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文檔簡(jiǎn)介
采購(gòu)管理規(guī)范及流程操作指南一、前言采購(gòu)管理是企業(yè)供應(yīng)鏈體系的核心環(huán)節(jié),直接影響成本控制、產(chǎn)品質(zhì)量、交付效率及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。科學(xué)的采購(gòu)管理不僅能降低運(yùn)營(yíng)成本(據(jù)統(tǒng)計(jì),采購(gòu)成本占企業(yè)總成本的40%-60%),還能防范供應(yīng)鏈中斷、合規(guī)違規(guī)等風(fēng)險(xiǎn),為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。本文結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),從規(guī)范框架、流程操作、工具支持及風(fēng)險(xiǎn)控制等方面,提供一套可落地的采購(gòu)管理指南,助力企業(yè)構(gòu)建“高效、合規(guī)、可控”的采購(gòu)體系。二、采購(gòu)管理規(guī)范:構(gòu)建體系化的基礎(chǔ)框架采購(gòu)管理規(guī)范是流程執(zhí)行的“底層邏輯”,需明確組織職責(zé)、供應(yīng)商管理、合規(guī)要求三大核心模塊。(一)組織與職責(zé)規(guī)范1.采購(gòu)部門定位:采購(gòu)部門是企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的歸口管理部門,負(fù)責(zé)制定采購(gòu)政策、執(zhí)行采購(gòu)流程、管理供應(yīng)商、控制采購(gòu)成本及風(fēng)險(xiǎn)。其核心目標(biāo)是“在合適的時(shí)間、以合適的價(jià)格、從合適的供應(yīng)商處采購(gòu)合適的產(chǎn)品/服務(wù)”。2.崗位設(shè)置與職責(zé):崗位核心職責(zé)采購(gòu)經(jīng)理制定采購(gòu)戰(zhàn)略、審批重大采購(gòu)項(xiàng)目、協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作、監(jiān)督流程執(zhí)行戰(zhàn)略采購(gòu)專員戰(zhàn)略供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與管理、重大項(xiàng)目招標(biāo)與談判、采購(gòu)成本分析與優(yōu)化日常采購(gòu)專員日常物資采購(gòu)(如辦公用品、低值易耗品)、供應(yīng)商詢價(jià)與選擇、訂單跟蹤供應(yīng)商管理專員供應(yīng)商準(zhǔn)入審核、績(jī)效評(píng)估、分類管理、退出機(jī)制執(zhí)行跟單員跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度、物流信息、協(xié)調(diào)交付異常(如延遲、質(zhì)量問(wèn)題)3.跨部門協(xié)作機(jī)制:需求部門:提出采購(gòu)需求,參與驗(yàn)收,反饋使用情況;財(cái)務(wù)部門:審核預(yù)算,核對(duì)付款憑證,管控資金風(fēng)險(xiǎn);法務(wù)部門:審核合同,防范法律風(fēng)險(xiǎn);質(zhì)量部門:制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),參與驗(yàn)收,處理質(zhì)量問(wèn)題。(二)供應(yīng)商管理規(guī)范供應(yīng)商是采購(gòu)體系的“源頭”,其管理水平直接影響采購(gòu)結(jié)果。需建立“準(zhǔn)入-分類-評(píng)估-退出”的全生命周期管理機(jī)制。1.供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn):資質(zhì)要求:營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證(三證合一)、行業(yè)資質(zhì)(如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證);能力要求:具備相應(yīng)生產(chǎn)能力(設(shè)備、產(chǎn)能)、質(zhì)量控制體系(QC流程、檢測(cè)設(shè)備)、倉(cāng)儲(chǔ)物流能力(庫(kù)存管理、配送網(wǎng)絡(luò));信用要求:無(wú)不良信用記錄(如失信被執(zhí)行人、稅務(wù)違法記錄),可通過(guò)天眼查、企查查等工具驗(yàn)證。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入流程:(1)需求部門/采購(gòu)部門推薦供應(yīng)商,填寫(xiě)《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》;(2)供應(yīng)商管理專員審核資質(zhì)文件,確認(rèn)是否符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn);(3)如需現(xiàn)場(chǎng)考察,由采購(gòu)經(jīng)理、質(zhì)量部門、供應(yīng)商管理專員組成考察小組,填寫(xiě)《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告》;(4)審核通過(guò)后,納入供應(yīng)商名錄,分類管理。3.供應(yīng)商分類管理:戰(zhàn)略供應(yīng)商:提供核心零部件或服務(wù)(如汽車企業(yè)的發(fā)動(dòng)機(jī)供應(yīng)商),需建立長(zhǎng)期合作關(guān)系,定期高層互訪;核心供應(yīng)商:提供重要物資(如電子企業(yè)的芯片供應(yīng)商),質(zhì)量穩(wěn)定、交付及時(shí),優(yōu)先考慮合作;普通供應(yīng)商:提供常規(guī)物資(如辦公用品),競(jìng)爭(zhēng)充分,可靈活選擇;備用供應(yīng)商:針對(duì)戰(zhàn)略/核心供應(yīng)商,建立備用機(jī)制(如2家以上備用),防范供應(yīng)鏈中斷。4.供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估:評(píng)估周期:戰(zhàn)略供應(yīng)商每季度1次,核心供應(yīng)商每半年1次,普通供應(yīng)商每年1次;評(píng)估指標(biāo)(加權(quán)得分,滿分100分):維度指標(biāo)示例權(quán)重質(zhì)量不合格率、退貨率、質(zhì)量投訴次數(shù)30%交付準(zhǔn)時(shí)交付率、交付周期、訂單完成率25%成本價(jià)格降幅、成本控制率、報(bào)價(jià)及時(shí)性20%服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、問(wèn)題解決率、售后服務(wù)態(tài)度25%結(jié)果應(yīng)用:優(yōu)秀(≥90分):給予優(yōu)先合作、增加訂單等獎(jiǎng)勵(lì);合格(70-89分):維持合作,提出改進(jìn)建議;不合格(<70分):要求整改,整改無(wú)效則納入退出流程。5.供應(yīng)商退出機(jī)制:退出原因:績(jī)效不合格(整改無(wú)效)、違反合同條款(如嚴(yán)重延遲交付)、信用惡化(如破產(chǎn))、不再需要其產(chǎn)品/服務(wù);退出流程:供應(yīng)商管理專員提出申請(qǐng)(填寫(xiě)《供應(yīng)商退出申請(qǐng)表》),經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理、法務(wù)部門審核后,通知供應(yīng)商終止合作,清理未完成訂單,歸檔資料。(三)采購(gòu)合規(guī)規(guī)范合規(guī)是采購(gòu)管理的“底線”,需防范反賄賂、反壟斷、稅務(wù)違規(guī)等風(fēng)險(xiǎn)。1.反賄賂政策:禁止采購(gòu)人員收受供應(yīng)商禮品、禮金、宴請(qǐng)等;禁止供應(yīng)商向采購(gòu)人員提供不正當(dāng)利益(如回扣);如需贈(zèng)送禮品,需提交審批(價(jià)值不得超過(guò)公司規(guī)定限額)。2.反壟斷要求:避免與供應(yīng)商達(dá)成壟斷協(xié)議(如固定價(jià)格、劃分市場(chǎng));禁止濫用市場(chǎng)支配地位(如強(qiáng)制供應(yīng)商接受不合理?xiàng)l款)。3.稅務(wù)合規(guī):要求供應(yīng)商提供合法有效發(fā)票(如增值稅專用發(fā)票);核對(duì)發(fā)票項(xiàng)目、金額、稅號(hào)等信息,確保符合稅務(wù)規(guī)定。4.數(shù)據(jù)安全:保護(hù)供應(yīng)商信息(如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)),不得泄露給第三方;如需共享信息,需取得供應(yīng)商書(shū)面同意。三、采購(gòu)流程操作指南:全生命周期的流程管控采購(gòu)流程需覆蓋“需求發(fā)起-供應(yīng)商選擇-談判簽約-訂單執(zhí)行-驗(yàn)收入庫(kù)-付款結(jié)算”全生命周期,確保每一步都有規(guī)可依、有跡可循。(一)需求發(fā)起與審批流程目標(biāo):確保需求合理、必要,符合預(yù)算要求。1.需求發(fā)起:需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要,填寫(xiě)《采購(gòu)需求審批單》,內(nèi)容包括:需求基本信息:名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單位、交付時(shí)間;需求說(shuō)明:用途、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);預(yù)算信息:預(yù)算金額、預(yù)算來(lái)源;申請(qǐng)人、部門負(fù)責(zé)人簽字。2.審批流程:部門負(fù)責(zé)人審核:確認(rèn)需求合理性、必要性(如“是否符合部門工作計(jì)劃”);財(cái)務(wù)部門審核:確認(rèn)預(yù)算額度(如“是否在部門預(yù)算內(nèi)”);采購(gòu)部門確認(rèn):審核是否符合采購(gòu)政策(如“是否需要招標(biāo)”)。注意事項(xiàng):需求應(yīng)明確具體(如“A4紙10箱,規(guī)格70g,品牌XX”而非“辦公用品一批”);緊急需求需注明“緊急”并說(shuō)明原因(如“生產(chǎn)設(shè)備損壞,需立即采購(gòu)配件”);超過(guò)預(yù)算額度的需求,需提交高層領(lǐng)導(dǎo)審批。(二)供應(yīng)商選擇流程目標(biāo):選擇“質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉、交付及時(shí)”的供應(yīng)商,確保競(jìng)爭(zhēng)充分。1.選擇方式及適用場(chǎng)景:方式適用場(chǎng)景流程要點(diǎn)公開(kāi)招標(biāo)戰(zhàn)略采購(gòu)、金額較大(如超過(guò)公司招標(biāo)限額)編制招標(biāo)文件→發(fā)布公告→接收投標(biāo)→開(kāi)標(biāo)→評(píng)標(biāo)→定標(biāo)→發(fā)布中標(biāo)公告詢價(jià)日常采購(gòu)、金額較?。ㄈ甾k公用品)選擇3家以上供應(yīng)商→發(fā)送詢價(jià)函→接收?qǐng)?bào)價(jià)→比價(jià)分析(填寫(xiě)《詢價(jià)比價(jià)表》)→確定供應(yīng)商單一來(lái)源采購(gòu)緊急情況、唯一供應(yīng)商(如專利產(chǎn)品)說(shuō)明理由(填寫(xiě)《單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)表》)→審批→談判→確認(rèn)供應(yīng)商2.注意事項(xiàng):招標(biāo)過(guò)程需公平、公正、公開(kāi)(如邀請(qǐng)公證機(jī)構(gòu)參與);詢價(jià)需選擇3家以上供應(yīng)商,避免“單一來(lái)源”濫用;單一來(lái)源采購(gòu)需嚴(yán)格控制(如僅用于緊急情況)。(三)采購(gòu)談判與合同簽訂流程目標(biāo):明確雙方權(quán)利義務(wù),防范法律風(fēng)險(xiǎn)。1.談判準(zhǔn)備:收集信息:了解供應(yīng)商生產(chǎn)能力、財(cái)務(wù)狀況、市場(chǎng)份額;確定目標(biāo):核心目標(biāo)(如價(jià)格降低10%)、底線(如價(jià)格不超過(guò)XX元);制定策略:如“先談價(jià)格,再談交付期”或“先談服務(wù),再談價(jià)格”。2.談判實(shí)施:開(kāi)場(chǎng):介紹雙方人員,說(shuō)明談判目的和議程;磋商:針對(duì)價(jià)格、交付期、質(zhì)量條款、付款條件、售后服務(wù)等內(nèi)容討論;達(dá)成共識(shí):整理《談判記錄》(包括時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、達(dá)成條款),雙方簽字確認(rèn)。3.合同簽訂:起草合同:使用公司統(tǒng)一模板,內(nèi)容包括:①雙方當(dāng)事人信息(名稱、地址、聯(lián)系方式);②標(biāo)的(產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量);③質(zhì)量條款(質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、質(zhì)保期);④價(jià)款(單價(jià)、總價(jià)、付款方式);⑤交付條款(交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式);⑥違約責(zé)任(延遲交付違約金、質(zhì)量賠償方式);⑦爭(zhēng)議解決(仲裁或訴訟管轄地)。合同審核:①法務(wù)部門:審核合法性(如條款是否符合法律規(guī)定)、完整性(如是否遺漏重要條款);②財(cái)務(wù)部門:審核付款條件(如是否符合資金計(jì)劃)、稅務(wù)條款(如發(fā)票類型);③高層領(lǐng)導(dǎo):審批重大事項(xiàng)(如金額超過(guò)XX元)。合同簽署:審核通過(guò)后,雙方簽字蓋章(公章或合同專用章),一式兩份,雙方各執(zhí)一份。合同歸檔:采購(gòu)部門將合同原件歸檔,復(fù)印件發(fā)送給需求部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門。注意事項(xiàng):避免使用供應(yīng)商模板(防止不利條款);談判記錄需詳細(xì)(作為合同附件);合同審核需嚴(yán)格(避免遺漏“質(zhì)保期”“違約責(zé)任”等條款)。(四)訂單執(zhí)行與跟蹤流程目標(biāo):確保供應(yīng)商按合同約定交付產(chǎn)品/服務(wù)。1.訂單生成:采購(gòu)部門根據(jù)合同內(nèi)容,生成《采購(gòu)訂單》,內(nèi)容包括:訂單編號(hào)、日期;供應(yīng)商信息(名稱、地址、聯(lián)系方式);產(chǎn)品信息(名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià));交付信息(時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式);付款信息(付款方式、發(fā)票要求)。發(fā)送訂單給供應(yīng)商,要求其回復(fù)確認(rèn)函(確認(rèn)收到訂單)。2.訂單跟蹤:生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤:采購(gòu)專員每周與供應(yīng)商聯(lián)系,了解生產(chǎn)進(jìn)度(如“已生產(chǎn)50%,預(yù)計(jì)下周完成”),填寫(xiě)《訂單跟蹤表》;物流信息跟蹤:供應(yīng)商發(fā)貨后,要求提供物流單號(hào),通過(guò)物流平臺(tái)查詢運(yùn)輸狀態(tài)(如“已發(fā)出,預(yù)計(jì)3天到達(dá)”);異常處理:①延遲交付:了解原因(如原材料短缺),協(xié)商解決方案(如調(diào)整交付時(shí)間),通知需求部門;②質(zhì)量問(wèn)題:通知質(zhì)量部門檢驗(yàn),確認(rèn)后要求供應(yīng)商整改(如重新生產(chǎn)),跟蹤整改進(jìn)度;③運(yùn)輸異常:如貨物損壞/丟失,聯(lián)系物流商解決,要求賠償,并通知供應(yīng)商重新發(fā)貨。注意事項(xiàng):訂單應(yīng)與合同一致(避免修改數(shù)量、價(jià)格);跟蹤需及時(shí)(避免問(wèn)題擴(kuò)大);異常處理需記錄(填寫(xiě)《異常情況處理表》,作為供應(yīng)商評(píng)估依據(jù))。(五)驗(yàn)收與入庫(kù)流程目標(biāo):確保采購(gòu)產(chǎn)品/服務(wù)符合需求標(biāo)準(zhǔn)。1.驗(yàn)收準(zhǔn)備:需求部門、質(zhì)量部門、倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)備資料(《采購(gòu)訂單》《合同》《質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》);倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)備存儲(chǔ)空間(符合產(chǎn)品存儲(chǔ)要求,如溫度、濕度)。2.驗(yàn)收實(shí)施:數(shù)量驗(yàn)收:倉(cāng)庫(kù)人員核對(duì)貨物數(shù)量(如箱數(shù)、件數(shù)),與《采購(gòu)訂單》一致;規(guī)格驗(yàn)收:需求部門人員核對(duì)規(guī)格型號(hào)(如尺寸、顏色),與《采購(gòu)訂單》一致;質(zhì)量驗(yàn)收:質(zhì)量部門人員根據(jù)《質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》(如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn))檢驗(yàn)質(zhì)量(如外觀、性能),填寫(xiě)《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》。3.驗(yàn)收結(jié)果處理:合格:三方簽字確認(rèn)《驗(yàn)收單》,倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)(錄入ERP系統(tǒng),更新庫(kù)存);不合格:①填寫(xiě)《不合格品處理單》(說(shuō)明不合格原因,如“外觀有劃痕”);②通知供應(yīng)商,要求退貨或更換;③供應(yīng)商處理后,重新驗(yàn)收;④不合格品單獨(dú)存放(避免與合格品混淆)。注意事項(xiàng):驗(yàn)收應(yīng)在貨物到達(dá)后24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行(避免延誤);驗(yàn)收人員需簽字確認(rèn)(承擔(dān)責(zé)任);不合格品需及時(shí)處理(避免占用庫(kù)存)。(六)付款與結(jié)算流程目標(biāo):確保付款符合合同約定,防范資金風(fēng)險(xiǎn)。1.發(fā)票提交:供應(yīng)商在驗(yàn)收合格后,提交發(fā)票(如增值稅專用發(fā)票),發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與《采購(gòu)訂單》《驗(yàn)收單》《合同》一致(如產(chǎn)品名稱、數(shù)量、金額)。2.發(fā)票審核:財(cái)務(wù)部門審核發(fā)票真實(shí)性(通過(guò)增值稅發(fā)票查詢平臺(tái)驗(yàn)證)、合法性(稅號(hào)是否正確、發(fā)票專用章是否齊全);審核發(fā)票內(nèi)容與《采購(gòu)訂單》《驗(yàn)收單》《合同》的一致性(如金額是否一致);審核付款條件是否符合合同約定(如“貨到驗(yàn)收合格后30天付款”)。3.付款審批:財(cái)務(wù)部門填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》(包括供應(yīng)商名稱、發(fā)票金額、付款方式、合同編號(hào));提交采購(gòu)經(jīng)理審核(確認(rèn)采購(gòu)事項(xiàng)真實(shí)性);提交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核(確認(rèn)資金安排);提交高層領(lǐng)導(dǎo)審批(確認(rèn)重大付款事項(xiàng))。4.付款執(zhí)行:審批通過(guò)后,財(cái)務(wù)部門按合同約定方式付款(如銀行轉(zhuǎn)賬、電子支付);付款后,將付款憑證(如銀行回單)歸檔,并通知采購(gòu)部門和供應(yīng)商。5.結(jié)算核對(duì):每月末,采購(gòu)部門與財(cái)務(wù)部門核對(duì)采購(gòu)金額、付款金額(確保一致);每季度末,采購(gòu)部門與供應(yīng)商核對(duì)往來(lái)賬款(確認(rèn)未付金額,避免糾紛)。注意事項(xiàng):發(fā)票應(yīng)及時(shí)提交(避免影響付款進(jìn)度);付款審批需嚴(yán)格(避免違規(guī)付款);結(jié)算核對(duì)需定期進(jìn)行(避免賬目混亂)。四、支持性工具與文件模板為提高采購(gòu)管理效率,企業(yè)應(yīng)制定以下工具與模板(可根據(jù)自身情況調(diào)整):工具/模板名稱用途《采購(gòu)管理制度》明確采購(gòu)管理的綱領(lǐng)性文件(目標(biāo)、范圍、職責(zé)、流程、規(guī)范)《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)(包含基本信息、資質(zhì)文件)《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告》供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察記錄(考察內(nèi)容、評(píng)估結(jié)果、建議)《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估(指標(biāo)、評(píng)分、結(jié)果)《采購(gòu)需求審批單》需求發(fā)起與審批(需求信息、預(yù)算、審批流程)《詢價(jià)比價(jià)表》詢價(jià)采購(gòu)比價(jià)(供應(yīng)商信息、報(bào)價(jià)、比價(jià)結(jié)果)《采購(gòu)訂單》訂單生成與執(zhí)行(訂單信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品信息)《驗(yàn)收單》驗(yàn)收與入庫(kù)(驗(yàn)收內(nèi)容、結(jié)果、簽字確認(rèn))《不合格品處理單》不合格品處理(原因、處理方式、結(jié)果)《合同模板》合同簽訂(雙方信息、標(biāo)的、質(zhì)量條款、價(jià)款、違約責(zé)任)《付款申請(qǐng)表》付款審批(供應(yīng)商信息、發(fā)票金額、付款方式、審批流程)五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)采購(gòu)管理中需防范以下風(fēng)險(xiǎn),建立“識(shí)別-評(píng)估-應(yīng)對(duì)”機(jī)制:(一)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn):反賄賂、反壟斷、稅務(wù)違規(guī)、數(shù)據(jù)泄露;應(yīng)對(duì):建立反賄賂政策,定期開(kāi)展合規(guī)培訓(xùn);制定反壟斷指南,避免壟斷協(xié)議;加強(qiáng)發(fā)票審核,確保稅務(wù)合規(guī);保護(hù)供應(yīng)商信息,制定數(shù)據(jù)安全政策。(二)供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn):供應(yīng)商中斷(如破產(chǎn))、價(jià)格波動(dòng)(如原材料上漲)、交付延遲;應(yīng)對(duì):建立供應(yīng)商備份機(jī)制(戰(zhàn)略供應(yīng)商需2家以上備用);定期評(píng)估供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)(填寫(xiě)《供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表》);與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同,鎖定價(jià)格;制定應(yīng)急預(yù)案(如供應(yīng)商中斷時(shí)啟動(dòng)備用供應(yīng)商)。(三)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn):不合格產(chǎn)品、質(zhì)量投訴;應(yīng)對(duì):建立質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)(國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn));加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)(質(zhì)量部門參與);要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證(如質(zhì)保期、
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