合同管理制度與風(fēng)險(xiǎn)控制指引引言合同是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的“法律契約”與“利潤邊界”，其條款設(shè)計(jì)、履行質(zhì)量直接影響企業(yè)的權(quán)益實(shí)現(xiàn)與風(fēng)險(xiǎn)敞口。據(jù)《中國企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告》顯示，60%以上的企業(yè)糾紛源于合同管理漏洞——要么是訂立時(shí)未審查對(duì)方資質(zhì)，要么是履行中未跟蹤節(jié)點(diǎn)，要么是爭(zhēng)議解決條款設(shè)計(jì)不當(dāng)。一套完善的合同管理制度，不僅能規(guī)范業(yè)務(wù)流程，更能將風(fēng)險(xiǎn)防控嵌入合同全生命周期，成為企業(yè)的“風(fēng)險(xiǎn)防火墻”。本文結(jié)合《民法典》及企業(yè)實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，從制度體系構(gòu)建、全流程風(fēng)險(xiǎn)控制、檔案與復(fù)盤、信息化工具四大維度，提供可落地的合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制指引。一、合同管理制度的體系構(gòu)建：搭建“權(quán)責(zé)清晰、流程閉環(huán)”的框架合同管理制度的核心是明確“誰來做”“怎么做”“做錯(cuò)了怎么辦”，需覆蓋“訂立-履行-變更-解除-歸檔”全流程，形成“責(zé)任可追溯、風(fēng)險(xiǎn)可防控”的管理體系。（一）制度框架設(shè)計(jì)：覆蓋全生命周期的“1+N”體系企業(yè)應(yīng)制定《合同管理辦法》作為核心制度（“1”），配套《合同模板庫》《合同審批流程細(xì)則》《合同履行監(jiān)控指引》《合同檔案管理規(guī)定》等專項(xiàng)文件（“N”），形成“總則-分則-配套細(xì)則”的層級(jí)結(jié)構(gòu)?！逗贤芾磙k法》的核心章節(jié)應(yīng)包括：總則：明確制度目的（規(guī)范合同管理、防控法律風(fēng)險(xiǎn)）、適用范圍（企業(yè)所有對(duì)外簽訂的合同，含框架協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議）、基本原則（合法性、平等自愿、公平誠信）；合同訂立：規(guī)定訂立流程（需求發(fā)起→談判→審查→審批→簽署）、主體資格要求、條款審查標(biāo)準(zhǔn)；合同履行：明確履行監(jiān)控、變更與解除、違約應(yīng)對(duì)的流程；合同檔案：規(guī)定檔案歸檔范圍、保存期限、查閱流程；責(zé)任追究：明確各部門及人員的責(zé)任（如業(yè)務(wù)部門未審查對(duì)方資質(zhì)導(dǎo)致?lián)p失，需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任）；附則：規(guī)定制度的修訂、解釋權(quán)及生效日期。（二）職責(zé)分工：構(gòu)建“業(yè)務(wù)-法務(wù)-財(cái)務(wù)-管理層”協(xié)同機(jī)制合同管理絕非法務(wù)部門的“獨(dú)角戲”，需明確各部門的職責(zé)邊界，形成“分工協(xié)作、相互制約”的責(zé)任體系：**部門****核心職責(zé)****業(yè)務(wù)部門**1.發(fā)起合同需求，明確標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量等核心要求；

2.對(duì)接對(duì)方談判，核實(shí)其履約能力；

3.跟蹤合同履行，及時(shí)反饋異常情況；

4.收集履行證據(jù)（如驗(yàn)收單、對(duì)賬單）。**法務(wù)部門**1.審查合同條款的合法性（如是否違反法律法規(guī)、公序良俗）、合理性（如違約責(zé)任是否對(duì)等）；

2.制定/更新合同模板（如銷售合同、采購合同）；

3.參與重大合同談判，提供法律意見；

4.處理合同爭(zhēng)議（如仲裁、訴訟）。**財(cái)務(wù)部門**1.審查價(jià)款條款（如計(jì)價(jià)方式、付款時(shí)間、發(fā)票要求）的可行性；

2.監(jiān)控付款進(jìn)度，確保資金安排符合企業(yè)現(xiàn)金流規(guī)劃；

3.核對(duì)往來賬目，避免賬實(shí)不符。**管理層**1.審批重大合同（如金額超過一定閾值、涉及新業(yè)務(wù)領(lǐng)域的合同）；

2.決策合同爭(zhēng)議的解決方式（如是否起訴）；

3.監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況。（三）流程標(biāo)準(zhǔn)化：從“需求到簽署”的閉環(huán)控制合同訂立流程需標(biāo)準(zhǔn)化、可追溯，避免“先履行后簽合同”“口頭變更”等違規(guī)操作。以下是典型的流程設(shè)計(jì)：1.需求發(fā)起：業(yè)務(wù)部門填寫《合同申請(qǐng)單》，明確合同標(biāo)的、對(duì)方當(dāng)事人、預(yù)計(jì)金額、履行期限等信息，附相關(guān)支持文件（如對(duì)方報(bào)價(jià)單、項(xiàng)目方案）。2.主體審查：法務(wù)部門通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)（查詢對(duì)方是否有經(jīng)營異常、失信被執(zhí)行人信息）、行業(yè)資質(zhì)平臺(tái)（如建筑行業(yè)的“四庫一平臺(tái)”）核查對(duì)方主體資格；業(yè)務(wù)部門核實(shí)對(duì)方的履約能力（如過往合作記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表）。3.條款審查：法務(wù)部門對(duì)照《合同模板》審查條款，重點(diǎn)關(guān)注：標(biāo)的條款：是否明確（如“XX型號(hào)設(shè)備”而非“設(shè)備”）；價(jià)款條款：是否明確計(jì)價(jià)方式（如“固定價(jià)100萬元”而非“暫定價(jià)”）、付款時(shí)間（如“合同簽訂后30日內(nèi)支付30%預(yù)付款”）；違約責(zé)任：是否對(duì)等（如“甲方逾期付款按日萬分之五支付違約金，乙方逾期交貨按日萬分之五支付違約金”）；爭(zhēng)議解決：是否選擇己方所在地法院或仲裁委員會(huì)（如“本合同爭(zhēng)議由甲方所在地有管轄權(quán)的法院管轄”）。4.審批簽署：《合同申請(qǐng)單》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)管理層簽署（重大合同）；簽署時(shí)需核對(duì)對(duì)方授權(quán)代表的身份證及授權(quán)委托書（如“張三有權(quán)代表乙公司簽署本合同，有效期至2024年12月31日”），確保簽字蓋章的有效性（如公章是否與營業(yè)執(zhí)照一致、是否有法定代表人簽字）。二、合同訂立階段的風(fēng)險(xiǎn)控制：從“源頭”規(guī)避潛在隱患合同訂立是風(fēng)險(xiǎn)防控的“第一道防線”，80%的合同糾紛源于訂立時(shí)的疏忽。需重點(diǎn)管控以下三類風(fēng)險(xiǎn)：（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)：避免與“無履約能力”或“非法主體”簽訂合同常見風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)方是“空殼公司”（無實(shí)際經(jīng)營場(chǎng)所、無資產(chǎn)）；對(duì)方超越經(jīng)營范圍簽訂合同（如未取得建筑資質(zhì)卻簽訂施工協(xié)議）；對(duì)方是“失信被執(zhí)行人”（無法履行付款義務(wù)）。防控措施：1.核查“三證”：要求對(duì)方提供營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件加蓋公章）、法定代表人身份證（復(fù)印件）、相關(guān)資質(zhì)證書（如食品生產(chǎn)許可證、建筑施工資質(zhì)證書）；2.查詢信用信息：通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢對(duì)方的“經(jīng)營異常名錄”“嚴(yán)重違法失信名單”；通過中國執(zhí)行信息公開網(wǎng)查詢對(duì)方是否為“失信被執(zhí)行人”；3.核實(shí)履約能力：要求對(duì)方提供近1年的財(cái)務(wù)報(bào)表（如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表）、過往合作案例（如與其他企業(yè)的合同復(fù)印件）、銀行資信證明。示例：某企業(yè)與A公司簽訂采購合同前，通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)A公司被列入“經(jīng)營異常名錄”（原因是“通過登記的住所或者經(jīng)營場(chǎng)所無法聯(lián)系”），遂終止談判，避免了貨款損失。（二）合同條款風(fēng)險(xiǎn)：讓“模糊表述”變“明確約定”合同條款的“模糊性”是糾紛的主要誘因，需將“不確定”轉(zhuǎn)化為“可量化、可執(zhí)行”的約定。以下是關(guān)鍵條款的風(fēng)險(xiǎn)防控指南：1.標(biāo)的條款：明確“是什么”風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：標(biāo)的描述模糊（如“一批貨物”），導(dǎo)致雙方對(duì)履行內(nèi)容產(chǎn)生爭(zhēng)議。防控建議：明確標(biāo)的的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量（如“XX品牌XX型號(hào)筆記本電腦10臺(tái)，配置為i5處理器、8G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤”）。2.質(zhì)量條款：明確“符合什么標(biāo)準(zhǔn)”風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)約定模糊（如“符合國家規(guī)定”），導(dǎo)致對(duì)方交付的產(chǎn)品不符合預(yù)期。防控建議：優(yōu)先選擇國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如“符合GB/T____《通用技術(shù)條件》”）；若有特殊要求，需明確具體指標(biāo)（如“產(chǎn)品合格率≥99.5%”“使用壽命≥5年”）。3.價(jià)款條款：明確“多少錢”“怎么付”風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：計(jì)價(jià)方式模糊（如“按市場(chǎng)價(jià)格結(jié)算”）；付款時(shí)間不明確（如“貨到付款”未約定“貨到后幾日內(nèi)付款”）；發(fā)票要求未約定（如對(duì)方未開具增值稅專用發(fā)票，導(dǎo)致企業(yè)無法抵扣進(jìn)項(xiàng)稅）。防控建議：計(jì)價(jià)方式：明確是“固定價(jià)”（如“100萬元”）還是“浮動(dòng)價(jià)”（如“按合同簽訂日鋼材價(jià)格+100元/噸計(jì)算”）；付款時(shí)間：明確具體日期（如“合同簽訂后30日內(nèi)支付30%預(yù)付款，貨到驗(yàn)收合格后60日內(nèi)支付65%進(jìn)度款，質(zhì)保期滿后30日內(nèi)支付5%尾款”）；發(fā)票要求：明確發(fā)票類型（如“增值稅專用發(fā)票”）、開具時(shí)間（如“付款前5日內(nèi)開具”）、內(nèi)容（如“貨物名稱為XX型號(hào)筆記本電腦，規(guī)格為i5處理器、8G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤”）。4.違約責(zé)任條款：明確“違約后果”風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：違約責(zé)任不對(duì)等（如“甲方逾期付款需支付違約金，乙方逾期交貨無需承擔(dān)責(zé)任”）；違約金計(jì)算方式模糊（如“承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任”）。防控建議：違約責(zé)任對(duì)等：雙方違約時(shí)均需承擔(dān)責(zé)任（如“甲方逾期付款按日萬分之五支付違約金，乙方逾期交貨按日萬分之五支付違約金”）；違約金計(jì)算方式：明確基數(shù)（如“以未支付價(jià)款為基數(shù)”）、比例（如“日萬分之五”）、上限（如“不超過合同總金額的10%”）。示例：某企業(yè)與B公司簽訂銷售合同，約定“乙方逾期交貨的，每逾期1日按未交付部分價(jià)款的萬分之五支付違約金，逾期超過10日的，甲方有權(quán)解除合同，并要求乙方賠償損失（包括但不限于甲方的直接損失、間接損失）”。后B公司逾期15日交貨，甲方依據(jù)合同條款解除合同，并要求乙方支付違約金（按未交付部分價(jià)款的萬分之五×15日）及賠償因逾期交貨導(dǎo)致的客戶索賠損失，得到法院支持。（三）談判與簽署風(fēng)險(xiǎn)：避免“口頭承諾”與“違規(guī)簽署”常見風(fēng)險(xiǎn)：談判中口頭承諾未寫入合同（如“可以延期付款”），導(dǎo)致對(duì)方反悔；簽署時(shí)未核對(duì)對(duì)方授權(quán)代表的權(quán)限（如“業(yè)務(wù)員未經(jīng)授權(quán)簽署合同”）；合同未加蓋公章（如“只簽了法定代表人姓名，未蓋公章”）。防控措施：1.談判記錄：對(duì)談判中的重要承諾（如“延期付款”“增加質(zhì)保期”），需寫入《談判備忘錄》，由雙方簽字確認(rèn)；2.授權(quán)核查：要求對(duì)方提供《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍（如“有權(quán)簽署本合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議”）、授權(quán)期限（如“2024年1月1日至2024年12月31日”）；3.簽署規(guī)范：合同需加蓋對(duì)方的公章（或合同專用章）及法定代表人（或授權(quán)代表）的簽字；多頁合同需加蓋“騎縫章”，避免頁面被替換。三、合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)控制：從“簽署到完成”的動(dòng)態(tài)監(jiān)控合同履行是實(shí)現(xiàn)合同目的的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需建立“跟蹤-預(yù)警-應(yīng)對(duì)”的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，避免“重簽署、輕履行”。（一）履行監(jiān)控：建立“合同履行跟蹤表”核心工具：《合同履行跟蹤表》（示例如下），由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)填寫，每周/每月更新，法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門定期核對(duì)。合同編號(hào)對(duì)方當(dāng)事人標(biāo)的總金額履行期限關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)履行情況備注HT-____A公司筆記本電腦100萬2024.1.____.3.311.2024.1.10前支付30%預(yù)付款；2.2024.2.28前交貨；3.2024.3.15前驗(yàn)收合格；4.2024.3.31前支付65%進(jìn)度款；5.2025.3.31前支付5%尾款1.預(yù)付款已收到（2024.1.8）；2.貨物已交付（2024.2.25）；3.驗(yàn)收合格（2024.3.10）；4.進(jìn)度款未支付（逾期5日）已發(fā)送催款函（2024.4.1）監(jiān)控要點(diǎn)：時(shí)間節(jié)點(diǎn)：跟蹤預(yù)付款支付、貨物交付、驗(yàn)收、進(jìn)度款支付等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，提前3-5日提醒對(duì)方履行；質(zhì)量驗(yàn)收：要求對(duì)方簽署《驗(yàn)收單》（明確“驗(yàn)收合格”或“存在質(zhì)量問題”），避免“口頭驗(yàn)收”；款項(xiàng)核對(duì)：定期與對(duì)方核對(duì)往來賬目（如每月發(fā)送《對(duì)賬單》），由對(duì)方蓋章確認(rèn)，避免賬實(shí)不符。（二）變更與解除：嚴(yán)格執(zhí)行“書面化”流程常見風(fēng)險(xiǎn)：口頭變更合同（如“對(duì)方說可以延期交貨，我們就同意了”），導(dǎo)致后續(xù)對(duì)方否認(rèn)；解除合同不符合法定或約定條件（如“對(duì)方逾期1日交貨，就解除合同”）。防控措施：1.變更合同：需簽署《補(bǔ)充協(xié)議》（或《合同變更通知書》），明確變更的內(nèi)容（如標(biāo)的數(shù)量、履行期限、價(jià)款）、生效時(shí)間，由雙方蓋章確認(rèn)；2.解除合同：需符合以下條件之一：雙方協(xié)商一致（簽署《解除合同協(xié)議》）；對(duì)方根本違約（如逾期交貨導(dǎo)致合同目的無法實(shí)現(xiàn)）；法定解除情形（如因不可抗力導(dǎo)致合同無法履行）。解除合同需發(fā)送《解除合同通知書》（書面形式，如EMS快遞、電子郵件），明確解除理由、解除時(shí)間，并要求對(duì)方在合理期限內(nèi)履行善后義務(wù)（如返還預(yù)付款、賠償損失）。示例：某企業(yè)與C公司簽訂施工協(xié)議，約定“C公司需在2024年6月30日前完成工程驗(yàn)收”。后C公司因自身原因無法按期完成，雙方協(xié)商一致簽署《補(bǔ)充協(xié)議》，將履行期限延長至2024年8月31日，同時(shí)約定“C公司需支付延期違約金（按日萬分之三計(jì)算）”。（三）違約應(yīng)對(duì)：“證據(jù)先行”，理性選擇解決方式常見風(fēng)險(xiǎn)：未收集證據(jù)（如對(duì)方逾期交貨的證據(jù)），導(dǎo)致訴訟中無法舉證；盲目選擇訴訟（如小金額糾紛，訴訟成本高于收益）。防控措施：1.收集證據(jù)：書面證據(jù)：合同原件、補(bǔ)充協(xié)議、《驗(yàn)收單》、《對(duì)賬單》、催款函（需保留快遞底單、電子郵件記錄）、對(duì)方的違約通知（如《延期交貨函》）；電子證據(jù)：微信聊天記錄（需明確對(duì)方身份）、電話錄音（需明確通話雙方、時(shí)間、內(nèi)容）；第三方證據(jù)：物流記錄（如快遞單號(hào)）、檢驗(yàn)報(bào)告（如質(zhì)量問題的鑒定報(bào)告）。2.解決方式選擇：協(xié)商：優(yōu)先選擇，成本低、效率高（如對(duì)方逾期付款，發(fā)送催款函后協(xié)商達(dá)成還款協(xié)議）；調(diào)解：通過第三方（如行業(yè)協(xié)會(huì)、法院調(diào)解中心）調(diào)解，達(dá)成調(diào)解協(xié)議；仲裁/訴訟：協(xié)商、調(diào)解不成的，根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式選擇（如“本合同爭(zhēng)議提交XX仲裁委員會(huì)仲裁”或“本合同爭(zhēng)議由甲方所在地有管轄權(quán)的法院管轄”）。示例：某企業(yè)與D公司簽訂銷售合同，約定“D公司逾期付款的，按日萬分之五支付違約金，爭(zhēng)議提交甲方所在地法院管轄”。后D公司逾期30日未支付貨款，企業(yè)收集了《銷售合同》、《交貨單》、《對(duì)賬單》、《催款函》（快遞底單）等證據(jù)，向法院起訴，要求D公司支付貨款及違約金，法院支持了企業(yè)的訴訟請(qǐng)求。四、合同檔案與復(fù)盤：從“經(jīng)驗(yàn)”到“制度”的迭代優(yōu)化合同檔案是解決爭(zhēng)議的重要證據(jù)，復(fù)盤是優(yōu)化合同管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。（一）檔案管理：“全流程歸檔”與“安全保存”歸檔范圍：合同原件（及補(bǔ)充協(xié)議）；合同訂立階段的文件（如《合同申請(qǐng)單》、對(duì)方資質(zhì)證書、談判備忘錄）；合同履行階段的文件（如《驗(yàn)收單》、《對(duì)賬單》、催款函、付款憑證）；合同爭(zhēng)議解決階段的文件（如仲裁申請(qǐng)書、起訴狀、判決書、調(diào)解書）。歸檔流程：1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門將上述文件整理成冊(cè)，填寫《合同檔案歸檔申請(qǐng)表》；2.法務(wù)部門審核歸檔文件的完整性（如是否有合同原件、是否有履行證據(jù)）；3.檔案管理部門將文件存入檔案柜（或電子檔案系統(tǒng)），并登記《合同檔案臺(tái)賬》（記錄合同編號(hào)、歸檔日期、保管人）。保存期限：一般合同：保存10年；重大合同（如金額超過1000萬元、涉及重大項(xiàng)目的合同）：保存20年；有爭(zhēng)議的合同：保存至爭(zhēng)議解決完畢后10年。安全要求：紙質(zhì)檔案：存入防火、防潮、防盜的檔案柜，由專人保管；電子檔案：存儲(chǔ)在企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器（或云平臺(tái)），設(shè)置訪問權(quán)限（如僅法務(wù)部門、檔案管理部門可查閱），定期備份。（二）合同復(fù)盤：從“糾紛”中提取“經(jīng)驗(yàn)”復(fù)盤頻率：每季度/每半年一次，針對(duì)近期履行的合同（尤其是有糾紛的合同）進(jìn)行分析。復(fù)盤要點(diǎn)：1.風(fēng)險(xiǎn)統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)近期合同糾紛的類型（如逾期付款、質(zhì)量問題、交付延遲）、數(shù)量、損失金額；2.原因分析：分析糾紛產(chǎn)生的原因（如合同條款模糊、履行監(jiān)控不到位、對(duì)方主體資格未審查）；3.優(yōu)化措施：針對(duì)原因提出改進(jìn)方案（如修改合同模板中的模糊條款、完善履行監(jiān)控流程、加強(qiáng)主體資格審查）。示例：某企業(yè)2024年上半年發(fā)生5起合同糾紛，其中3起是因?yàn)椤百|(zhì)量條款模糊”（如未明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)），導(dǎo)致對(duì)方交付的產(chǎn)品不符合預(yù)期。企業(yè)復(fù)盤后，修改了《銷售合同模板》中的質(zhì)量條款，明確“產(chǎn)品符合GB/T____《通用技術(shù)條件》，且需通過甲方指定的第三方機(jī)構(gòu)檢測(cè)（檢測(cè)報(bào)告作為驗(yàn)收依據(jù)）”，后續(xù)質(zhì)量糾紛減少了80%。五、信息化工具：從“人工管理”到“智能管理”隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，傳統(tǒng)的“人工+Excel”管理方式已無法滿足需求，需借助信息化工具提升效率。（一）合同管理系統(tǒng)：核心功能解析常見功能：1.流程自動(dòng)化：實(shí)現(xiàn)合同申請(qǐng)、審查、審批的線上化（如通過釘釘、企業(yè)微信發(fā)起審批，自動(dòng)提醒審批人）；2.履行監(jiān)控：通過系統(tǒng)設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款支付日期、交貨日期），到期自動(dòng)預(yù)警（如發(fā)送短信、微信提醒）；3