醫(yī)療公司檔案借閱管理細(xì)則

一、總則1.目的為加強(qiáng)本醫(yī)療公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱流程，確保檔案的安全與合理利用，同時充分體現(xiàn)公司“以人為本、專業(yè)至上、創(chuàng)新服務(wù)、和諧發(fā)展”的企業(yè)文化，實(shí)現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的雙提升，特制定本細(xì)則。2.依據(jù)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及醫(yī)療行業(yè)檔案管理的規(guī)范要求，結(jié)合本公司實(shí)際運(yùn)營情況制定。3.原則遵循嚴(yán)格審批、安全保密、及時歸還、合理利用的原則，保障檔案信息的真實(shí)性、完整性和保密性，在滿足公司業(yè)務(wù)需求的同時，維護(hù)公司的合法權(quán)益。二、適用范圍本細(xì)則適用于醫(yī)療公司全體員工以及因業(yè)務(wù)往來需要借閱公司檔案的客戶。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理部門-負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲和維護(hù)。-制定和完善檔案借閱管理制度及流程，確保制度的有效執(zhí)行。-審核檔案借閱申請，辦理借閱手續(xù)，跟蹤檔案借閱情況，確保檔案按時歸還。-對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失等情況，及時報告并處理。2.各部門-負(fù)責(zé)本部門檔案的初步整理和移交，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。-根據(jù)工作需要，提出檔案借閱申請，并按照規(guī)定的流程辦理借閱手續(xù)。-負(fù)責(zé)本部門借閱檔案的使用和保管，在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。3.審批領(lǐng)導(dǎo)-根據(jù)檔案的重要性和敏感性，對借閱申請進(jìn)行審批，確保借閱行為符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案分類與編號-檔案管理部門對公司檔案進(jìn)行分類，如行政檔案、醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。-為每一類檔案編制唯一的編號，建立檔案索引目錄，方便查詢和管理。2.借閱申請-員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。-申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，涉及重要或機(jī)密檔案的，還需公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。-客戶借閱檔案，需提供有效的身份證明和業(yè)務(wù)合作證明，填寫《客戶檔案借閱申請表》，經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核、主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱審批-檔案管理部門收到借閱申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)申請的合理性和合規(guī)性。-對于符合要求的申請，根據(jù)檔案的權(quán)限級別，提交相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。-審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)給予審批意見，同意借閱的，申請表返回檔案管理部門；不同意的，應(yīng)注明原因并反饋給申請人。4.借閱登記-檔案管理部門在獲得審批通過的申請表后，為借閱人辦理借閱登記手續(xù)，在《檔案借閱登記冊》上記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。-將檔案交付借閱人時，雙方應(yīng)核對檔案的數(shù)量和完整性，并在登記冊上簽字確認(rèn)。5.檔案借閱-借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、摘抄、涂改、損壞檔案內(nèi)容。-借閱人需在規(guī)定的借閱時間內(nèi)使用檔案，如需延長借閱時間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)審批后方可延期。-對于機(jī)密檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，在指定的場所查閱，不得將檔案帶出規(guī)定場所。6.檔案歸還-借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將檔案歸還檔案管理部門。-檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，核對檔案的數(shù)量、完整性和是否有損壞等情況。-確認(rèn)無誤后，在《檔案借閱登記冊》上記錄歸還時間，并由借閱人簽字確認(rèn)。7.檔案催還-檔案管理部門在檔案借閱到期前，應(yīng)通過郵件、短信等方式提醒借閱人按時歸還檔案。-對于逾期未還的借閱人，檔案管理部門應(yīng)再次催還，并記錄逾期情況。如多次催還仍未歸還，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)根據(jù)工作需要申請借閱公司檔案，以支持工作的順利開展。-在遵守公司檔案管理制度的前提下，有權(quán)合理使用借閱的檔案。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守檔案借閱管理制度，按照規(guī)定的流程申請、借閱和歸還檔案。-妥善保管借閱的檔案，確保檔案的安全和完整，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。-及時歸還借閱的檔案，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.客戶權(quán)利-在符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)合作的前提下，有權(quán)申請借閱相關(guān)檔案。-有權(quán)在規(guī)定的借閱范圍內(nèi)合理使用檔案。4.客戶義務(wù)-提供真實(shí)有效的身份證明和業(yè)務(wù)合作證明，按照公司要求填寫借閱申請表。-遵守公司檔案借閱管理制度，不得將借閱的檔案用于非法或與業(yè)務(wù)無關(guān)的目的。-按時歸還借閱的檔案，如有損壞或丟失，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-檔案管理部門定期對檔案借閱情況進(jìn)行檢查，核實(shí)檔案的借閱記錄、歸還情況等，確保制度的有效執(zhí)行。-公司審計部門不定期對檔案借閱管理工作進(jìn)行審計，檢查是否存在違規(guī)借閱、檔案丟失等問題，并提出改進(jìn)建議。2.績效考核-將員工遵守檔案借閱管理制度的情況納入績效考核體系。對于嚴(yán)格遵守制度、積極配合檔案管理工作的員工，給予適當(dāng)?shù)莫剟?；對于違反制度的員工，根據(jù)情節(jié)輕重，扣除相應(yīng)的績效分?jǐn)?shù)。-對于因違規(guī)借閱檔案給公司造成損失的員工，除進(jìn)行績效處罰外，還將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任。3.外部監(jiān)督-接受客戶和合作伙伴對公司檔案借閱管理工作的監(jiān)督，對于客戶提出的合理意見和建議，及時進(jìn)行整改。-配合政府監(jiān)管部門的檢查和指導(dǎo)，確保公司檔案借閱管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。七、附則1.本細(xì)則自發(fā)布之日起