xiàn)場考察發(fā)覺檢測設備未按期校準，無法保證產(chǎn)品一致性”）評審小組簽字采購負責人：_________質(zhì)量工程師：_________法務專員：_________技術(shù)專家：_________審核與批準審核人（采購部經(jīng)理）：_________批準人（供應鏈總監(jiān)）：_________歸檔信息歸檔日期：2024年×月×日檔案管理人員：*四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項資質(zhì)文件“三性”核查：所有資質(zhì)文件需保證“真實性”（通過官方渠道核驗）、“有效性”（在有效期內(nèi)且在覆蓋范圍內(nèi)）、“合規(guī)性”（符合行業(yè)特殊要求，如食品行業(yè)需SC認證），避免因“過期資質(zhì)”“超范圍認證”導致合作風險。信息動態(tài)更新機制：供應商的資質(zhì)、財務狀況、涉訴記錄等可能隨時間變化，需建立“季度自查+年度復審”制度，對臨近到期的資質(zhì)（如ISO證書）提前6個月啟動復評，保證信息持續(xù)有效。評審責任到人：明確評審小組成員的簽字責任，對因?qū)徍耸杪е虏缓细窆碳{入名錄的，按企業(yè)內(nèi)控規(guī)定追溯責任（如采購負責人承擔主要責任，質(zhì)量工程師承擔連帶責任）。保密與合規(guī)要