公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理手冊前言本手冊旨在規(guī)范公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)的日常操作與管理，保證系統(tǒng)功能高效、安全、穩(wěn)定運行，幫助各部門用戶快速掌握系統(tǒng)使用方法，提升業(yè)務(wù)管理效率。手冊適用于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理員、業(yè)務(wù)操作人員及相關(guān)管理人員，涵蓋用戶管理、權(quán)限配置、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、系統(tǒng)維護等核心功能模塊。請各崗位人員嚴(yán)格遵循手冊要求操作，保證業(yè)務(wù)流程合規(guī)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。修訂記錄版本號修訂日期修訂內(nèi)容修訂人V1.02023-08-01首次發(fā)布*V1.12023-10-15新增數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊*目錄第一章用戶管理第二章權(quán)限配置第三章業(yè)務(wù)流程管理第四章數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析第五章系統(tǒng)維護管理附錄常見問題與術(shù)語解釋第一章用戶管理一、常見應(yīng)用場景新員工入職：需為新增員工創(chuàng)建系統(tǒng)賬號，分配基礎(chǔ)權(quán)限。員工離職：及時凍結(jié)或注銷離職員工賬號，保證數(shù)據(jù)安全。崗位調(diào)動：因員工崗位調(diào)整，需變更其系統(tǒng)權(quán)限及所屬部門信息。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）新員工開戶操作操作人：部門負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)管理員步驟說明：提交開戶申請：部門負(fù)責(zé)人登錄系統(tǒng)，進入“用戶管理-開戶申請”模塊，填寫《用戶信息登記表》（見配套表單），員工身份證、入職通知書等掃描件，提交至系統(tǒng)管理員。審核與開戶：系統(tǒng)管理員*收到申請后，1個工作日內(nèi)審核材料完整性，審核通過后在“用戶管理-開戶辦理”模塊錄入員工基本信息（姓名、工號、部門、崗位、聯(lián)系方式等），設(shè)置初始密碼（默認(rèn)規(guī)則：首字母大寫+工號后6位，如“Abc56”），并分配基礎(chǔ)崗位權(quán)限。賬號激活：系統(tǒng)自動向員工預(yù)留郵箱發(fā)送賬號激活，員工需在24小時內(nèi)完成激活并修改初始密碼；部門負(fù)責(zé)人*同步告知員工系統(tǒng)登錄路徑及基礎(chǔ)操作規(guī)范。（二）員工離職賬號處理操作人：部門負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)管理員步驟說明：發(fā)起離職流程：部門負(fù)責(zé)人在“用戶管理-離職處理”模塊選擇離職員工，填寫離職日期、賬號處理方式（凍結(jié)/注銷），并提交至系統(tǒng)管理員。賬號操作：系統(tǒng)管理員*收到申請后，確認(rèn)離職日期，執(zhí)行以下操作：凍結(jié)賬號：立即禁用賬號登錄權(quán)限，保留數(shù)據(jù)但禁止操作（適用于內(nèi)部調(diào)崗暫未入職新崗位情況）；注銷賬號：徹底刪除賬號及關(guān)聯(lián)權(quán)限，數(shù)據(jù)歸檔至歷史庫（適用于正式離職情況）。權(quán)限回收確認(rèn)：系統(tǒng)管理員操作完成后，在系統(tǒng)內(nèi)《賬號處理記錄表》（見配套表單），同步反饋至部門負(fù)責(zé)人，保證離職員工無任何系統(tǒng)權(quán)限殘留。三、配套表單模板表1-1用戶信息登記表申請部門申請人*員工姓名工號崗位入職日期聯(lián)系電話郵箱系統(tǒng)權(quán)限需求（勾選）□基礎(chǔ)數(shù)據(jù)查詢□業(yè)務(wù)發(fā)起□審批權(quán)限□報表導(dǎo)出□其他：________附件材料（清單）□身份證掃描件□入職通知書□崗位說明書□其他：________部門負(fù)責(zé)人*意見簽名：________日期：________表1-2賬號處理記錄表員工姓名工號離職日期處理方式操作人操作時間處理結(jié)果備注部門確認(rèn)簽名：________日期：________系統(tǒng)管理員確認(rèn)簽名：________日期：________四、關(guān)鍵控制點信息準(zhǔn)確性：開戶時員工姓名、工號、部門等信息需與人力資源部備案信息一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致權(quán)限分配錯誤。密碼安全：初始密碼需通過加密方式傳輸，員工首次登錄后強制修改密碼（密碼規(guī)則：8-16位，包含字母、數(shù)字、特殊字符，且90天內(nèi)不可重復(fù)使用）。權(quán)限最小化：新員工開戶僅分配崗位必需權(quán)限，后續(xù)需權(quán)限升級時需重新提交申請。第二章權(quán)限配置一、常見應(yīng)用場景新增權(quán)限：員工因業(yè)務(wù)需要，申請超出當(dāng)前崗位權(quán)限的功能操作。權(quán)限調(diào)整：組織架構(gòu)調(diào)整或業(yè)務(wù)流程變更，需批量修改用戶權(quán)限。權(quán)限回收：員工崗位變動或權(quán)限使用不當(dāng)，需臨時或永久收回部分權(quán)限。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）新增權(quán)限申請與審批操作人：申請人、部門負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)管理員*步驟說明：提交申請：申請人登錄系統(tǒng)，進入“權(quán)限管理-權(quán)限申請”模塊，選擇需申請的權(quán)限點（如“合同審批-金額≥10萬”），填寫申請理由、預(yù)計使用期限，提交至部門負(fù)責(zé)人。部門審核：部門負(fù)責(zé)人審核申請的合理性，確認(rèn)崗位是否確實需要該權(quán)限，審核通過后提交至系統(tǒng)管理員。權(quán)限配置：系統(tǒng)管理員*收到申請后，核對申請人當(dāng)前權(quán)限及申請理由，符合權(quán)限最小化原則的，在“權(quán)限管理-權(quán)限配置”模塊為申請人添加對應(yīng)權(quán)限點，并設(shè)置權(quán)限有效期（長期權(quán)限需標(biāo)注“長期”，臨時權(quán)限需明確截止日期）。結(jié)果反饋：系統(tǒng)自動向申請人及部門負(fù)責(zé)人發(fā)送權(quán)限變更通知，申請人*可在“個人中心-權(quán)限列表”中查看權(quán)限詳情。（二）批量權(quán)限調(diào)整操作人：系統(tǒng)管理員、部門負(fù)責(zé)人步驟說明：發(fā)起調(diào)整需求：部門負(fù)責(zé)人*因業(yè)務(wù)調(diào)整（如部門合并），需批量調(diào)整用戶權(quán)限時，提交《批量權(quán)限調(diào)整申請表》（見配套表單），明確調(diào)整范圍（部門/崗位）、原權(quán)限、新權(quán)限及生效日期。系統(tǒng)管理員操作：系統(tǒng)管理員*審核需求后，使用“權(quán)限管理-批量配置”功能，通過導(dǎo)入Excel模板（模板格式見配套表單）批量修改用戶權(quán)限，支持按部門、崗位、用戶組等維度篩選調(diào)整對象。驗證與確認(rèn)：批量配置完成后，系統(tǒng)管理員隨機抽取5-10個用戶賬號進行權(quán)限驗證，保證調(diào)整結(jié)果準(zhǔn)確無誤，并將調(diào)整結(jié)果同步至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。三、配套表單模板表2-1權(quán)限申請表申請人*工號部門崗位申請權(quán)限點（具體功能）□合同審批□費用報銷□庫存查詢□報表導(dǎo)出□其他：________申請理由________________________________________________________________________預(yù)計使用期限□長期□臨時：____年__月日至__年__月__日部門負(fù)責(zé)人*意見簽名：________日期：________系統(tǒng)管理員*配置結(jié)果簽名：________日期：________表2-2批量權(quán)限調(diào)整申請表（Excel模板）用戶工號用戶姓名原權(quán)限（模塊-功能）新權(quán)限（模塊-功能）生效日期調(diào)整原因2023001張*合同審批-≤5萬合同審批-≤10萬2023-11-01業(yè)務(wù)范圍擴大2023002李*費用報銷-初審費用報銷-初審+復(fù)審2023-11-01崗位職責(zé)調(diào)整四、關(guān)鍵控制點權(quán)限分級管理：權(quán)限分為“查詢類”“操作類”“審批類”三級，審批類權(quán)限需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)雙重審批。定期審計：系統(tǒng)管理員*每季度對用戶權(quán)限進行審計，清理長期未使用（超過6個月）的臨時權(quán)限及離職人員殘留權(quán)限。操作留痕：所有權(quán)限變更操作（新增、修改、刪除）均需記錄操作日志，包含操作人、操作時間、操作對象、變更內(nèi)容，日志保存期限不少于2年。第三章業(yè)務(wù)流程管理一、常見應(yīng)用場景新流程創(chuàng)建：公司新增業(yè)務(wù)（如新項目立項），需在系統(tǒng)中配置對應(yīng)審批流程。流程節(jié)點調(diào)整：現(xiàn)有流程審批節(jié)點不滿足業(yè)務(wù)需求，需增加/減少審批環(huán)節(jié)或調(diào)整審批人。流程終止與歸檔：業(yè)務(wù)流程執(zhí)行完畢或終止，需對流程數(shù)據(jù)進行歸檔處理。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）新業(yè)務(wù)流程創(chuàng)建操作人：業(yè)務(wù)部門、系統(tǒng)管理員步驟說明：需求提報：業(yè)務(wù)部門提交《新流程創(chuàng)建需求說明書》（見配套表單），明確流程名稱（如“新產(chǎn)品研發(fā)立項流程”）、適用范圍、發(fā)起條件、審批節(jié)點（含各節(jié)點審批人類型：如部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部等）、流轉(zhuǎn)規(guī)則（如“并行審批”“會簽”“或簽”）。流程配置：系統(tǒng)管理員*根據(jù)需求說明書，使用“流程管理-流程設(shè)計器”創(chuàng)建流程，具體操作：繪制流程圖：拖拽“發(fā)起”“審批”“駁回”“結(jié)束”等節(jié)點，連接節(jié)點并設(shè)置流轉(zhuǎn)條件；配置審批人：選擇節(jié)點審批人類型（如“固定審批人”“崗位審批人”“角色審批人”），并關(guān)聯(lián)具體人員或崗位；設(shè)置表單：關(guān)聯(lián)流程所需表單（如《立項申請表》），定義表單字段及必填項。測試與發(fā)布：流程配置完成后，系統(tǒng)管理員進行模擬測試（發(fā)起流程、提交審批、駁回等操作），驗證流程邏輯正確性，測試通過后發(fā)布流程，并向業(yè)務(wù)部門提供《流程操作指南》。（二）流程節(jié)點調(diào)整操作人：業(yè)務(wù)部門、系統(tǒng)管理員步驟說明：提交調(diào)整申請：業(yè)務(wù)部門*因流程運行問題（如審批節(jié)點冗余），提交《流程調(diào)整申請表》（見配套表單），說明調(diào)整原因、原流程節(jié)點、調(diào)整后節(jié)點及預(yù)期效果。評估與審批：系統(tǒng)管理員評估調(diào)整對現(xiàn)有流程的影響，涉及重大節(jié)點變更（如增加分管領(lǐng)導(dǎo)審批）需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。流程修改與發(fā)布：審批通過后，系統(tǒng)管理員*在“流程管理-流程維護”模塊修改流程節(jié)點，重新測試并發(fā)布，同步更新《流程操作指南》，通知相關(guān)用戶。三、配套表單模板表3-1新流程創(chuàng)建需求說明書申請部門申請人*流程名稱適用業(yè)務(wù)范圍流程發(fā)起條件□提交申請表□達到特定金額□其他：________審批節(jié)點（按順序）1.部門負(fù)責(zé)人*2.財務(wù)部*3.分管領(lǐng)導(dǎo)*4.總經(jīng)理*流轉(zhuǎn)規(guī)則□會簽（所有審批人通過）□或簽（任一審批人通過）□串簽（按順序?qū)徟┍韱涡枨蟆酢读㈨椛暾埍怼贰酢额A(yù)算審批表》□其他：________預(yù)期效果________________________________________________________________________業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*意見簽名：________日期：________系統(tǒng)管理員*配置結(jié)果簽名：________日期：________表3-2流程調(diào)整申請表流程名稱調(diào)整原因原節(jié)點（示例：發(fā)起→部門審批→財務(wù)審批→結(jié)束）調(diào)整后節(jié)點示例：發(fā)起→部門審批→財務(wù)審批→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→結(jié)束預(yù)期效果業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*意見簽名：________日期：________分管領(lǐng)導(dǎo)*意見四、關(guān)鍵控制點流程合規(guī)性：新流程創(chuàng)建需符合公司內(nèi)控制度要求，涉及重大資金、合同審批的流程需經(jīng)法務(wù)部、財務(wù)部聯(lián)合評審。節(jié)點責(zé)任明確：每個審批節(jié)點需明確審批人及審批時限（如“部門負(fù)責(zé)人*需在2個工作日內(nèi)完成審批”），避免審批延誤。流程監(jiān)控：系統(tǒng)管理員*需實時監(jiān)控流程運行狀態(tài)，對超時未辦結(jié)的流程發(fā)送催辦提醒，并對頻繁駁回的流程進行分析優(yōu)化。第四章數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析一、常見應(yīng)用場景常規(guī)報表：業(yè)務(wù)部門按需日報、月報、年報（如銷售業(yè)績報表、費用支出報表）。自定義數(shù)據(jù)查詢：根據(jù)臨時業(yè)務(wù)需求，篩選特定條件下的數(shù)據(jù)（如“2023年Q3銷售額≥10萬的客戶”）。數(shù)據(jù)導(dǎo)出與共享：將系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出為Excel、PDF等格式，用于匯報或跨部門共享。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）常規(guī)報表操作人：業(yè)務(wù)人員、部門負(fù)責(zé)人步驟說明：選擇報表類型：業(yè)務(wù)人員*登錄系統(tǒng)，進入“數(shù)據(jù)統(tǒng)計-常規(guī)報表”模塊，選擇報表類型（如“銷售月報”“費用報銷匯總表”）。設(shè)置篩選條件：根據(jù)需求設(shè)置報表時間范圍（如“2023年10月”）、部門（如“銷售一部”）、維度（如“按產(chǎn)品類別”“按客戶區(qū)域”）等篩選條件，支持多條件組合篩選。與導(dǎo)出報表：“報表”按鈕，系統(tǒng)自動計算并展示報表數(shù)據(jù)，確認(rèn)數(shù)據(jù)無誤后，選擇導(dǎo)出格式（Excel/PDF），填寫導(dǎo)出用途（如“月度匯報”），導(dǎo)出的報表自動添加水?。ê僮魅诵彰?、導(dǎo)出時間）。（二）自定義數(shù)據(jù)查詢操作人：業(yè)務(wù)人員、系統(tǒng)管理員步驟說明：提交查詢需求：業(yè)務(wù)人員*如系統(tǒng)內(nèi)置報表無法滿足需求，提交《自定義數(shù)據(jù)查詢申請表》（見配套表單），明確查詢目標(biāo)（如“各區(qū)域客戶復(fù)購率”）、篩選字段（如“客戶區(qū)域”“下單時間”“復(fù)購次數(shù)”）、展示格式要求。配置查詢模板：系統(tǒng)管理員*收到申請后，使用“數(shù)據(jù)統(tǒng)計-自定義查詢”功能，通過拖拽字段、設(shè)置條件（如“下單時間≥2023-01-01且≤2023-10-31”“復(fù)購次數(shù)≥2”）創(chuàng)建查詢模板，保存為“客戶復(fù)購率查詢”。權(quán)限與使用：系統(tǒng)管理員為申請人分配查詢模板使用權(quán)限，申請人*在“自定義查詢”列表中調(diào)用模板，實時查看或?qū)С霾樵兘Y(jié)果。三、配套表單模板表4-1自定義數(shù)據(jù)查詢申請表申請人*工號部門申請日期查詢目標(biāo)________________________________________________________________________需包含字段（可多選）□客戶名稱□區(qū)域□下單時間□訂單金額□復(fù)購次數(shù)□其他：________篩選條件示例________________________________________________________________________展示格式要求□表格□圖表（柱狀圖/餅圖）□其他：________部門負(fù)責(zé)人*意見簽名：________日期：________系統(tǒng)管理員*配置結(jié)果簽名：________日期：________四、關(guān)鍵控制點數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：系統(tǒng)管理員*需定期（每月）對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行校驗，保證數(shù)據(jù)源與業(yè)務(wù)實際一致，發(fā)覺差異需及時排查并修正。權(quán)限分級：數(shù)據(jù)查詢權(quán)限按“部門-崗位”分級，業(yè)務(wù)人員僅能查詢本部門及授權(quán)范圍數(shù)據(jù)，敏感數(shù)據(jù)（如成本明細）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查詢。導(dǎo)出安全：導(dǎo)出的數(shù)據(jù)文件需加密存儲（密碼由系統(tǒng)自動，通過郵件發(fā)送給申請人*），禁止通過非加密渠道（如QQ）傳輸敏感數(shù)據(jù)。第五章系統(tǒng)維護管理一、常見應(yīng)用場景數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：為防止數(shù)據(jù)丟失，需定期備份數(shù)據(jù)庫，并在數(shù)據(jù)損壞時進行恢復(fù)。系統(tǒng)更新與升級：因功能優(yōu)化或安全補丁需要，對系統(tǒng)進行更新或版本升級。故障排查與處理：系統(tǒng)出現(xiàn)登錄異常、流程卡頓、數(shù)據(jù)錯誤等問題時，進行故障定位與解決。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)操作人：系統(tǒng)管理員、信息技術(shù)部負(fù)責(zé)人步驟說明：定期備份：系統(tǒng)管理員*每日23:00自動執(zhí)行全量備份，每周日23:00執(zhí)行增量備份，備份數(shù)據(jù)存儲于專用服務(wù)器（保留30天全量備份、90天增量備份），并在《系統(tǒng)維護記錄表》（見配套表單）中記錄備份時間、備份文件大小、備份狀態(tài)。備份驗證：每月選取1份備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)測試，驗證備份數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性，測試結(jié)果需經(jīng)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)。數(shù)據(jù)恢復(fù)：當(dāng)發(fā)生數(shù)據(jù)損壞或丟失時，系統(tǒng)管理員立即上報信息技術(shù)部負(fù)責(zé)人，根據(jù)備份類型（全量/增量）按時間順序恢復(fù)數(shù)據(jù)，恢復(fù)完成后通知業(yè)務(wù)部門*驗證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，并在《系統(tǒng)維護記錄表》中詳細記錄恢復(fù)原因、恢復(fù)時間、恢復(fù)范圍。（二）系統(tǒng)更新與升級操作人：系統(tǒng)管理員、信息技術(shù)部負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門*步驟說明：更新計劃：系統(tǒng)供應(yīng)商發(fā)布更新補丁或新版本后，系統(tǒng)管理員評估更新內(nèi)容（功能優(yōu)化/安全修復(fù)）及影響范圍，制定《系統(tǒng)更新計劃》（見配套表單），明確更新時間（如周末非業(yè)務(wù)高峰期）、更新內(nèi)容、回滾方案，報信息技術(shù)部負(fù)責(zé)人*審批。通知與準(zhǔn)備：更新前3個工作日，通過內(nèi)部郵件向各部門發(fā)送更新通知，告知更新時間、系統(tǒng)暫停服務(wù)時長（如“2023-11-1822:00-次日06:00暫停登錄”），業(yè)務(wù)部門*需提前完成未辦結(jié)流程的處理。更新與測試：更新時間到達后，系統(tǒng)管理員按計劃執(zhí)行更新操作，更新完成后進行功能測試（登錄、核心流程、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等），確認(rèn)無異常后恢復(fù)系統(tǒng)服務(wù)，并向信息技術(shù)部負(fù)責(zé)人提交更新報告。三、配套表單模板表5-1系統(tǒng)維護記錄表維護日期維護類型維護內(nèi)容操作人維護結(jié)果備份/恢復(fù)詳情備份文件大小：____GB恢復(fù)時間：____分鐘數(shù)據(jù)驗證結(jié)果：□正?！醍惓＃ó惓Ｕf明：________）更新/升級詳情更新版本：______暫停服務(wù)時長：____小時業(yè)務(wù)部門反饋：□無影響□存在異常（異常說明：________）信息技術(shù)部負(fù)責(zé)人*簽字簽名：________日期：________表5-2系統(tǒng)更新計劃更新版本號更新日期更新時間窗口更新內(nèi)容（摘要）影響范圍□登錄模塊□流程模塊□數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊□全系統(tǒng)回滾方案如更新失敗，回滾至前版本：______業(yè)務(wù)部門確認(rèn)簽名：________日期：________信息