物業(yè)倉庫日常管理規(guī)章制度第一章總則1.1制定目的為規(guī)范物業(yè)企業(yè)倉庫日常運營管理，保障物資存儲安全、出入庫流程合規(guī)、庫存數據準確，提高物資使用效率，降低管理成本，根據《物業(yè)管理條例》（國務院令第504號）及企業(yè)內部管理要求，結合物業(yè)行業(yè)特點制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于物業(yè)企業(yè)所屬各項目倉庫、中心倉庫及所有涉及倉庫管理的人員（包括倉庫管理員、采購人員、領料人員、部門負責人等）。1.3管理原則遵循“分類規(guī)范、賬實相符、安全優(yōu)先、高效便捷”的原則，實現倉庫管理標準化、流程化、信息化。第二章倉庫組織與職責2.1組織架構物業(yè)企業(yè)設立“倉庫管理小組”，由運營管理部負責人擔任組長，各項目倉庫管理員為組員，統(tǒng)籌協(xié)調倉庫日常管理工作。2.2倉庫管理員職責（1）負責物資驗收、入庫、存儲、出庫及盤點的全流程執(zhí)行；（2）建立并維護庫存臺賬，確保數據及時、準確（更新延遲不超過24小時）；（3）負責物資分類擺放、標識管理，保持倉庫環(huán)境整潔；（4）執(zhí)行安全管理制度，做好防火、防盜、防潮、防鼠等工作；（5）定期（每月）向運營管理部匯報庫存情況，提出物資采購或報廢建議；（6）配合采購部完成物資驗收，對不合格物資予以拒收并記錄；（7）完成上級交辦的其他倉庫管理任務。2.3部門負責人職責（1）審批倉庫管理關鍵流程（如出庫審批、盤點計劃、物資報廢）；（2）監(jiān)督倉庫管理員履職情況，每月檢查倉庫管理落實情況（不少于1次）；（3）協(xié)調解決倉庫管理問題（如物資短缺、跨部門對接矛盾）；（4）組織倉庫管理人員培訓（每季度1次），提升業(yè)務能力。2.4其他部門職責（1）采購部：提供準確采購清單，配合倉庫驗收，及時處理不合格物資退換；（2）領料部門（工程部、保潔部、安保部等）：按流程提交領料申請，如實填寫用途，配合盤點；（3）財務部：負責庫存數據核算，監(jiān)督倉庫財物管理合規(guī)性。第三章物資分類與編碼3.1物資分類根據物業(yè)物資用途及屬性，分為5大類（可根據企業(yè)實際調整）：（1）設施設備類：電梯配件、水電維修材料、消防設備（如滅火器、消防栓）等；（2）保潔物資類：清潔劑、垃圾袋、保潔工具（如掃帚、拖把）等；（3）安保物資類：對講機、巡邏器材、防護裝備（如反光背心）等；（4）辦公用品類：紙張、筆、文件夾、辦公設備耗材（如打印機墨盒）等；（5）其他類：節(jié)日裝飾、客戶禮品、應急物資（如手電筒、急救包）等。3.2物資編碼規(guī)則采用“類別代碼+子類代碼+流水號”三級編碼體系，確保唯一性：示例1：設施設備類（SS）-電梯配件（01）-第1個流水號（001）→SS-____；示例2：保潔物資類（BJ）-清潔劑（02）-第5個流水號（005）→BJ-____。編碼由運營管理部統(tǒng)一制定并維護，更新時需同步通知所有相關部門。3.3物資標識（1）所有物資需粘貼標識，內容包括：物資名稱、規(guī)格、編碼、有效期（如有）、存放位置（如“貨架A-2層”）；（2）標識應清晰、不易脫落（建議使用防水標簽），損壞或模糊時24小時內更換；（3）過期或損壞物資需粘貼“待報廢”標識，單獨存放。第四章出入庫管理4.1入庫管理4.1.1驗收流程（1）核對清單：物資送達后，倉庫管理員核對采購清單（名稱、規(guī)格、數量、供應商）；（2）質量檢查：外觀無損壞、無過期（如有有效期）、功能正常（如需測試，如對講機）；（3）簽字確認：驗收合格后，在采購清單上簽字并注明入庫日期；（4）拒收處理：不合格物資填寫《不合格物資拒收單》（注明原因，如“外觀損壞”“過期”），由采購部聯(lián)系供應商退換。4.1.2入庫登記（1）錄入臺賬：驗收合格后，及時更新庫存臺賬（內容包括：編碼、名稱、規(guī)格、數量、供應商、入庫日期、存放位置）；（2）填寫單據：《入庫單》一式三聯(lián)（倉庫、采購部、財務部各留存1聯(lián)），需注明“驗收合格”字樣。4.1.3上架存儲（1）按分類及編碼順序上架，重物放下層、輕物放上層，易碎品（如玻璃清潔劑）單獨存放；（2）保持貨架間距≥0.5米，預留取用空間，不得遮擋消防通道或監(jiān)控探頭。4.2出庫管理4.2.1領料申請（1）填寫《領料單》：內容包括“領料部門、領料人、物資名稱、規(guī)格、數量、用途（如“3棟電梯維修”）、領料日期”；（2）審批要求：《領料單》需經部門負責人簽字（緊急情況可先電話審批，24小時內補簽字）。4.2.2出庫核對（1）核對手續(xù)：倉庫管理員檢查《領料單》審批是否齊全，核對臺賬庫存是否充足；（2）發(fā)放物資：核對無誤后，按《領料單》內容發(fā)放，領料人簽字確認；（3）庫存不足處理：填寫《庫存不足告知單》，及時通知領料部門及采購部（30分鐘內）。4.2.3出庫登記（1）更新臺賬：發(fā)放后1小時內更新庫存臺賬（記錄出庫數量、領料部門、領料人、日期）；（2）單據留存：《領料單》一式三聯(lián)（倉庫、領料部門、財務部各留存1聯(lián)），按日期裝訂。4.3單據管理（1）入庫單、領料單、拒收單等單據需按月份裝訂，保存期限不少于2年；（2）單據填寫需清晰，不得涂改（如有錯誤，重新填寫并注明“作廢”）。第五章庫存盤點5.1盤點頻率（1）月度盤點：每月末進行，覆蓋所有物資（由倉庫管理員自行盤點）；（2）季度盤點：每季度末進行，由運營管理部組織交叉盤點（不同項目倉庫管理員互相盤點）；（3）年度盤點：每年12月末進行，由運營管理部、財務部共同參與（全面盤點）。5.2盤點流程5.2.1準備工作（1）盤點前1天：整理倉庫（物資擺放整齊），更新臺賬至最新狀態(tài)；（2）打印《盤點表》：內容包括“物資編碼、名稱、規(guī)格、期初數量、入庫數量、出庫數量、期末數量（臺賬）、存放位置”。5.2.2實地清點（1）逐一清點：盤點人員按《盤點表》順序清點，記錄實際數量；（2）檢查有效期：對有有效期的物資（如清潔劑），標記“即將到期”（提前1個月）；（3）記錄異常：對損壞、過期物資，填寫《損壞/過期物資清單》（注明原因）。5.2.3差異處理（1）核對差異：將實際數量與臺賬對比，計算差異（實際-臺賬）；（2）查找原因：差異原因包括“臺賬記錄錯誤、物資損壞、丟失、盤點錯誤”；（3）處理措施：臺賬錯誤：調整臺賬（注明“調整原因”）；物資損壞：填寫《物資報廢單》，報運營管理部審批后報廢；物資丟失：查找責任人，按《獎懲制度》處理；盤點錯誤：重新盤點確認。5.2.4上報總結（1）填寫《盤點報告》：內容包括“盤點范圍、結果（賬實相符率）、差異原因及處理、改進建議”；（2）審批流程：《盤點報告》報運營管理部負責人審批（2個工作日內），抄報財務部。5.3盤點要求（1）盤點時，倉庫管理員需全程在場（配合清點）；（2）盤點人員需簽字確認《盤點表》（對結果負責）；（3）賬實相符率要求：月度≥98%，季度≥99%，年度≥100%（未達標需分析原因）。第六章倉庫安全管理6.1防火管理（1）消防設施：倉庫內配備滅火器（每50㎡1個）、消防栓，每月檢查1次（確保壓力正常、無損壞）；（2）禁止行為：倉庫內禁止吸煙、使用明火，禁止存放易燃易爆物品（如汽油）；（3）通道要求：保持消防通道暢通（無物資堆積），標識清晰（如“消防通道”字樣）。6.2防盜管理（1）監(jiān)控系統(tǒng)：倉庫安裝監(jiān)控（覆蓋所有區(qū)域），監(jiān)控記錄保存≥30天；（2）人員管理：無關人員不得進入倉庫（如需進入，需登記“姓名、事由、時間”）；（3）門窗管理：下班前檢查門窗是否關閉、鎖好（倉庫管理員負責）。6.3防潮防鼠管理（1）濕度控制：倉庫濕度保持在40%-60%（可使用除濕機），雨季加強通風；（2）防鼠措施：定期投放滅鼠藥（或粘鼠板），倉庫內不得存放食物；（3）物資防護：易受潮物資（如紙張、電器配件）需用防潮袋包裝。6.4應急管理（1）制定《倉庫應急預案》：包括火災、盜竊、水災等情況的處理流程（如“火災時立即撥打119，使用滅火器滅火，疏散人員”）；（2）應急演練：每半年組織1次演練（如火災逃生、物資轉移）；（3）應急物資：倉庫內配備急救包、手電筒、滅火器等應急物資（定期檢查有效期）。第七章獎懲制度7.1獎勵措施（1）月度優(yōu)秀管理員：每月評選1名（賬實相符率100%、流程合規(guī)），獎勵獎金（具體金額由企業(yè)決定）；（2）季度盤點無差異：對季度盤點賬實相符的管理員，獎勵獎金；（3）合理化建議：提出改進建議并被采納（如“優(yōu)化編碼規(guī)則”），給予表揚及獎金。7.2處罰措施（1）未按流程驗收：導致不合格物資入庫的，扣減當月績效（如5%）；（2）未按流程出庫：私自發(fā)放或無審批發(fā)放的，扣減當月績效（如10%），情節(jié)嚴重的通報批評；（3）盤點差異：因個人原因（如臺賬記錄錯誤）造成差異的，按差異金額的10%-20%賠償（具體比例由企業(yè)決定）；（4）違反安全規(guī)定：導致火災、盜竊等事故的，視情節(jié)輕重給予罰款、通報