第一章總則1.1目的為規(guī)范公司內(nèi)部會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)性和執(zhí)行的有效性，避免會(huì)議流于形式，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司及各部門(mén)組織的所有內(nèi)部會(huì)議，包括但不限于決策會(huì)議、工作例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、專題研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議等。1.3基本原則目標(biāo)導(dǎo)向：會(huì)議需有明確的主題和目標(biāo)，避免無(wú)意義的泛泛討論。效率優(yōu)先：控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，避免拖延；議題需提前篩選，去除無(wú)關(guān)內(nèi)容。責(zé)任明確：會(huì)議決策需落實(shí)到具體責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保執(zhí)行到位。記錄規(guī)范：會(huì)議內(nèi)容需真實(shí)、準(zhǔn)確記錄，便于后續(xù)跟蹤和歸檔。第二章會(huì)議分類與定義根據(jù)會(huì)議性質(zhì)及內(nèi)容，公司內(nèi)部會(huì)議分為以下五類：會(huì)議類型定義舉例決策會(huì)議涉及公司戰(zhàn)略、重大投資、組織架構(gòu)調(diào)整等重大事項(xiàng)的決策會(huì)議總經(jīng)理辦公會(huì)、戰(zhàn)略委員會(huì)會(huì)議、重大項(xiàng)目評(píng)審會(huì)工作例會(huì)定期召開(kāi)的常規(guī)性會(huì)議，用于匯報(bào)工作進(jìn)展、協(xié)調(diào)跨部門(mén)事項(xiàng)部門(mén)周例會(huì)、月度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、季度總結(jié)會(huì)項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)針對(duì)具體項(xiàng)目的進(jìn)展跟蹤與問(wèn)題解決會(huì)議新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、重大客戶項(xiàng)目落地會(huì)專題研討會(huì)針對(duì)特定主題（如技術(shù)難題、市場(chǎng)策略）的深度討論會(huì)議技術(shù)攻關(guān)研討會(huì)、市場(chǎng)推廣策略研討會(huì)培訓(xùn)會(huì)議用于員工知識(shí)技能提升或政策傳達(dá)的會(huì)議新員工入職培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)、公司政策宣講會(huì)第三章會(huì)議組織與職責(zé)3.1會(huì)議發(fā)起部門(mén)職責(zé)：1.提出會(huì)議需求，明確會(huì)議主題、目標(biāo)及參會(huì)人員范圍；2.收集、篩選議題（如需），報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；3.制定會(huì)議議程，提前通知參會(huì)人員；4.協(xié)調(diào)會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備及資料準(zhǔn)備；5.會(huì)后跟蹤決議執(zhí)行情況，向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展。要求：會(huì)議發(fā)起需符合“必要性”原則，避免重復(fù)或無(wú)意義的會(huì)議；如需跨部門(mén)協(xié)調(diào)，需提前與相關(guān)部門(mén)溝通。3.2主持人職責(zé)：1.控制會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議按議程進(jìn)行；2.引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題討論，避免跑題；3.協(xié)調(diào)不同意見(jiàn)，推動(dòng)達(dá)成共識(shí)；4.總結(jié)會(huì)議要點(diǎn)，明確決策結(jié)果及行動(dòng)計(jì)劃；5.維護(hù)會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，確保會(huì)議秩序。要求：主持人需提前熟悉議題及相關(guān)資料，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力；如需變更議程，需提前征求參會(huì)人員意見(jiàn)。3.3參會(huì)人員職責(zé)：1.提前閱讀會(huì)議資料，準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容；2.積極參與討論，提出建設(shè)性意見(jiàn)；3.遵守會(huì)議紀(jì)律，服從主持人安排；4.落實(shí)會(huì)議決議，按時(shí)完成任務(wù)。要求：參會(huì)人員需準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，如需請(qǐng)假需提前履行審批手續(xù)（詳見(jiàn)第五章5.1會(huì)議紀(jì)律）。3.4記錄人職責(zé)：1.如實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果、行動(dòng)計(jì)劃及責(zé)任分工；2.會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)整理會(huì)議記錄，報(bào)主持人審核；3.將審核后的會(huì)議記錄發(fā)送給參會(huì)人員確認(rèn)，并存檔保存。要求：會(huì)議記錄需簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確，避免遺漏關(guān)鍵信息；如需補(bǔ)充內(nèi)容，需經(jīng)主持人確認(rèn)。3.5行政部門(mén)職責(zé)：1.負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)訂與管理，確保會(huì)議場(chǎng)地availability；2.檢查會(huì)議設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、音響等）的正常運(yùn)行；3.準(zhǔn)備會(huì)議物資（茶水、紙筆、資料袋等）；4.協(xié)助發(fā)起部門(mén)發(fā)送會(huì)議通知及資料。第四章會(huì)議流程4.1會(huì)前準(zhǔn)備（發(fā)起部門(mén)主導(dǎo)）1.議題收集與確認(rèn)：發(fā)起部門(mén)向相關(guān)部門(mén)征集議題，明確議題的“必要性”（是否必須通過(guò)會(huì)議解決）、“相關(guān)性”（是否符合會(huì)議主題）、“可行性”（是否有足夠的資料支持討論）；對(duì)議題進(jìn)行篩選，去除無(wú)關(guān)或重復(fù)議題，合并類似議題，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過(guò)的議題列入會(huì)議議程，未通過(guò)的議題需向提交部門(mén)說(shuō)明原因。2.議程制定：根據(jù)審批后的議題制定議程，明確每個(gè)議題的時(shí)間分配（如“議題1：市場(chǎng)推廣策略討論，時(shí)間9:00-9:30”）、匯報(bào)人、討論要點(diǎn)（如“需解決的問(wèn)題：如何提高新品轉(zhuǎn)化率；建議方案：線上線下聯(lián)動(dòng)推廣”）；議程需簡(jiǎn)潔明了，避免過(guò)于緊湊或松散。3.參會(huì)通知：提前2-3個(gè)工作日通過(guò)OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、需準(zhǔn)備的資料、參會(huì)人員名單；如需變更會(huì)議時(shí)間或地點(diǎn)，需提前1個(gè)工作日通知參會(huì)人員。4.資料發(fā)放：提前1個(gè)工作日將會(huì)議資料（如議題匯報(bào)材料、數(shù)據(jù)報(bào)表、背景文件等）發(fā)送給參會(huì)人員；資料需精簡(jiǎn)，重點(diǎn)突出，避免冗余。5.場(chǎng)地與設(shè)備準(zhǔn)備：行政部門(mén)確認(rèn)會(huì)議室預(yù)訂情況，檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行；如需特殊設(shè)備（如視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板），需提前調(diào)試。4.2會(huì)議進(jìn)行（主持人主導(dǎo)）1.簽到：參會(huì)人員提前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，在簽到表上簽字；遲到者需向主持人說(shuō)明原因，主持人可根據(jù)情況決定是否允許其參與會(huì)議。2.開(kāi)場(chǎng)：主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹參會(huì)人員（如有新成員）；說(shuō)明會(huì)議目的、議程及時(shí)間安排，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律（如關(guān)閉手機(jī)、禁止隨意發(fā)言）。3.議題討論：按議程順序進(jìn)行，匯報(bào)人簡(jiǎn)要匯報(bào)議題內(nèi)容（控制在5-10分鐘內(nèi)）；參會(huì)人員圍繞議題討論，發(fā)言需舉手示意，經(jīng)主持人允許后發(fā)言；主持人需控制討論時(shí)間，避免某一議題占用過(guò)多時(shí)間；如需深入討論，可建議會(huì)后單獨(dú)溝通。4.決策形成：對(duì)于需要決策的議題，主持人引導(dǎo)參會(huì)人員達(dá)成共識(shí)；明確決策結(jié)果（如“同意實(shí)施新品線上推廣方案”）、責(zé)任主體（如“市場(chǎng)部負(fù)責(zé)方案執(zhí)行”）、時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“10月31日前完成方案落地”）；如無(wú)法達(dá)成共識(shí)，主持人可建議暫緩決策，待補(bǔ)充資料后再次討論。5.會(huì)議總結(jié)：主持人總結(jié)會(huì)議要點(diǎn)，重申決策結(jié)果及行動(dòng)計(jì)劃；確認(rèn)下一步工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及責(zé)任人；詢問(wèn)參會(huì)人員是否有其他問(wèn)題，如需補(bǔ)充，可簡(jiǎn)要討論。4.3會(huì)后跟進(jìn)（發(fā)起部門(mén)主導(dǎo)）1.記錄整理：記錄人在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)整理會(huì)議記錄，內(nèi)容包括：會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、記錄人）；議題及討論要點(diǎn)；決策結(jié)果；行動(dòng)計(jì)劃（責(zé)任部門(mén)/人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、任務(wù)內(nèi)容）；會(huì)議記錄需經(jīng)主持人審核簽字，發(fā)送給參會(huì)人員確認(rèn)；參會(huì)人員如有異議，需在1個(gè)工作日內(nèi)提出，否則視為認(rèn)可。2.決議傳達(dá)：發(fā)起部門(mén)將會(huì)議決議傳達(dá)給相關(guān)部門(mén)及人員，確保所有人理解自己的職責(zé)；如需跨部門(mén)協(xié)作，需明確對(duì)接人及溝通機(jī)制。3.行動(dòng)落實(shí)：責(zé)任部門(mén)按照行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行，定期向發(fā)起部門(mén)匯報(bào)進(jìn)展（如每周提交工作周報(bào)）；發(fā)起部門(mén)跟蹤進(jìn)展，及時(shí)解決執(zhí)行中的問(wèn)題；如需調(diào)整計(jì)劃，需報(bào)主持人審批。4.效果評(píng)估：發(fā)起部門(mén)在決議落實(shí)后，評(píng)估會(huì)議效果，包括：是否解決了問(wèn)題；是否達(dá)到了會(huì)議目標(biāo)；會(huì)議效率（如是否按時(shí)結(jié)束、議題解決率）；評(píng)估結(jié)果需向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并作為改進(jìn)會(huì)議管理的依據(jù)。第五章會(huì)議管理制度5.1會(huì)議紀(jì)律遲到與缺席：1.參會(huì)人員需提前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，遲到超過(guò)15分鐘視為缺席；2.缺席者需向分管領(lǐng)導(dǎo)提交書(shū)面說(shuō)明，說(shuō)明缺席原因；3.季度內(nèi)遲到或缺席超過(guò)3次的，納入績(jī)效考核（扣減當(dāng)月績(jī)效的5%-10%）。會(huì)場(chǎng)秩序：1.參會(huì)人員需關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，禁止在會(huì)場(chǎng)內(nèi)接電話、玩手機(jī)；2.發(fā)言需舉手示意，經(jīng)主持人允許后發(fā)言，避免打斷他人；3.禁止在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙、進(jìn)食（除特殊情況外，如長(zhǎng)時(shí)間會(huì)議可提供簡(jiǎn)餐）；4.如需中途離場(chǎng)，需向主持人說(shuō)明原因，不得擅自離開(kāi)。請(qǐng)假流程：1.參會(huì)人員如需請(qǐng)假，需提前1個(gè)工作日向發(fā)起部門(mén)提交《參會(huì)請(qǐng)假單》（詳見(jiàn)附件3）；2.請(qǐng)假單需注明請(qǐng)假原因、委托參會(huì)人及聯(lián)系方式，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效；3.委托參會(huì)人需熟悉議題內(nèi)容，代表請(qǐng)假人發(fā)表意見(jiàn)，并在會(huì)后向請(qǐng)假人傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容。5.2議題管理議題提交：1.議題需符合會(huì)議主題，避免無(wú)關(guān)內(nèi)容；2.提交議題時(shí)需填寫(xiě)《議題申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)附件1），內(nèi)容包括：議題名稱、匯報(bào)人、議題內(nèi)容摘要、需要解決的問(wèn)題、建議方案；3.議題需提前3個(gè)工作日提交，以便發(fā)起部門(mén)篩選和審批。議題篩選：1.發(fā)起部門(mén)對(duì)議題進(jìn)行篩選，去除以下議題：無(wú)需會(huì)議解決的（如可通過(guò)郵件或線下溝通解決）；缺乏資料支持的（如沒(méi)有數(shù)據(jù)或方案）；與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的；2.篩選后的議題報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)的列入議程。5.3記錄與歸檔記錄要求：1.會(huì)議記錄需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏關(guān)鍵信息；2.記錄需使用公司統(tǒng)一的《會(huì)議記錄模板》（詳見(jiàn)附件2），格式規(guī)范；3.會(huì)議記錄需經(jīng)主持人審核簽字，確保內(nèi)容無(wú)誤。歸檔流程：1.會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人將會(huì)議記錄及相關(guān)資料（議題申請(qǐng)表、匯報(bào)材料、決議文件等）提交給行政部門(mén)；2.行政部門(mén)對(duì)資料進(jìn)行分類整理，存入公司檔案系統(tǒng)；3.歸檔資料保存期限為3年（如需延長(zhǎng)，需報(bào)總經(jīng)理審批）。5.4會(huì)議評(píng)估滿意度調(diào)查：1.發(fā)起部門(mén)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，向參會(huì)人員發(fā)放《會(huì)議滿意度調(diào)查表》（詳見(jiàn)附件4）；2.調(diào)查內(nèi)容包括：會(huì)議組織（如通知及時(shí)性、資料準(zhǔn)備）、議程安排（如時(shí)間分配、議題相關(guān)性）、主持人表現(xiàn)（如節(jié)奏控制、引導(dǎo)能力）、決策效率（如是否達(dá)成共識(shí)）、效果評(píng)估（如是否解決問(wèn)題）；3.發(fā)起部門(mén)收集調(diào)查結(jié)果，分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施（如調(diào)整議程時(shí)間、優(yōu)化資料準(zhǔn)備）。效率評(píng)估：1.對(duì)于定期召開(kāi)的會(huì)議（如工作例會(huì)、月度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)），每季度進(jìn)行一次效率評(píng)估；2.評(píng)估指標(biāo)包括：會(huì)議時(shí)長(zhǎng)（如是否超過(guò)計(jì)劃時(shí)間）、議題解決率（如提交的議題中有多少得到解決）、行動(dòng)落實(shí)率（如決議中有多少按時(shí)完成）；3.評(píng)估結(jié)果需向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并作為調(diào)整會(huì)議頻率或形式的依據(jù)（如將周例會(huì)改為雙周例會(huì)，減少會(huì)議次數(shù)）。5.5責(zé)任追究違反會(huì)議紀(jì)律：1.對(duì)于多次遲到、早退或缺席的參會(huì)人員，由發(fā)起部門(mén)進(jìn)行口頭警告；情節(jié)嚴(yán)重的（如季度內(nèi)超過(guò)3次），報(bào)人力資源部門(mén)納入績(jī)效考核；2.對(duì)于違反會(huì)場(chǎng)秩序的人員（如接電話、隨意發(fā)言），主持人有權(quán)當(dāng)場(chǎng)提醒；多次違反的，會(huì)后由發(fā)起部門(mén)進(jìn)行批評(píng)教育。未落實(shí)決議：1.責(zé)任部門(mén)未按時(shí)完成行動(dòng)計(jì)劃的，需向發(fā)起部門(mén)提交書(shū)面說(shuō)明，說(shuō)明延遲原因及改進(jìn)措施；2.延遲超過(guò)2次的，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)責(zé)；情節(jié)嚴(yán)重的（如影響項(xiàng)目進(jìn)度），納入績(jī)效考核（扣減當(dāng)月績(jī)效的10%-20%）。未按要求提交資料：1.匯報(bào)人未提前提交匯報(bào)材料的，由發(fā)起部門(mén)進(jìn)行提醒；多次未提交的，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)；2.資料內(nèi)容不完整或不符合要求的，需重新提交，影響會(huì)議進(jìn)度的，由匯報(bào)人承擔(dān)責(zé)任。第六章附則6.1制度解釋權(quán)本制度由公司