信貸公司采購合同管理辦法

一、總則（一）目的為加強本信貸公司采購合同管理，規(guī)范采購合同簽訂、履行、變更及終止等行為，防范采購風險，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工涉及的各類采購合同的管理，采購合同涵蓋但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、金融軟件、營銷物資等采購所簽訂的合同。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：采購合同的簽訂與履行必須符合國家法律法規(guī)及政策要求，確保合同具有法律效力。2.效益優(yōu)先原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，追求采購成本的最小化和經(jīng)濟效益的最大化。3.公平公正原則：在采購合同管理過程中，對待所有供應(yīng)商應(yīng)秉持公平公正的態(tài)度，維護良好的市場秩序。4.誠實守信原則：公司及員工在采購合同相關(guān)活動中應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定的義務(wù)。（四）企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)本辦法的制定與執(zhí)行緊密圍繞公司“誠信為本、服務(wù)至上、創(chuàng)新發(fā)展、合作共贏”的企業(yè)文化和經(jīng)營理念。在采購合同管理中，強調(diào)與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定、誠信合作的關(guān)系，以優(yōu)質(zhì)的采購服務(wù)支持公司業(yè)務(wù)發(fā)展，為客戶提供更高效、優(yōu)質(zhì)的金融服務(wù)。二、采購合同管理組織與職責（一）采購合同管理小組成立以公司分管行政的副總經(jīng)理為組長，采購部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門負責人為成員的采購合同管理小組。小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司采購合同管理工作，制定采購合同管理策略，審議重大采購合同等。（二）各部門職責1.采購部門-負責采購項目的策劃、供應(yīng)商的選擇與評估。-起草采購合同文本，組織合同談判。-跟蹤采購合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。-建立采購合同檔案，對合同進行分類、整理和保管。2.法務(wù)部門-對采購合同文本進行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風險。-參與重大采購合同的談判，提供法律意見和支持。-處理與采購合同相關(guān)的法律糾紛，維護公司合法權(quán)益。3.財務(wù)部門-審核采購合同的財務(wù)條款，包括付款方式、價格合理性等。-按照合同約定進行付款操作，監(jiān)督采購資金的使用情況。-協(xié)助采購部門進行采購成本核算與分析。4.使用部門-提出采購需求，明確采購項目的技術(shù)、質(zhì)量等要求。-參與采購項目的驗收工作，對采購物資或服務(wù)的質(zhì)量進行評估。（三）扁平化管理體現(xiàn)在采購合同管理組織架構(gòu)中，強調(diào)各部門之間的直接溝通與協(xié)作。減少層級限制，各部門可根據(jù)實際情況直接向采購合同管理小組匯報問題和提出建議，提高決策效率，實現(xiàn)扁平化管理目標。三、采購合同的簽訂（一）采購需求確認1.使用部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出采購需求，并填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算、用途等信息。2.采購需求申請表經(jīng)使用部門負責人審核后，提交給采購部門。采購部門對需求進行匯總和分析，判斷是否符合公司整體規(guī)劃和預算安排。（二）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購項目的要求，從數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出《供應(yīng)商邀請書》。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交相關(guān)資質(zhì)證明文件和報價單。采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行評估，填寫《供應(yīng)商評估表》。3.對于重大采購項目，采購部門可組織實地考察供應(yīng)商，確保供應(yīng)商具備相應(yīng)的生產(chǎn)能力和服務(wù)水平。（三）合同談判1.采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進行合同談判。談判內(nèi)容包括合同條款、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等。2.法務(wù)部門和財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)需要參與談判，從法律和財務(wù)角度提供專業(yè)意見。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成《談判紀要》。（四）合同起草與審核1.采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同文本。合同應(yīng)包含雙方當事人信息、采購項目名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。2.合同文本起草完成后，先由采購部門內(nèi)部審核，再依次提交給法務(wù)部門、財務(wù)部門和使用部門進行審核。各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出修改意見。（五）合同簽訂與授權(quán)1.采購合同經(jīng)各部門審核通過后，由采購合同管理小組審議。重大采購合同需提交公司總經(jīng)理辦公會審議。2.經(jīng)審議通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司合同專用章。授權(quán)代表應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。（六）人文關(guān)懷體現(xiàn)在采購合同簽訂過程中，注重與供應(yīng)商的溝通與交流。對于供應(yīng)商提出的合理訴求，應(yīng)給予充分考慮，體現(xiàn)公司的人文關(guān)懷精神，營造良好的合作氛圍。四、采購合同的履行（一）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門負責采購合同的執(zhí)行跟蹤，定期與供應(yīng)商溝通，了解合同履行情況，包括物資生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況、服務(wù)提供情況等。2.采購部門應(yīng)及時向使用部門反饋合同執(zhí)行信息，如出現(xiàn)可能影響合同履行的問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決。（二）物資驗收與服務(wù)確認1.物資到貨或服務(wù)完成后，采購部門應(yīng)組織使用部門等相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標準進行驗收。驗收人員應(yīng)填寫《驗收報告》，詳細記錄驗收情況。2.對于驗收不合格的物資或服務(wù)，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施或重新提供物資、服務(wù)。如供應(yīng)商未能按要求處理，應(yīng)按照合同約定追究其違約責任。（三）付款管理1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定和驗收報告，審核付款申請。付款申請應(yīng)包括合同編號、發(fā)票金額、付款方式、收款賬戶等信息。2.審核通過后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)審批流程進行付款操作。付款完成后，應(yīng)及時登記相關(guān)賬目。（四）風險管理1.在采購合同履行過程中，各部門應(yīng)密切關(guān)注可能出現(xiàn)的風險，如市場價格波動、供應(yīng)商違約、不可抗力等。2.針對可能出現(xiàn)的風險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，如與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整價格、要求供應(yīng)商提供擔保等。如發(fā)生風險事件，應(yīng)及時采取措施降低公司損失。（五）社會效益與經(jīng)濟效益體現(xiàn)在采購合同履行過程中，鼓勵優(yōu)先選擇具有良好社會信譽和環(huán)保意識的供應(yīng)商，促進社會效益的提升。同時，通過合理的采購合同履行管理，降低采購成本，提高資金使用效率，實現(xiàn)公司經(jīng)濟效益的增長。五、采購合同的變更與終止（一）合同變更1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、市場變化等原因需要變更采購合同的，由提出變更的部門填寫《合同變更申請表》，說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響。2.《合同變更申請表》經(jīng)采購合同管理小組審核同意后，采購部門與供應(yīng)商進行協(xié)商，簽訂《合同變更協(xié)議》。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的條款及雙方的權(quán)利義務(wù)。3.合同變更涉及價格調(diào)整的，財務(wù)部門應(yīng)進行審核，確保變更后的價格合理。（二）合同終止1.采購合同履行完畢、雙方協(xié)商一致或出現(xiàn)法定終止情形時，合同終止。采購部門應(yīng)及時填寫《合同終止申請表》，說明合同終止的原因。2.合同終止后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)，清理合同檔案。對于尚未履行完畢的合同，如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤K止，應(yīng)按照合同約定追究其違約責任。（三）績效考核關(guān)聯(lián)將采購合同變更與終止情況納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系。對于因工作失誤導致合同變更頻繁或合同終止給公司造成損失的，應(yīng)進行相應(yīng)的績效扣分和責任追究。六、采購合同檔案管理（一）檔案收集采購部門負責采購合同檔案的收集工作，檔案內(nèi)容應(yīng)包括采購需求申請表、供應(yīng)商評估表、談判紀要、合同文本、驗收報告、付款憑證、合同變更協(xié)議、合同終止申請表等與采購合同相關(guān)的文件資料。（二）檔案整理與歸檔1.采購部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等對收集到的檔案資料進行整理，編制檔案目錄。2.整理好的檔案資料應(yīng)及時歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案庫。檔案庫應(yīng)妥善保管，防止檔案資料的損壞、丟失和泄露。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)采購合同管理小組組長批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。（四）檔案保管期限與銷毀1.采購合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要采購合同檔案保管期限為[X]年。2.超過保管期限的檔案，經(jīng)采購合同管理小組審核批準后，可進行銷毀處理。銷毀檔案應(yīng)進行登記，確保檔案信息不被泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。（二）定期檢查與不定期抽查采購合同管理小組定期組織對采購合同管理工作進行檢查，同時不定期進行抽查。檢查和抽查內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、合同執(zhí)行情況、檔案管理情況等。（三）問題整改與責任追究1.對于內(nèi)部審計和檢查、抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時制定整改措施并進行整改。整改情況應(yīng)及時反饋給采購合同管理小組。2.對于違反本辦法規(guī)定，給公司造成損失的部門和個人，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行責