行政機(jī)關(guān)文件管理制度第一章總則1.1目的為規(guī)范行政機(jī)關(guān)文件管理，提高公文處理效率，保障文件安全與信息準(zhǔn)確，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于[XX行政機(jī)關(guān)名稱]及所屬機(jī)構(gòu)的文件管理活動(dòng)，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件（含電子文件）的擬制、傳遞、保管、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)。1.3文件定義本制度所稱“文件”是指行政機(jī)關(guān)在履行職責(zé)過程中形成或接收的，具有法定效力和規(guī)范體式的公文，以及其他具有保存價(jià)值的材料，包括：發(fā)文：本機(jī)關(guān)對(duì)外發(fā)布的公文（如命令、決定、公告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等）；收文：上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)及其他單位發(fā)送至本機(jī)關(guān)的公文；內(nèi)部文件：本機(jī)關(guān)內(nèi)部流轉(zhuǎn)的請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作方案等；電子文件：以電子形式生成、傳輸、存儲(chǔ)的文件（如PDF、Word文檔、電子郵件等）。1.4管理原則依法依規(guī)：符合國家法律法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于公文處理的規(guī)定；分類管理：按文件性質(zhì)、密級(jí)、用途分類處理，提高管理效率；安全保密：嚴(yán)格落實(shí)保密規(guī)定，防止文件泄露、丟失或損毀；高效便捷：優(yōu)化流程，減少冗余，確保文件處理及時(shí)、準(zhǔn)確。第二章職責(zé)分工2.1辦公室職責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本機(jī)關(guān)文件管理工作，制定完善相關(guān)制度；負(fù)責(zé)收文的登記、初審、擬辦及發(fā)文的編號(hào)、分發(fā)、備案；監(jiān)督檢查各科室文件管理情況，定期組織培訓(xùn)；牽頭處理文件管理中的爭議或問題。2.2業(yè)務(wù)科室職責(zé)負(fù)責(zé)本科室文件的起草、初審（含合法性審查）；按要求辦理收文（如承辦、反饋結(jié)果）；保管本科室日常工作文件，定期向檔案部門移交歸檔文件。2.3保密部門職責(zé)負(fù)責(zé)文件的密級(jí)確定、變更及解密審查；監(jiān)督涉密文件的傳遞、保管、銷毀等環(huán)節(jié)；查處文件管理中的保密違規(guī)行為。2.4檔案部門職責(zé)負(fù)責(zé)文件的歸檔管理（如整理、裝訂、編號(hào)、存儲(chǔ)）；提供檔案查閱服務(wù)，按規(guī)定辦理檔案借閱；定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行鑒定，提出銷毀建議。第三章文件擬制與發(fā)文管理3.1擬制流程3.1.1起草業(yè)務(wù)科室根據(jù)工作需要起草文件，內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)及政策要求，表述準(zhǔn)確、邏輯清晰；起草電子文件時(shí)，應(yīng)使用本機(jī)關(guān)統(tǒng)一的模板（如字體、格式、頁碼），確保規(guī)范一致。3.1.2初審起草科室負(fù)責(zé)人對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行初審，重點(diǎn)審查：（1）是否符合本機(jī)關(guān)職責(zé)范圍；（2）是否與上級(jí)文件精神一致；（3）是否存在表述錯(cuò)誤或邏輯漏洞；（4）是否需要征求其他科室意見（如需，應(yīng)書面征求意見并留存記錄）。3.1.3合法性審查涉及法律、法規(guī)或政策的文件，需送法制部門進(jìn)行合法性審查，審查意見應(yīng)納入文件稿。3.2審核與簽發(fā)初審?fù)ㄟ^的文件稿，由辦公室進(jìn)行格式審核（如文號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件等）；格式審核通過后，按以下權(quán)限簽發(fā)：（1）重要文件（如政策性文件、重大決策）由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；（2）一般性文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；（3）內(nèi)部文件由科室負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3.3編號(hào)與印制辦公室根據(jù)文件類型（如“XX〔202X〕X號(hào)”）統(tǒng)一編號(hào)，確保文號(hào)唯一；印制文件時(shí)，應(yīng)核對(duì)簽發(fā)稿與編號(hào)的一致性，確保無遺漏或錯(cuò)誤；涉密文件需在保密場所印制，由專人負(fù)責(zé)。3.4分發(fā)與備案辦公室按簽發(fā)范圍分發(fā)文件，填寫《發(fā)文登記簿》（含文號(hào)、標(biāo)題、分發(fā)單位、份數(shù)、分發(fā)日期）；電子文件通過本機(jī)關(guān)統(tǒng)一的辦公系統(tǒng)分發(fā)，留存電子痕跡；發(fā)文后3個(gè)工作日內(nèi)，辦公室將簽發(fā)稿、分發(fā)記錄等材料歸檔。第四章收文管理4.1簽收與登記收文由辦公室統(tǒng)一簽收，核對(duì)來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、份數(shù)、密級(jí)等信息，確認(rèn)無誤后在《收文登記簿》登記；涉密文件需單獨(dú)登記，標(biāo)注密級(jí)及保密期限；電子文件通過辦公系統(tǒng)接收，自動(dòng)留存接收時(shí)間、發(fā)送方等信息。4.2初審與擬辦辦公室對(duì)收文進(jìn)行初審，判斷是否屬于本機(jī)關(guān)職責(zé)范圍：（1）屬于本機(jī)關(guān)職責(zé)范圍的，提出擬辦意見（如送某科室承辦、請(qǐng)某領(lǐng)導(dǎo)批示）；（2）不屬于本機(jī)關(guān)職責(zé)范圍的，注明“退文”并說明理由，退回原單位；（3）需要其他單位協(xié)同辦理的，注明“轉(zhuǎn)辦”并提出協(xié)同意見。4.3批辦與承辦擬辦意見經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，送領(lǐng)導(dǎo)批辦；領(lǐng)導(dǎo)批辦后，辦公室將文件轉(zhuǎn)承辦科室；承辦科室應(yīng)在收到文件后[X]個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)辦理（涉密文件或緊急文件按要求縮短時(shí)限），并向辦公室反饋辦理進(jìn)度。4.4催辦與辦結(jié)辦公室對(duì)未按時(shí)辦結(jié)的文件進(jìn)行催辦（如電話提醒、發(fā)催辦函）；承辦科室辦結(jié)后，應(yīng)將辦理結(jié)果以書面形式反饋辦公室（含處理意見、執(zhí)行情況、相關(guān)附件）；辦公室將辦結(jié)文件歸檔，并在《收文登記簿》標(biāo)注“辦結(jié)”。第五章文件日常管理5.1保管各科室應(yīng)指定專人保管本科室文件，存放于安全場所（如帶鎖文件柜）；涉密文件需存放在保密柜中，由專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守“涉密文件不上網(wǎng)、上網(wǎng)文件不涉密”規(guī)定；電子文件存儲(chǔ)在本機(jī)關(guān)專用服務(wù)器或加密設(shè)備中，定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.2借閱與復(fù)制借閱文件需填寫《文件借閱登記簿》（含借閱人、借閱文件名稱、文號(hào)、借閱用途、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間）；涉密文件借閱需經(jīng)保密部門批準(zhǔn)，限定借閱范圍和時(shí)間；復(fù)制文件需經(jīng)科室負(fù)責(zé)人同意，涉密文件復(fù)制需經(jīng)保密部門批準(zhǔn)，復(fù)制件標(biāo)注“復(fù)制件”及密級(jí)。5.3傳遞文件傳遞應(yīng)通過安全渠道（如機(jī)要通信、本機(jī)關(guān)辦公系統(tǒng)）；涉密文件傳遞需由專人負(fù)責(zé)，使用加密設(shè)備或密封信封；禁止通過私人郵箱、微信等非安全渠道傳遞涉密文件。第六章文件歸檔與銷毀6.1歸檔范圍具有保存價(jià)值的文件（如發(fā)文簽發(fā)稿、收文辦理記錄、內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、重要工作方案等）；歸檔文件應(yīng)齊全、完整，無遺漏或損毀。6.2歸檔流程各科室在文件辦理完畢后[X]個(gè)月內(nèi)，將歸檔文件移交檔案部門；檔案部門對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理（如分類、裝訂、編號(hào)），編制《檔案目錄》；電子文件歸檔需符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T____）要求，存儲(chǔ)為符合長期保存的格式（如PDF/A）。6.3銷毀管理超過保管期限或無保存價(jià)值的文件，由檔案部門提出銷毀建議，經(jīng)辦公室、保密部門審核，報(bào)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；銷毀文件需填寫《文件銷毀登記簿》（含文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時(shí)間、監(jiān)銷人）；涉密文件銷毀需由保密部門監(jiān)督，使用符合保密要求的設(shè)備（如碎紙機(jī)），確保文件無法恢復(fù)；禁止私自銷毀文件或出售給廢品收購站。第七章監(jiān)督與責(zé)任7.1監(jiān)督檢查辦公室定期（每季度）對(duì)各科室文件管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查：（1）文件保管是否安全；（2）借閱、復(fù)制是否符合規(guī)定；（3）歸檔是否及時(shí)、完整；（4）涉密文件管理是否符合保密規(guī)定；檢查結(jié)果納入科室績效考核。7.2責(zé)任追究違反本制度規(guī)定，有下列情形之一的，追究相關(guān)人員責(zé)任：（1）文件丟失、泄露或損毀的；（2）未按規(guī)定辦理收文、發(fā)文的；（3）私自復(fù)制、傳遞涉密文件的；（4）未按時(shí)歸檔或私自銷毀文件的；責(zé)任追究方式包括：（1）口頭警告、書面檢查；（2）行政處分（如警告、記過）；（3）構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第八章附則8.1解釋權(quán)本制度由[XX行政