瑜伽館合同模板管理規(guī)定

一、總則（一）目的為加強本瑜伽館合同模板的管理，規(guī)范合同簽訂行為，防范合同風(fēng)險，保障瑜伽館和客戶的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及本館的實際情況，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于瑜伽館全體員工在與客戶簽訂各類業(yè)務(wù)合同過程中對合同模板的使用、管理等相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則合同模板的內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律的強制性和禁止性條款。2.規(guī)范性原則合同模板應(yīng)具備規(guī)范的格式、準(zhǔn)確的條款表述，確保合同內(nèi)容完整、邏輯清晰。3.風(fēng)險防控原則充分考慮可能出現(xiàn)的風(fēng)險因素，通過合理的條款設(shè)置對風(fēng)險進行有效的預(yù)防和控制。4.體現(xiàn)企業(yè)文化與經(jīng)營理念合同模板要融入瑜伽館“身心和諧、健康生活”的企業(yè)文化，以及“專業(yè)、貼心、創(chuàng)新”的經(jīng)營理念，展現(xiàn)瑜伽館的特色和價值觀。二、合同模板的制定與修訂（一）制定主體合同模板由瑜伽館行政主管牽頭，聯(lián)合法務(wù)人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同制定。必要時，可聘請外部專業(yè)律師提供法律支持。（二）制定流程1.需求調(diào)研業(yè)務(wù)部門根據(jù)日常業(yè)務(wù)開展情況，提出合同模板的功能需求和業(yè)務(wù)要點。行政主管和法務(wù)人員對需求進行整理和分析。2.初稿擬定依據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，結(jié)合法律法規(guī)和行業(yè)慣例，由行政主管和法務(wù)人員共同起草合同模板初稿。在初稿擬定過程中，充分考慮瑜伽館的利益訴求和風(fēng)險防范，同時注重條款的合理性和可操作性。3.內(nèi)部評審初稿完成后，組織業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、人力資源部門等相關(guān)部門進行內(nèi)部評審。各部門從自身專業(yè)角度對合同模板提出修改意見，重點關(guān)注合同條款對本部門工作的影響以及與其他部門工作的銜接。4.修訂完善根據(jù)內(nèi)部評審意見，對合同模板進行修訂完善。對于存在爭議的條款，組織相關(guān)部門進行專題討論，必要時邀請外部專家進行論證。5.審核批準(zhǔn)修訂后的合同模板提交給瑜伽館管理層審核批準(zhǔn)。經(jīng)管理層審核通過后，正式發(fā)布實施。（三）修訂機制1.定期審查行政主管每年組織對合同模板進行一次全面審查，根據(jù)法律法規(guī)的變化、業(yè)務(wù)發(fā)展的需要以及合同履行過程中出現(xiàn)的問題，評估是否需要對合同模板進行修訂。2.即時修訂當(dāng)國家法律法規(guī)發(fā)生重大調(diào)整、瑜伽館經(jīng)營策略發(fā)生重大變化或合同履行過程中出現(xiàn)普遍性問題時，應(yīng)即時啟動合同模板的修訂程序。修訂流程與制定流程相同。三、合同模板的使用（一）培訓(xùn)與指導(dǎo)1.新合同模板發(fā)布后，行政主管負(fù)責(zé)組織對全體員工進行培訓(xùn)，詳細(xì)講解合同模板的內(nèi)容、使用方法和注意事項。培訓(xùn)可采用集中授課、線上學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式，確保員工熟練掌握合同模板的使用要求。2.在日常工作中，法務(wù)人員為員工提供合同模板使用方面的指導(dǎo)，解答員工在合同簽訂過程中遇到的法律問題。（二）規(guī)范使用1.員工在與客戶簽訂合同前，必須使用本館統(tǒng)一制定的合同模板。未經(jīng)行政主管批準(zhǔn)，不得擅自修改合同模板的條款和格式。2.對于合同模板中的空白條款，員工應(yīng)按照實際業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)確填寫，確保填寫內(nèi)容真實、完整、清晰。填寫完畢后，應(yīng)對合同內(nèi)容進行仔細(xì)核對，避免出現(xiàn)錯誤和遺漏。3.在使用合同模板過程中，如發(fā)現(xiàn)合同模板存在問題或與實際業(yè)務(wù)情況不符，應(yīng)及時向行政主管報告，不得自行變通處理。（三）特殊情況處理1.如因特殊業(yè)務(wù)需求，需要對合同模板進行修改或補充條款的，員工應(yīng)填寫《合同模板修改申請表》，詳細(xì)說明修改原因、修改內(nèi)容以及對瑜伽館利益的影響。申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交給行政主管和法務(wù)人員進行審查。2.行政主管和法務(wù)人員對申請表進行審查后，如認(rèn)為修改內(nèi)容符合法律法規(guī)和瑜伽館利益，報管理層批準(zhǔn)后，方可對合同模板進行修改。修改后的合同模板應(yīng)及時存檔，并通知相關(guān)員工使用。四、合同模板的存檔與保管（一）存檔要求1.行政主管負(fù)責(zé)合同模板的存檔工作，對每次制定、修訂的合同模板進行編號、登記，并建立電子和紙質(zhì)檔案。檔案內(nèi)容應(yīng)包括合同模板的文本、制定和修訂的相關(guān)文件、內(nèi)部評審意見等。2.合同模板的電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或云端存儲設(shè)備上，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照編號順序排列，便于查閱。（二）保管期限合同模板的保管期限為自合同模板最后一次使用或修訂之日起[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)行政主管審核批準(zhǔn)，可對檔案進行銷毀處理。銷毀檔案時，應(yīng)做好記錄，確保檔案信息的安全。（三）查閱與借閱1.員工因工作需要查閱合同模板檔案的，應(yīng)向行政主管提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，可在指定地點查閱。查閱時，不得擅自對檔案進行涂改、復(fù)制、抽取等操作。2.如因特殊原因需要借閱合同模板檔案的，應(yīng)填寫《合同模板檔案借閱申請表》，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和行政主管批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。歸還時，行政主管應(yīng)對檔案進行檢查，確保檔案完好無損。五、合同模板的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.法務(wù)人員定期對合同模板進行風(fēng)險識別和評估，重點關(guān)注法律法規(guī)變化、行業(yè)政策調(diào)整、市場環(huán)境變化等因素對合同模板的影響。通過分析過往合同糾紛案例，查找合同模板中可能存在的風(fēng)險點。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法對風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。對于高風(fēng)險的合同條款，應(yīng)及時提出改進措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對識別出的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。如通過完善合同條款、增加擔(dān)保條款、明確違約責(zé)任等方式，降低瑜伽館在合同履行過程中的風(fēng)險。2.加強對員工的風(fēng)險培訓(xùn)，提高員工的風(fēng)險意識和防范能力。員工在簽訂合同前，應(yīng)對客戶的信用狀況、經(jīng)營狀況等進行調(diào)查了解，評估客戶的履約能力，避免與信用不良的客戶簽訂合同。（三）應(yīng)急處理機制1.建立合同糾紛應(yīng)急處理機制，當(dāng)出現(xiàn)合同糾紛時，相關(guān)部門應(yīng)及時向行政主管和法務(wù)人員報告。行政主管和法務(wù)人員應(yīng)迅速組織成立應(yīng)急處理小組，制定處理方案。2.應(yīng)急處理小組應(yīng)根據(jù)合同糾紛的具體情況，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式進行處理。在處理過程中，要注重維護瑜伽館的合法權(quán)益和社會形象，盡量降低糾紛對瑜伽館經(jīng)營和聲譽的影響。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政主管定期對合同模板的使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂是否使用統(tǒng)一模板、合同條款填寫是否規(guī)范、合同檔案管理是否符合要求等。2.建立內(nèi)部舉報制度，鼓勵員工對違反合同模板管理規(guī)定的行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）績效考核1.將合同模板管理工作納入員工績效考核體系，對在合同模板制定、使用、管理等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)目冃Ъ臃趾酮剟睢?.對于違反合同模板管理規(guī)定，給瑜伽館造成經(jīng)濟損失或不良影響的員