企業(yè)行政后勤服務流程指南一、引言企業(yè)行政后勤服務是保障日常運營有序開展的基礎支撐工作，涵蓋辦公物資管理、空間調度、資產維護、訪客接待等多個維度。本指南旨在通過標準化流程設計與配套工具表單，規(guī)范行政后勤服務各環(huán)節(jié)操作，提升服務響應效率與質量，降低運營成本，為員工創(chuàng)造高效、舒適的工作環(huán)境。本指南適用于企業(yè)各行政部門、業(yè)務部門及相關服務人員，可根據(jù)企業(yè)規(guī)模與實際需求靈活調整執(zhí)行細節(jié)。二、辦公物資管理服務（一）適用業(yè)務場景辦公物資管理服務聚焦于企業(yè)日常運營所需各類物資的全生命周期管理，具體場景包括：新員工入職物資配置：為新增員工提供辦公文具、電子設備等基礎物資的標準化配置；日常消耗品申領：滿足部門對紙張、墨盒、文件夾等易耗品的常態(tài)化需求；專項物資采購：針對會議、活動、項目等特殊場景的臨時性物資采購；庫存盤點與優(yōu)化：定期核查物資庫存，避免積壓短缺，保障資源合理利用。（二）標準化操作流程1.需求提報操作主體：各部門行政專員或指定需求對接人；操作說明：（1）根據(jù)部門實際需求，填寫《辦公物資申領單》，明確物資名稱、規(guī)格型號、申領數(shù)量、用途說明及預計使用時間；（2）專項采購需附《專項物資需求說明》，詳細列明采購原因、技術參數(shù)（如適用）、預算金額等；（3）申領單經部門負責人*簽字確認后，提交至行政部物資管理崗。2.審核確認操作主體：行政部主管*；操作說明：（1）核查申領物資的必要性、合理性及數(shù)量是否符合部門規(guī)模與業(yè)務需求；（2）專項采購需重點評估預算合規(guī)性與供應商資質（如涉及）；（3）審核通過后，在申領單上簽字并反饋至需求部門；不通過的，注明原因并退回修改。3.采購執(zhí)行操作主體：行政部采購專員*；操作說明：（1）常規(guī)消耗品從合格供應商名錄中比價采購，優(yōu)先選擇協(xié)議供應商；（2）專項采購或單次采購金額超過[具體金額，如2000元]的，需啟動詢價或招標流程，形成《采購報價對比表》備查；（3）采購完成后，與供應商確認交貨時間、地點及驗收標準，保證物資按時到位。4.入庫登記操作主體：行政部物資管理崗；操作說明：（1）物資送達后，與采購專員共同核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量是否與訂單一致，檢查外包裝是否完好；（2）驗收合格后，填寫《物資入庫登記表》，錄入物資編號、名稱、規(guī)格、入庫日期、供應商、存放位置等信息，并粘貼庫存標簽；（3）驗收不合格的，立即聯(lián)系供應商退換貨，并記錄異常原因及處理結果。5.領用發(fā)放操作主體：需求部門對接人、物資管理崗；操作說明：（1）需求部門憑審批通過的《辦公物資申領單》至倉庫領用；（2）物資管理崗核對申領單信息與實物，確認無誤后發(fā)放，領用人簽字確認；（3）電子設備類物資需額外填寫《資產領用登記表》，明保證管人與責任人。6.記錄歸檔操作主體：物資管理崗；操作說明：（1）每月匯總《物資入庫登記表》《辦公物資申領單》，形成《月度物資進出存臺賬》；（2）專項采購資料（如需求說明、報價對比表、合同等）按月整理歸檔，保存期限不少于[具體年限，如3年]。（三）配套工具表單表1：辦公物資申領單申領部門申領日期申領人聯(lián)系方式物資名稱規(guī)格型號單位申領數(shù)量部門負責人簽字：行政部審核意見：備注：□常規(guī)申領□專項采購□緊急需求（請注明原因）表2：物資入庫登記表物資編號物資名稱規(guī)格型號單位入庫數(shù)量供應商入庫日期存放位置驗收人（四）關鍵執(zhí)行要點申領規(guī)范：常規(guī)物資需提前[具體天數(shù)，如2個工作日]申領，緊急需求需經行政部主管*特批后優(yōu)先處理；庫存預警：當物資庫存低于安全庫存量（如常用A4紙儲備量不足5箱）時，物資管理崗需啟動采購流程；定期盤點：每季度末組織全面庫存盤點，保證賬實相符，盤點差異需分析原因并形成《庫存盤點報告》上報。三、會議室預訂與管理服務（一）適用業(yè)務場景會議室管理服務為企業(yè)各類會議、洽談、培訓等活動提供場地與設備支持，主要場景包括：部門例會：周例會、月度總結會等常規(guī)部門會議；客戶洽談：外部客戶來訪、商務合作洽談等；培訓講座：內部培訓、行業(yè)分享會、大型會議等；臨時應急：突發(fā)性會議或緊急事務協(xié)調會。（二）標準化操作流程1.線上/線下預訂操作主體：會議發(fā)起人、行政部前臺；操作說明：（1）會議發(fā)起人通過企業(yè)內部OA系統(tǒng)或線下填寫《會議室預訂申請表》，明確會議名稱、時間（起止時間）、參與人數(shù)、所需設備（如投影儀、麥克風、白板等）、特殊需求（如茶歇、橫幅等）；（2）預訂需提前[具體時間，如1個工作日]提交，緊急會議可電話聯(lián)系前臺*協(xié)調。2.資源核查操作主體：行政部前臺*；操作說明：（1）核查預訂時間段內會議室可用性，避免時間沖突；（2）若遇沖突，主動與會議發(fā)起人協(xié)商調整時間或更換同等規(guī)格會議室；（3）確認預訂后，在系統(tǒng)中鎖定會議室，并反饋至會議發(fā)起人。3.確認反饋操作主體：前臺*、會議發(fā)起人；操作說明：（1）會議前一天，前臺*通過郵件或企業(yè)向會議發(fā)起人發(fā)送《會議室使用確認函》，包含會議室位置、設備清單、注意事項等；（2）會議發(fā)起人收到后需回復確認，如有調整需提前4小時告知。4.會前準備操作主體：行政部保潔人員、設備維護崗*；操作說明：（1）保潔人員提前30分鐘清潔會議室，保證桌椅、地面、白板等整潔；（2）設備維護崗*提前檢查設備（投影儀、音響、麥克風等）運行狀態(tài)，調試網(wǎng)絡連接，擺放會議所需物資（如礦泉水、筆、紙等）；（3）大型會議需提前布置場地（如擺放席卡、調試燈光、設置簽到臺等）。5.使用監(jiān)督操作主體：前臺*、會議發(fā)起人；操作說明：（1）會議簽到時，前臺*核對會議信息，引導參會人員入座；（2）會議期間，前臺*需定期巡查，保證設備正常運行，如遇故障立即協(xié)調技術人員處理；（3）會議發(fā)起人需遵守會議室使用規(guī)范，保持場地整潔，會后關閉設備電源。6.會后整理操作主體：保潔人員、設備維護崗*；操作說明：（1）會議結束后，保潔人員及時清理會場垃圾，整理桌椅，恢復場地原狀；（2）設備維護崗*檢查設備完好性，發(fā)覺損壞需記錄并報修；（3）前臺*在《會議室使用登記表》中記錄實際使用時間、設備使用情況及異常問題。（三）配套工具表單表3：會議室預訂申請表預訂人部門聯(lián)系方式會議名稱會議時間開始時間：結束時間：參與人數(shù)所需會議室□小會議室（容納10人）□中會議室（容納20人）□大會議室（容納50人）所需設備□投影儀□麥克風□白板□視頻會議系統(tǒng)□其他：特殊需求□茶歇□橫幅□簽到臺□其他：部門負責人簽字：前臺審核意見：表4：會議室使用登記表日期會議室名稱使用部門會議名稱開始時間結束時間設備使用情況異常記錄經辦人（四）關鍵執(zhí)行要點沖突處理：同一會議室出現(xiàn)多重預訂時，優(yōu)先級為：高層會議>客戶洽談>部門例會>培訓活動；設備保障：每周五下午對會議室設備進行全面檢查，每月安排1次專業(yè)維護；使用規(guī)范：嚴禁在會議室用餐（特殊會議除外），使用后需關閉所有電源及設備，違者將通報批評并承擔相關費用。四、固定資產管理服務（一）適用業(yè)務場景固定資產管理服務聚焦于企業(yè)價值較高、使用周期長的資產（如電腦、打印機、辦公家具等）的全流程管控，主要場景包括：新購資產入庫：新增固定資產的登記、貼標、入庫；內部調撥：因部門人員變動或業(yè)務需求導致的資產跨部門轉移；維修與保養(yǎng)：資產故障時的維修申請與跟蹤；報廢處置：達到使用年限或損壞無法修復資產的報廢處理。（二）標準化操作流程1.資產入庫操作主體：行政部資產管理崗、采購專員；操作說明：（1）新購資產送達后，資產管理崗與采購專員共同核對資產名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購金額、供應商等信息，與采購訂單一致后簽收；（2）填寫《固定資產入庫單》，錄入資產編號（按“類別+年份+序號”規(guī)則編制，如“電腦-2023-001”）、名稱、型號、購置日期、使用年限、原值、存放位置等信息；（3）粘貼資產標簽（標簽包含資產編號、名稱、責任人），并將信息錄入固定資產管理系統(tǒng)。2.領用登記操作主體：需求部門負責人、資產管理崗*；操作說明：（1）領用人填寫《資產領用申請表》，經部門負責人*審批后提交至行政部；（2）資產管理崗*核對申請信息，確認無誤后辦理領用手續(xù)，領用人簽字確認；（3）在系統(tǒng)中更新資產保管人信息，明保證管責任。3.內部調撥操作主體：轉出部門負責人、轉入部門負責人、資產管理崗*；操作說明：（1）因業(yè)務需要調撥資產時，由轉入部門填寫《固定資產調撥申請表》，注明資產編號、名稱、調撥原因等；（2）轉出部門負責人確認資產狀態(tài)后簽字，行政部主管審批；（3）審批通過后，資產管理崗*組織資產交接，雙方簽字確認，并在系統(tǒng)中更新存放位置與保管人信息。4.維修申請操作主體：資產保管人、資產管理崗*、外部維修商；操作說明：（1）資產出現(xiàn)故障時，保管人填寫《資產維修申請表》，描述故障現(xiàn)象及使用情況；（2）資產管理崗*核查故障原因，判斷為內部維修或外部維修；（3）內部維修由行政部維修人員*處理，外部維修需從合格供應商名錄中選擇服務商，維修完成后由保管人驗收簽字。5.報廢處置操作主體：資產保管人、資產管理崗、行政部主管；操作說明：（1）資產達到使用年限或無法修復時，由保管人提交《資產報廢申請表》，注明報廢原因、資產狀態(tài)等；（2）資產管理崗組織鑒定，確認符合報廢條件后，報行政部主管審批；（3）審批通過后，選擇合規(guī)處置方式（如變賣、回收），處置收入需上繳財務部，并在系統(tǒng)中進行資產銷賬處理。6.定期盤點操作主體：行政部、財務部、各資產保管人；操作說明：（1）每半年組織一次全面資產盤點，以賬面資產為基礎，逐項核對實物；（2）盤點中發(fā)覺盤盈、盤虧或毀損的，需查明原因，形成《資產盤點報告》，經行政部主管與財務部負責人審批后處理；（3）更新固定資產管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證賬實相符。（三）配套工具表單表5：固定資產入庫單資產編號資產名稱規(guī)格型號單位數(shù)量購置日期原值（元）供應商存放位置驗收人表6：資產領用申請表領用部門領用人聯(lián)系方式資產編號資產名稱領用日期預計使用年限部門負責人簽字：資產管理崗審核：（四）關鍵執(zhí)行要點標簽規(guī)范：資產標簽需粘貼在顯眼位置，不得隨意覆蓋或撕毀，損壞后需及時聯(lián)系資產管理崗*更換；責任到人：資產保管人離職時，需辦理資產交接手續(xù)，未完成交接的，不予辦理離職手續(xù)；報廢流程：嚴禁私自處置固定資產，違者將按企業(yè)規(guī)章制度追究責任，造成損失的需賠償。五、企業(yè)車輛調度服務（一）適用業(yè)務場景企業(yè)車輛調度服務為公務出行提供交通保障，主要場景包括：公務出行：員工外出拜訪客戶、參加會議、處理異地業(yè)務等；客戶接送：重要客戶來訪時的機場、車站接送；物資運輸：辦公物資、設備等大件物品的運輸；應急用車：突發(fā)疾病、緊急事務等特殊情況下的車輛需求。（二）標準化操作流程1.用車申請操作主體：用車人、部門負責人*；操作說明：（1）用車人提前[具體時間，如1個工作日]填寫《車輛使用申請表》，注明用車事由、時間、起止地點、乘車人數(shù)、所需車型等信息；（2）緊急用車需電話申請，經行政部主管*特批后，補填申請表；（3）申請表經部門負責人*簽字后提交至行政部車輛管理崗。2.行程審批操作主體：行政部主管*、車輛管理崗；操作說明：（1）車輛管理崗核查車輛可用性（如車輛狀態(tài)、司機排班等）；（2）行政部主管*審批用車申請，重點核查公務必要性及行程合理性；（3）審批通過后，車輛管理崗安排司機與車輛，并反饋至用車人。3.車輛調度操作主體：車輛管理崗*；操作說明：（1）根據(jù)審批通過的行程，安排司機出車，提前告知司機用車時間、地點、路線及注意事項；（2）長途用車（如單程超過100公里）需提前檢查車輛狀況，保證油量充足、車況良好；（3）如遇車輛沖突，優(yōu)先保障高層公務、客戶接送及緊急用車需求。4.出車檢查操作主體：司機*、車輛管理崗；操作說明：（1）出車前，司機*需檢查車輛油量、剎車、輪胎、燈光、空調等關鍵部位，填寫《車輛出車前檢查表》；（2）檢查發(fā)覺異常的，立即報告車輛管理崗，更換車輛或維修后再出車；（3）用車人上車后，司機需核對行程信息，確認無誤后發(fā)車。5.行程記錄操作主體：司機*、用車人；操作說明：（1）行程中，司機需遵守交通規(guī)則，安全駕駛，記錄實際行駛里程、途經地點等信息；（2）用車人需在《車輛行駛記錄表》上簽字確認行程，如有變更需提前通知司機；（3）長途用車需每日向車輛管理崗匯報行程進展，保證行程安全。6.費用結算操作主體：司機*、車輛管理崗、財務部；操作說明：（1）用車結束后，司機*填寫《車輛費用報銷單》，注明油費、過路費、停車費等費用明細，附相關票據(jù)；（2）車輛管理崗核查費用合理性、票據(jù)真實性及行程記錄一致性；（3）審批通過后，提交至財務部報銷，費用計入對應部門公務用車預算。（三）配套工具表單表7：車輛使用申請表用車人部門聯(lián)系方式用車事由用車時間開始時間：結束時間：乘車人數(shù)起止地點起點：終點：途經地點（可選）所需車型□轎車□商務車□貨車□其他：部門負責人簽字：車輛管理崗安排：表8：車輛行駛記錄表日期車牌號用車人起止地點行駛里程（公里）油耗（升）費用明細（元）用車人簽字（四）關鍵執(zhí)行要點審批權限：部門負責人負責本部門用車初審，行政部主管負責終審，單次用車費用超過[具體金額，如500元]的需報總經理*審批；安全規(guī)范：嚴禁司機超速、酒駕、疲勞駕駛，用車人不得要求司機違規(guī)行駛；費用管控：公務用車費用按月公示，超預算部分需說明原因，由總經理*審批后方可報銷。六、訪客接待服務（一）適用業(yè)務場景訪客接待服務是企業(yè)對外展示形象的重要窗口，主要場景包括：客戶來訪：潛在客戶、合作方、供應商等外部人員的商務洽談；面試邀約：外部候選人到司參加面試；外部考察：行業(yè)協(xié)會、部門、合作伙伴的調研參觀；臨時訪客：快遞人員、維修人員等短暫停留的外部人員。（二）標準化操作流程1.訪客預約操作主體：對接人（業(yè)務部門人員或行政人員）、訪客；操作說明：（1）對接人提前與訪客確認來訪時間、人數(shù)、身份（單位、姓名、職務）、來訪目的及特殊需求（如翻譯、餐飲等）；（2）通過企業(yè)內部OA系統(tǒng)或線下填寫《訪客預約登記表》，提交至行政部前臺*；（3）預約信息變更需提前[具體時間，如30分鐘]通知前臺*。2.信息登記操作主體：前臺*、訪客；操作說明：（1）訪客到達后，前臺*主動問候，核對預約信息，請訪客出示有效身份證件；（2）填寫《訪客登記表》，記錄訪客姓名、單位、職務、身份證號、聯(lián)系方式、訪問部門、對接人、到訪時間及預計離開時間；（3）發(fā)放《訪客證》（佩戴于胸前），指引訪客至等候區(qū)或直接對接人辦公室。3.接待準備操作主體：對接人、前臺*、行政部保潔人員；操作說明：（1）對接人提前清理辦公室，準備會議資料、茶水、紙巾等；（2）重要客戶來訪，需準備公司宣傳冊、產品樣品、歡迎橫幅等；（3）保潔人員保證接待區(qū)域（前臺、會議室、走廊等）整潔有序，空調溫度適宜。4.引導接待操作主體：前臺*、對接人；操作說明：（1）對接人收到前臺*通知后，立即到前臺或等候區(qū)迎接訪客；（2）引導訪客至會議室，途中簡要介紹公司環(huán)境與文化；（3）入座后，主動遞上茶水，說明會議流程，確認訪客需求。5.服務保障操作主體：前臺*、行政部相關人員；操作說明：（1）會議期間，前臺*需關注會議室動態(tài)，保證茶水、設備等供應充足；（2）如遇訪客臨時停留用餐，對接人需提前4小時通知行政部安排工作餐；（3）訪客提出特殊需求（如打印、復印文件），需及時響應并協(xié)助處理。6.送別記錄操作主體：對接人、前臺*；操作說明：（1）會議結束后，對接人送訪客至公司門口或電梯口，禮貌道別；（2）訪客離開時，前臺*收回《訪客證》，核對離訪時間，在《訪客登記表》上簽字確認；（3）每日下班前，前臺匯總當日訪客信息，形成《訪客日報表》提交至行政部主管。（三）配套工具表單表9：訪客預約登記表對接人部門聯(lián)系方式訪客單位訪客姓名職務到訪人數(shù)預約日期到訪時間預計離開時間來訪目的特殊需求前臺確認簽字：對接人確認簽字：表10：訪客登記表到訪日期訪客姓名單位職務身份證號聯(lián)系方式訪問部門對接人到訪時間離訪時間《訪客證》編號訪客簽字（四）關鍵執(zhí)行要點預約規(guī)范：重要訪客需提前1天預約，前臺*需在訪客到達前10分鐘通知對接人；接待禮儀：前臺*需著裝整潔、微笑服務，使用“您好”“請問”“請慢走”等禮貌用語；信息保密：嚴禁泄露訪客信息及公司內部資料，違者將按保密協(xié)議追究責任。七、辦公環(huán)境維護服務（一）適用業(yè)務場景辦公環(huán)境維護服務致力于打造整潔、舒適、安全的工作場所，主要場景包括：日常保潔：辦公區(qū)域、會議室、走廊、衛(wèi)生間等公共區(qū)域的日常清潔；綠植養(yǎng)護：辦公區(qū)域綠植的定期澆水、修剪、更換；設施維修：辦公家具、水電設備、空調系統(tǒng)等故障維修；環(huán)境消殺：定期滅鼠、滅蟑、消毒，預防病媒生物傳播。（二）標準化操作流程1.需求反饋操作主體：員工、部門負責人、行政部前臺；操作說明：（1）員工發(fā)覺環(huán)境問題（如垃圾未清理、設備故障等），可通過OA系統(tǒng)、企業(yè)群或直接聯(lián)系前臺*反饋；（2）部門負責人*可集中反饋本區(qū)域環(huán)境維護需求，填寫《環(huán)境維護服務申請表》；（3）前臺*記錄需求信息，分類整理后提交至行政部環(huán)境維護崗。2.任務派發(fā)操作主體：環(huán)境維護崗*、保潔組長、維修組長；操作說明：（1）環(huán)境維護崗*根據(jù)需求緊急程度分類：緊急（如水管爆裂、停電等，需2小時內響應）、一般（如日常保潔、設施小修等，需4小時內響應）、計劃內（如綠植養(yǎng)護、環(huán)境消殺等，需按周期安排）；（2）向保潔組長或維修組長派發(fā)任務，明確服務內容、地點、時間及要求；（3）緊急需求需電話通知負責人，保證任務及時傳達。3.服務執(zhí)行操作主體：保潔人員、維修人員、綠植養(yǎng)護人員；操作說明：（1）保潔人員：每日8:00前完成公共區(qū)域清潔（地面清掃、垃圾收集、桌面擦拭等），會議結束后及時清理會議室；（2）維修人員：接到維修任務后，攜帶工具上門維修，無法當場解決的需向需求人說明原因并約定維修時間；（3）綠植養(yǎng)護人員：每周1次檢查綠植狀態(tài)，澆水、修剪黃葉，每月更換1次枯萎綠植。4.質量檢查操作主體：環(huán)境維護崗*、部門行政專員；操作說明：（1）服務完成后，環(huán)境維護崗*對照《環(huán)境維護質量標準》進行檢查，如保潔是否達標、維修是否徹底等；（2）部門行政專員對本區(qū)域環(huán)境維護質量進行評價，填寫《服務質量反饋表》；（3）檢查不合格的，要求服務人員返工，并記錄返工原因及處理結果。5.結果反饋操作主體：環(huán)境維護崗*、需求人；操作說明：（1）環(huán)境維護崗*將檢查結果反饋至需求人，確認服務滿意度；（2）對需求人提出的不滿意項，協(xié)調相關人員整改，24小時內給予回復；（3）每周匯總《環(huán)境維護服務記錄表》，分析服務中的問題，持續(xù)優(yōu)化服務流程。（三）配套工具表單表11：環(huán)境維護服務申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期服務類型□日常保潔□設施維修□綠植養(yǎng)護□環(huán)境消殺□其他：服務地點問題描述（附圖片更佳）：期望完成時間：部門負責人簽字：表12：環(huán)境維護服務記錄表服務日期服務類型服務地點服務人員完成時間質量檢查結果需求人簽字（四）關鍵執(zhí)行要點響應時效：緊急需求2小時內響應，一般需求4小時內響應，計劃內需求按約定時間完成；質量標準：地面無污漬、垃圾日產日清、設備正常運轉、綠植無枯葉，具體標準詳見《環(huán)境維護質量手冊》；溝通機制：每月召開1次環(huán)境維護溝通會，收集各部門意見，持續(xù)提升服務質量。八、快遞與收發(fā)服務（一）適用業(yè)務場景快遞與收發(fā)服務是企業(yè)內外部文件、物品傳遞的重要渠道，主要場景包括：寄件服務：員工寄送商務文件、合同、樣品等；收件登記：企業(yè)收到外部快遞的簽收、登記、通知；緊急件處理：加急件、重要文件的優(yōu)先派送；費用結算：快遞費用的月度統(tǒng)計與報銷。（二）標準化操作流程1.寄件登記操作主體：寄件人、前臺*；操作說明：（1）寄件人填寫《快遞寄件登記表》，注明寄件人信息（部門、姓名、聯(lián)系方式）、收件人信息（姓名、地址、電話）、物品名稱、數(shù)量、重量、快遞類型（如順豐、中通等）及寄件事由；（2）前臺*核對寄件信息，確認無誤后聯(lián)系快遞員上門取件或協(xié)助寄件人寄送；（3）寄件人需保證物品合規(guī)（無違禁品、易燃易爆品等），前臺*有權拒絕寄送違規(guī)物品。2.收件分類操作主體：前臺*、快遞員；操作說明：（1）快遞員送達快遞后，前臺*核對快遞單號、收件人姓名及公司名稱；（2）按收