辦公室工作交接操作指導(dǎo)模板一、引言為保證工作連續(xù)性、避免因人員變動(dòng)（如崗位調(diào)動(dòng)、離職、長(zhǎng)期休假等）導(dǎo)致工作中斷，規(guī)范辦公室工作交接流程，特制定本操作指導(dǎo)模板。本模板適用于各類(lèi)辦公室崗位工作交接場(chǎng)景，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程明確交接責(zé)任、細(xì)化交接內(nèi)容，保障工作平穩(wěn)過(guò)渡。二、適用情形本模板適用于以下需辦理工作交接的場(chǎng)景：崗位調(diào)動(dòng)：?jiǎn)T工因內(nèi)部晉升、調(diào)崗等原因離開(kāi)原崗位；離職/入職：?jiǎn)T工正式離職或新員工接替原崗位工作；長(zhǎng)期離崗：?jiǎn)T工因病假、產(chǎn)假、培訓(xùn)等原因離崗超過(guò)15個(gè)工作日；臨時(shí)接手：崗位負(fù)責(zé)人臨時(shí)離崗，需指定臨時(shí)接手人員。三、交接流程與操作步驟（一）交接前準(zhǔn)備階段明確交接責(zé)任與時(shí)間離崗員工（或原崗位負(fù)責(zé)人）為“交接人”，接收崗位員工為“接收人”，交接人直屬上級(jí)或指定人員為“監(jiān)交人”。交接人需提前3個(gè)工作日與接收人確認(rèn)交接時(shí)間（原則上不少于2個(gè)工作日），并同步告知監(jiān)交人。梳理工作內(nèi)容與資料工作內(nèi)容梳理：交接人需全面梳理崗位職責(zé)范圍內(nèi)的日常工作（如日常報(bào)表、會(huì)議組織、文件流轉(zhuǎn)、客戶(hù)對(duì)接等）、階段性工作（如專(zhuān)項(xiàng)項(xiàng)目、未完成任務(wù)）、重點(diǎn)工作（如需跟進(jìn)的跨部門(mén)協(xié)作事項(xiàng)），形成《工作內(nèi)容清單》。文件資料整理：整理崗位相關(guān)的電子文件（如工作文檔、臺(tái)賬數(shù)據(jù)、郵件往來(lái)記錄、系統(tǒng)賬號(hào)密碼等）和紙質(zhì)文件（如合同、檔案、會(huì)議紀(jì)要、審批單等），分類(lèi)標(biāo)注清晰，保證資料完整、可追溯。待辦事項(xiàng)列明：列出當(dāng)前未完成的待辦事項(xiàng)（如待審批流程、待回復(fù)的郵件/通知、需跟進(jìn)的客戶(hù)需求等），注明事項(xiàng)背景、當(dāng)前進(jìn)展、預(yù)期完成時(shí)間及對(duì)接人。準(zhǔn)備交接清單與說(shuō)明材料交接人根據(jù)梳理結(jié)果，填寫(xiě)《工作交接清單》（模板見(jiàn)第四章），同步準(zhǔn)備《重要事項(xiàng)說(shuō)明表》（模板見(jiàn)第四章），詳細(xì)說(shuō)明工作難點(diǎn)、注意事項(xiàng)、關(guān)鍵對(duì)接人等信息。（二）交接中執(zhí)行階段召開(kāi)交接啟動(dòng)會(huì)議由監(jiān)交人主持，交接人、接收人參加，明確交接目標(biāo)、流程及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。交接人簡(jiǎn)要說(shuō)明崗位核心職責(zé)、近期工作重點(diǎn)及需特別注意的事項(xiàng)。逐項(xiàng)核對(duì)交接內(nèi)容工作內(nèi)容核對(duì)：對(duì)照《工作內(nèi)容清單》，逐項(xiàng)說(shuō)明日常工作流程、操作規(guī)范及特殊情況處理方法，接收人現(xiàn)場(chǎng)提問(wèn)并記錄。文件資料核對(duì)：電子文件：演示常用系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、客戶(hù)管理系統(tǒng)等）的操作流程，移交賬號(hào)密碼（建議以書(shū)面形式封存，由接收人當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)后自行修改密碼）；紙質(zhì)文件：清點(diǎn)檔案、合同等資料數(shù)量，核對(duì)完整性，標(biāo)注“已交接”字樣及交接日期。待辦事項(xiàng)交接：逐項(xiàng)說(shuō)明待辦事項(xiàng)的背景、進(jìn)展及后續(xù)處理建議，接收人確認(rèn)接收后，由交接人協(xié)助對(duì)接相關(guān)方（如同事、客戶(hù)），完成事項(xiàng)交接。交接雙方簽字確認(rèn)核對(duì)無(wú)誤后，交接人、接收人共同在《工作交接清單》《重要事項(xiàng)說(shuō)明表》上簽字確認(rèn)，監(jiān)交人審核并簽字，保證交接內(nèi)容真實(shí)、完整。（三）交接后跟進(jìn)階段交接總結(jié)會(huì)議交接完成后3個(gè)工作日內(nèi)，由監(jiān)交人組織交接人、接收人召開(kāi)總結(jié)會(huì)，接收人反饋交接過(guò)程中疑問(wèn)，交接人補(bǔ)充說(shuō)明，監(jiān)交人明確后續(xù)工作要求。接收人熟悉與過(guò)渡接收人需在交接后5個(gè)工作日內(nèi)，獨(dú)立完成崗位核心工作操作，交接人需保持通訊暢通，接收人遇疑問(wèn)時(shí)可及時(shí)咨詢(xún)（原則上咨詢(xún)期限不超過(guò)交接后10個(gè)工作日）。監(jiān)交人跟進(jìn)與歸檔監(jiān)交人需在交接后15個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)接收人工作情況進(jìn)行抽查，保證交接內(nèi)容落地。交接雙方將簽字確認(rèn)的《工作交接清單》《重要事項(xiàng)說(shuō)明表》提交至行政部或人力資源部歸檔保存，保存期限不少于3年。四、工作交接模板示例（一）工作交接清單表項(xiàng)目類(lèi)別具體內(nèi)容交接形式（電子/紙質(zhì)/口頭）交接狀態(tài)（已交接/待交接）備注日常工作每日銷(xiāo)售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表制作電子+口頭已交接需每日9:00前提交至上級(jí)郵箱客戶(hù)投訴處理流程口頭已交接優(yōu)先響應(yīng)，24小時(shí)內(nèi)反饋處理方案文件資料2023年度客戶(hù)合同檔案（共15份，編號(hào)KH001-KH015）紙質(zhì)已交接存儲(chǔ)于文件柜第三層公司OA系統(tǒng)賬號(hào)密碼（初始密碼已修改，見(jiàn)附件《賬號(hào)信息表》）電子已交接接收人需于當(dāng)日修改密碼待辦事項(xiàng)與市場(chǎng)部對(duì)接的Q4促銷(xiāo)活動(dòng)方案（截止日期：2023年10月15日）口頭+書(shū)面已交接當(dāng)前完成初稿，需補(bǔ)充預(yù)算明細(xì)客戶(hù)A的樣品申請(qǐng)（客戶(hù)聯(lián)系人：，電話：138，需在本周內(nèi)確認(rèn)）口頭已交接已郵件同步客戶(hù)，等待回復(fù)重要事項(xiàng)說(shuō)明每月5日需提交月度工作總結(jié)，模板存于“共享文檔-月度總結(jié)”文件夾口頭已交接需包含數(shù)據(jù)分析和下月計(jì)劃系統(tǒng)B的操作權(quán)限需由上級(jí)審批開(kāi)通，流程需3-5個(gè)工作日口頭已交接接收人可提前提交審批申請(qǐng)（二）重要事項(xiàng)說(shuō)明表事項(xiàng)類(lèi)型事項(xiàng)描述當(dāng)前進(jìn)展注意事項(xiàng)對(duì)接人專(zhuān)項(xiàng)項(xiàng)目“年度供應(yīng)商評(píng)估”項(xiàng)目（負(fù)責(zé)人：，截止日期：2023年11月30日）已完成數(shù)據(jù)收集，待整理評(píng)估報(bào)告需包含質(zhì)量、交期、價(jià)格三個(gè)維度，評(píng)估模板見(jiàn)“項(xiàng)目文件-供應(yīng)商評(píng)估”（市場(chǎng)部）關(guān)鍵客戶(hù)客戶(hù)B（合作3年，年度合作金額50萬(wàn)元）近期無(wú)新需求，需每月維護(hù)聯(lián)系客戶(hù)偏好郵件溝通，避免電話打擾，每月15日發(fā)送月度合作總結(jié)（銷(xiāo)售專(zhuān)員）系統(tǒng)操作財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)提交流程已掌握基礎(chǔ)操作金額超5000元需提前3天提交，附件需含發(fā)票原件掃描件及審批單簽字頁(yè)趙六（財(cái)務(wù)部）（三）交接雙方簽字確認(rèn)表交接人接收人監(jiān)交人交接人職務(wù)接收人職務(wù)監(jiān)交人職務(wù)交接日期交接內(nèi)容概述*某*某*某銷(xiāo)售專(zhuān)員銷(xiāo)售專(zhuān)員銷(xiāo)售部經(jīng)理2023年9月30日銷(xiāo)售崗位日常工作、客戶(hù)資料、系統(tǒng)賬號(hào)等全部交接內(nèi)容五、交接要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）核心要點(diǎn)完整性：交接內(nèi)容需覆蓋崗位職責(zé)全部范圍，無(wú)遺漏（包括“隱性工作”，如未正式啟動(dòng)的初步溝通事項(xiàng)、臨時(shí)性協(xié)作任務(wù)等）。清晰性：交接材料需條理清晰、表述準(zhǔn)確，避免模糊表述（如“偶爾處理”“大概流程”等），關(guān)鍵信息需書(shū)面化。責(zé)任明確：交接前未完成的事項(xiàng)需明確責(zé)任歸屬，原則上由交接人協(xié)助對(duì)接，接收人接手后承擔(dān)后續(xù)責(zé)任。（二）風(fēng)險(xiǎn)提示資料丟失風(fēng)險(xiǎn)：紙質(zhì)文件需清點(diǎn)數(shù)量并簽字確認(rèn)，電子文件需備份移交（建議通過(guò)公司內(nèi)部系統(tǒng)共享，避免U盤(pán)傳輸導(dǎo)致資料泄露）。信息遺漏風(fēng)險(xiǎn)