公司政策合規(guī)性自查工具模板一、工具適用場景本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各部門、各子公司開展政策合規(guī)性自查工作，具體場景包括但不限于：常規(guī)合規(guī)管理：定期（如每季度/每半年）對照國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求及公司內(nèi)部制度，評估業(yè)務(wù)運(yùn)營的合規(guī)性，及時(shí)發(fā)覺并整改風(fēng)險(xiǎn)隱患。專項(xiàng)合規(guī)檢查：針對特定領(lǐng)域（如數(shù)據(jù)安全、反壟斷、勞動(dòng)用工、稅務(wù)申報(bào)等）或新出臺政策（如《個(gè)人信息保護(hù)法》《數(shù)據(jù)安全法》等）開展定向自查，保證業(yè)務(wù)快速適應(yīng)監(jiān)管變化。迎檢準(zhǔn)備支持：在應(yīng)對外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)（如市場監(jiān)管總局、稅務(wù)局、人社局等）檢查前，通過自查梳理合規(guī)現(xiàn)狀，提前補(bǔ)充缺失材料、規(guī)范流程，降低違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部審計(jì)輔助：配合內(nèi)部審計(jì)部門開展合規(guī)性審計(jì)，提供結(jié)構(gòu)化的自查路徑和記錄工具，提升審計(jì)效率與問題追溯能力。二、詳細(xì)操作步驟（一）自查準(zhǔn)備階段明確自查目標(biāo)與范圍確定目標(biāo)：根據(jù)自查場景（如常規(guī)檢查、專項(xiàng)應(yīng)對）明確核心目標(biāo)，例如“保證勞動(dòng)用工流程完全符合《勞動(dòng)合同法》及公司《員工手冊》要求”“排查客戶數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)環(huán)節(jié)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)”。劃定范圍：聚焦具體業(yè)務(wù)模塊（如招聘管理、合同管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷、信息安全等）、政策層級（國家法律/行政法規(guī)/部門規(guī)章/行業(yè)規(guī)范/公司制度）及時(shí)間范圍（如近1年/近3個(gè)季度）。組建自查工作小組明確組長：由部門負(fù)責(zé)人或合規(guī)專員擔(dān)任（如*總監(jiān)），負(fù)責(zé)整體統(tǒng)籌、資源協(xié)調(diào)及報(bào)告審核。確定成員：包括業(yè)務(wù)骨干（如經(jīng)理、專員）、法務(wù)/合規(guī)支持人員（如*法務(wù)），保證覆蓋自查范圍內(nèi)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。分配職責(zé)：組長制定計(jì)劃，成員分工負(fù)責(zé)具體政策條款的對照檢查，避免遺漏。收集政策依據(jù)與自查標(biāo)準(zhǔn)梳理政策清單：列出需對照的法律法規(guī)（如《公司法》《會(huì)計(jì)法》）、監(jiān)管文件（如“財(cái)稅〔2023〕號”通知）、公司內(nèi)部制度（如《采購管理辦法》《信息安全管理制度》）等，保證依據(jù)最新有效版本。明確合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：將抽象政策條款轉(zhuǎn)化為可自查的具體標(biāo)準(zhǔn)（如“勞動(dòng)合同必須包含工作內(nèi)容、地點(diǎn)、時(shí)間、勞動(dòng)報(bào)酬等必備條款”“員工培訓(xùn)記錄需包含簽到表、課件、考核結(jié)果”）。（二）自查執(zhí)行階段逐項(xiàng)對照檢查按“政策條款-公司制度-實(shí)際操作”三級邏輯展開：政策條款：摘錄核心要求（如“用人單位自用工之日起即與勞動(dòng)者建立勞動(dòng)關(guān)系，應(yīng)當(dāng)訂立書面勞動(dòng)合同”）。公司制度：對應(yīng)公司內(nèi)部規(guī)定（如《員工手冊》第3.2條“新員工入職7日內(nèi)必須簽訂勞動(dòng)合同”）。實(shí)際操作：通過查閱資料、訪談人員、系統(tǒng)核查等方式驗(yàn)證執(zhí)行情況（如抽查近3個(gè)月新員工勞動(dòng)合同簽訂記錄，核對入職日期與合同簽訂日期間隔是否≤7天）。記錄自查情況對每項(xiàng)檢查內(nèi)容，如實(shí)記錄“合規(guī)”“不合規(guī)”“部分合規(guī)”及具體依據(jù)（如“抽查10份勞動(dòng)合同，其中2份未約定勞動(dòng)條件，不符合《勞動(dòng)合同法》第17條”）。對“不合規(guī)”或“部分合規(guī)”項(xiàng)，詳細(xì)描述問題表現(xiàn)（如“員工考勤記錄未包含加班審批流程，違反公司《考勤管理制度》第5.3條”）。初步問題分類按風(fēng)險(xiǎn)等級對問題分類：高風(fēng)險(xiǎn)：可能面臨行政處罰、重大經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害（如未按規(guī)定繳納社保、數(shù)據(jù)泄露）。中風(fēng)險(xiǎn)：存在違規(guī)隱患，需限期整改（如合同條款缺失、報(bào)銷憑證不全）。低風(fēng)險(xiǎn)：程序性瑕疵，影響較?。ㄈ缥募w檔不及時(shí)）。（三）整改與優(yōu)化階段制定整改方案針對每個(gè)不合規(guī)問題，明確“整改措施、責(zé)任人、完成時(shí)限”：整改措施：具體可操作（如“2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充缺失的勞動(dòng)合同條款，由專員負(fù)責(zé)”“修訂《考勤管理制度》，增加加班審批流程，由經(jīng)理在5個(gè)工作日內(nèi)完成”）。責(zé)任人：直接責(zé)任部門負(fù)責(zé)人（如人力資源部經(jīng)理）或執(zhí)行人（如合規(guī)專員）。完成時(shí)限：根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級設(shè)定（高風(fēng)險(xiǎn)問題≤3個(gè)工作日，中風(fēng)險(xiǎn)問題≤7個(gè)工作日，低風(fēng)險(xiǎn)問題≤15個(gè)工作日）。跟蹤整改落實(shí)整改期限屆滿后，工作小組需復(fù)查整改效果：核查整改措施是否執(zhí)行（如“補(bǔ)充的勞動(dòng)合同條款是否經(jīng)員工簽字確認(rèn)”“新考勤制度是否發(fā)布并全員宣貫”）。驗(yàn)證問題是否解決（如“再次抽查勞動(dòng)合同，必備條款完整率100%”）。對未按期完成整改的，需說明原因并調(diào)整計(jì)劃（如“因系統(tǒng)升級延遲，數(shù)據(jù)權(quán)限配置順延至3個(gè)工作日內(nèi)完成”）?？偨Y(jié)與報(bào)告匯總自查整體情況：包括自查范圍、發(fā)覺問題數(shù)量（按風(fēng)險(xiǎn)等級分類）、整改完成率、剩余未完成問題及計(jì)劃。分析問題根源：從制度漏洞、執(zhí)行偏差、人員意識等維度總結(jié)（如“合同條款缺失原因：新員工入職培訓(xùn)未重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)合同簽訂要求”）。提出長效建議：針對共性問題，提出制度優(yōu)化、流程簡化、培訓(xùn)強(qiáng)化等建議（如“每季度開展合同管理專項(xiàng)培訓(xùn)，提升HR合規(guī)意識”）。三、政策合規(guī)性自查表單模板公司政策合規(guī)性自查表自查部門/單位：____________________自查周期：____年__月日至__年__月__日自查組長：*記錄人：*填表日期：____年__月__日序號自查模塊政策條款名稱及內(nèi)容摘要公司對應(yīng)制度/流程自查方式（查閱/訪談/系統(tǒng)核查）自查結(jié)果（合規(guī)/不合規(guī)/部分合規(guī)）問題描述（不合規(guī)/部分合規(guī)具體表現(xiàn)）整改措施責(zé)任人計(jì)劃完成時(shí)間整改完成情況（是/否）備注1勞動(dòng)用工《勞動(dòng)合同法》第10條：建立勞動(dòng)關(guān)系應(yīng)訂立書面勞動(dòng)合同《員工手冊》第3.2條抽查近3個(gè)月新員工勞動(dòng)合同（20份）不合規(guī)2份勞動(dòng)合同未約定“工作內(nèi)容”條款2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充條款，由員工簽字確認(rèn)*專員2023–是2財(cái)務(wù)報(bào)銷公司《財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度》第4.1條：報(bào)銷需附原始憑證（發(fā)票、明細(xì)單等）抽查近1個(gè)月報(bào)銷憑證（30份）部分合規(guī)5份報(bào)銷缺少業(yè)務(wù)明細(xì)單要求業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充報(bào)銷明細(xì)單，*經(jīng)理復(fù)核*會(huì)計(jì)2023–是3數(shù)據(jù)安全《數(shù)據(jù)安全法》第27條：重要數(shù)據(jù)應(yīng)加密存儲(chǔ)并定期備份公司《信息安全管理制度》第6.3條系統(tǒng)核查客戶數(shù)據(jù)庫備份記錄不合規(guī)近2個(gè)月未執(zhí)行客戶數(shù)據(jù)備份（備份系統(tǒng)日志顯示失敗）聯(lián)系IT部門修復(fù)備份系統(tǒng)，*主管每日核查*主管2023–否需協(xié)調(diào)IT資源………………四、使用過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)（一）保證政策依據(jù)時(shí)效性政策文件需定期更新（建議通過公司合規(guī)管理系統(tǒng)或外部監(jiān)管平臺同步最新法規(guī)），避免對照已廢止條款（如“引用2022年及以前的個(gè)稅政策時(shí)，需確認(rèn)是否已被2023年新文件替代”）。對新出臺政策（如行業(yè)監(jiān)管新規(guī)），應(yīng)在實(shí)施后1周內(nèi)啟動(dòng)自查，保證業(yè)務(wù)快速適應(yīng)。（二）保證自查全面性與客觀性全面覆蓋“制度-流程-執(zhí)行-記錄”全鏈條：不僅檢查制度是否健全，更要驗(yàn)證流程是否落地、執(zhí)行是否到位、記錄是否完整（如“檢查消防安全時(shí)，需同時(shí)核查制度文件、消防設(shè)施巡檢記錄、現(xiàn)場設(shè)施狀態(tài)”）。客觀記錄問題，避免主觀臆斷：問題描述需基于事實(shí)（如“未按規(guī)定開展安全生產(chǎn)培訓(xùn)”需注明“抽查10名員工，8人無法提供培訓(xùn)記錄”），而非模糊表述（如“培訓(xùn)不到位”）。（三）強(qiáng)化整改閉環(huán)管理建立“問題清單-整改臺賬-復(fù)查驗(yàn)證”閉環(huán)：高風(fēng)險(xiǎn)問題需每日跟蹤進(jìn)度，中低風(fēng)險(xiǎn)問題每周匯總，保證“問題不解決不銷號”。對重復(fù)發(fā)生的問題（如“連續(xù)3個(gè)季度報(bào)銷憑證不全”），需深挖根源（如“培訓(xùn)不足”“流程繁瑣”），從制度或系統(tǒng)層面優(yōu)化，避免“屢改屢犯”。（四）注重跨部門協(xié)作復(fù)雜自查項(xiàng)目（如“反壟斷合規(guī)”）需聯(lián)合業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等多部門：業(yè)務(wù)部門提供操作細(xì)節(jié)，法務(wù)部門解讀政策邊界，財(cái)務(wù)部門核算違規(guī)成本，共同制定整改方案。對涉及跨部門的問題（如“數(shù)據(jù)共享合規(guī)”），明確牽頭部門（如信息技術(shù)部）和配合部門（如業(yè)務(wù)部），避免責(zé)任推諉。（五）做好自查信息保密自查過程中接觸的敏感信息（如員工薪酬、客戶數(shù)據(jù)、商業(yè)合同）需嚴(yán)格保密，僅限工作小組成員知悉，避免信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。自查報(bào)告僅限內(nèi)部管理使用，如需對外提供（如應(yīng)對監(jiān)管檢查），需經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批，隱去敏感內(nèi)容。五、工具應(yīng)用實(shí)例參考實(shí)例：人力資源部“勞動(dòng)用工合規(guī)”自查自查目標(biāo)：保證2023年新入職員工勞動(dòng)用工流程完全合規(guī)。自查范圍：《勞動(dòng)合同法》及公司《員工手冊》中關(guān)于“勞動(dòng)合同簽訂、社保繳納、試用期管理”的條款。自查過程：抽查2023年1-6月新員工勞動(dòng)合同30份，發(fā)覺2份未約定“勞動(dòng)保護(hù)條件”，違反《勞動(dòng)合同法》第17條；核對社保繳納記錄，發(fā)覺1名員工入職當(dāng)月未繳納社保，因HR專員*延遲提交社保增員表；訪談10名試用期員工，均表示“收到錄用offer并確認(rèn)入職時(shí)間”，但3人未提供書面offer，違反公司《員工手冊》第2.1條。整改方案：問題1：2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充勞動(dòng)合同條款，由員工簽字確認(rèn)，*專員復(fù)核；問題2：立即為員工補(bǔ)繳6月社保，專員提交書面檢討，HR經(jīng)理組織社保流程培訓(xùn)；問題3：修訂《員工手冊》，明確