會(huì)議接待與酒店預(yù)定操作指南統(tǒng)一化模版一、適用范圍本模版適用于公司各類會(huì)議接待（含內(nèi)部會(huì)議、外部合作會(huì)議、行業(yè)研討會(huì)等）及參會(huì)人員酒店預(yù)定工作，涵蓋從會(huì)議信息收集到接待執(zhí)行、費(fèi)用結(jié)算的全流程標(biāo)準(zhǔn)化操作，保證接待工作高效、規(guī)范，提升參會(huì)人員體驗(yàn)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備階段1.會(huì)議基本信息收集責(zé)任主體：會(huì)議主辦部門/對(duì)接人（某）操作內(nèi)容：收集會(huì)議核心信息：會(huì)議名稱、時(shí)間（起止日期、每日議程安排）、地點(diǎn)（主會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)地址）、參會(huì)人數(shù)（總?cè)藬?shù)、VIP人員名單及特殊需求）、主辦部門聯(lián)系人及聯(lián)系方式。收集參會(huì)人員信息：姓名、單位、職務(wù)、性別、身份證號(hào)（用于酒店預(yù)定）、抵達(dá)/離開時(shí)間（航班/車次號(hào)）、是否需要接機(jī)/站、住宿需求（房型偏好、是否合住、特殊要求如無(wú)煙房、大床房等）、餐飲禁忌（如清真、素食、過(guò)敏食物等）。輸出物：《會(huì)議基本信息登記表》（詳見(jiàn)模板表格1）。2.酒店預(yù)定與確認(rèn)責(zé)任主體：行政部/接待專員（某）操作內(nèi)容：需求匹配：根據(jù)參會(huì)人數(shù)、預(yù)算、住宿需求，篩選2-3家備選酒店（優(yōu)先選擇交通便利、距離會(huì)場(chǎng)30分鐘內(nèi)車程、有會(huì)議接待經(jīng)驗(yàn)的酒店）。詢價(jià)與對(duì)比：聯(lián)系酒店銷售部，說(shuō)明會(huì)議需求，獲取房型報(bào)價(jià)（含早餐、稅費(fèi)）、會(huì)議室租賃費(fèi)用（如有）、停車服務(wù)、免費(fèi)取消政策等信息，填寫《酒店預(yù)定對(duì)比表》進(jìn)行綜合評(píng)估。預(yù)定確認(rèn)：確定合作酒店后，提交《酒店預(yù)定申請(qǐng)表》至部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后，以書面形式（郵件/蓋章函）向酒店確認(rèn)預(yù)定，明確：房型數(shù)量、價(jià)格及包含服務(wù)；參會(huì)人員姓名、入住/退房時(shí)間（預(yù)留1天彈性時(shí)間，應(yīng)對(duì)航班延誤等突發(fā)情況）；酒店對(duì)接人姓名及聯(lián)系方式（某，電話：*）；預(yù)付金額及付款節(jié)點(diǎn)（通常為入住前7天支付定金，比例不超過(guò)30%）。信息同步：將酒店名稱、地址、交通路線、入住須知、酒店聯(lián)系人信息同步至?xí)h主辦部門及參會(huì)人員（通過(guò)郵件/群通知）。輸出物：《酒店預(yù)定對(duì)比表》《酒店預(yù)定申請(qǐng)表》《酒店預(yù)定確認(rèn)函》。3.接待方案制定與分工責(zé)任主體：行政部牽頭，會(huì)議主辦部門配合操作內(nèi)容：制定接待方案：包含以下核心模塊：接送機(jī)/站安排：根據(jù)參會(huì)人員抵達(dá)/離開時(shí)間，安排車輛及司機(jī)（車型根據(jù)人數(shù)確定，1-3人用轎車，4-7人用商務(wù)車，8人以上用大巴），填寫《接送機(jī)/站安排表》（詳見(jiàn)模板表格3），提前1天與司機(jī)確認(rèn)行程。住宿分配：按參會(huì)人員職務(wù)、需求分配房間（VIP人員優(yōu)先安排安靜樓層、套房），制作《參會(huì)人員住宿分配表》（含房號(hào)、姓名、聯(lián)系方式），提前1天將房號(hào)告知酒店，方便參會(huì)人員快速辦理入住。餐飲安排：根據(jù)會(huì)議議程，安排每日午餐（工作餐標(biāo)準(zhǔn)：*元/人/餐）、晚餐（商務(wù)宴請(qǐng)/工作餐，提前確認(rèn)餐飲禁忌），如需安排歡迎晚宴/答謝宴，需提前確認(rèn)菜單、酒水及場(chǎng)地布置要求。會(huì)議場(chǎng)地協(xié)調(diào)：提前與會(huì)場(chǎng)確認(rèn)設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、音響、網(wǎng)絡(luò)）、茶歇（時(shí)間、品類、數(shù)量）、桌簽、背景板等物料準(zhǔn)備情況，安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)布置。任務(wù)分工：明確各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人（如簽到組、住宿引導(dǎo)組、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)組）、配合人員及完成時(shí)限，通過(guò)OA系統(tǒng)/工作群同步任務(wù)清單，保證責(zé)任到人。輸出物：《會(huì)議接待方案》《任務(wù)分工表》。（二）會(huì)中執(zhí)行階段1.接待當(dāng)天流程責(zé)任主體：接待專員（某）、司機(jī)、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)組操作內(nèi)容：接機(jī)/站：司機(jī)提前30分鐘抵達(dá)機(jī)場(chǎng)/車站，舉接機(jī)牌（標(biāo)注“公司名稱+會(huì)議名稱”），核對(duì)參會(huì)人員信息后協(xié)助搬運(yùn)行李，途中簡(jiǎn)要介紹會(huì)議安排及酒店信息，抵達(dá)酒店后協(xié)助辦理入?。ㄌ崆皽?zhǔn)備好身份證復(fù)印件，減少前臺(tái)辦理時(shí)間）。簽到與入?。壕频甏筇迷O(shè)置“會(huì)議接待處”，安排2名工作人員負(fù)責(zé)簽到：核對(duì)參會(huì)人員信息，發(fā)放會(huì)議資料袋（含議程、參會(huì)證、酒店地圖、筆記本、筆等），引導(dǎo)至前臺(tái)辦理入?。ǜ嬷刻?hào)及早餐時(shí)間/地點(diǎn)）。VIP人員安排專人陪同辦理入住，提前將房間布置好（如鮮花、歡迎卡、水果等）。會(huì)議期間服務(wù)：每日提前1小時(shí)檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)備、茶歇、桌簽等準(zhǔn)備情況；安排專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員引導(dǎo)（如會(huì)場(chǎng)指引、答疑處理）；午餐/晚餐前，通過(guò)群通知或現(xiàn)場(chǎng)引導(dǎo)參會(huì)人員前往餐廳，提前預(yù)留VIP座位；實(shí)時(shí)關(guān)注參會(huì)人員需求（如加急打印文件、醫(yī)療救助等），協(xié)調(diào)酒店或外部資源快速響應(yīng)。2.突發(fā)情況處理責(zé)任主體：行政部負(fù)責(zé)人、接待專員常見(jiàn)場(chǎng)景及應(yīng)對(duì)：酒店滿房：提前與酒店協(xié)商預(yù)留備用房間（如相鄰酒店），或協(xié)調(diào)部分人員合?。ㄐ杼崆罢鞯猛猓?；航班/車次延誤：及時(shí)與參會(huì)人員溝通，調(diào)整接送機(jī)/站時(shí)間，必要時(shí)安排備用車輛；參會(huì)人員臨時(shí)變動(dòng)：如有人取消參會(huì)，提前1天通知酒店取消房間（避免產(chǎn)生額外費(fèi)用），如有人臨時(shí)增加，協(xié)調(diào)酒店預(yù)留房間或安排附近酒店；設(shè)備故障：準(zhǔn)備備用設(shè)備（如移動(dòng)投影儀、麥克風(fēng)電池），安排技術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)支持。（三）會(huì)后總結(jié)階段1.費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷責(zé)任主體：行政部（某）、財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：費(fèi)用核對(duì)：收集所有費(fèi)用憑證（酒店發(fā)票、餐飲發(fā)票、交通費(fèi)發(fā)票、物料采購(gòu)發(fā)票等），與酒店、供應(yīng)商核對(duì)明細(xì)（如房費(fèi)是否包含早餐、會(huì)議室使用時(shí)長(zhǎng)是否超支等）。報(bào)銷提交：填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，附發(fā)票原件、費(fèi)用明細(xì)表（含項(xiàng)目、金額、事由），提交財(cái)務(wù)部審核，保證費(fèi)用符合公司預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。尾款支付：根據(jù)與酒店約定的付款節(jié)點(diǎn)，在入住結(jié)束后7個(gè)工作日內(nèi)支付尾款（需扣除已付定金）。2.資料歸檔與反饋收集責(zé)任主體：行政部（某）、會(huì)議主辦部門操作內(nèi)容：資料歸檔：整理本次接待所有資料（會(huì)議基本信息表、酒店預(yù)定確認(rèn)函、接待方案、任務(wù)分工表、費(fèi)用報(bào)銷單、參會(huì)人員反饋表等），掃描存檔至公司共享文件夾，保存期限不少于3年。反饋收集：向參會(huì)人員發(fā)放《會(huì)議接待滿意度調(diào)查表》（含酒店服務(wù)、餐飲安排、接待效率、場(chǎng)地設(shè)施等維度），收集意見(jiàn)建議，用于后續(xù)接待工作優(yōu)化。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板表格模板表格1：會(huì)議基本信息登記表會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間（YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM）會(huì)議地點(diǎn)主辦部門參會(huì)人數(shù)總計(jì)：人（VIP人）聯(lián)系人聯(lián)系方式參會(huì)人員信息姓名單位職務(wù)*某*有限公司經(jīng)理*某*集團(tuán)總監(jiān)（可根據(jù)人數(shù)增減行數(shù)）模板表格2：酒店預(yù)定信息表酒店名稱*酒店酒店地址市區(qū)路號(hào)酒店聯(lián)系人*某聯(lián)系電話*預(yù)定房型標(biāo)準(zhǔn)間（大床/雙床）數(shù)量間（大床間，雙床間）價(jià)格含早餐元/間/晚入住時(shí)間MM月DD日14:00后退房時(shí)間MM月DD日12:00前預(yù)付金額元（定金30%）付款節(jié)點(diǎn)入住前7天付定金，退房后7天付尾款特殊要求VIP房布置鮮花、水果；無(wú)煙房3間預(yù)定單號(hào)*備注事項(xiàng)預(yù)留1間備用房模板表格3：接送機(jī)/站安排表參會(huì)人員抵達(dá)/離開航班/車次號(hào)抵達(dá)/離開時(shí)間接送地點(diǎn)車型司機(jī)聯(lián)系電話負(fù)責(zé)人備注*某抵達(dá)CAMM月DD日10:30T2航站樓商務(wù)車*某**某舉“*會(huì)議”接機(jī)牌*某離開G789MM月DD日18:00北站轎車*某**某提前30分鐘抵達(dá)模板表格4：費(fèi)用預(yù)算及結(jié)算表費(fèi)用項(xiàng)目預(yù)算金額（元）實(shí)際金額（元）結(jié)算方式發(fā)票號(hào)碼備注酒店住宿費(fèi)**銀行轉(zhuǎn)賬*含早餐，10間房*晚餐飲費(fèi)**現(xiàn)金/轉(zhuǎn)賬*午餐元/人天，晚餐元/人天接送機(jī)/站費(fèi)**現(xiàn)金*商務(wù)車輛，轎車輛會(huì)議室租賃費(fèi)**銀行轉(zhuǎn)賬*含設(shè)備、茶歇物料費(fèi)**現(xiàn)金*桌簽、資料袋、筆等合計(jì)**四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）提前溝通，多方確認(rèn)與參會(huì)人員提前3天確認(rèn)抵達(dá)/離開時(shí)間、住宿需求，避免信息變更導(dǎo)致接待失誤；與酒店提前1天確認(rèn)房間數(shù)量、會(huì)議室布置、餐飲安排等細(xì)節(jié)，要求酒店提供書面確認(rèn)函；與司機(jī)提前1天確認(rèn)接送機(jī)/站時(shí)間、地點(diǎn)及聯(lián)系方式，保證準(zhǔn)時(shí)抵達(dá)。（二）信息準(zhǔn)確，責(zé)任到人填寫各類表格時(shí)，姓名、身份證號(hào)、航班號(hào)等信息需反復(fù)核對(duì)，保證無(wú)誤；任務(wù)分工表需明確每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人、配合人員及完成時(shí)限，避免推諉扯皮；重要信息（如VIP人員需求、特殊餐飲要求）需標(biāo)注“重點(diǎn)”，同步至所有執(zhí)行人員。（三）費(fèi)用控制，合規(guī)報(bào)銷嚴(yán)格按公司預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)選擇酒店、餐飲及車輛，超預(yù)算部分需提前提交《費(fèi)用申請(qǐng)表》審批；所有費(fèi)用需取得正規(guī)發(fā)票，發(fā)票抬頭、稅號(hào)等信息需與公司名稱一致，注明“會(huì)議接待費(fèi)”；費(fèi)用報(bào)銷需在結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)完成，逾期需提交《延遲報(bào)銷說(shuō)明》。（四）預(yù)案準(zhǔn)備，應(yīng)對(duì)突發(fā)提前準(zhǔn)備備用酒店、備用車輛、備用設(shè)備清單，保證突發(fā)情況發(fā)生時(shí)1小時(shí)內(nèi)響應(yīng)；制定《突發(fā)情況處理流程》，明確火災(zāi)、疾病、人員走失等場(chǎng)景的應(yīng)對(duì)措施，安排專人負(fù)責(zé)應(yīng)急聯(lián)絡(luò)；與酒店確認(rèn)醫(yī)療救助、安保服務(wù)等應(yīng)急資源，必要時(shí)聯(lián)系當(dāng)?shù)毓?、醫(yī)院。（五）保密要求，規(guī)范操作參會(huì)人員身份證號(hào)、職務(wù)、行程等隱私信息需嚴(yán)格保密，僅限接待人員查閱，不得外泄；會(huì)議資料（如議程、參會(huì)名單）需存放在保密文件柜，電子資料需加密存儲(chǔ)，刪除時(shí)需徹底粉碎；接待人員不得私自向參會(huì)人員承諾超出方案范圍的服務(wù)，如需調(diào)整需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。（六）服務(wù)細(xì)節(jié)，提升體驗(yàn)VIP人員接待需注重個(gè)性化服務(wù)（