企業(yè)行政管理文件存檔規(guī)范模板一、適用范圍與核心目標本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團型企業(yè)分支機構(gòu)等）的行政管理文件存檔管理，涵蓋企業(yè)在運營過程中形成的各類行政管理類文件，包括但不限于管理制度類、合同協(xié)議類、會議紀要類、證照資質(zhì)類、報告報表類、往來函件類等。核心目標是通過標準化、流程化的文件存檔管理，實現(xiàn)行政管理文件的完整保存、規(guī)范流轉(zhuǎn)、高效查詢及安全保密，避免文件丟失、損壞或信息泄露，為企業(yè)決策、審計檢查、歷史追溯及合規(guī)運營提供可靠依據(jù)。二、標準化操作流程2.1文件收集與初步篩選操作說明：收集范圍：各部門在行政管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件（原件或復印件）及電子文件（含掃描件、電子文檔、郵件等）。重點收集：企業(yè)內(nèi)部發(fā)布的規(guī)章制度、紅頭文件；對外簽訂的合同協(xié)議；各類會議（董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等）形成的正式紀要；企業(yè)證照（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等）及年檢材料；向上級主管部門提交的工作報告、請示批復；員工管理相關(guān)的勞動合同、獎懲文件等。責任分工：各部門指定專人（部門內(nèi)勤或業(yè)務(wù)骨干）作為文件收集聯(lián)絡(luò)人，負責本部門文件的初步整理與提交；行政部檔案管理員統(tǒng)籌接收全公司行政管理文件。收集時間：常規(guī)文件于每月最后一個工作日匯總提交；重大活動文件（如會議、審計、項目驗收等）結(jié)束后3個工作日內(nèi)提交；年度歸檔文件于次年1月10日前完成上年度文件收集。工具表格：《行政管理文件收集清單表》序號文件名稱形成部門文件類型形成日期收集時間責任人*備注（如原件/復印件）12024年考勤管理制度修訂版人力資源部管理制度類2024-03-152024-03-28張*原件2辦公場地租賃合同（2024-2026）行政部合同協(xié)議類2024-02-202024-02-22李*復印件（加蓋公章）2.2文件分類與編碼規(guī)則制定操作說明：分類原則：采用“職能-性質(zhì)”雙重分類法，保證分類邏輯清晰、無交叉重疊。一級分類（按職能）：綜合管理、人力資源、財務(wù)行政、法務(wù)合規(guī)、后勤保障等；二級分類（按性質(zhì)）：制度文件、合同協(xié)議、會議紀要、證照資質(zhì)、報告報表、往來函件等。編碼規(guī)則：采用“分類碼-年份-流水號”結(jié)構(gòu)，編碼唯一且便于檢索。分類碼：用2位大寫字母表示（如“綜合管理”=“ZG”，“人力資源”=“RL”）；年份：用4位數(shù)字表示（如2024年=“2024”）；流水號：用3位數(shù)字表示，按文件形成時間順序從001起編。示例：ZG-2024-001（綜合管理類2024年第1號文件）、RL-2024-056（人力資源類2024年第56號文件）。工具表格：《行政管理文件分類表》《歸檔文件編碼規(guī)則表》表1：行政管理文件分類表一級分類（職能）二級分類（性質(zhì)）分類說明綜合管理（ZG）制度文件公司層面發(fā)布的規(guī)章制度、管理辦法等會議紀要董事會、總經(jīng)理辦公會等重要會議紀要人力資源（RL）合同協(xié)議勞動合同、培訓協(xié)議、保密協(xié)議等員工管理入職離職材料、獎懲文件、人事任免等財務(wù)行政（CW）證照資質(zhì)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、行業(yè)資質(zhì)等報告報表財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)申報表等表2：歸檔文件編碼規(guī)則表編碼位置內(nèi)容說明示例第1-2位一級分類碼ZG（綜合管理）第3-6位年份（4位數(shù)字）2024第7-9位流水號（3位數(shù)字，補零）001完整編碼分類碼+年份+流水號ZG-2024-0012.3文件整理與歸檔登記操作說明：整理要求：紙質(zhì)文件：去除訂書針、回形針等金屬夾，采用左側(cè)裝訂（厚度超過5cm的采用活頁夾裝訂），每頁標注頁碼（正頁用阿拉伯數(shù)字，反頁用“-”標注）；文件內(nèi)含附件的，需在首頁注明“附件：X”，并單獨整理附件材料。電子文件：采用PDF格式保存（避免格式兼容問題），文件名與編碼一致（如“ZG-2024-001考勤管理制度修訂版.pdf”），重要文件需加密存儲（加密權(quán)限由行政部負責人*授權(quán)）。歸檔登記：檔案管理員*收到文件后，1個工作日內(nèi)核對文件完整性（內(nèi)容清晰、手續(xù)齊全、無缺頁），核對無誤后按編碼順序填寫《文件歸檔登記表》，并在文件右上角標注歸檔編號（貼歸檔標簽）。工具表格：《文件歸檔登記表》歸檔日期檔案編號文件名稱形成部門頁數(shù)存放位置（柜號-層號）歸檔人*檢查人*2024-03-29ZG-2024-0012024年考勤管理制度修訂版人力資源部12A-02-03王*劉*2024-03-29ZG-2024-002第一季度總經(jīng)理辦公會紀要總經(jīng)理辦公室8A-02-04王*劉*2.4檔案存儲與保管維護操作說明：存儲方式：紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜存放，柜體標注“行政管理檔案-一級分類-二級分類”（如“行政管理檔案-綜合管理-制度文件”）；涉密文件（如未公開合同、人事任免文件）存放于帶鎖密碼柜，鑰匙由行政部負責人和檔案管理員雙人保管。電子檔案：存儲于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器或加密云盤，建立“一級分類-二級分類-年份”三級文件夾結(jié)構(gòu)（如“ZG/制度文件/2024/”），定期（每月末）進行異地備份（備份介質(zhì)為移動硬盤，存放于獨立保險柜）。環(huán)境要求：檔案室（柜）需保持干燥（濕度40%-60%）、通風（溫度14-24℃），配備防火、防盜、防蟲、防潮設(shè)備（滅火器、防盜窗、樟腦丸、除濕機等），每季度檢查一次環(huán)境參數(shù)并記錄。保管期限：根據(jù)文件價值劃分保管期限，具體永久保存：公司章程、營業(yè)執(zhí)照、年度審計報告、董事會決議；長期保存（10年以上）：重要合同、管理制度、會議紀要；短期保存（3-10年）：日常通知、往來函件、臨時報表。工具表格：《檔案存儲環(huán)境檢查記錄表》檢查日期檢查人*溫度（℃）濕度（%）防火設(shè)備狀態(tài)防潮設(shè)備狀態(tài)蟲害情況處理措施2024-03-31趙*2255正常運行中無無2024-06-30趙*2665正常更換濾網(wǎng)輕微霉斑啟用除濕機除濕2.5檔案借閱與利用管理操作說明：借閱權(quán)限：普通文件：員工因工作需要借閱時，需經(jīng)本部門負責人*審批；涉密文件：需經(jīng)行政部負責人及分管副總審批；外部單位借閱：需持單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)行政部負責人及總經(jīng)理審批。借閱流程：借閱人填寫《文件借閱申請審批表》，注明借閱文件名稱、用途、借閱期限（最長不超過15個工作日）；審批人通過后，檔案管理員*核對文件狀態(tài)，紙質(zhì)檔案填寫《紙質(zhì)檔案借閱登記表》（借閱人簽字、歸還日期），電子檔案通過OA系統(tǒng)開通臨時訪問權(quán)限（記錄借閱時間、IP地址）；借閱人歸還文件時，檔案管理員*檢查文件完整性（無涂改、無缺頁、無損壞），確認無誤后注銷借閱記錄。利用要求：借閱人不得擅自復制、摘抄、外傳檔案內(nèi)容，確需復制的，需經(jīng)審批人同意并由檔案管理員*監(jiān)督完成，復制件需標注“復印件”及歸檔編號。工具表格：《文件借閱申請審批表》《紙質(zhì)檔案借閱登記表》《電子檔案借閱記錄表》表3：文件借閱申請審批表借閱人*所在部門借閱日期歸還日期陳*市場部2024-04-102024-04-24借閱文件名稱及編號借閱用途審批意見（部門負責人*）審批意見（行政部負責人*）ZG-2024-002第一季度總經(jīng)理辦公會紀要制定部門工作計劃同意同意備注：僅限查閱，不得帶出檔案室2.6過期檔案鑒定與銷毀操作說明：鑒定周期：每年12月，由行政部牽頭，組織財務(wù)部、法務(wù)部、檔案管理員*組成檔案鑒定小組，對到期檔案進行價值鑒定。鑒定標準：仍有保存價值的：重新劃定保管期限（如短期保存調(diào)整為長期保存）；無保存價值的：列入《銷毀檔案清單》，經(jīng)審批后銷毀。銷毀流程：檔案管理員*編制《銷毀檔案清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、數(shù)量、銷毀理由；報行政部負責人、分管副總、總經(jīng)理*審批；審批通過后，由鑒定小組2人以上（含檔案管理員*）共同監(jiān)銷，紙質(zhì)檔案采用粉碎機銷毀，電子檔案進行徹底刪除（低級格式化），并填寫《檔案銷毀記錄表》監(jiān)銷人簽字確認；銷毀記錄永久保存，以備追溯。工具表格：《銷毀檔案清單》《檔案銷毀記錄表》表4：銷毀檔案清單序號檔案編號文件名稱保管期限銷毀數(shù)量銷毀理由審批人*1ZL-2023-0452023年辦公耗材采購報價單短期（3年）5份超過保管期限，無參考價值劉*2ZL-2023-0762023年團建活動方案短期（3年）1份超過保管期限，無參考價值劉*三、關(guān)鍵管理工具模板（一）《行政管理文件收集清單表》（詳見2.1節(jié)表格）（二）《文件歸檔登記表》（詳見2.3節(jié)表格）（三）《檔案存儲環(huán)境檢查記錄表》（詳見2.4節(jié)表格）（四）《文件借閱申請審批表》（詳見2.5節(jié)表格）（五）《檔案銷毀記錄表》銷毀日期銷毀地點銷毀方式監(jiān)銷人*檔案管理員*備注2024-12-20公司檔案室紙質(zhì)粉碎、電子刪除趙、錢孫*完成2023年度短期檔案銷毀四、常見問題與注意事項1.電子文件管理規(guī)范命名規(guī)則：電子文件名需與檔案編碼一致，禁止使用“新建文檔1”“最終版”等模糊名稱，版本更新時需標注版本號（如“V1.0”“修訂版”）。備份要求：電子檔案需“雙備份”（本地服務(wù)器+異地移動硬盤），每月末由檔案管理員*執(zhí)行備份操作，并填寫《電子檔案備份記錄表》。權(quán)限控制：電子檔案訪問權(quán)限實行“最小化原則”，僅檔案管理員*擁有全部權(quán)限，其他人員需按工作需要申請臨時權(quán)限，離職時需及時注銷權(quán)限。2.涉密文件管理要點密級劃分：根據(jù)信息敏感度劃分為“內(nèi)部公開”“機密”“絕密”三級，其中“機密”以上文件需標注密級標識（如文件首頁右上角標注“[機密]”）。保管要求：“絕密”文件存放于專用保險柜，密碼由行政部負責人和總經(jīng)理分別保管，開啟時需2人同時在場；借閱“機密”以上文件需填寫《涉密文件借閱審批表》，經(jīng)總經(jīng)理*審批。3.檔案移交管理部門調(diào)整或人員離職時，原部門負責人*或離職人員需將本部門檔案向接收人辦理移交，填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認后報行政部備案?？绮块T借閱檔案超過30天的，需重新辦理借閱手續(xù)，保證檔案流向可追溯。4.培訓與責任追究培訓要求：行政部每年組織1-2次檔案管理培訓，覆蓋各部門文件收集聯(lián)絡(luò)人及新員工，培訓內(nèi)容包括本規(guī)范流程、表格填寫、保密要求等。