醫(yī)藥公司會議室使用管理規(guī)章

一、總則本規(guī)章旨在規(guī)范公司會議室的使用管理，提高會議室的使用效率，確保公司各項會議及相關(guān)活動的順利進(jìn)行。同時，體現(xiàn)公司高效、協(xié)作、關(guān)懷的企業(yè)文化和經(jīng)營理念，以滿足公司不同層級、不同業(yè)務(wù)場景下的需求，促進(jìn)信息的有效溝通與共享，在保障經(jīng)濟(jì)效益的同時兼顧社會效益。二、適用范圍本規(guī)章適用于醫(yī)藥公司全體員工。涉及對外客戶使用會議室進(jìn)行商務(wù)洽談等活動時，參照本規(guī)章執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）行政部門行政部門作為會議室使用管理的主要負(fù)責(zé)部門，承擔(dān)以下職責(zé)：1.負(fù)責(zé)會議室資源的統(tǒng)籌規(guī)劃與調(diào)配，確保會議室布局合理，滿足不同規(guī)模會議的需求。2.制定并維護(hù)會議室使用管理制度和流程，根據(jù)實際使用情況進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。3.管理會議室的預(yù)訂系統(tǒng)，接受員工的預(yù)訂申請，并進(jìn)行審核與安排。4.負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的日常維護(hù)與管理，定期檢查設(shè)備運(yùn)行情況，及時聯(lián)系維修人員進(jìn)行設(shè)備維修與保養(yǎng)，確保設(shè)備正常使用。5.監(jiān)督會議室的衛(wèi)生狀況，安排清潔人員定期打掃，營造整潔、舒適的會議環(huán)境。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)提前按照規(guī)定流程預(yù)訂會議室，并準(zhǔn)確填寫會議相關(guān)信息，包括會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等。2.在使用會議室過程中，遵守會議室的各項規(guī)定，愛護(hù)會議室設(shè)備和設(shè)施，確保設(shè)備設(shè)施的完好。3.會議結(jié)束后，負(fù)責(zé)清理會議垃圾，整理會議室桌椅等物品，保持會議室的整潔。四、管理內(nèi)容與流程（一）會議室預(yù)訂1.預(yù)訂方式員工可通過公司內(nèi)部的預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行會議室預(yù)訂，也可直接向行政部門提出預(yù)訂申請。預(yù)訂系統(tǒng)應(yīng)具備便捷的操作界面，方便員工隨時查詢會議室的使用情況并進(jìn)行預(yù)訂。2.預(yù)訂時間為保證會議室資源的合理利用，員工應(yīng)至少提前[X]小時預(yù)訂會議室。對于大型會議或特殊需求的會議，需提前[X]天預(yù)訂。3.預(yù)訂信息填寫預(yù)訂時需詳細(xì)填寫會議主題、開始時間、結(jié)束時間、參會人數(shù)、是否需要使用特殊設(shè)備（如投影儀、音響設(shè)備等）等信息。行政部門在收到預(yù)訂申請后，應(yīng)在[X]小時內(nèi)進(jìn)行審核，并將審核結(jié)果反饋給預(yù)訂人。若預(yù)訂申請未通過，應(yīng)說明原因。（二）會議室使用1.按時使用預(yù)訂人應(yīng)按照預(yù)訂時間準(zhǔn)時使用會議室。如因特殊情況無法按時使用，應(yīng)提前[X]分鐘通知行政部門，以便進(jìn)行調(diào)整。若未按時使用且未提前通知，行政部門有權(quán)取消預(yù)訂，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行記錄。2.設(shè)備使用使用會議室設(shè)備前，應(yīng)熟悉設(shè)備的操作方法。如有疑問，可向行政部門咨詢。使用過程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時聯(lián)系行政部門安排維修，不得擅自拆卸或修理設(shè)備。3.會議秩序在會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩。會議期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，避免干擾會議進(jìn)行。嚴(yán)禁在會議室內(nèi)吸煙、飲食等可能影響會議室環(huán)境的行為。（三）會議室歸還1.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時清理會議垃圾，將桌椅擺放整齊，關(guān)閉所有設(shè)備電源，如投影儀、音響、空調(diào)等。2.檢查會議室設(shè)備和設(shè)施是否完好，如有損壞或丟失，應(yīng)及時向行政部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.使用部門清理完畢后，通知行政部門進(jìn)行檢查驗收。驗收合格后，會議室方可重新投入使用。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.員工有權(quán)按照規(guī)定流程預(yù)訂會議室，以滿足工作會議和業(yè)務(wù)交流的需要。2.在使用會議室過程中，有權(quán)要求行政部門提供必要的設(shè)備支持和技術(shù)指導(dǎo)，確保會議順利進(jìn)行。3.對會議室的管理和使用情況有提出建議和意見的權(quán)利，行政部門應(yīng)認(rèn)真聽取并進(jìn)行合理改進(jìn)。（二）員工義務(wù)1.嚴(yán)格遵守會議室使用管理制度和預(yù)訂流程，不得隨意違規(guī)操作。2.愛護(hù)會議室的設(shè)備和設(shè)施，不得故意損壞或惡意占用。3.保持會議室的整潔和衛(wèi)生，維護(hù)良好的會議環(huán)境。（三）行政部門權(quán)利1.有權(quán)對會議室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.對于違反會議室使用規(guī)定的行為，有權(quán)進(jìn)行制止和糾正，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（四）行政部門義務(wù)1.及時處理員工的會議室預(yù)訂申請，提供準(zhǔn)確的預(yù)訂信息反饋。2.定期對會議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.積極響應(yīng)員工在會議室使用過程中的需求，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)支持。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門定期對會議室的使用情況進(jìn)行巡查，檢查會議室的衛(wèi)生狀況、設(shè)備使用情況等是否符合規(guī)定。2.設(shè)立意見反饋郵箱和電話，接受員工對會議室使用管理的監(jiān)督和投訴。行政部門應(yīng)及時處理反饋信息，并將處理結(jié)果向員工公開。（二）考核機(jī)制1.將會議室使用情況納入部門和員工的績效考核體系。對于嚴(yán)格遵守會議室使用規(guī)定，積極配合管理工作的部門和員工，在績效考核中給予適當(dāng)加分。2.對于違反會議室使用規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重進(jìn)行扣分處理。例如，未提前預(yù)訂擅自使用會議室、未按時歸還會議室、損壞會議室設(shè)備等行為，每次扣除[X]分。多次違規(guī)的，加重處罰力度。3.行政部門若未能有效履行管理職責(zé)，如設(shè)備維護(hù)不及時、預(yù)訂安排混亂等，同樣納入績效考核范圍，根據(jù)實際情況進(jìn)行扣分處理。七、附則（一）本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。（二）本規(guī)章應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展和實際使用情況進(jìn)行定期評估和修訂，確保制度的科學(xué)性和有效性。行政部門應(yīng)定期收集員工的意見和建議，對規(guī)章進(jìn)行優(yōu)化完善。（三）本規(guī)章的實施旨在提