醫(yī)藥公司采購(gòu)計(jì)劃管理規(guī)定

一、總則1.目的為加強(qiáng)本醫(yī)藥公司采購(gòu)計(jì)劃管理，規(guī)范采購(gòu)流程，保障公司藥品及相關(guān)物資的穩(wěn)定供應(yīng)，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.制定依據(jù)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、醫(yī)藥行業(yè)規(guī)范以及公司的經(jīng)營(yíng)理念和發(fā)展戰(zhàn)略制定本規(guī)定。3.指導(dǎo)思想以公司“關(guān)愛(ài)生命，提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)藥產(chǎn)品與服務(wù)”的企業(yè)文化為指導(dǎo)，秉持“高效、優(yōu)質(zhì)、誠(chéng)信、共贏(yíng)”的經(jīng)營(yíng)理念，通過(guò)科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃管理，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。二、適用范圍本規(guī)定適用于醫(yī)藥公司全體涉及采購(gòu)計(jì)劃管理的員工，包括但不限于采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等。同時(shí)，對(duì)于與公司有采購(gòu)業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商也具有一定的約束作用。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購(gòu)計(jì)劃管理小組-組成：由公司主管采購(gòu)的副總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，成員包括采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等。-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和審核采購(gòu)計(jì)劃管理的相關(guān)政策和制度；對(duì)重大采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行決策；協(xié)調(diào)各部門(mén)之間在采購(gòu)計(jì)劃管理中的工作關(guān)系；監(jiān)督采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況并及時(shí)調(diào)整。2.采購(gòu)部門(mén)-負(fù)責(zé)收集、匯總各需求部門(mén)的采購(gòu)需求信息；-根據(jù)公司庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，編制初步的采購(gòu)計(jì)劃；-負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通、談判，確定采購(gòu)合同條款；-跟蹤采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況，及時(shí)處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題；-建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。3.需求部門(mén)-負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，提出準(zhǔn)確、合理的采購(gòu)需求；-協(xié)助采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行審核；-參與采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況的驗(yàn)收工作。4.財(cái)務(wù)部門(mén)-負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的預(yù)算進(jìn)行審核和監(jiān)控；-參與采購(gòu)合同的審核，關(guān)注付款條款等財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；-提供采購(gòu)成本分析數(shù)據(jù)，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)控制采購(gòu)成本。四、管理內(nèi)容與流程1.采購(gòu)需求收集-每月末，各需求部門(mén)根據(jù)下月業(yè)務(wù)計(jì)劃，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需藥品、物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，提交給采購(gòu)部門(mén)。-采購(gòu)部門(mén)對(duì)各需求部門(mén)提交的采購(gòu)需求進(jìn)行初步整理和匯總，形成《采購(gòu)需求匯總表》。2.庫(kù)存分析-采購(gòu)部門(mén)與倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)溝通，獲取當(dāng)前各類(lèi)藥品及物資的庫(kù)存信息。-根據(jù)庫(kù)存信息和采購(gòu)需求，進(jìn)行庫(kù)存分析，判斷哪些物資需要采購(gòu)以及采購(gòu)的數(shù)量，避免積壓或缺貨。3.采購(gòu)計(jì)劃編制-采購(gòu)部門(mén)結(jié)合采購(gòu)需求匯總表、庫(kù)存分析結(jié)果、市場(chǎng)供應(yīng)情況、價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)等因素，編制《采購(gòu)計(jì)劃表》。-《采購(gòu)計(jì)劃表》應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)預(yù)算、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容。-對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行專(zhuān)題研討，必要時(shí)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，確保采購(gòu)計(jì)劃的合理性和可行性。4.采購(gòu)計(jì)劃審核-采購(gòu)部門(mén)將編制好的《采購(gòu)計(jì)劃表》提交給采購(gòu)計(jì)劃管理小組進(jìn)行審核。-采購(gòu)計(jì)劃管理小組從公司整體戰(zhàn)略、預(yù)算控制、業(yè)務(wù)需求等方面對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行全面審核，提出修改意見(jiàn)或批準(zhǔn)實(shí)施。-對(duì)于預(yù)算超支或涉及重大風(fēng)險(xiǎn)的采購(gòu)計(jì)劃，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。5.供應(yīng)商選擇與采購(gòu)合同簽訂-采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，從合格供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。-對(duì)于新供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照供應(yīng)商評(píng)估流程進(jìn)行考察和評(píng)估，合格后納入供應(yīng)商名錄。-采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商就采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致后簽訂采購(gòu)合同。-采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任等內(nèi)容，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。6.采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行與跟蹤-采購(gòu)部門(mén)按照采購(gòu)合同的要求，督促供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資。-定期向需求部門(mén)和采購(gòu)計(jì)劃管理小組匯報(bào)采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況，及時(shí)反饋出現(xiàn)的問(wèn)題。-如因不可抗力等因素導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃無(wú)法按時(shí)執(zhí)行，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，并調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，同時(shí)向相關(guān)部門(mén)通報(bào)。7.驗(yàn)收與入庫(kù)-物資到貨后，采購(gòu)部門(mén)通知需求部門(mén)和倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)共同進(jìn)行驗(yàn)收。-驗(yàn)收人員按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫(xiě)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。-驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)做好庫(kù)存記錄；驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商退貨、換貨或補(bǔ)貨等事宜。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃管理提出合理化建議和意見(jiàn)。-需求部門(mén)員工有權(quán)要求采購(gòu)部門(mén)及時(shí)滿(mǎn)足合理的采購(gòu)需求。-采購(gòu)部門(mén)員工有權(quán)獲取與采購(gòu)工作相關(guān)的信息和資源，以便更好地開(kāi)展工作。2.員工義務(wù)-全體員工有義務(wù)遵守公司采購(gòu)計(jì)劃管理規(guī)定，積極配合采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行。-需求部門(mén)員工有義務(wù)準(zhǔn)確提出采購(gòu)需求，不得虛報(bào)、漏報(bào)。-采購(gòu)部門(mén)員工有義務(wù)嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量和價(jià)格合理。3.供應(yīng)商權(quán)利與義務(wù)-供應(yīng)商有權(quán)按照合同約定獲取貨款。-供應(yīng)商有義務(wù)按照合同要求按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資，提供相關(guān)證明文件。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)計(jì)劃管理進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)成本是否合理等。-采購(gòu)計(jì)劃管理小組對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。-鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司將對(duì)舉報(bào)屬實(shí)者給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.績(jī)效考核-建立采購(gòu)計(jì)劃管理績(jī)效考核指標(biāo)體系，對(duì)采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)等相關(guān)部門(mén)和員工進(jìn)行考核。-考核指標(biāo)包括采購(gòu)計(jì)劃完成率、物資質(zhì)量合格率、采購(gòu)成本控制率、供應(yīng)商滿(mǎn)意度等。-根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和員工進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未達(dá)標(biāo)的部門(mén)和員工進(jìn)行督促改進(jìn)或相應(yīng)處罰。3.供應(yīng)商考核-采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。-根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理