機關(guān)檔案管理工作職責(zé)與流程一、概述機關(guān)檔案是機關(guān)履行職能、開展公務(wù)活動的原始記錄，是國家檔案資源的重要組成部分，承載著機關(guān)歷史記憶、決策依據(jù)和公共服務(wù)價值。加強機關(guān)檔案管理，既是貫徹《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）等法律法規(guī)的法定要求，也是保障機關(guān)工作連續(xù)性、維護公共利益、服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)。本文結(jié)合機關(guān)檔案管理實際，梳理崗位職責(zé)與流程規(guī)范，旨在為機關(guān)檔案管理人員提供可操作的指導(dǎo)框架，推動檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。二、機關(guān)檔案管理工作職責(zé)機關(guān)檔案管理實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)”的體制，需明確檔案管理部門負(fù)責(zé)人、專職檔案員、兼職檔案員三類崗位的職責(zé)邊界，確保責(zé)任到人、流程閉環(huán)。（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)檔案管理部門負(fù)責(zé)人是機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌者，主要職責(zé)包括：1.規(guī)劃與制度建設(shè)：制定機關(guān)檔案管理中長期規(guī)劃、年度工作計劃；牽頭修訂檔案管理制度（如《歸檔范圍和保管期限表》《檔案利用辦法》《電子檔案管理細(xì)則》），經(jīng)機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后組織實施。2.隊伍管理：統(tǒng)籌專職/兼職檔案員隊伍建設(shè)，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)（如檔案法律法規(guī)、整理規(guī)范、電子檔案管理等），提升隊伍專業(yè)素質(zhì)。3.監(jiān)督與協(xié)調(diào)：監(jiān)督檢查各部門檔案收集、移交、利用等工作落實情況；協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問題（如檔案庫房建設(shè)、電子檔案系統(tǒng)采購）。4.決策支持：向機關(guān)負(fù)責(zé)人匯報檔案工作情況，提出優(yōu)化檔案管理的建議；參與重大活動檔案收集的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。（二）專職檔案員職責(zé)專職檔案員是機關(guān)檔案工作的具體執(zhí)行者，主要職責(zé)包括：1.日常管理：負(fù)責(zé)機關(guān)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、銷毀等全流程操作；承擔(dān)電子檔案的接收、存儲、備份、利用等工作。2.規(guī)范執(zhí)行：嚴(yán)格落實《規(guī)定》及機關(guān)檔案管理制度，編制《檔案分類方案》《檔號編制規(guī)則》等操作規(guī)范；指導(dǎo)兼職檔案員開展預(yù)歸檔工作。3.利用服務(wù)：負(fù)責(zé)檔案查閱、復(fù)制、借閱的審核與辦理；解答用戶檔案利用咨詢，收集利用反饋意見，優(yōu)化服務(wù)流程。4.安全保障：負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理（如溫濕度調(diào)控、防火防盜）；定期檢查檔案狀況（如是否有霉變、蟲蛀），及時修復(fù)破損檔案。（三）兼職檔案員職責(zé)兼職檔案員是各部門檔案工作的聯(lián)絡(luò)員，主要職責(zé)包括：1.部門檔案收集：負(fù)責(zé)本部門公務(wù)活動中形成的文件材料（含電子文件）的日常收集，確保不遺漏、不丟失。2.預(yù)歸檔整理：按照機關(guān)檔案分類方案，對本部門文件材料進行初步分類、排序、裝訂，形成預(yù)歸檔材料。3.按時移交：在規(guī)定時間內(nèi)（如次年3月底前）向檔案管理部門移交本部門上一年度的預(yù)歸檔材料，辦理移交手續(xù)。4.配合利用：協(xié)助檔案管理部門查找本部門檔案，提供檔案內(nèi)容的解釋說明；參與本部門檔案的鑒定工作。三、機關(guān)檔案管理工作流程機關(guān)檔案管理流程遵循“收集-整理-鑒定-保管-利用-銷毀”的生命周期邏輯，每個環(huán)節(jié)需嚴(yán)格規(guī)范操作，確保檔案的真實性、完整性、可用性。（一）檔案收集：源頭管控，確保齊全完整目標(biāo)：將機關(guān)公務(wù)活動中形成的所有應(yīng)歸檔文件材料（含紙質(zhì)、電子、音像等載體）納入管理范圍，避免遺漏。1.收集范圍依據(jù)《規(guī)定》及機關(guān)《歸檔范圍和保管期限表》，收集范圍包括：公文類：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要等；業(yè)務(wù)類：工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、調(diào)研材料、合同協(xié)議、審批材料、執(zhí)法記錄等；會議類：會議記錄、會議紀(jì)要、會議議程、會議通知、參會人員名單等；音像類：反映機關(guān)重要活動的照片、錄音、錄像、光盤等；電子類：原生電子文件（如Word文檔、Excel表格、PDF文件）、紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本；實物類：榮譽證書、獎牌、印章、紀(jì)念品等（需附文字說明）。2.收集方式定期移交：各部門按年度向檔案管理部門移交預(yù)歸檔材料（如次年上半年移交上一年度檔案）；日常收集：重大活動（如重要會議、慶典、突發(fā)事件處置）形成的文件材料，由兼職檔案員及時收集并移交；專項收集：機構(gòu)改革、人員變動、項目驗收等特殊情況形成的文件材料，由檔案管理部門組織專項收集。3.收集要求所有應(yīng)歸檔文件材料需“應(yīng)收盡收”，不得擅自銷毀或留存；電子文件需連同元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、修改時間、格式）一并收集；移交時需填寫《檔案移交清單》，注明移交部門、檔案名稱、數(shù)量、載體類型等，雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案整理：規(guī)范分類，實現(xiàn)有序管理目標(biāo)：將收集的文件材料按一定規(guī)則分類、編號、裝訂，形成結(jié)構(gòu)化的檔案體系，便于查找利用。1.分類方法機關(guān)檔案通常采用“年度-機構(gòu)-問題”分類法（或“年度-問題-機構(gòu)”，根據(jù)機關(guān)實際調(diào)整），具體邏輯如下：年度：按文件形成的公歷年度分類（如2023年、2024年）；機構(gòu)：按文件形成的部門分類（如辦公室、人事處、業(yè)務(wù)一處）；問題：按文件涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類（如公文處理、人事管理、項目管理）。分類方案需經(jīng)機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實施，不得隨意變更。2.檔號編制檔號是檔案的唯一標(biāo)識，需符合《規(guī)定》要求，結(jié)構(gòu)為：全宗號-年度-機構(gòu)（問題）-件號全宗號：由同級檔案行政管理部門賦予，標(biāo)識機關(guān)檔案的整體歸屬；年度：文件形成的公歷年度（如2023）；機構(gòu)（問題）：文件形成的部門或涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域（如“辦公室”“人事管理”）；件號：文件在所屬類別中的排列順序號（如001、002）。示例：全宗號為“123”的機關(guān)，2023年辦公室形成的第5件公文，檔號為“____-辦公室-005”。3.裝訂與著錄裝訂：按“件”裝訂（每件為一個保管單位，如一份請示及對應(yīng)的批復(fù)為一件）；去除金屬物（如訂書釘、回形針），用線裝或膠裝，保持文件整齊；著錄：按照《檔案著錄規(guī)則》（GB/T3792.____），錄入檔案的核心信息（如文件題名、文號、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、檔號、密級、保管期限），形成《檔案目錄》（紙質(zhì)或電子）。（三）檔案鑒定：科學(xué)評估，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)目標(biāo)：定期對檔案的保存價值進行評估，區(qū)分永久保管與定期保管檔案，剔除無保存價值的檔案，優(yōu)化館藏資源。1.鑒定組織機關(guān)需成立檔案鑒定小組，成員包括：檔案管理部門負(fù)責(zé)人（組長）；專職檔案員（副組長）；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如辦公室主任、業(yè)務(wù)處處長）；法律人員（可選，負(fù)責(zé)審核檔案的合法性）。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)《規(guī)定》及機關(guān)《歸檔范圍和保管期限表》，檔案保管期限分為：永久：反映機關(guān)主要職能活動、基本歷史面貌，具有長遠保存價值的檔案（如機關(guān)章程、重要會議記錄、重大活動文件、干部任免文件）；定期：反映機關(guān)一般職能活動，具有一定保存價值，到期后可銷毀的檔案（如一般工作計劃、工作總結(jié)、普通會議紀(jì)要，保管期限為10年或30年）。3.鑒定程序初審：專職檔案員對已到保管期限的檔案進行梳理，提出初步鑒定意見（如“保留”“銷毀”）；復(fù)審：鑒定小組對初審意見進行審核，重點審查永久保管檔案的準(zhǔn)確性、定期保管檔案的銷毀必要性；審批：復(fù)審意見報機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，形成《檔案鑒定意見書》。（四）檔案保管：安全防護，保障檔案存續(xù)目標(biāo)：采取有效措施，確保檔案實體與信息的安全，延長檔案壽命。1.庫房管理“八防”要求：防火（配備滅火器、消防栓）、防盜（安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備）、防蛀（放置樟腦丸、防蟲劑）、防鼠（封堵縫隙、放置粘鼠板）、防潮（使用除濕機、干燥劑）、防塵（定期打掃、封閉檔案柜）、防光（采用窗簾、防光玻璃）、防高溫（使用空調(diào)，保持溫度適宜）；溫濕度控制：庫房溫度保持在14-24℃，相對濕度保持在45%-60%（可通過溫濕度計監(jiān)測，及時調(diào)整）；檔案排列：檔案柜按“從上到下、從左到右”的順序編號，檔案按檔號順序存放，標(biāo)識清晰（如柜門上標(biāo)注“2023-辦公室-001至050”）。2.安全防護定期檢查檔案狀況（如每半年一次），發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀、破損等問題，及時修復(fù)（如晾曬、除蟲、裝訂）；電子檔案需定期備份（如每月一次），備份介質(zhì)采用異質(zhì)（如光盤+硬盤）、異地（如機關(guān)本部+異地備份中心）存放，防止數(shù)據(jù)丟失；嚴(yán)格執(zhí)行庫房出入登記制度，非檔案管理人員不得隨意進入庫房。3.檔案統(tǒng)計建立檔案統(tǒng)計臺賬，記錄檔案的收進、移出、利用、銷毀等情況，主要包括：《檔案收進臺賬》：記錄每批移交檔案的名稱、數(shù)量、移交部門、日期；《檔案利用臺賬》：記錄查閱、復(fù)制、借閱檔案的用戶信息、利用目的、檔案名稱、日期；《檔案銷毀臺賬》：記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀日期、監(jiān)銷人員。（五）檔案利用：服務(wù)需求，發(fā)揮檔案價值目標(biāo)：通過規(guī)范的利用流程，滿足機關(guān)內(nèi)部及社會公眾的檔案需求，發(fā)揮檔案的憑證作用和參考價值。1.利用手續(xù)查閱：用戶填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱人姓名、部門、查閱目的、檔案名稱/檔號，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理；復(fù)制：用戶填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制用途、復(fù)制數(shù)量，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專職檔案員負(fù)責(zé)復(fù)制（復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制件”公章）；借閱：僅限機關(guān)內(nèi)部人員，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限（一般不超過1個月），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)（到期需及時歸還，如需續(xù)借需重新審批）。2.利用方式現(xiàn)場查閱：用戶到檔案管理部門查閱檔案，由專職檔案員陪同，不得帶出庫房；在線利用：電子檔案通過機關(guān)檔案管理系統(tǒng)提供在線查閱（需設(shè)置用戶權(quán)限，如普通員工只能查閱本部門檔案，負(fù)責(zé)人可查閱全機關(guān)檔案）；檔案編研：根據(jù)機關(guān)需求，編制《檔案參考資料》《機關(guān)大事記》《重要文件匯編》等，主動提供檔案服務(wù)。3.利用反饋檔案管理部門需收集用戶反饋意見，填寫《檔案利用反饋表》，內(nèi)容包括：用戶對利用服務(wù)的滿意度（如“滿意”“一般”“不滿意”）；用戶的需求建議（如“增加在線利用功能”“優(yōu)化檔案目錄檢索”）；利用效果（如“解決了合同糾紛”“為決策提供了依據(jù)”）。（六）檔案銷毀：依法處置，杜絕資源浪費目標(biāo)：對確無保存價值的檔案進行依法銷毀，避免無效占用檔案資源。1.銷毀范圍經(jīng)鑒定確無保存價值的定期保管檔案；超過保管期限且無繼續(xù)保存必要的檔案；重復(fù)歸檔的檔案（如同一文件的多份復(fù)印件）；偽造、篡改的檔案（需經(jīng)法律部門確認(rèn)）。2.審批流程填寫申請表：專職檔案員填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、檔號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因；鑒定小組審核：鑒定小組對《檔案銷毀申請表》進行審核，確認(rèn)銷毀范圍的合法性、準(zhǔn)確性；機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)：審核通過后，報機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.監(jiān)銷程序監(jiān)銷人員：由檔案管理部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門共同監(jiān)銷（不少于2人）；銷毀過程：監(jiān)銷人員核對銷毀檔案的名稱、檔號、數(shù)量，確認(rèn)無誤后，監(jiān)督銷毀（如紙質(zhì)檔案采用粉碎方式，電子檔案采用物理銷毀存儲介質(zhì)或邏輯刪除并覆蓋數(shù)據(jù)）；簽字確認(rèn)：銷毀后，監(jiān)銷人員在《檔案銷毀申請表》上簽字，注明銷毀時間、方式、地點；歸檔保存：《檔案銷毀申請表》及相關(guān)材料（如《檔案鑒定意見書》）需歸檔保存，保存期限為永久。四、電子檔案管理特殊要求隨著機關(guān)信息化建設(shè)的推進，電子檔案已成為檔案資源的重要組成部分，需重點加強以下環(huán)節(jié)的管理：（一）電子檔案收集原生電子文件：收集機關(guān)辦公系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）中形成的電子文件，需連同元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、修改時間、格式、版本）一并收集；數(shù)字化副本：紙質(zhì)檔案數(shù)字化需符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T____）要求，確保數(shù)字化質(zhì)量（如分辨率不低于300DPI，格式為PDF/A）。（二）電子檔案存儲存儲介質(zhì)：采用可靠的存儲介質(zhì)（如光盤、硬盤、云存儲），定期備份（如每月一次）；存儲系統(tǒng)：使用符合國家規(guī)范的電子檔案管理系統(tǒng)（如具備訪問控制、加密、備份恢復(fù)功能），確保電子檔案的安全。（三）電子檔案利用權(quán)限控制：根據(jù)用戶角色設(shè)置不同的訪問權(quán)限（如普通員工只能查閱本部門電子檔案，負(fù)責(zé)人可查閱全機關(guān)電子檔案）；利用痕跡：保留電子檔案的利用痕跡（如訪問日志、復(fù)制記錄），便于追溯。（四）電子檔案銷毀銷毀方式：采用不可恢復(fù)的方式（如物理銷毀存儲介質(zhì)、邏輯刪除并覆蓋數(shù)據(jù)）；銷毀驗證：銷毀后需驗證電子檔案是否徹底刪除，確保無法恢復(fù)。五、結(jié)語機關(guān)檔案管理是一項基礎(chǔ)性、規(guī)范性、長期性的工作，需始終堅