企業(yè)行政流程管理規(guī)范手冊前言為規(guī)范企業(yè)行政管理工作，提高行政服務效率，保障各項事務有序開展，特制定本手冊。本手冊適用于公司全體員工及行政管理人員，涵蓋日常辦公、會議、資產(chǎn)、檔案、費用、印章、車輛、訪客等核心行政流程，旨在明確職責分工、操作規(guī)范及風險控制，為企業(yè)穩(wěn)健運營提供行政支撐。目錄第一章日常辦公管理規(guī)范第二章會議組織管理規(guī)范第三章資產(chǎn)使用管理規(guī)范第四章檔案資料管理規(guī)范第五章費用報銷管理規(guī)范第六章印證使用管理規(guī)范第七章車輛調度管理規(guī)范第八章訪客接待管理規(guī)范第一章日常辦公管理規(guī)范一、流程適用范圍本規(guī)范適用于公司員工入職、辦公環(huán)境維護、辦公用品申領與發(fā)放、辦公設備使用等日常辦公事務管理，保證員工辦公需求得到及時響應，辦公環(huán)境整潔有序。二、操作執(zhí)行步驟員工入職辦公配置（1）入職準備：人力資源部提前1個工作日向行政部發(fā)送《新員工入職通知》，包含員工姓名、*工號、入職部門、崗位等信息。（2）工位配置：行政部根據(jù)部門需求，為新員工分配工位，準備辦公桌椅、電腦（預裝系統(tǒng)及常用軟件）、電話機等基礎設備，并保證工位區(qū)域內(nèi)電源、網(wǎng)絡接口正常。（3）物資發(fā)放：行政部為新員工發(fā)放《員工手冊》、工牌、門禁卡、辦公用品包（含筆、筆記本、文件夾等），并引導員工簽署《物品領用確認單》。（4）權限開通：人力資源部同步向IT部提交賬號開通申請，為新員工開通企業(yè)郵箱、OA系統(tǒng)、內(nèi)部通訊軟件等權限，保證入職首日可正常使用。辦公環(huán)境維護（1）區(qū)域清潔：各部門每日下班前10分鐘整理個人工位，保持桌面整潔；行政部安排保潔人員每日早8:30前完成公共區(qū)域（會議室、走廊、茶水間等）清潔，每周五下午組織大掃除。（2）綠植養(yǎng)護：行政部定期為辦公區(qū)域綠植澆水、修剪，枯死綠植及時更換，保證環(huán)境美觀。（3）設施報修：員工發(fā)覺辦公設備（如空調、燈具、網(wǎng)絡）故障時，通過OA系統(tǒng)“設施報修”模塊提交申請，注明故障位置、問題描述及緊急程度；行政部接單后，30分鐘內(nèi)響應，一般故障24小時內(nèi)修復，重大故障需明確修復時間并同步反饋報修人。辦公用品申領與發(fā)放（1）需求統(tǒng)計：每月25日前，各部門指定專人統(tǒng)計次月辦公用品需求，填寫《月度辦公用品需求表》，經(jīng)部門負責人審批后提交行政部。（2）采購入庫：行政部匯總需求后，編制采購計劃，經(jīng)總經(jīng)理審批后實施采購；物品入庫時，行政專員核對品名、數(shù)量、質量，填寫《辦公用品入庫登記表》。（3）領用發(fā)放：員工申領辦公用品時，填寫《辦公用品領用登記表》，注明領用物品、數(shù)量、用途；低值易耗品（如筆、本）直接領取，固定資產(chǎn)類（如U盤、計算器）需部門負責人審批后領用，行政部定期更新庫存臺賬。三、相關表單模板表1-1新員工入職物品領用確認單領用人工號部門崗位領用物品數(shù)量確認簽字日期表1-2辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格單位數(shù)量供應商采購單價經(jīng)手人四、關鍵注意事項新員工入職當日，行政部需組織崗前培訓，講解行政流程、辦公設備使用規(guī)范及安全注意事項。辦公用品申領應遵循“按需申領、杜絕浪費”原則，嚴禁個人私自外領公司物品。辦公設備出現(xiàn)故障時，不得私自拆卸，需由專業(yè)維修人員處理，避免故障擴大。第二章會議組織管理規(guī)范一、流程適用范圍本規(guī)范適用于公司各類會議（如周例會、月度總結會、專項研討會、外部會議等）的申請、組織、召開、紀要及歸檔管理，保證會議高效有序，決策事項落地。二、操作執(zhí)行步驟會議申請與審批（1）會議發(fā)起：需組織會議的部門/人員提前2個工作日通過OA系統(tǒng)提交《會議申請審批表》，注明會議名稱、時間、地點、參會人員、議題、所需設備及材料需求。（2）審批流程：部門內(nèi)部會議由部門負責人審批；跨部門會議需經(jīng)分管領導審批；公司級會議（如年度總結會）需經(jīng)總經(jīng)理審批。（3）資源協(xié)調：行政部根據(jù)審批結果，協(xié)調會議室（優(yōu)先使用視頻會議室，減少跨區(qū)域參會人員差旅）、投影儀、麥克風、白板等設備，若需茶歇，提前1個工作日確認菜單及數(shù)量。會議通知與準備（1）通知發(fā)布：審批通過后，行政部提前1個工作日通過OA系統(tǒng)、郵件或群發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、議程（含各環(huán)節(jié)時長）、參會人員及需提前準備的資料。（2）材料準備：會議發(fā)起部門負責整理議題相關材料（如PPT、數(shù)據(jù)報表），提前24小時提交至行政部，由行政部統(tǒng)一打印或電子化分發(fā)（若為線上會議，提前測試會議軟件穩(wěn)定性）。會議召開與記錄（1）簽到入場：參會人員提前10分鐘到達會場，簽到（電子簽到或紙質簽到）；會議開始前，行政部檢查設備是否正常運行，發(fā)放會議材料。（2）會議主持：主持人按議程主持會議，控制各環(huán)節(jié)時長，保證會議高效；參會人員需關閉手機或調至靜音，積極發(fā)言，避免無關討論。（3）會議記錄：指定專人（一般為發(fā)起部門助理或行政專員）記錄會議內(nèi)容，重點記錄決議事項、責任人、完成時限及需跟進問題，形成《會議紀要（初稿）》。會議紀要與歸檔（1）紀要審核：會議結束后2個工作日內(nèi)，會議記錄人整理《會議紀要（初稿）》，經(jīng)發(fā)起部門負責人審核、分管領導審批后，正式分發(fā)至參會人員及相關部門。（2）事項跟蹤：行政部負責將會議決議事項錄入《會議事項跟蹤表》，每周更新進度，督促責任人按時完成，并將完成情況納入部門績效考核。（3）資料歸檔：會議結束后3個工作日內(nèi)，行政部收集會議通知、簽到表、紀要、相關材料等，整理存檔（電子檔存OA系統(tǒng)，紙質檔按年度裝訂），保存期限不少于3年。三、相關表單模板表2-1會議申請審批表會議名稱時間地點參會人員議題所需設備發(fā)起人部門部門負責人意見分管領導意見總經(jīng)理意見表2-2會議事項跟蹤表會議名稱決議事項責任人完成時限當前進度更新時間備注四、關鍵注意事項會議需提前明確目標，避免無主題、無議程的“臨時會議”；緊急會議需經(jīng)分管領導特批后可縮短申請時限。參會人員需按時參會，確需請假者，需提前4小時向會議發(fā)起人及行政部報備，事后及時查閱會議紀要知曉決議事項。會議紀要需簡潔明了，避免冗長，決議事項需具體、可量化，便于跟蹤落實。第三章資產(chǎn)使用管理規(guī)范一、流程適用范圍本規(guī)范適用于公司固定資產(chǎn)（如電腦、打印機、辦公家具、投影儀等）和低值易耗品（如硒鼓、墨盒、文件夾等）的采購、入庫、領用、調撥、盤點、報廢等全生命周期管理，保證資產(chǎn)安全完整、高效利用。二、操作執(zhí)行步驟資產(chǎn)采購與入庫（1）需求提報：各部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《資產(chǎn)采購申請表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預估單價、用途及理由，經(jīng)部門負責人審批后提交行政部。（2）采購執(zhí)行：行政部匯總需求，編制采購預算，經(jīng)財務部審核、總經(jīng)理審批后實施采購（單價5000元以上需采用公開招標或詢價方式）。（3）入庫驗收：資產(chǎn)到貨后，行政部聯(lián)合使用部門、財務部共同驗收，核對資產(chǎn)型號、數(shù)量、質量及供應商資質，合格后填寫《資產(chǎn)入庫驗收單》，貼資產(chǎn)標簽（含編號、名稱、管理部門），財務部根據(jù)驗收單入賬。資產(chǎn)領用與調撥（1）領用登記：員工領用資產(chǎn)時，填寫《資產(chǎn)領用登記表》，經(jīng)部門負責人審批后，行政部發(fā)放資產(chǎn)并更新《資產(chǎn)臺賬》（注明領用人、領用日期、存放地點）。（2）內(nèi)部調撥：部門間資產(chǎn)調撥需提交《資產(chǎn)調撥申請表》，經(jīng)雙方部門負責人及分管領導審批后，行政部更新臺賬，調出/調入部門簽字確認。（3）離職歸還：員工離職時，需將名下資產(chǎn)交還行政部，行政部核對資產(chǎn)狀態(tài)（完好/損壞/丟失），確認無誤后簽字辦理離職手續(xù)；若資產(chǎn)損壞或丟失，按《資產(chǎn)賠償管理制度》處理。資產(chǎn)盤點與報廢（1）定期盤點：行政部每季度末組織一次全面資產(chǎn)盤點，各部門配合核對臺賬與實物，填寫《資產(chǎn)盤點表》，差異部分需說明原因并提交分管領導審批。（2）報廢申請：資產(chǎn)達到使用年限（如電腦5年、打印機8年）或無法修復時，由使用部門提交《資產(chǎn)報廢申請表》，附資產(chǎn)現(xiàn)狀說明及維修記錄，經(jīng)行政部鑒定、財務部審核、總經(jīng)理審批后，方可報廢。（3）報廢處置：報廢資產(chǎn)由行政部統(tǒng)一回收，交由專業(yè)機構處理（殘值收入上繳財務部），禁止私自處置或丟棄。三、相關表單模板表3-1資產(chǎn)入庫驗收單入庫日期資產(chǎn)名稱規(guī)格單位數(shù)量供應商采購單價驗收人保管人表3-2資產(chǎn)盤點表盤點日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱賬面數(shù)量實盤數(shù)量差異差異原因盤點人負責人四、關鍵注意事項資產(chǎn)標簽不得私自撕毀或更換，若標簽損壞，需及時向行政部申請更換?？绮块T調撥資產(chǎn)需保證資產(chǎn)狀態(tài)清晰，避免后續(xù)責任糾紛；個人不得擅自將公司資產(chǎn)帶離辦公場所（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批）。資產(chǎn)盤點需做到“賬實相符、賬賬相符”，差異部分需在3個工作日內(nèi)完成整改。第四章檔案資料管理規(guī)范一、流程適用范圍本規(guī)范適用于公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各類檔案資料（如文書檔案、合同檔案、財務檔案、人事檔案、項目檔案等）的收集、整理、歸檔、借閱、銷毀管理，保證檔案資料安全、完整、可追溯。二、操作執(zhí)行步驟檔案分類與編號（1）分類標準：行政部根據(jù)《檔案分類方案》，將檔案分為一級類目（如行政管理類、經(jīng)營管理類、財務管理類、人事管理類等）和二級類目（如合同、制度、會議紀要等），并明確各類檔案的保管期限（永久、30年、10年、5年）。（2）編號規(guī)則：檔案編號采用“一級類目代碼+二級類目代碼+年份+流水號”格式（如“XZ-01-2023-001”代表“行政管理類-制度-2023年-第1號”），由行政部統(tǒng)一編制。檔案收集與整理（1）定期收集：各部門于每月最后一個工作日將本月形成的檔案資料（原件，需簽字蓋章完整）移交至行政部，填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。（2）整理歸檔：行政部對移交的檔案進行核對、排序、裝訂（去除金屬夾）、編寫目錄，放入檔案盒并粘貼標簽，錄入《檔案管理臺賬》（含檔案名稱、編號、形成部門、日期、保管期限、存放位置等信息）。檔案借閱與歸還（1）借閱申請：員工因工作需要借閱檔案時，填寫《檔案借閱申請表》，注明檔案名稱、編號、借閱用途、借閱期限，經(jīng)部門負責人審批（涉密檔案需經(jīng)分管領導或總經(jīng)理審批）。（2）借閱登記：審批通過后，行政部辦理借閱登記，借閱人簽字確認；檔案原則上不得帶離檔案室，確需帶出者，需經(jīng)總經(jīng)理批準，并由行政部全程跟蹤。（3）歸還檢查：借閱期滿后，借閱人需及時歸還檔案，行政部檢查檔案完整性（無涂改、撕毀、丟失），確認無誤后注銷借閱記錄；若檔案損壞或丟失，按《檔案管理制度》處理。檔案保管與銷毀（1）保管要求：檔案室需配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，保持溫度14-24℃、濕度45-60%；檔案按編號順序存放，定期（每季度）檢查保管狀況，發(fā)覺問題及時處理。（2）到期銷毀：對于保管期限屆滿的檔案，由行政部編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、保管期限、數(shù)量，經(jīng)分管領導審核、總經(jīng)理審批后，由2名以上監(jiān)銷人共同銷毀（銷毀過程需記錄并簽字），銷毀后及時更新臺賬。三、相關表單模板表4-1檔案移交清單移交日期檔案名稱編號形成部門份數(shù)頁數(shù)移交人接收人備注表4-2檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期歸還日期檔案名稱編號借閱用途部門負責人意見四、關鍵注意事項檔案資料需在形成后1個月內(nèi)完成歸檔，不得拖延或私自留存；涉密檔案（如未公開合同、財務數(shù)據(jù)）需單獨存放，嚴格控制借閱權限。借閱檔案時不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得復制（經(jīng)批準的除外）。檔案銷毀需嚴格執(zhí)行審批流程，嚴禁私自銷毀或丟棄檔案資料，保證檔案銷毀合規(guī)可追溯。第五章費用報銷管理規(guī)范一、流程適用范圍本規(guī)范適用于員工因公開展業(yè)務（如差旅、辦公、招待、交通等）發(fā)生的費用報銷，包括報銷標準、票據(jù)要求、審批流程、支付方式等，保證費用支出合規(guī)、合理、透明。二、操作執(zhí)行步驟費用發(fā)生與票據(jù)收集（1）費用標準：員工發(fā)生費用前，需熟悉《公司費用報銷標準》（如差旅住宿標準：高管500元/晚，經(jīng)理300元/晚，員工200元/晚；市內(nèi)交通費：80元/天），超標準部分需事前申請（填寫《超標準費用申請表》），經(jīng)部門負責人及分管領導審批。（2）票據(jù)要求：費用發(fā)生后，員工需取得合法合規(guī)的原始票據(jù)（增值稅發(fā)票或普通發(fā)票），發(fā)票需抬頭為公司全稱、稅號準確，項目名稱與費用性質一致（如“辦公用品”“住宿費”“餐費”），且需有開票方蓋章；電子發(fā)票需打印并注明“已報銷”字樣，避免重復報銷。報銷單填寫與提交（1）單據(jù)填寫：員工在費用發(fā)生后15個工作日內(nèi)，通過OA系統(tǒng)填寫《費用報銷單》，注明報銷類型、費用明細（含日期、事項、金額、票據(jù)張數(shù)）、支付方式（對公轉賬/備用金），并電子票據(jù)照片；差旅費需附《差旅審批單》（含出差事由、地點、天數(shù)、交通工具）。（2）附件粘貼：將原始票據(jù)按時間順序整齊粘貼在《費用報銷單》背面，票據(jù)右上角對齊，避免折疊關鍵信息（如發(fā)票代碼、金額、公章）。審核與審批（1）部門審核：部門負責人對報銷單的真實性、合理性進行審核，重點核查費用是否與業(yè)務相關、是否超標準，審核通過后提交財務部。（2）財務審核：財務部審核票據(jù)的合規(guī)性（發(fā)票真?zhèn)巍⑻ь^、稅號、項目完整性）、報銷標準是否符合規(guī)定、計算是否準確，審核通過后提交分管領導及總經(jīng)理審批（審批權限根據(jù)金額設定：5000元以下分管領導審批，5000元以上總經(jīng)理審批）。付款與賬務處理（1）支付安排：審批通過后，財務部于3個工作日內(nèi)完成付款：對公轉賬需提供準確的收款賬戶信息（戶名、開戶行、賬號）；備用金報銷需員工簽字確認收款金額。（2）賬務登記：財務部根據(jù)報銷憑證登記賬目，更新員工備用金臺賬，每月末與行政部核對費用臺賬，保證賬實相符。三、相關表單模板表5-1費用報銷單報銷人部門報銷日期費用類型總金額支付方式費用明細日期事項金額票據(jù)張數(shù)備注部門負責人意見財務審核意見分管領導意見總經(jīng)理意見四、關鍵注意事項費用報銷需“一事一報”，不得將多筆費用合并報銷（同一事項的多張票據(jù)可合并）；跨期費用（如上月費用需在下月報銷）需在費用發(fā)生后1個月內(nèi)提交，最長不超過3個月。票據(jù)不得涂改、偽造，遺失票據(jù)需填寫《票據(jù)遺失說明》，經(jīng)部門負責人及財務部審核（金額較大需總經(jīng)理審批）后，方可報銷（原則上不予報銷，特殊情況需提供證明材料）。員工離職時，需結清備用金，未報銷的費用需在離職前完成報銷流程，避免遺留問題。第六章印證使用管理規(guī)范一、流程適用范圍本規(guī)范適用于公司公章、合同章、財務專用章、法人章、發(fā)票專用章等印章及合同、協(xié)議等重要憑證的使用管理，保證印章使用合法、合規(guī)、安全，防范法律風險。二、操作執(zhí)行步驟印章刻制與保管（1）刻制申請：新增或更換印章需由行政部提交《印章刻制申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，到公安機關指定的刻章單位刻制，刻制完成后在公安機關備案。（2）保管責任：印章由行政部指定專人（印章管理員）保管，實行“專人專柜、雙人雙鎖”管理；印章管理員需簽訂《印章保管責任書》，明保證管責任，不得擅自委托他人代管或帶離保管場所（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準）。印章使用申請與審批（1）用印申請：員工需使用印章時，填寫《印章使用申請審批表》，注明用印單位/人、用印事由、文件名稱、份數(shù)、用印日期，并附用印文件電子版（如合同、協(xié)議、函件）。（2）審批流程：一般業(yè)務用?。ㄈ鐑?nèi)部通知、證明）：經(jīng)部門負責人審批；重要業(yè)務用?。ㄈ绾贤?、協(xié)議、擔保文件）：經(jīng)分管領導及總經(jīng)理審批；合同類用印需附法務部《合同審核意見表》。用印登記與歸還（1）用印登記：審批通過后，印章管理員核對申請表與用印文件內(nèi)容是否一致，確認無誤后加蓋印章，并在《印章使用登記表》中記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人等信息。（2）文件留存：用印文件需留存1-2份（原件或復印件），由行政部按年度整理歸檔，納入檔案管理；印章管理員不得在空白紙張、空白合同或未審批文件上用印。印章停用與銷毀（1）停用管理：公司名稱變更、印章?lián)p壞或不再使用時，由行政部提交《印章停用申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，停用印章交回行政部封存，并更新《印章臺賬》。（2）銷毀處理：停用印章需銷毀時，由行政部編制《印章銷毀清冊》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由2名以上監(jiān)銷人共同銷毀，銷毀過程記錄并簽字，銷毀后注銷臺賬。三、相關表單模板表6-1印章使用登記表用印日期用印單位/人文件名稱份數(shù)用印事由申請人審批人印章管理員四、關鍵注意事項印章管理員需定期檢查印章保管情況，保證印章安全；若印章遺失或被盜，需立即向行政部及公安機關報告，并采取補救措施（如登報聲明作廢）。用印文件需與審批內(nèi)容一致，不得擅自修改用印文件內(nèi)容；嚴禁在私人信函、未經(jīng)審批的合同或擔保文件上用印。印章管理員離職時，需辦理印章交接手續(xù)，填寫《印章交接清單》，由行政部負責人監(jiān)交，保證印章交接清晰。第七章車輛調度管理規(guī)范一、流程適用范圍本規(guī)范適用于公司公務車輛（如轎車、商務車）的調度、使用、維護、費用核算等管理，保障公務出行需求，提高車輛使用效率，降低運營成本。二、操作執(zhí)行步驟用車申請與審批（1）用車申請：員工因公需使用車輛時，提前1個工作日通過OA系統(tǒng)提交《車輛使用申請表》，注明用車部門、用車人、用車事由、出發(fā)地/目的地、用車時間、乘車人數(shù)、所需車型（如轎車/商務車）。（2）審批流程：部門內(nèi)部用車：經(jīng)部門負責人審批；跨部門或長途用車（單程超過100公里）：經(jīng)分管領導審批；節(jié)假日用車：需提前3個工作日申請，經(jīng)總經(jīng)理審批。車輛調度與派車（1）資源協(xié)調：行政部根據(jù)審批結果及車輛使用情況（是否空閑、是否在維保），統(tǒng)籌安排車輛，填寫《車輛調度單》，明確司機、車牌號、出發(fā)時間、集合地點，并通知用車人及司機。（2）司機準備：司機接到調度單后，需檢查車輛狀況（油量、輪胎、剎車、燈光等），保證車況良好；若車輛需維保，提前告知行政部，協(xié)調備用車輛。車輛使用與歸還（1）用車規(guī)范：用車人需按時到達指定地點，憑《車輛調度單》乘車；行車途中需遵守交通規(guī)則，安全駕駛，不得擅自改變路線（繞道需提前向行政部申請），不得將車輛交予無證人員駕駛。（2）費用記錄：用車結束后，司機需填寫《車輛行駛記錄表》，注明行駛里程、加油金額、過路費、停車費等，并由用車人簽字確認；若發(fā)生交通違章，由司機自行處理（因用車人原因導致的違章，由用車人承擔罰款）。（3）歸還檢查：車輛歸還后，行政部檢查車輛外觀、內(nèi)飾及設備是否完好，油量是否與出車時基本一致（短途用車需加滿油），確認無誤后收回《車輛調度單》及《車輛行駛記錄表》。車輛維護與費用核算（1）定期維保：行政部建立《車輛維保臺賬》，根據(jù)車輛行駛里程（每5000公里或6個月）安排保養(yǎng)，更換機油、濾芯等；車輛出現(xiàn)故障時，司機需及時報告，行政部聯(lián)系維修單位進行維修，維修前需提交《車輛維修申請表》，經(jīng)審批后實施。（2）費用核算：每月末，行政部匯總車輛行駛記錄、加油票、維修費、過路費等，填寫《車輛費用匯總表》，經(jīng)財務部審核后，計入部門費用。三、相關表單模板表7-1車輛使用申請表用車部門用車人聯(lián)系電話用車事由出發(fā)地目的地用車時間乘車人數(shù)所需車型部門負責人意見分管領導意見總經(jīng)理意見表7-2車輛行駛記錄表日期車牌號司機行駛里程加油量（L）加油金額過路費停車費用車人簽字四、關鍵注意事項車輛優(yōu)先保障重要公務（如客戶接待、緊急業(yè)務），普通公務提倡拼車或使用公共交通工具；員工不得用公務車輛辦理私事（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準）。司機需具備有效駕駛證及從業(yè)資格證，嚴格遵守交通規(guī)則，定期參加安全培訓；行車途中若發(fā)生交通，需立即報警并向行政部報告。車輛費用需票據(jù)齊全（加油票需注明車牌號、日期、里程），不得虛報、瞞報費用；行政部定期對車輛費用進行審計，發(fā)覺問題及時處理。第八章訪客接待管理規(guī)范一、流程適用范圍本規(guī)范適用于外部訪客（如客戶、合作伙伴、部門、應聘者等）的預約、接待、引導、送別等管理，展現(xiàn)公司良好形象，保障訪客及公司信息安全。二、操作執(zhí)行步驟訪客預約與信息登記（1）預約申請：訪客需提前1個工作日聯(lián)系被訪部門（或通過公司官網(wǎng)、公眾號預約），提供姓名、單位、聯(lián)系方式、身份證號、來訪人數(shù)、來訪事由、預計到達及離開時間。（2）信息確認：被訪部門確認接待需求后，填寫《訪客預約登記表》，提交行政部；行政部核對訪客信息，若為重要客戶或官員，需提前通知前臺及相關部門做好接待準備。接待準備與引導（1）環(huán)境準備：行政部提前清理訪客等候區(qū)（會議室、會客室），保證茶水、紙巾、宣傳資料等齊全；若需用餐，提前協(xié)調餐廳確認菜單及用餐時間。（2）接待引導：訪客到達后，前臺人員核對《訪客預約登記表》信息，要求訪客出示有效身份證件，填寫《訪客登記表