合同審查與簽署標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板一、適用業(yè)務(wù)場景與范圍本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于企業(yè)內(nèi)部各類經(jīng)濟(jì)合同的審查與簽署管理，涵蓋但不限于：日常業(yè)務(wù)合作類：采購與供應(yīng)合同、服務(wù)外包合同（如IT服務(wù)、營銷推廣）、委托代理合同等；人力資源類：勞動合同、勞務(wù)派遣協(xié)議、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等；資產(chǎn)與權(quán)益類：房屋租賃合同、設(shè)備采購合同、知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓或許可合同、股權(quán)代持協(xié)議等；項目合作類：聯(lián)合開發(fā)合同、工程承包合同、項目投資協(xié)議等。本流程旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化操作規(guī)范合同全生命周期管理，降低法律風(fēng)險，提升審批效率，保證合同條款的合規(guī)性與可執(zhí)行性。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求發(fā)起與合同立項操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（）、部門負(fù)責(zé)人（）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同立項申請表》（見表1），明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、核心條款（如金額、履行期限）、立項依據(jù)（如會議紀(jì)要、審批文件）等；部門負(fù)責(zé)人對立項必要性、業(yè)務(wù)可行性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門或合同管理部門。輸出成果：《合同立項申請表》（部門負(fù)責(zé)人簽字版）關(guān)鍵控制點(diǎn)：立項需明確合同目的與商業(yè)實質(zhì)，避免“無實質(zhì)業(yè)務(wù)需求”的合同簽訂。（二）合同文本起草操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（）、法務(wù)部門起草人（）（或外部律師）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門向法務(wù)部門提供立項資料、合作方背景信息（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書）、業(yè)務(wù)需求及技術(shù)參數(shù)等；法務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求及《合同管理辦法》，結(jié)合合作方提供的范本（若有）起草合同文本，保證包含核心要素：合同主體信息、標(biāo)的描述、數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款及支付方式、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭議解決方式、保密條款、生效條件等；業(yè)務(wù)部門對合同中涉及的技術(shù)參數(shù)、業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)（如交付周期、驗收標(biāo)準(zhǔn)）進(jìn)行核對，保證與實際需求一致。輸出成果：合同草案（業(yè)務(wù)部門確認(rèn)版）、附件清單（如技術(shù)協(xié)議、驗收標(biāo)準(zhǔn)）關(guān)鍵控制點(diǎn)：禁止使用“手寫修改”“涂改”的合同文本，所有修訂需通過修訂模式標(biāo)注并說明原因；涉及金額、履行期限等關(guān)鍵條款需業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人二次確認(rèn)。（三）內(nèi)部多部門聯(lián)合審查操作主體：法務(wù)部門（）、業(yè)務(wù)部門（）、財務(wù)部門（）、風(fēng)控部門（）（根據(jù)合同性質(zhì)選擇參與部門）操作內(nèi)容：法務(wù)審查：重點(diǎn)審查合同主體資格（如合作方是否為合法存續(xù)企業(yè)、是否具備相應(yīng)資質(zhì)）、條款合法性（是否符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范）、權(quán)利義務(wù)對等性（是否存在單方免責(zé)條款）、違約責(zé)任可執(zhí)行性、爭議解決方式約定（如明確管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)）等，填寫《合同審查意見表》（見表2）；業(yè)務(wù)審查：重點(diǎn)審查標(biāo)的描述是否準(zhǔn)確、業(yè)務(wù)需求是否滿足、履行可行性（如生產(chǎn)/供應(yīng)能力、交付條件）、合作方履約能力（如歷史合作記錄、信用狀況）等；財務(wù)審查：重點(diǎn)審查價款計算是否準(zhǔn)確、支付方式是否符合財務(wù)制度（如預(yù)付款比例、發(fā)票要求）、稅務(wù)責(zé)任劃分、資金支付風(fēng)險等；風(fēng)控審查：重點(diǎn)審查合同是否涉及企業(yè)重大風(fēng)險（如擔(dān)保、抵押、關(guān)聯(lián)交易）、是否符合企業(yè)風(fēng)險偏好等。輸出成果：各部門《合同審查意見表》（簽字版）、修訂后的合同文本關(guān)鍵控制點(diǎn)：審查意見需明確具體（如“第3.2條建議增加‘逾期交付超過15日，甲方有權(quán)解除合同’”），禁止使用“同意”“基本沒問題”等模糊表述；若各部門存在分歧，由合同管理部門組織召開協(xié)調(diào)會，達(dá)成一致意見。（四）外部合作方確認(rèn)與談判操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（）、法務(wù)部門（）、合作方法定代表人/授權(quán)代表（*）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門將內(nèi)部審查通過后的合同文本（含各部門修訂意見）發(fā)送至合作方，確認(rèn)合作方是否接受條款；若合作方提出修改意見，由業(yè)務(wù)部門牽頭、法務(wù)部門配合進(jìn)行談判，重點(diǎn)圍繞價款、履行期限、違約責(zé)任等核心條款進(jìn)行溝通，保證修訂后的條款不損害企業(yè)利益；談判達(dá)成一致后，合作方需在合同文本上加蓋公章（或合同專用章）并由授權(quán)代表簽字，企業(yè)保留合作方蓋章簽字頁的掃描件/復(fù)印件。輸出成果：合作方確認(rèn)后的合同終稿（蓋章簽字版）、談判記錄（含雙方主要修訂內(nèi)容及結(jié)論）關(guān)鍵控制點(diǎn)：合作方授權(quán)委托書需明確授權(quán)范圍（如“代表本公司簽署合同”）及授權(quán)期限，保證簽字人有權(quán)代表合作方法定意志；禁止接受“復(fù)印件未蓋章”“簽字未蓋章”的合同文本。（五）最終審批與用印操作主體：合同審批人（）、印章管理員（）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同金額、重要性及企業(yè)授權(quán)體系，填寫《合同審批表》（見表3），提交至對應(yīng)審批層級（如部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理/董事長）；審批人重點(diǎn)審查合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略、是否履行完審查程序、核心條款是否最終確定，簽署審批意見；審批通過后，由印章管理員根據(jù)《合同審批表》及合同終稿，加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），嚴(yán)格執(zhí)行“審批-用印分離”原則，禁止“先蓋章后審批”或“越級用印”。輸出成果：《合同審批表》（最終審批版）、蓋章生效的合同文本關(guān)鍵控制點(diǎn)：用印前需核對合同文本與審批表內(nèi)容是否一致，保證合同份數(shù)滿足歸檔及業(yè)務(wù)需求（如正本1份+副本N份）。（六）合同簽署與交付操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（）、印章管理員（）、合作方代表（*）操作內(nèi)容：印章管理員將蓋章后的合同文本分送至業(yè)務(wù)部門及合作方，要求合作方在收到合同后3個工作日內(nèi)將回執(zhí)聯(lián)（或簽字蓋章頁）反饋至企業(yè)；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同簽署進(jìn)度，保證合作方按時簽署；若合作方逾期未反饋，需及時上報部門負(fù)責(zé)人并跟進(jìn)處理。輸出成果：合作方簽署回執(zhí)、合同簽署完成臺賬關(guān)鍵控制點(diǎn)：合同簽署需采用“騎縫章”方式（多頁合同），防止單頁抽換；電子合同簽署需通過第三方電子認(rèn)證平臺（如e簽寶、法大大），保證簽署身份真實性與文件完整性。（七）合同履行與歸檔操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（）、檔案管理員（）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行過程中的跟蹤管理，如履行進(jìn)度、款項支付、驗收等，填寫《合同履行跟蹤表》（見表4），發(fā)覺問題及時上報并采取應(yīng)對措施；合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門在15個工作日內(nèi)將合同文本（含立項申請、審查意見、審批表、履行記錄等全套資料）整理成冊，提交至檔案管理部門歸檔；檔案管理員對合同資料進(jìn)行分類編號、登記造冊，保證檔案完整、可追溯，電子檔案需備份至企業(yè)服務(wù)器。輸出成果：《合同履行跟蹤表》、合同檔案（紙質(zhì)+電子）關(guān)鍵控制點(diǎn)：合同檔案保存期限根據(jù)合同類型確定（如勞動合同保存期限為終止后50年，一般合同保存期限不少于10年）；電子檔案需定期檢查備份有效性，防止數(shù)據(jù)丟失。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)模板工具表1：合同立項申請表項目內(nèi)容合同名稱如“公司2024年度辦公設(shè)備采購合同”合作方名稱業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人*部門負(fù)責(zé)人*立立依據(jù)如“2024年3月15日部門辦公會決議”（可附會議紀(jì)要復(fù)印件）合同標(biāo)的如“電腦50臺、打印機(jī)10臺”合同金額大寫：_____________元整；小寫：￥_____________履行期限如“2024年6月30日前交付并驗收合格”核心需求說明（簡述合作目的、需滿足的業(yè)務(wù)條件等）附件清單（如技術(shù)參數(shù)表、報價單等）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_____________日期：_____________表2：合同審查意見表審查部門法務(wù)部門/業(yè)務(wù)部門/財務(wù)部門/風(fēng)控部門（勾選）審查人*審查日期合同名稱及編號審查意見（分條款列明，如“第2.1條：建議增加合作方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件作為附件”；“第5.3條：違約金比例建議從‘日千分之五’調(diào)整為‘日千分之三’”）是否通過審查□通過□不通過（需說明修改后重新提交）審查人簽字_____________表3：合同審批表合同名稱合同編號（由合同管理部門統(tǒng)一編制）業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人*合同金額大寫：_____________元整；小寫：￥_____________履行期限審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：_____________日期：_____________分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：_____________日期：_____________總經(jīng)理/董事長簽字：_____________日期：_____________用印登記印章管理員：_____________用印日期：_____________表4：合同履行跟蹤表合同名稱及編號履行階段□準(zhǔn)備階段□履行中□驗收階段□質(zhì)保期□終止（勾選）履行內(nèi)容（如“第一批次設(shè)備交付”“第二筆款項支付”）計劃完成時間實際完成時間履行情況說明（如“已按合同約定交付設(shè)備，驗收合格”“質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題，已聯(lián)系合作方維修”）經(jīng)辦人*部門負(fù)責(zé)人審核簽字：_____________日期：_____________備注（如異常情況說明、應(yīng)對措施等）四、風(fēng)險防控與操作要點(diǎn)（一）主體資格風(fēng)險防控審查合作方營業(yè)執(zhí)照：需保證在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍涵蓋合同標(biāo)的，若涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械），需具備相應(yīng)行政許可資質(zhì)；核實授權(quán)委托書：若合作方非法定代表人簽署合同，需提供由法定代表人簽字/蓋章的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限及權(quán)限，避免“無權(quán)代理”風(fēng)險；禁止與“三無企業(yè)”（無營業(yè)執(zhí)照、無資質(zhì)、無實際經(jīng)營能力）合作，必要時可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢合作方信用狀況。（二）條款合規(guī)性風(fēng)險防控法律法規(guī)更新：法務(wù)部門需關(guān)注《民法典》《公司法》等法律法規(guī)修訂，保證合同條款符合最新法律要求（如格式條款需提示對方注意免除己方責(zé)任的內(nèi)容）；行業(yè)特殊要求：如建設(shè)工程合同需遵守《建筑法》，知識產(chǎn)權(quán)合同需明確權(quán)利歸屬與侵權(quán)責(zé)任，避免因行業(yè)規(guī)范缺失導(dǎo)致條款無效；爭議解決方式優(yōu)先約定：優(yōu)先選擇企業(yè)所在地有管轄權(quán)的法院或仲裁機(jī)構(gòu)，避免約定“由合作方所在地法院管轄”導(dǎo)致維權(quán)成本增加。（三）簽署與用印管理風(fēng)險防控簽署儀式：重要合同（如金額超過100萬元）建議舉行簽署儀式，雙方代表當(dāng)面簽字蓋章，并由經(jīng)辦人全程拍照留痕；電子合同管理：電子簽署需通過第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)，保證簽署人身份真實、文件未被篡改，電子合同與紙質(zhì)合同具有同等法律效力；用印登記：嚴(yán)格執(zhí)行“審批-用印-登記”流程，用印登記表需記錄合同名稱、編號、用印份數(shù)、經(jīng)辦人等信息，定期與檔案管理部門核對。（四）履行過程風(fēng)險防控履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門需定期對合同履行情況進(jìn)行檢查，如發(fā)覺合作方違約（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），需在3個工作日內(nèi)發(fā)出《履約催告函》，并保留送達(dá)證據(jù)（如快遞簽收記錄、郵件發(fā)送記錄）；變更與解除：合同履行過程中需變更或解除的，應(yīng)簽訂書面《補(bǔ)充協(xié)議》或《解除協(xié)議》，禁止通過口頭形式約定，避免“單方面解除合同”導(dǎo)致的法律糾紛；應(yīng)急處理：若出現(xiàn)不可抗力（如自然災(zāi)害、政策調(diào)整）導(dǎo)致合同無法履行，需在事件發(fā)生后24小時內(nèi)通知合作方，并在15日內(nèi)提供相關(guān)證明材料