付款流程控制及審批標(biāo)準(zhǔn)流程手冊5具體流程步驟及操作要求5.1付款申請責(zé)任部門/崗位：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、員工操作要求：（1）填寫《付款申請表》（模板由財務(wù)部制定），內(nèi)容包括：付款申請人、部門、付款日期、付款對象（單位/個人）、開戶行及賬號、付款金額、付款用途、業(yè)務(wù)編號（如合同號、訂單號）等；（2）附上相關(guān)支持資料（根據(jù)付款類型選擇）：貨款支付：合同原件或復(fù)印件、合法有效發(fā)票、驗(yàn)收單/入庫單、付款通知書（若有）；費(fèi)用報銷：費(fèi)用發(fā)票、費(fèi)用報銷單、出差審批單（若為差旅費(fèi)）、會議通知（若為會議費(fèi)）、驗(yàn)收單（若為辦公設(shè)備采購）；薪酬支付：工資表、獎金發(fā)放表、社保繳費(fèi)明細(xì)、個人所得稅申報表；稅費(fèi)支付：稅務(wù)申報表、稅款計算表、稅務(wù)機(jī)關(guān)通知書；其他支付：相關(guān)協(xié)議（如捐贈協(xié)議、罰款通知書）、審批文件。（3）資料要求：內(nèi)容真實(shí)、完整，字跡清晰，不得涂改；發(fā)票需加蓋對方單位發(fā)票專用章，且與付款對象一致；驗(yàn)收單需由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。5.2審核責(zé)任部門/崗位：部門經(jīng)理（業(yè)務(wù)審核）、財務(wù)主管（財務(wù)審核）操作要求：（1）部門經(jīng)理審核：重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性、必要性，確認(rèn)付款申請與實(shí)際業(yè)務(wù)一致，無虛假或不必要的支出；（2）財務(wù)主管審核：重點(diǎn)審核資料的完整性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性：資料是否齊全（如合同、發(fā)票、驗(yàn)收單是否均已提供）；發(fā)票是否合規(guī)（如抬頭、稅號、內(nèi)容是否正確，是否過期）；付款金額是否與合同、發(fā)票、驗(yàn)收單一致；付款對象的開戶行及賬號是否正確；是否符合公司的費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)或合同約定的付款條件。（3）審核結(jié)果：若審核通過，在《付款申請表》上簽字確認(rèn)；若審核不通過，退回申請人補(bǔ)充資料或說明原因。5.3審批責(zé)任部門/崗位：總經(jīng)理、董事長（根據(jù)金額層級劃分）操作要求：（1）審批人根據(jù)審核意見及付款金額，決策是否同意付款；（2）審批人需在《付款申請表》上簽字確認(rèn)，并注明審批日期；（3）審批權(quán)限劃分詳見本手冊第6章“審批標(biāo)準(zhǔn)及權(quán)限劃分”。5.4付款執(zhí)行責(zé)任部門/崗位：出納操作要求：（1）核對審批手續(xù)：確認(rèn)《付款申請表》已由部門經(jīng)理、財務(wù)主管、審批人簽字，資料齊全；（2）執(zhí)行付款：通過網(wǎng)銀或銀行柜臺辦理付款，核對付款對象、賬號、金額無誤后，提交付款指令；（3）記錄付款：在銀行日記賬中登記付款日期、付款對象、金額、用途、銀行憑證號等信息；（4）保管憑證：收集銀行回單、《付款申請表》及支持資料，交會計人員記賬。5.5記錄與歸檔責(zé)任部門/崗位：會計、檔案管理員操作要求：（1）會計人員根據(jù)《付款申請表》、銀行回單等資料，編制記賬憑證，登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬或費(fèi)用明細(xì)賬；（2）檔案管理員將《付款申請表》、支持資料、銀行回單、記賬憑證等整理成冊，存入會計檔案；（3）歸檔要求：按年度、月份分類存放，標(biāo)注檔案名稱、編號、保管期限（如10年、30年），便于查閱。6審批標(biāo)準(zhǔn)及權(quán)限劃分審批權(quán)限根據(jù)付款類型及金額劃分，遵循“小額分級審批、大額集體決策”的原則，確保審批的合理性和安全性。6.1貨款支付審批標(biāo)準(zhǔn)單筆金額范圍審批流程審批條件X元以下（含）部門經(jīng)理審核→財務(wù)主管審批合同已簽訂、貨物驗(yàn)收合格、發(fā)票合規(guī)、金額符合合同約定X元至Y元（含）部門經(jīng)理審核→財務(wù)主管審核→總經(jīng)理審批同上，且無未解決的質(zhì)量問題或糾紛Y元以上部門經(jīng)理審核→財務(wù)主管審核→總經(jīng)理審核→董事長審批同上，且經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論通過（若為重大采購）6.2費(fèi)用報銷審批標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用類型單筆金額范圍審批流程審批條件差旅費(fèi)、辦公費(fèi)X元以下（含）部門經(jīng)理審核→財務(wù)主管審批費(fèi)用符合公司報銷標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)票合規(guī)、有出差審批單或辦公設(shè)備驗(yàn)收單業(yè)務(wù)招待費(fèi)、會議費(fèi)X元至Y元（含）部門經(jīng)理審核→財務(wù)主管審核→總經(jīng)理審批費(fèi)用合理、有業(yè)務(wù)招待申請單或會議通知、發(fā)票合規(guī)大額費(fèi)用（如設(shè)備采購）Y元以上部門經(jīng)理審核→財務(wù)主管審核→總經(jīng)理審核→董事長審批經(jīng)部門預(yù)算審批、有采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票合規(guī)6.3薪酬支付審批標(biāo)準(zhǔn)支付類型審批流程審批條件月度工資人力資源部經(jīng)理審核→財務(wù)主管審核→總經(jīng)理審批工資表已簽字確認(rèn)、社保及個稅計算正確、無員工異議獎金、津貼部門經(jīng)理審核→人力資源部經(jīng)理審核→財務(wù)主管審核→總經(jīng)理審批符合公司獎金發(fā)放制度、有考核結(jié)果支持6.4稅費(fèi)支付審批標(biāo)準(zhǔn)稅費(fèi)類型審批流程審批條件增值稅、企業(yè)所得稅財務(wù)主管審核→總經(jīng)理審批稅務(wù)申報表已填寫完整、稅款計算正確、符合國家稅收法規(guī)印花稅、房產(chǎn)稅財務(wù)主管審批稅款計算正確、有完稅憑證（若為補(bǔ)繳）6.5其他支付審批標(biāo)準(zhǔn)支付類型單筆金額范圍審批流程審批條件捐贈、罰款X元以下（含）部門經(jīng)理審核→財務(wù)主管審批有捐贈協(xié)議或罰款通知書、符合公司公益政策或法律要求保證金、違約金X元至Y元（含）部門經(jīng)理審核→財務(wù)主管審核→總經(jīng)理審批有相關(guān)協(xié)議、符合合同約定、無糾紛大額捐贈、重大罰款Y元以上部門經(jīng)理審核→財務(wù)主管審核→總經(jīng)理審核→董事長審批經(jīng)董事會決議通過、符合公司戰(zhàn)略或法律要求7流程控制措施為防范付款風(fēng)險，確保流程合規(guī)，需采取以下控制措施：7.1崗位分離控制（1）付款申請人不得兼任審核人或?qū)徟?；?）審核人不得兼任審批人或出納；（3）審批人不得兼任出納；（4）出納不得兼任會計檔案保管或記賬工作（遵循《會計法》規(guī)定）。7.2資料審核控制（1）財務(wù)主管必須核對“三單一致”：發(fā)票內(nèi)容與合同一致、合同內(nèi)容與驗(yàn)收單一致、驗(yàn)收單內(nèi)容與付款金額一致；（2）對于大額付款，財務(wù)主管需實(shí)地核實(shí)或電話確認(rèn)業(yè)務(wù)真實(shí)性（如聯(lián)系供應(yīng)商確認(rèn)合同執(zhí)行情況）；（3）禁止接受虛假發(fā)票或與業(yè)務(wù)無關(guān)的發(fā)票，若發(fā)現(xiàn)發(fā)票違規(guī)，應(yīng)退回申請人并要求重新提供。7.3資金安全控制（1）網(wǎng)銀付款需使用分級授權(quán)：出納使用制單盾制單，財務(wù)主管使用審核盾審核，確保付款指令需兩人確認(rèn)；（2）定期核對銀行日記賬與銀行對賬單，由財務(wù)主管編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，確保資金賬實(shí)一致；（3）禁止出納私自留存網(wǎng)銀U盾或密碼，U盾需由專人保管（如出納保管制單盾，財務(wù)主管保管審核盾）。7.4審計監(jiān)督控制（1）內(nèi)部審計人員每季度對付款流程進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查：審批手續(xù)是否齊全；資料是否合規(guī)；崗位分離是否執(zhí)行；資金支付是否準(zhǔn)確。（2）若發(fā)現(xiàn)問題，內(nèi)部審計人員應(yīng)出具審計報告，提出整改意見，要求相關(guān)部門在規(guī)定時間內(nèi)整改；（3）外部審計機(jī)構(gòu)每年對付款流程進(jìn)行審計，確保符合國家法律法規(guī)及公司制度要求。8異常情況處理8.1資料不全的處理（1）審核人發(fā)現(xiàn)資料不全時，應(yīng)立即退回申請人，并列出需補(bǔ)充的資料清單；（2）申請人補(bǔ)充資料后，重新提交審核；（3）若資料無法補(bǔ)充（如發(fā)票丟失），申請人需寫出書面說明，經(jīng)部門經(jīng)理、財務(wù)主管簽字確認(rèn)后，方可繼續(xù)審批。8.2審批駁回的處理（1）審批人駁回付款申請時，需注明駁回原因（如資料不符、金額錯誤、業(yè)務(wù)不必要）；（2）申請人根據(jù)駁回原因修改申請（如更正金額、補(bǔ)充資料），重新提交審核；（3）若申請人對駁回結(jié)果有異議，可向?qū)徟颂岢錾暝V，審批人需重新核實(shí)情況后作出決定。8.3付款錯誤的處理（1）發(fā)現(xiàn)付款錯誤后（如賬號錯誤、金額錯誤），出納應(yīng)立即停止付款（若已支付，應(yīng)立即聯(lián)系銀行凍結(jié)款項(xiàng)或追回）；（2）查明錯誤原因，由申請人或?qū)徍巳藢懗鰰嬲f明；（3）提交審批人審批后，進(jìn)行更正（如重新填寫《付款申請表》、申請銀行退款）；（4）記錄錯誤情況及處理結(jié)果，存入會計檔案。8.4糾紛款項(xiàng)的處理（1）若因質(zhì)量問題、合同糾紛等原因?qū)е赂犊顮幾h，申請人應(yīng)暫停付款申請；（2）業(yè)務(wù)部門需與對方協(xié)商解決糾紛，達(dá)成一致意見后，寫出書面說明（如和解協(xié)議）；（3）提交審批人審批后，方可繼續(xù)付款；（4）若糾紛無法解決，需通過法律途徑解決，待法院判決后，根據(jù)判決結(jié)果處理付款。9責(zé)任分工崗位職責(zé)付款申請人提交真實(shí)、完整的付款申請資料，配合審核人員核實(shí)情況部門經(jīng)理審核申請的真實(shí)性、合理性，確認(rèn)業(yè)務(wù)的必要性財務(wù)主管審核資料的完整性、合規(guī)性，核對發(fā)票、合同、驗(yàn)收單的一致性，確認(rèn)付款金額的準(zhǔn)確性總經(jīng)理審批大額付款，決策是否付款董事長審批重大付款（如大額貨款、大額捐贈），確保符合公司戰(zhàn)略出納執(zhí)行付款操作，核對審批手續(xù)，記錄銀行日記賬，保管網(wǎng)銀U盾會計編制記賬憑證，登記明細(xì)賬，確保賬務(wù)處理正確內(nèi)部審計人員定期檢查付款流程的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見10