采購申請與審批流程工具包一、適用范圍與常見應(yīng)用場景本工具包適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購活動的申請與審批管理，覆蓋日常運(yùn)營、項(xiàng)目實(shí)施、設(shè)備維護(hù)等多場景采購需求。具體包括：常規(guī)采購：辦公耗材、低值易耗品等日常所需物品的采購；資產(chǎn)采購：固定資產(chǎn)（如電腦、生產(chǎn)設(shè)備）、無形資產(chǎn)（如軟件授權(quán)）的購置；項(xiàng)目采購：為特定項(xiàng)目采購的原材料、服務(wù)或設(shè)備；緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）需快速響應(yīng)的采購；專項(xiàng)采購：涉及特定預(yù)算科目、需跨部門協(xié)調(diào)的專項(xiàng)物資采購。二、詳細(xì)操作步驟與流程說明采購申請與審批流程遵循“需求發(fā)起→逐級審核→領(lǐng)導(dǎo)審批→采購執(zhí)行→結(jié)果反饋”的邏輯，具體步驟（一）需求發(fā)起與申請單填寫發(fā)起條件：采購需求部門確認(rèn)采購必要性（如庫存不足、新項(xiàng)目啟動、設(shè)備報(bào)廢替換等）；明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等核心信息，保證需求合理、可執(zhí)行。填寫《采購申請單》：登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)（或線下填寫紙質(zhì)申請單），按要求填寫以下信息（詳見“核心模板表格”部分）：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；物品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)估總價；采購用途（如“行政辦公用”“項(xiàng)目研發(fā)用”）、預(yù)算科目（如“辦公費(fèi)”“固定資產(chǎn)購置費(fèi)”）；附件清單（如技術(shù)參數(shù)表、3家及以上供應(yīng)商報(bào)價單、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等，緊急采購可附1家報(bào)價單并標(biāo)注原因）。提交申請：線上提交后系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；紙質(zhì)申請單需經(jīng)申請人簽字后，提交至部門負(fù)責(zé)人。（二）逐級審核（部門→財(cái)務(wù)→分管領(lǐng)導(dǎo)）部門負(fù)責(zé)人審核（1個工作日內(nèi)完成）：審核重點(diǎn)：采購需求的真實(shí)性（是否為部門實(shí)際所需）、合理性（數(shù)量/規(guī)格是否匹配日常工作）、預(yù)算匹配度（是否在部門年度預(yù)算內(nèi)）；審核通過：簽署意見并流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；審核不通過：注明原因并退回申請人修改。財(cái)務(wù)部門審核（2個工作日內(nèi)完成）：審核重點(diǎn)：預(yù)算科目準(zhǔn)確性（是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度）、總價合規(guī)性（是否超預(yù)算，超預(yù)算需附預(yù)算調(diào)整申請）、成本合理性（預(yù)估單價與市場價格對比，是否存在虛高）；審核通過：簽署意見并流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)；審核不通過：退回部門或申請人補(bǔ)充材料/調(diào)整預(yù)算。分管領(lǐng)導(dǎo)審批（3個工作日內(nèi)完成，緊急采購縮短至4小時內(nèi)）：審核重點(diǎn)：采購事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配度（是否符合企業(yè)年度目標(biāo)/部門工作計(jì)劃）、大額采購的必要性（如單筆超5萬元需說明理由）；審批通過：簽署意見并流轉(zhuǎn)至最終審批人（總經(jīng)理/采購總監(jiān)）；審批不通過：注明原因并退回。（三）最終審批與采購指令下達(dá)總經(jīng)理/采購總監(jiān)審批（1個工作日內(nèi)完成，緊急采購2小時內(nèi)完成）：審核重點(diǎn)：重大采購（如單筆超10萬元）的投資回報(bào)分析、跨部門協(xié)調(diào)事項(xiàng)的合理性；審批通過：《采購審批確認(rèn)單》，系統(tǒng)自動推送至采購部門；審批不通過：退回并說明調(diào)整方向。采購部門接收指令：根據(jù)審批通過的《采購申請單》《采購審批確認(rèn)單》，確認(rèn)采購方式（公開招標(biāo)、詢價、單一來源采購等），啟動采購流程。（四）采購執(zhí)行與結(jié)果反饋采購實(shí)施：采購部門按采購方式執(zhí)行（如詢價需聯(lián)系3家供應(yīng)商比價，招標(biāo)需按企業(yè)招標(biāo)流程進(jìn)行），確定供應(yīng)商后簽訂《采購合同》。到貨驗(yàn)收：采購物品到貨后，需求部門聯(lián)合采購部門、財(cái)務(wù)部門共同驗(yàn)收，填寫《采購驗(yàn)收單》，確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否與申請一致；驗(yàn)收不合格的，需聯(lián)系供應(yīng)商退換貨并記錄原因。結(jié)果反饋：采購部門將《采購合同》《采購驗(yàn)收單》掃描件至系統(tǒng)，同步更新采購進(jìn)度；需求部門確認(rèn)收到物品后，在系統(tǒng)中“確認(rèn)收貨”，完成閉環(huán)。（五）資料歸檔采購部門每月匯總《采購申請單》《采購審批確認(rèn)單》《采購合同》《采購驗(yàn)收單》等資料，按“申請編號”分類歸檔（電子檔保存不少于3年，紙質(zhì)檔整理成冊后移交檔案室）。三、核心模板表格（附填寫示例）（一）采購申請單（模板）申請編號CG-2024-058申請部門行政部申請人*小明聯(lián)系方式138申請日期2024-05-20采購用途辦公日常耗材物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量A4打印紙80g/白色箱10簽字筆中性筆/黑色支50預(yù)算科目辦公費(fèi)附件清單供應(yīng)商報(bào)價單（附件1）、庫存盤點(diǎn)表（附件2）部門負(fù)責(zé)人意見需求合理，同意采購。簽字：*日期：2024-05-20財(cái)務(wù)審核意見預(yù)算充足，單價符合市場價，同意。簽字：*日期：2024-05-21分管領(lǐng)導(dǎo)意見同意采購。簽字：*日期：2024-05-22總經(jīng)理審批意見同意。簽字：*趙六日期：2024-05-23（二）采購審批流程表（模板）流程步驟責(zé)任人操作要求完成時限備注提交采購申請申請人填寫《采購申請單》，附相關(guān)附件-線上/線下提交部門負(fù)責(zé)人審核部門負(fù)責(zé)人審核需求真實(shí)性、合理性、預(yù)算匹配度1個工作日內(nèi)不通過需注明原因退回財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)專員審核預(yù)算科目、總價、成本合理性2個工作日內(nèi)超預(yù)算需附調(diào)整申請分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)審核戰(zhàn)略匹配度、大額采購必要性3個工作日內(nèi)緊急采購4小時內(nèi)完成總經(jīng)理/采購總監(jiān)審批總經(jīng)理/總監(jiān)最終審批重大采購事項(xiàng)1個工作日內(nèi)緊急采購2小時內(nèi)完成采購部門執(zhí)行采購專員按審批結(jié)果確定采購方式，簽訂合同，跟進(jìn)到貨-同步更新采購進(jìn)度需求部門驗(yàn)收需求部門聯(lián)合采購、財(cái)務(wù)部門驗(yàn)收，填寫《采購驗(yàn)收單》到貨后1日內(nèi)不合格需記錄并處理（三）采購進(jìn)度跟蹤表（模板）申請編號物品名稱當(dāng)前狀態(tài)責(zé)任人預(yù)計(jì)完成時間實(shí)際完成時間備注CG-2024-058A4打印紙已完成*小明2024-05-252024-05-24驗(yàn)收合格，已入庫CG-2024-059生產(chǎn)設(shè)備采購中（已簽約）*小紅2024-06-10-供應(yīng)商排產(chǎn)中，預(yù)計(jì)6月8日發(fā)貨CG-2024-060軟件授權(quán)待審批（財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)）*小剛2024-05-28-等待財(cái)務(wù)審核預(yù)算四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險提示（一）預(yù)算控制與超流程處理采購前需確認(rèn)預(yù)算充足，嚴(yán)禁無預(yù)算采購；若遇突發(fā)情況需超預(yù)算，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可發(fā)起采購。（二）審批時限與緊急采購常規(guī)采購各環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，避免流程延誤；緊急采購（如生產(chǎn)停機(jī)急需備件）需在申請單中標(biāo)注“緊急”字樣，審批環(huán)節(jié)可并行處理（如部門負(fù)責(zé)人審核時同步推送至財(cái)務(wù)），縮短審批至4小時內(nèi)完成。（三）材料完整性與規(guī)范性申請時需附齊附件（如報(bào)價單、技術(shù)參數(shù)、項(xiàng)目批復(fù)等），材料不全會導(dǎo)致審核退回；填寫內(nèi)容需真實(shí)準(zhǔn)確，嚴(yán)禁虛報(bào)數(shù)量、夸大用途，一經(jīng)發(fā)覺將按企業(yè)獎懲制度處理。（四）采購方式合規(guī)性采購方式需根據(jù)金額、物品類型選擇：單筆超5萬元建議采用公開招標(biāo)，1萬-5萬元采用詢價，1萬元以下可采用比價或電商平臺采購；嚴(yán)禁化整為零規(guī)避招標(biāo)，保證采購合規(guī)。（五）驗(yàn)收與資料歸檔需求部門需親自參與驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后簽字，避免“只簽不驗(yàn)”；采購?fù)瓿珊?，所有紙質(zhì)/電子資料需及時歸檔，保證可追溯（如遇質(zhì)