采購流程審批單填寫及審核標準模板一、采購審批單適用范圍與核心價值采購流程審批單是企業(yè)規(guī)范采購行為、控制采購成本、明確權(quán)責(zé)分配的核心工具，適用于各類企業(yè)日常運營中的物料采購、服務(wù)采購、設(shè)備采購等場景。具體包括：常規(guī)采購：生產(chǎn)原料、辦公用品、低值易耗品等計劃內(nèi)采購；項目采購：研發(fā)項目、工程項目所需專用設(shè)備、材料的專項采購；緊急采購：因突發(fā)生產(chǎn)需求、設(shè)備故障等急需的臨時性采購；供應(yīng)商變更采購：新增供應(yīng)商或調(diào)整現(xiàn)有供應(yīng)商的合作訂單。其核心價值在于通過標準化流程保證采購需求合理、價格公允、渠道合規(guī)，同時實現(xiàn)采購全流程可追溯，降低企業(yè)運營風(fēng)險，提升采購效率與資金使用效益。二、采購審批單全流程操作指南采購審批單的填寫與審核需遵循“需求發(fā)起-部門審核-財務(wù)復(fù)核-管理層審批-執(zhí)行歸檔”的閉環(huán)流程，各環(huán)節(jié)操作要點（一）采購需求發(fā)起與單據(jù)填寫操作主體：采購申請人（通常為各部門需求對接人或項目負責(zé)人）操作步驟：確認采購需求必要性申請人需結(jié)合部門工作計劃或項目進度，明確采購需求是否為必需，避免重復(fù)采購或過度采購。例如生產(chǎn)部門需核對庫存臺賬，確認原料庫存低于安全庫存量時方可發(fā)起采購申請。登錄采購管理系統(tǒng)/獲取紙質(zhì)模板企業(yè)可通過內(nèi)部OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)或行政部領(lǐng)取紙質(zhì)《采購審批單》模板，電子化系統(tǒng)需填寫基礎(chǔ)信息字段，紙質(zhì)模板需用黑色簽字筆清晰填寫。填寫基礎(chǔ)信息欄申請部門：填寫需求發(fā)起部門的全稱（如“生產(chǎn)一部”“研發(fā)中心”）；申請人：填寫申請人姓名（*工），并附聯(lián)系方式（內(nèi)部短號）；申請日期：填寫提交審批單的日期，需精確到日；采購類型：勾選“常規(guī)采購/項目采購/緊急采購/其他”，并簡要說明采購用途（如“用于Q3季度生產(chǎn)備料”“研發(fā)項目實驗設(shè)備”）。填寫采購明細表這是審批單的核心部分，需逐項列明采購物品/服務(wù)的詳細信息，具體字段及填寫規(guī)范見表1：表1：采購明細表填寫規(guī)范字段名稱填寫要求示例物料/服務(wù)名稱填寫標準全稱，避免簡稱（如“A4打印紙”而非“紙”）“HPLaserJetProM404dn打印機”規(guī)格型號明確技術(shù)參數(shù)（如尺寸、容量、功率等），保證供應(yīng)商可準確報價“A4、80g、白色、500頁/包”計量單位采用法定計量單位（個、臺、千克、米等）“臺”“套”需求數(shù)量根據(jù)實際需求填寫，需與采購用途關(guān)聯(lián)（如生產(chǎn)原料需按生產(chǎn)計劃計算）“5”預(yù)估單價（元）參考歷史采購價、市場均價或供應(yīng)商初步報價填寫，保留兩位小數(shù)“3,500.00”預(yù)估總價（元）數(shù)量×單價，系統(tǒng)自動計算或手動填寫，需與預(yù)算總額核對“17,500.00”供應(yīng)商名稱優(yōu)先選擇合作供應(yīng)商，新增供應(yīng)商需填寫全稱并備注“新增”“北京科技有限公司”交貨期明確要求到貨日期（如“2023年10月30日前”“收到訂單后7個工作日內(nèi)”）“2023年11月15日前”用途說明詳細說明采購物品/服務(wù)的具體使用場景（如“用于研發(fā)中心材料功能測試”）“項目實驗耗材”附件材料電子化系統(tǒng)需以下附件，紙質(zhì)版需附復(fù)印件：需求證明文件：如部門主管簽字的《需求申請單》、項目立項批復(fù)、庫存盤點表等；供應(yīng)商資質(zhì)文件：營業(yè)執(zhí)照（加蓋公章）、相關(guān)行業(yè)許可證（如醫(yī)療器械經(jīng)營許可證）、3份以上供應(yīng)商報價單（緊急采購可提供1份報價單并備注說明）；技術(shù)參數(shù)文件：采購設(shè)備的技術(shù)協(xié)議、圖紙、服務(wù)方案等（如為服務(wù)采購）。提交初審填寫完成后，申請人需檢查信息完整性，確認無誤后提交至部門負責(zé)人進行初審。電子化系統(tǒng)“提交”按鈕，紙質(zhì)版需簽字后送至部門辦公室。（二）部門負責(zé)人初審操作主體：申請部門負責(zé)人（如經(jīng)理、主管）審核要點：需求合理性審核：核對采購明細與部門工作計劃的匹配度，判斷需求是否必要、數(shù)量是否合理。例如行政部門申請辦公用品時，需結(jié)合近3個月的使用量評估需求數(shù)量，避免囤貨。預(yù)算符合性審核：查詢部門年度預(yù)算額度，保證采購預(yù)估總價在預(yù)算范圍內(nèi)。若超預(yù)算，需在審批單“備注”欄說明超預(yù)算原因及調(diào)整建議（如“因市場價格波動，預(yù)計超預(yù)算10%，申請動用部門預(yù)備金”）。附件完整性審核：檢查是否了必需的證明文件（如需求申請單、供應(yīng)商報價單），缺失的需要求申請人補充。操作結(jié)果：審核通過：在審批單“部門負責(zé)人意見”欄簽字確認，并注明“同意初審”，轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；審核不通過：注明駁回原因（如“需求不明確，需補充技術(shù)參數(shù)”“超預(yù)算且未說明原因”），退回申請人修改。（三）財務(wù)部門復(fù)核操作主體：財務(wù)部采購審核專員（如*會計）審核要點：預(yù)算合規(guī)性復(fù)核：通過財務(wù)系統(tǒng)查詢采購申請的預(yù)算科目是否正確，預(yù)估總價是否在剩余預(yù)算額度內(nèi)。若涉及跨部門采購，需確認預(yù)算分攤比例是否合理。價格公允性復(fù)核：對比歷史采購價、市場均價及供應(yīng)商報價單，判斷價格是否合理。例如若某物料預(yù)估單價較上次采購價上漲15%，需要求申請人提供漲價說明（如原材料價格上漲、匯率波動等）。供應(yīng)商資質(zhì)復(fù)核：核驗供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等資質(zhì)文件的有效期（如營業(yè)執(zhí)照需在有效期內(nèi)，特種設(shè)備生產(chǎn)許可證需在有效期內(nèi)），保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格。付款方式與周期審核：確認付款方式（如預(yù)付款、貨到付款、分期付款）是否符合企業(yè)財務(wù)制度，付款周期是否與合同條款一致。操作結(jié)果：復(fù)核通過：在“財務(wù)審核意見”欄簽字，注明“價格合理，預(yù)算充足”，轉(zhuǎn)至管理層審批；復(fù)核不通過：注明具體問題（如“供應(yīng)商資質(zhì)過期，需更新”“預(yù)估單價高于市場均價20%，需重新議價”），退回申請人或部門負責(zé)人。（四）管理層審批操作主體：根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限，具體小額采購（≤1萬元）：采購部經(jīng)理（*經(jīng)理）審批；中額采購（1萬-5萬元）：分管副總（*總）審批；大額采購（＞5萬元）：總經(jīng)理（*總）或總經(jīng)理辦公會審批。審批要點：戰(zhàn)略符合性審核：判斷采購項目是否符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，如生產(chǎn)原料采購需與年度生產(chǎn)計劃一致，設(shè)備采購需與技術(shù)升級規(guī)劃匹配。風(fēng)險控制審核：評估采購風(fēng)險，如供應(yīng)商集中度風(fēng)險（單一供應(yīng)商采購占比是否過高）、合規(guī)風(fēng)險（是否涉及壟斷、商業(yè)賄賂等）。成本效益審核：大額采購需進行成本效益分析，判斷投入產(chǎn)出比是否合理（如設(shè)備采購需計算投資回報周期）。操作結(jié)果：審批通過：在對應(yīng)管理層審批欄簽字，注明“同意采購”，轉(zhuǎn)至采購部執(zhí)行；審批不通過：注明駁回原因（如“不符合年度采購計劃”“需提供三家以上供應(yīng)商比價報告”），流程終止或退回修改。（五）采購執(zhí)行與歸檔操作主體：采購部采購專員（*專員）操作步驟：訂單下達：根據(jù)審批通過的采購單，向供應(yīng)商下達正式采購訂單，明確物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等條款，要求供應(yīng)商簽字確認。訂單跟蹤：跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度，保證按期交貨；若遇延期風(fēng)險，及時與供應(yīng)商溝通并通知需求部門。驗收與入庫：貨物到貨后，組織需求部門、倉庫共同驗收，核對數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否與訂單一致，驗收合格后辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》。單據(jù)歸檔：將審批單、訂單、入庫單、供應(yīng)商發(fā)票等單據(jù)整理歸檔，電子版至系統(tǒng)，紙質(zhì)版按時間順序存檔，保存期限不少于3年。三、采購審批單模板設(shè)計（一）模板整體結(jié)構(gòu)采購審批單采用“基礎(chǔ)信息+采購明細+審批流程+備注說明”四部分結(jié)構(gòu)，兼顧信息完整性與流程便捷性。模板分為電子版（嵌入企業(yè)系統(tǒng)）和紙質(zhì)版（A4紙張打印），以下為紙質(zhì)版模板樣式及填寫說明：（二）模板表格示例表2：采購流程審批單（模板）基礎(chǔ)信息申請部門_______________申請日期：____年__月__日申請人_______________（*工）聯(lián)系方式：_____________采購類型□常規(guī)采購□項目采購□緊急采購□其他采購用途：____________________預(yù)算科目_______________預(yù)算余額：_____________元采購明細表序號物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號計量單位需求數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）供應(yīng)商名稱交貨期用途說明123合計金額（大寫）人民幣____________________元整合計金額（小寫）￥____________________元附件清單|□需求申請單□供應(yīng)商報價單（____份）□供應(yīng)商資質(zhì)文件□技術(shù)參數(shù)文件□其他：____________________|審批流程|部門負責(zé)人意見：簽字：_____________日期：_____________財務(wù)審核意見：簽字：_____________日期：_____________采購部經(jīng)理意見（≤1萬）：簽字：_____________日期：_____________分管副總意見（1萬-5萬）：簽字：_____________日期：_____________總經(jīng)理意見（＞5萬）：簽字：_____________日期：_____________|備注說明|______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________|四、審核標準與關(guān)鍵控制點（一）各環(huán)節(jié)審核核心標準審核環(huán)節(jié)核心標準需求發(fā)起1.需求與部門計劃/項目進度匹配；2.采購明細完整（名稱、規(guī)格、數(shù)量等）；3.附件齊全（需求證明、供應(yīng)商報價）。部門初審1.需求合理，無重復(fù)采購；2.預(yù)算在額度內(nèi)（超預(yù)算有說明）；3.用途清晰。財務(wù)復(fù)核1.預(yù)算科目正確，余額充足；2.價格公允（有市場比價依據(jù)）；3.供應(yīng)商資質(zhì)有效。管理層審批1.符合企業(yè)戰(zhàn)略；2.風(fēng)可控（供應(yīng)商集中度、合規(guī)性）；3.成本效益合理（大額采購）。（二）關(guān)鍵控制點需求真實性控制：需求部門需提供庫存盤點表、項目計劃等證明材料，避免虛假采購；價格公允性控制：單筆采購金額≥2萬元時，需提供至少3家供應(yīng)商的報價單（緊急采購除外）；供應(yīng)商合規(guī)性控制：建立合格供應(yīng)商名錄，新增供應(yīng)商需通過資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證、信用報告）；預(yù)算剛性控制：無預(yù)算或超預(yù)算且未獲批的采購申請，一律不得執(zhí)行。五、使用注意事項與常見問題（一）填寫注意事項信息準確性：所有字段需真實填寫，避免涂改；電子版提交前需仔細檢查，保證無錯別字、數(shù)據(jù)計算錯誤（如預(yù)估總價=數(shù)量×單價）。附件完整性：供應(yīng)商報價單需加蓋供應(yīng)商公章，資質(zhì)文件需在有效期內(nèi)；若為進口采購，需提供報關(guān)單、關(guān)稅證明等。緊急采購處理：緊急采購需在“采購類型”中勾選“緊急采購”，并在備注欄說明緊急原因（如“生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障，需立即更換零件”），經(jīng)部門負責(zé)人和財務(wù)負責(zé)人加急審批后執(zhí)行，事后需補全比價手續(xù)。（二）常見問題與解決方案問題場景解決方案采購需求緊急，無法走完整流程1.申請人填寫《緊急采購申請表》，說明緊急原因；2.部門負責(zé)人和財務(wù)負責(zé)人先通過電話/即時通訊工具加急審批；3.24小時內(nèi)補全審批單及附件。供應(yīng)商報價高于預(yù)算1.與供應(yīng)商重新議價，說明企業(yè)采購量優(yōu)勢；2.若無法降價，申請調(diào)整預(yù)算（需提交預(yù)算調(diào)整申請表）；3.尋找替代供應(yīng)商或物料。采購物品規(guī)格參數(shù)不明確1.需求部門提供詳細的技術(shù)參數(shù)文件（如國標號、圖紙）；2.組織技術(shù)部、采購部、供應(yīng)商召開參數(shù)確認會；3.在審批單中附參數(shù)確認函。（三）特殊情況處理供應(yīng)商變更：若需變更已審批的供應(yīng)商，需重新填寫審批單并注明“供應(yīng)商變更”，同時提供新供應(yīng)商的資質(zhì)文件和報價單，按原流程重新審批；采購數(shù)量調(diào)整：若執(zhí)行過程中需調(diào)整采購數(shù)量（增加或減少），需提交《采購變更申請表》，說明變更原因，經(jīng)原審批人審批后執(zhí)行；驗收不合格處理：若驗收不合格，需填寫《不合格品處理單》，及時與供應(yīng)商溝通（退貨、換貨或折價處理），相關(guān)單據(jù)需歸檔留存。六、附件清單與模板（一）必備附件清單《采購需求申請表》（部門負責(zé)人簽字版）；供應(yīng)商報價單（至少1