企業(yè)軟硬件采購(gòu)合規(guī)管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范企業(yè)軟硬件采購(gòu)行為，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)信息安全，提高資金使用效益，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理要求，制定本制度。第二條依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)合同法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《計(jì)算機(jī)軟件保護(hù)條例》等法律法規(guī)及企業(yè)《采購(gòu)管理辦法》《信息安全管理規(guī)定》制定。第三條適用范圍本制度適用于企業(yè)及下屬全資、控股子公司（以下簡(jiǎn)稱“企業(yè)”）的軟硬件采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于：（一）硬件采購(gòu)：服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、辦公設(shè)備等；（二）軟件采購(gòu)：系統(tǒng)軟件（操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)）、應(yīng)用軟件（業(yè)務(wù)系統(tǒng)、管理軟件）、服務(wù)軟件（云服務(wù)、SaaS產(chǎn)品）等；（三）軟硬件配套服務(wù)采購(gòu)：安裝調(diào)試、運(yùn)維服務(wù)、升級(jí)服務(wù)等。第四條基本原則（一）合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、透明；（二）公正性原則：采購(gòu)過程公開、公平、公正，杜絕歧視性條款及不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)；（三）效益性原則：在保證質(zhì)量、服務(wù)及安全的前提下，優(yōu)化采購(gòu)成本，提高資金使用效率；（四）安全性原則：采購(gòu)的軟硬件必須符合企業(yè)信息安全標(biāo)準(zhǔn)，防范信息泄露、系統(tǒng)漏洞等風(fēng)險(xiǎn)；（五）權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各部門職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任追究，確保采購(gòu)流程可追溯。第二章職責(zé)分工第五條需求部門（一）提出采購(gòu)需求：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，編制《軟硬件采購(gòu)需求說明書》，明確需求內(nèi)容（如硬件配置、軟件功能、性能指標(biāo)）、時(shí)間要求及預(yù)算估算；（二）參與評(píng)審：配合信息技術(shù)部門進(jìn)行需求可行性論證，參與供應(yīng)商評(píng)審及驗(yàn)收工作；（三）使用管理：負(fù)責(zé)本部門采購(gòu)資產(chǎn)的日常使用、維護(hù)及反饋，及時(shí)報(bào)告資產(chǎn)異常情況。第六條信息技術(shù)部門（一）技術(shù)評(píng)審：對(duì)需求部門提出的采購(gòu)需求進(jìn)行技術(shù)可行性分析，審核硬件配置、軟件兼容性、信息安全等要求；（二）供應(yīng)商技術(shù)評(píng)估：參與供應(yīng)商篩選，評(píng)估其技術(shù)能力（如研發(fā)實(shí)力、服務(wù)響應(yīng)速度）；（三）驗(yàn)收測(cè)試：負(fù)責(zé)軟硬件的性能測(cè)試、安全性測(cè)試（如漏洞掃描、兼容性驗(yàn)證），出具技術(shù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。第七條采購(gòu)部門（一）流程執(zhí)行：負(fù)責(zé)采購(gòu)活動(dòng)的組織實(shí)施，包括編制采購(gòu)文件、發(fā)布采購(gòu)信息、組織評(píng)審、簽訂合同等；（二）供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商名錄，負(fù)責(zé)供應(yīng)商準(zhǔn)入、考核及退出管理；（三）進(jìn)度跟蹤：協(xié)調(diào)供應(yīng)商交貨、安裝調(diào)試，跟蹤合同履行情況。第八條財(cái)務(wù)部門（一）預(yù)算審核：審核采購(gòu)需求的預(yù)算合理性，確保不超預(yù)算；（二）資金管理：根據(jù)合同約定辦理付款，核對(duì)發(fā)票及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的一致性；（三）資產(chǎn)核算：負(fù)責(zé)軟硬件資產(chǎn)的入賬、折舊計(jì)提及臺(tái)賬管理。第九條法務(wù)部門（一）合同審核：審查采購(gòu)合同的合法性、完整性（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款、違約責(zé)任、保密條款）；（二）風(fēng)險(xiǎn)防范：識(shí)別采購(gòu)過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)，提供法律意見；（三）糾紛處理：參與采購(gòu)合同糾紛的協(xié)商、仲裁或訴訟。第十條審計(jì)部門（一）監(jiān)督檢查：定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查流程合規(guī)性、合同履行情況及資產(chǎn)賬實(shí)相符性；（二）問題整改：針對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，督促相關(guān)部門整改，提出改進(jìn)建議；（三）責(zé)任追究：配合紀(jì)檢部門查處采購(gòu)過程中的違紀(jì)行為。第三章采購(gòu)流程合規(guī)管理第十一條需求提出與審批（一）需求部門編制《軟硬件采購(gòu)需求說明書》，內(nèi)容包括：1.采購(gòu)背景及目的；2.軟硬件具體要求（如硬件型號(hào)、軟件功能、性能指標(biāo)）；3.預(yù)算金額及資金來源；4.交付時(shí)間及地點(diǎn)；5.其他特殊要求（如信息安全、售后服務(wù)）。（二）需求部門負(fù)責(zé)人審核后，提交信息技術(shù)部門進(jìn)行技術(shù)評(píng)審，出具《技術(shù)評(píng)審報(bào)告》；（三）技術(shù)評(píng)審?fù)ㄟ^后，提交財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算，再報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第十二條預(yù)算審核（一）財(cái)務(wù)部門根據(jù)企業(yè)年度預(yù)算及需求合理性，審核采購(gòu)預(yù)算；（二）超預(yù)算采購(gòu)需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批，說明超預(yù)算原因及資金解決方案。第十三條采購(gòu)方式選擇企業(yè)根據(jù)采購(gòu)金額、項(xiàng)目性質(zhì)選擇以下采購(gòu)方式，采購(gòu)金額標(biāo)準(zhǔn)由企業(yè)另行制定：（一）公開招標(biāo)：?jiǎn)雾?xiàng)或批量采購(gòu)金額達(dá)到公開招標(biāo)限額的；（二）邀請(qǐng)招標(biāo)：具有特殊性，只能從有限范圍供應(yīng)商處采購(gòu)的；（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判：招標(biāo)失敗、技術(shù)復(fù)雜或緊急需求的；（四）單一來源采購(gòu)：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的（如原有系統(tǒng)升級(jí)配套）；（五）詢價(jià)：規(guī)格統(tǒng)一、現(xiàn)貨充足且價(jià)格穩(wěn)定的小額采購(gòu)。第十四條采購(gòu)文件編制（一）采購(gòu)部門根據(jù)需求及技術(shù)要求，編制采購(gòu)文件（如招標(biāo)文件、談判文件）；（二）采購(gòu)文件應(yīng)包括：1.采購(gòu)項(xiàng)目概況；2.供應(yīng)商資格要求（如資質(zhì)、信用、技術(shù)能力）；3.采購(gòu)內(nèi)容及要求（如硬件配置、軟件功能、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；4.評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)（如價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)的權(quán)重）；5.合同條款（如付款方式、違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)）；6.提交響應(yīng)文件的時(shí)間、地點(diǎn)。（三）采購(gòu)文件需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保無歧視性條款及法律風(fēng)險(xiǎn)。第十五條供應(yīng)商征集與評(píng)審（一）公開招標(biāo)：通過企業(yè)官網(wǎng)、行業(yè)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，征集供應(yīng)商；（二）邀請(qǐng)招標(biāo)：從供應(yīng)商名錄中選擇不少于3家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)；（三）評(píng)審小組：由采購(gòu)部門、信息技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門組成，人數(shù)不少于5人（單數(shù)）；（四）評(píng)審流程：1.資格審查：審核供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用記錄（如失信被執(zhí)行人查詢）；2.技術(shù)評(píng)審：評(píng)估供應(yīng)商的技術(shù)方案（如硬件性能、軟件功能）；3.商務(wù)評(píng)審：評(píng)估供應(yīng)商的價(jià)格、付款條件、售后服務(wù)；4.綜合評(píng)分：根據(jù)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算得分，確定中標(biāo)候選人。（五）評(píng)審結(jié)果需經(jīng)審計(jì)部門備案，確保公平公正。第十六條中標(biāo)與公示（一）采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)審結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商，發(fā)出《中標(biāo)通知書》；（二）中標(biāo)結(jié)果在企業(yè)官網(wǎng)公示，公示期不少于3個(gè)工作日；（三）公示無異議后，采購(gòu)部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。第四章供應(yīng)商合規(guī)管理第十七條供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)（一）基本資質(zhì)：具有獨(dú)立法人資格，提供有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證；（二）信用要求：近3年無重大違法記錄（如未被列入失信被執(zhí)行人名單），提供書面聲明；（三）技術(shù)能力：硬件供應(yīng)商需具備相關(guān)認(rèn)證（如ISO9001、CC認(rèn)證），軟件供應(yīng)商需具備軟件著作權(quán)登記證書；（四）財(cái)務(wù)狀況：近3年財(cái)務(wù)狀況良好，提供年度財(cái)務(wù)報(bào)表（成立不滿3年的提供自成立以來的報(bào)表）；（五）服務(wù)能力：具備完善的售后服務(wù)體系，提供服務(wù)承諾（如響應(yīng)時(shí)間、保修期限）。第十八條供應(yīng)商評(píng)估流程（一）初步篩選：采購(gòu)部門根據(jù)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，篩選符合條件的供應(yīng)商；（二）實(shí)地考察：對(duì)重要供應(yīng)商（如大額采購(gòu)、核心系統(tǒng)供應(yīng)商）進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)能力、研發(fā)實(shí)力；（三）樣品測(cè)試：對(duì)硬件或軟件進(jìn)行樣品測(cè)試，驗(yàn)證其性能及兼容性；（四）準(zhǔn)入審批：經(jīng)采購(gòu)部門、信息技術(shù)部門、法務(wù)部門審核后，納入供應(yīng)商名錄。第十九條供應(yīng)商考核與分級(jí)（一）定期考核：采購(gòu)部門每年度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括：1.產(chǎn)品質(zhì)量（如合格率、故障率）；2.交付能力（如準(zhǔn)時(shí)交貨率、響應(yīng)時(shí)間）；3.服務(wù)水平（如售后服務(wù)滿意度、問題解決率）；4.信用狀況（如合同履約率、投訴率）。（二）分級(jí)管理：根據(jù)考核結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等級(jí)；1.優(yōu)秀供應(yīng)商：優(yōu)先獲得采購(gòu)機(jī)會(huì)，給予付款優(yōu)惠；2.合格供應(yīng)商：正常合作；3.不合格供應(yīng)商：暫停合作，要求整改，整改未通過的退出供應(yīng)商名錄。第二十條供應(yīng)商退出機(jī)制（一）主動(dòng)退出：供應(yīng)商因自身原因提出退出的，需提前30天通知企業(yè)，辦理交接手續(xù)；（二）強(qiáng)制退出：供應(yīng)商存在以下情形之一的，強(qiáng)制退出：1.提供虛假資料或隱瞞重要信息；2.交付不合格產(chǎn)品，經(jīng)整改仍未通過；3.違反合同約定（如逾期交貨、知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)）；4.發(fā)生重大違法違規(guī)行為（如偷稅漏稅、商業(yè)賄賂）。第五章合同合規(guī)管理第二十一條合同編制（一）采購(gòu)合同應(yīng)采用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同文本，根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目調(diào)整條款；（二）合同內(nèi)容應(yīng)包括：1.當(dāng)事人信息（名稱、住所、聯(lián)系方式）；2.標(biāo)的描述（硬件名稱、型號(hào)、數(shù)量；軟件名稱、版本、功能）；3.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（硬件的國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；軟件的性能指標(biāo)、兼容性要求）；4.價(jià)款及支付方式（單價(jià)、總價(jià)、付款時(shí)間、發(fā)票類型）；5.履行期限（交貨時(shí)間、安裝調(diào)試期限）；6.知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款（軟件版權(quán)歸屬、授權(quán)范圍、授權(quán)期限、二次開發(fā)約定）；7.售后服務(wù)（保修期限、響應(yīng)時(shí)間、維修方式）；8.違約責(zé)任（逾期交貨、質(zhì)量不合格、知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)的責(zé)任）；9.保密條款（雙方對(duì)采購(gòu)過程中知悉的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的保密義務(wù)）；10.爭(zhēng)議解決方式（仲裁或訴訟）。第二十二條合同審核與簽訂（一）采購(gòu)部門編制合同后，提交法務(wù)部門審核，重點(diǎn)審查：1.條款的合法性（如是否違反法律法規(guī)、是否存在無效條款）；2.條款的完整性（如是否遺漏重要內(nèi)容、是否明確雙方權(quán)利義務(wù)）；3.風(fēng)險(xiǎn)防范（如違約責(zé)任是否合理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)是否清晰）。（二）審核通過后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、供應(yīng)商法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章；（三）合同簽訂后，提交財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門備案。第二十三條合同履行與跟蹤（一）采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，督促供應(yīng)商按時(shí)交貨、安裝調(diào)試；（二）供應(yīng)商交貨后，采購(gòu)部門及時(shí)通知需求部門、信息技術(shù)部門進(jìn)行驗(yàn)收；（三）財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及合同約定，辦理付款手續(xù)，確保付款與履約進(jìn)度一致。第二十四條合同變更與終止（一）合同變更：因業(yè)務(wù)需要或供應(yīng)商原因需變更合同的，需經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》，并報(bào)法務(wù)部門審核；（二）合同終止：符合以下情形之一的，可終止合同：1.合同履行完畢；2.雙方協(xié)商一致終止；3.供應(yīng)商違反合同約定，經(jīng)催告仍未履行；4.因不可抗力導(dǎo)致合同無法履行。第六章驗(yàn)收與交付合規(guī)管理第二十五條驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（一）硬件驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：1.外觀：無損壞、變形，包裝完好；2.配置：符合采購(gòu)合同約定的型號(hào)、規(guī)格（如CPU、內(nèi)存、硬盤容量）；3.性能：運(yùn)行穩(wěn)定，無異常噪音，滿足業(yè)務(wù)需求；4.資料：提供合格證、說明書、保修卡、發(fā)票等資料。（二）軟件驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：1.功能：符合采購(gòu)合同約定的功能要求（如業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)處理能力）；2.兼容性：與企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)（如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)）兼容；3.安全性：通過信息安全測(cè)試（如漏洞掃描、加密驗(yàn)證），符合企業(yè)《信息安全管理規(guī)定》；4.文檔：提供軟件說明書、操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)等資料。第二十六條驗(yàn)收流程（一）到貨通知：供應(yīng)商交貨后，采購(gòu)部門向需求部門、信息技術(shù)部門發(fā)出《驗(yàn)收通知》；（二）資料核對(duì)：核對(duì)供應(yīng)商提供的貨物清單、發(fā)票、合格證等資料是否齊全；（三）現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收：1.硬件：檢查外觀、配置，進(jìn)行性能測(cè)試（如運(yùn)行速度、穩(wěn)定性）；2.軟件：進(jìn)行功能測(cè)試（如模擬業(yè)務(wù)場(chǎng)景）、兼容性測(cè)試（如與現(xiàn)有系統(tǒng)集成）、安全性測(cè)試（如漏洞掃描）。（四）出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收合格的，由需求部門、信息技術(shù)部門、采購(gòu)部門共同簽署《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；驗(yàn)收不合格的，由采購(gòu)部門通知供應(yīng)商整改，整改后重新驗(yàn)收，仍不合格的，按照合同約定追究違約責(zé)任（如退貨、賠償）。第二十七條交付與交接（一）驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商與采購(gòu)部門辦理交付手續(xù)，簽署《交付確認(rèn)單》；（二）采購(gòu)部門將軟硬件資產(chǎn)移交需求部門，辦理《資產(chǎn)交接單》，明確資產(chǎn)責(zé)任人；（三）需求部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常使用，及時(shí)向采購(gòu)部門反饋使用中的問題。第七章資產(chǎn)與檔案合規(guī)管理第二十八條資產(chǎn)臺(tái)賬管理（一）財(cái)務(wù)部門根據(jù)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《交付確認(rèn)單》，及時(shí)將軟硬件資產(chǎn)錄入企業(yè)《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》，內(nèi)容包括：1.資產(chǎn)名稱、型號(hào)、數(shù)量；2.購(gòu)置日期、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)金額；3.使用部門、責(zé)任人、保修期限；4.資產(chǎn)狀態(tài)（在用、閑置、報(bào)廢）。（二）使用部門定期更新資產(chǎn)狀態(tài)，確保臺(tái)賬信息準(zhǔn)確；（三）財(cái)務(wù)部門每季度核對(duì)資產(chǎn)臺(tái)賬與實(shí)物，確保賬實(shí)相符。第二十九條資產(chǎn)盤點(diǎn)與報(bào)廢（一）企業(yè)每年組織一次全面資產(chǎn)盤點(diǎn)，由財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門、使用部門共同參與；（二）盤點(diǎn)結(jié)果需形成《資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告》，說明盤盈、盤虧情況及原因；（三）資產(chǎn)報(bào)廢：1.硬件報(bào)廢：因損壞、老化無法使用的，由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)信息技術(shù)部門鑒定后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審批；2.軟件報(bào)廢：因版本升級(jí)、業(yè)務(wù)調(diào)整不再使用的，由需求部門提出申請(qǐng)，經(jīng)信息技術(shù)部門審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審批；3.報(bào)廢資產(chǎn)按照企業(yè)《資產(chǎn)處置管理辦法》處理，確保資產(chǎn)安全回收。第三十條采購(gòu)檔案管理（一）采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集采購(gòu)過程中的所有文件，包括：1.《軟硬件采購(gòu)需求說明書》《技術(shù)評(píng)審報(bào)告》；2.采購(gòu)文件（招標(biāo)文件、談判文件）、供應(yīng)商響應(yīng)文件；3.評(píng)審記錄、中標(biāo)通知書；4.采購(gòu)合同、《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《交付確認(rèn)單》；5.發(fā)票、付款憑證、資產(chǎn)臺(tái)賬。（二）采購(gòu)檔案需分類整理，裝訂成冊(cè)，保存期限不少于10年（法律另有規(guī)定的除外）；（三）檔案查閱需經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)禁泄露檔案中的商業(yè)秘密。第八章監(jiān)督與責(zé)任追究第三十一條監(jiān)督機(jī)制（一）內(nèi)部審計(jì)：審計(jì)部門每半年對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行一