合同管理與風險防范辦法指南一、合同管理概述合同作為經(jīng)濟活動中明確雙方權利義務的重要法律文件，在企業(yè)的運營和各類經(jīng)濟交往中起著至關重要的作用。有效的合同管理能夠保障合同的順利履行，維護當事人的合法權益，促進經(jīng)濟活動的有序進行。合同管理是一個系統(tǒng)工程，涵蓋了從合同的策劃、起草、審核、簽訂、履行、變更、終止到檔案管理等一系列環(huán)節(jié)。每一個環(huán)節(jié)都緊密相連，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能給企業(yè)帶來法律風險和經(jīng)濟損失。二、合同簽訂前的風險防范（一）主體資格審查在簽訂合同之前，必須對合同相對方的主體資格進行嚴格審查。對于企業(yè)法人，要查看其營業(yè)執(zhí)照，確認其是否合法存續(xù)，經(jīng)營范圍是否與合同業(yè)務相符?？梢酝ㄟ^國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等渠道查詢企業(yè)的登記信息、經(jīng)營狀態(tài)、是否存在違法違規(guī)記錄等。對于自然人，要核實其身份證明，確保其具有完全民事行為能力。例如，在涉及重大交易的合同中，如果對方是限制民事行為能力人，可能會導致合同效力存在瑕疵。此外，對于一些特殊行業(yè)，如金融、建筑、醫(yī)療等，還需要審查對方是否具備相應的資質證書。例如，建筑企業(yè)需要具備相應的建筑施工資質，否則簽訂的建設工程合同可能會被認定無效。（二）信用狀況調查了解合同相對方的信用狀況對于降低合同風險至關重要?？梢酝ㄟ^查詢信用評級機構的報告、向合作過的企業(yè)咨詢、查看法院裁判文書等方式，了解對方的信用記錄、履約能力和商業(yè)信譽。如果發(fā)現(xiàn)對方存在大量的債務糾紛、違約記錄或不良信用信息，要謹慎考慮是否與其簽訂合同。在必要時，可以要求對方提供擔保，以保障合同的履行。（三）合同策劃與起草在合同策劃階段，要明確合同的目的、交易模式和主要條款。根據(jù)交易的性質和特點，選擇合適的合同類型，如買賣合同、租賃合同、服務合同等。合同起草應當遵循合法、公平、明確、完整的原則。合同條款應當清晰界定雙方的權利義務，避免使用模糊、歧義的語言。例如，在價格條款中，要明確價格的構成、計算方式、支付時間和支付方式等；在質量條款中，要明確質量標準、檢驗方法和驗收程序等。同時，要合理設置違約責任條款，明確違約方應承擔的責任和賠償方式。違約責任條款應當具有可操作性和威懾力，以促使雙方嚴格履行合同義務。三、合同審核環(huán)節(jié)的要點（一）法律合規(guī)性審核合同審核首先要確保合同內容符合法律法規(guī)的規(guī)定。審核人員要熟悉相關的法律法規(guī)，特別是與合同業(yè)務密切相關的法律，如合同法、消費者權益保護法、知識產權法等。檢查合同條款是否存在違法違規(guī)的內容，如排除對方主要權利、加重對方責任、違反強制性法律規(guī)定等。例如，在格式合同中，如果存在不合理地免除或者減輕自己責任、加重對方責任、限制對方主要權利的條款，可能會被認定為無效。此外，還要關注合同的簽訂程序是否符合法律要求，如是否需要經(jīng)過審批、登記等手續(xù)。（二）條款完整性和準確性審核審核合同條款是否完整，是否涵蓋了交易的主要內容和關鍵環(huán)節(jié)。檢查合同中是否存在遺漏重要條款的情況，如合同標的、數(shù)量、質量、價款、履行期限、地點和方式等。同時，要確保合同條款的表述準確無誤，避免出現(xiàn)錯別字、語病和歧義。對于一些專業(yè)術語和特定概念，要進行明確的定義和解釋，以避免雙方在理解上產生分歧。（三）風險評估與防范措施審核對合同可能存在的風險進行全面評估，包括市場風險、信用風險、法律風險等。針對不同的風險，提出相應的防范措施。例如，對于市場價格波動較大的商品交易合同，可以設置價格調整條款，以應對價格變化帶來的風險；對于信用風險較高的合同相對方，可以要求其提供擔?；蛘卟扇》制诟犊畹确绞浇档惋L險。四、合同簽訂過程中的風險控制（一）簽訂方式的選擇合同簽訂方式主要有書面形式、口頭形式和其他形式。在商業(yè)活動中，為了便于明確雙方的權利義務和避免糾紛，建議優(yōu)先采用書面形式簽訂合同。書面合同可以是合同書、信件、電報、電傳、傳真等傳統(tǒng)形式，也可以是電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等數(shù)據(jù)電文形式。無論采用何種形式，都要確保合同內容能夠有形地表現(xiàn)所載內容，并可以隨時調取查用。（二）簽字蓋章的規(guī)范在簽訂書面合同時，要注意簽字蓋章的規(guī)范性。對于企業(yè)法人，應當由法定代表人或者其授權的代理人簽字，并加蓋企業(yè)公章或者合同專用章。授權代理人簽字時，要查看其授權委托書，確認其授權范圍和授權期限。同時，要注意公章的真實性和有效性，避免使用偽造、變造的公章。對于自然人簽訂合同，應當由本人簽字，并注明身份證號碼。如果是委托他人代簽，要提供授權委托書。（三）合同文本的管理簽訂合同后，要妥善保管合同文本。合同文本應當一式多份，雙方各執(zhí)一份，并留存?zhèn)浞?。合同文本要按照一定的分類和編號進行管理，便于查詢和檢索。同時，要注意合同文本的保密，特別是涉及商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的合同。對于重要合同，可以采用加密存儲、專人保管等方式加強保護。五、合同履行階段的管理與風險應對（一）履行義務的跟蹤與監(jiān)督在合同履行過程中，要對雙方的履行義務進行跟蹤與監(jiān)督。及時了解合同相對方是否按照合同約定履行義務，如是否按時交付貨物、提供服務、支付價款等。建立合同履行臺賬，記錄合同履行的進展情況和重要事項。對于出現(xiàn)的問題和異常情況，要及時與對方溝通協(xié)商，采取相應的措施解決。（二）變更與解除合同的處理在合同履行過程中，可能會因各種原因需要變更或者解除合同。變更合同應當由雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應當明確變更的內容、變更的時間和變更的效力等。解除合同應當符合法律規(guī)定或者合同約定的條件。在解除合同前，要按照規(guī)定的程序通知對方，并保留相關的證據(jù)。同時，要對解除合同后的善后事宜進行妥善處理，如返還財產、賠償損失等。（三）違約行為的處理如果合同相對方出現(xiàn)違約行為，要及時采取措施追究其違約責任。首先，要收集和保存對方違約的證據(jù)，如合同文本、交貨憑證、付款記錄、往來函件等。根據(jù)合同約定和法律規(guī)定，向對方發(fā)出書面的違約通知，要求其承擔違約責任。如果對方拒絕承擔違約責任，可以通過協(xié)商、調解、仲裁或者訴訟等方式解決糾紛。六、合同變更與終止的管理（一）合同變更的程序和要求合同變更應當遵循協(xié)商一致的原則。雙方當事人應當就變更的內容進行充分協(xié)商，并達成書面協(xié)議。變更協(xié)議應當明確變更的條款、變更的時間和變更的生效條件等。在變更合同過程中，要注意對原合同條款的修改和調整，確保變更后的合同內容清晰、完整、合法。同時，要對變更協(xié)議進行審核，避免出現(xiàn)新的風險和問題。（二）合同終止的情形和處理合同終止的情形主要包括履行完畢、解除、抵銷、提存、免除、混同等。在合同終止時，要對合同的履行情況進行全面清理，確保雙方的權利義務得到妥善解決。對于因履行完畢而終止的合同，要辦理相關的驗收、結算手續(xù)，確認雙方的權利義務已經(jīng)履行完畢。對于因解除而終止的合同，要按照解除協(xié)議的約定處理善后事宜。（三）合同檔案的管理合同變更和終止后，要及時將相關的文件和資料歸檔保存。合同檔案應當包括合同文本、變更協(xié)議、解除協(xié)議、履行記錄、往來函件等。建立完善的合同檔案管理制度，明確檔案的保管期限、查閱權限和銷毀程序。合同檔案的管理有助于企業(yè)在需要時查閱和參考相關信息，也為可能發(fā)生的糾紛提供證據(jù)支持。七、合同糾紛的處理與應對（一）糾紛解決方式的選擇當發(fā)生合同糾紛時，當事人可以選擇協(xié)商、調解、仲裁或者訴訟等方式解決。協(xié)商是解決糾紛的首選方式，雙方可以通過友好協(xié)商，達成一致意見，解決糾紛。調解是在第三方的主持下，雙方當事人通過協(xié)商達成和解協(xié)議。調解具有靈活性、高效性和保密性等優(yōu)點。仲裁是雙方當事人根據(jù)事先或者事后達成的仲裁協(xié)議，將糾紛提交給仲裁機構進行裁決。仲裁具有專業(yè)性、快捷性和一裁終局等特點。訴訟是當事人向人民法院提起訴訟，由人民法院依法審理并作出判決。訴訟是解決糾紛的最終途徑，具有權威性和強制執(zhí)行力。（二）證據(jù)的收集和整理在合同糾紛處理過程中，證據(jù)是關鍵。當事人要及時收集和整理與糾紛有關的證據(jù)，包括合同文本、履行記錄、往來函件、證人證言、鑒定報告等。證據(jù)的收集要合法、客觀、真實，并且要注意證據(jù)的關聯(lián)性和證明力。對于重要證據(jù)，要進行妥善保管，避免丟失或者損壞。（三）訴訟和仲裁的應對策略如果選擇訴訟或者仲裁方式解決糾紛，要制定合理的應對策略。在訴訟或者仲裁前，要對案件的事實和法律進行全面分析，確定訴訟請求或者仲裁請求，并準備充分的證據(jù)和法律依據(jù)。在訴訟或者仲裁過程中，要遵守法定程序，按時參加庭審，積極陳述自己的觀點和理由。同時，要尊重對方當事人的權利，避免情緒化的行為。八、合同管理的信息化建設（一）信息化管理系統(tǒng)的應用隨著信息技術的發(fā)展，企業(yè)可以利用信息化管理系統(tǒng)對合同進行全面管理。合同管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)合同的電子化起草、審核、簽訂、履行跟蹤、統(tǒng)計分析等功能，提高合同管理的效率和準確性。通過合同管理系統(tǒng)，可以實時掌握合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。同時，系統(tǒng)可以自動生成各種報表和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為企業(yè)的決策提供支持。（二）數(shù)據(jù)安全與保密在合同管理信息化建設過程中，要重視數(shù)據(jù)安全與保密。合同管理系統(tǒng)應當采用先進的技術手段，如加密技術、訪問控制技術等，確保合同數(shù)據(jù)的安全。對系統(tǒng)用戶進行權限管理，根據(jù)用戶的職責和工作需要，分配不同的操作權限。同時，要定期對系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）與其他系統(tǒng)的集成合同管理系統(tǒng)可以與企業(yè)的其他管理系統(tǒng)，如財務管理系統(tǒng)、供應鏈管理系統(tǒng)等進行集成。通過系統(tǒng)集成，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交互，提高企業(yè)的整體管理水平。例如，合同管理系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)集成后，可以實現(xiàn)合同付款的自動提醒和審核，提高財務管理的效率和準確性。九、合同管理人員的培訓與素質提升（一）專業(yè)知識培訓合同管理人員需要具備扎實的法律知識和合同管理知識。企業(yè)應當定期組織合同管理人員參加專業(yè)培訓，學習最新的法律法規(guī)和合同管理技巧。培訓內容可以包括合同法、民法、商法等法律法規(guī)，以及合同起草、審核、履行等方面的實務操作。通過培訓，提高合同管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務能力。（二）職業(yè)道德教育合同管理人員要具備良好的職業(yè)道德和職業(yè)操守。在合同管理工作中，要誠實守信、公正廉潔，保守企業(yè)的商業(yè)秘密和客戶信息。企業(yè)應當加強對合同管理人員的職業(yè)道德教育，建立健全的職業(yè)道德規(guī)范和監(jiān)督機制，確保合同管理人員依法依規(guī)履行職責。（三）實踐能力培養(yǎng)除了專業(yè)知識培訓和職業(yè)道德教育外，還要注重合同管理人員實踐能力的培養(yǎng)?？梢酝ㄟ^安排實際項目、案例分析等方式，讓合同管理人員在實踐中積累經(jīng)驗，提高解決實際問題的能力。同時，鼓勵合同管理人員參與企業(yè)的重大合同項目，鍛煉其綜合能力和團隊協(xié)作能力。十、合同管理制度的建立與完善（一）制度建設的重要性建立健全的合同管理制度是加強合同管理、防范合同風險的重要保障。合同管理制度可以明確合同管理的流程、職責和權限，規(guī)范合同管理行為，提高合同管理的效率和質量。通過制度建設，可以將合同管理工作納入規(guī)范化、制度化的軌道，避免因人為因素導致的合同風險。（二）制度內容的設計合同管理制度應當包括合同管理的各個環(huán)節(jié)，如合同策劃、起草、審核、簽訂、履行、變更、終止、糾紛處理等。制度內容應當明確具體，具有可操作性。例如，在合同審核制度中，要規(guī)定審核的流程、審核的標準和審核的責任；在合同履行監(jiān)督制度中，要明確監(jiān)督的方式、監(jiān)督的頻率和監(jiān)督的報告機制。（三）制度的執(zhí)行與監(jiān)督制度的生命力在于執(zhí)行。企業(yè)要加強對合同管理制度的宣傳和培訓，確保全體員工了解和遵