企業(yè)采購流程與審批標準模板一、模板應用背景與適用范圍本模板適用于企業(yè)日常運營中各類采購活動的規(guī)范化管理，涵蓋辦公用品、生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)、服務外包等采購類型。旨在通過標準化流程明確各崗位職責、控制采購成本、保障采購效率及合規(guī)性，適用于企業(yè)采購部門、各業(yè)務需求部門、財務部門及相關審批人員。特別說明：本模板可根據(jù)企業(yè)規(guī)模、行業(yè)特性（如制造業(yè)、服務業(yè)等）及管理權(quán)限進行適當調(diào)整，核心流程及審批節(jié)點需與企業(yè)內(nèi)控制度保持一致。二、采購全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與部門初審需求提報業(yè)務部門根據(jù)實際工作需要（如新增崗位配置、設備維修、項目執(zhí)行等），填寫《采購需求申請表》（見表1），明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、總價、用途、到貨時間等關鍵信息，并附相關支撐材料（如報價單、技術(shù)參數(shù)、項目方案等）。申請人需對需求信息的真實性、準確性負責，簽字確認后提交至部門負責人審批。部門初審部門負責人（或需求部門主管）審核需求的必要性、合理性及預算匹配度，重點確認：需求是否符合部門年度工作計劃或項目目標；預估單價是否在市場價格合理范圍內(nèi)（可通過歷史采購數(shù)據(jù)、市場詢價初步判斷）；是否存在替代方案（如現(xiàn)有設備維修而非新購）。審核通過后，在《采購需求申請表》“部門負責人意見”欄簽字，并提交至采購部門；審核不通過的，需注明理由并退回申請人調(diào)整。（二）采購計劃編制與預算審核采購計劃匯總采購部門收到《采購需求申請表》后，1個工作日內(nèi)匯總各部門需求，編制《采購計劃匯總表》（見表2），按采購類型（辦公類、生產(chǎn)類、服務類等）分類整理，明確采購方式（如公開招標、詢價、單一來源等）建議。預算審核財務部門對采購計劃中的預算金額進行復核，重點檢查：預算是否納入企業(yè)年度預算范圍，超預算需求是否按規(guī)定履行預算調(diào)整程序；預估單價、總價計算是否準確，是否符合企業(yè)成本控制標準。預算審核通過后，采購部門啟動采購執(zhí)行流程；預算不通過或需調(diào)整的，反饋至需求部門修改后重新提報。（三）供應商選擇與采購執(zhí)行供應商尋源與篩選采購部門根據(jù)采購計劃，通過企業(yè)合格供應商名錄、公開招標平臺、市場調(diào)研等渠道尋找供應商，優(yōu)先選擇與企業(yè)有長期合作記錄、信譽良好、價格合理的供應商。對于金額較大（如單筆采購超5萬元）或關鍵物料，需至少邀請3家供應商參與報價，填寫《供應商比價/議價記錄表》（見表3），記錄各供應商報價、資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、相關資質(zhì)證書）、交貨期、售后服務等內(nèi)容，對比分析后推薦最優(yōu)供應商。采購方式確定與執(zhí)行根據(jù)采購金額、物料重要性及企業(yè)內(nèi)控制度，選擇合適采購方式：公開招標：適用于金額較大（如超20萬元）、標準化的采購項目，需發(fā)布招標公告，組織開標、評標流程，評標小組由采購、技術(shù)、財務等部門人員組成，評標結(jié)果需經(jīng)分管領導審批。詢價采購：適用于金額適中（如1萬-5萬元）、規(guī)格標準的物品，向至少3家供應商詢價，選擇性價比最高者。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購（如專利產(chǎn)品、定制化服務）或緊急采購，需經(jīng)采購部門負責人及總經(jīng)理審批，說明理由并留存記錄。競爭性談判：適用于技術(shù)復雜、需求不明確的項目，與多家供應商分別談判后確定最終供應商。采購方式確定后，由采購部門與供應商溝通采購細節(jié)，明確質(zhì)量標準、交貨時間、付款方式、違約責任等條款。（四）合同簽訂與審批合同擬定采購部門根據(jù)談判結(jié)果，擬定《采購合同》（參考模板見表4），合同內(nèi)容需包括：甲乙雙方信息、采購物品/服務詳情、數(shù)量、單價、總價、交付時間與地點、驗收標準、付款方式、違約責任、爭議解決方式等條款。涉及技術(shù)參數(shù)的合同，需由技術(shù)部門審核確認參數(shù)準確性；涉及金額較大的合同，需法務部門（或外聘律師）審核合規(guī)性。合同審批合同審批流程按企業(yè)權(quán)限分級執(zhí)行：金額低于5萬元：采購部門負責人審核→財務部門審核→分管領導審批；金額5萬-20萬元：采購部門負責人→財務部門→分管領導→總經(jīng)理；金額超20萬元：采購部門負責人→財務部門→分管領導→總經(jīng)理→董事會（或決策委員會）。所有審批節(jié)點需在《采購合同審批表》（見表5）中簽字確認，審批通過后加蓋企業(yè)公章，合同生效。（五）驗收與入庫到貨驗收供應商按合同約定交貨后，需求部門、采購部門、質(zhì)檢部門（如涉及）共同參與驗收：數(shù)量驗收：核對實物數(shù)量與合同、送貨單是否一致；質(zhì)量驗收：檢查物品規(guī)格、型號、外觀是否符合合同約定，必要時進行功能測試（如設備需通電運行測試）；單據(jù)核對：核對供應商提供的發(fā)票、合格證、保修卡等是否齊全。驗收合格后，填寫《采購驗收單》（見表6），需求部門、采購部門、質(zhì)檢部門（如有）簽字確認；驗收不合格的，當場拍照留存證據(jù)，通知供應商限期退換貨，并記錄不合格原因及處理結(jié)果。入庫登記驗收合格的物品，由倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，登記臺賬（包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、供應商等信息），并在《采購驗收單》“倉庫確認”欄簽字；入庫單復印件反饋至采購部門和財務部門。（六）付款申請與財務結(jié)算付款申請采購部門在合同約定的付款節(jié)點（如到貨驗收后、質(zhì)保期滿后），收集以下材料提交財務部門：《采購合同》復印件；《采購驗收單》原件；供應商開具的有效發(fā)票（需與合同信息一致）；《付款申請表》（見表7），注明付款金額、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、收款賬戶等信息。財務審核與付款財務部門審核付款材料的完整性、合規(guī)性，重點檢查：發(fā)票抬頭、稅號、金額是否與企業(yè)信息一致；付款條件是否滿足合同約定（如驗收合格、質(zhì)保金扣除等）；是否存在未完結(jié)的采購糾紛或供應商違約記錄。審核通過后，按企業(yè)資金審批流程付款（審批流程參照合同審批權(quán)限），付款完成后將付款憑證復印件反饋至采購部門，更新供應商付款臺賬。三、核心流程配套表單模板表1：采購需求申請表申請部門申請日期申請人聯(lián)系方式采購物品/服務名稱規(guī)格/型號需求數(shù)量單位預估單價預估總價需求用途（請詳細說明：如項目辦公設備配置、生產(chǎn)車間物料補充等）到貨時間附件清單（如報價單、技術(shù)參數(shù)頁等）需求部門負責人意見簽字：日期：采購部門意見簽字：日期：財務部門意見簽字：日期：分管領導意見簽字：日期：表2：采購計劃匯總表序號需求部門采購物品名稱預估數(shù)量預估總價采購方式建議負責人備注1銷售部辦公電腦10臺5萬元詢價采購張*2生產(chǎn)部A原材料1噸8萬元公開招標李*急需……合計萬元采購部門負責人簽字：日期：財務部門審核簽字：日期：表3：供應商比價/議價記錄表采購項目名稱比價日期需求部門采購數(shù)量序號供應商名稱報價（元）規(guī)格型號1甲公司48,000符合要求2乙公司46,500符合要求3丙公司49,000符合要求推薦供應商乙公司推薦理由報價最低、交貨期短、質(zhì)保期長采購部門負責人意見簽字：日期：表4：采購合同（模板節(jié)選）合同編號：[]-采-[]號甲方（采購方）：[企業(yè)全稱]地址：[企業(yè)地址]聯(lián)系人：[姓名]電話：[電話號碼]乙方（供應方）：[供應商全稱]地址：[供應商地址]聯(lián)系人：[姓名]電話：[電話號碼]第一條采購物品/服務詳情名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）備注辦公電腦臺104,65046,500含稅…合同總價：人民幣肆萬陸仟伍佰元整（￥46,500.00）第二條交付時間與地點交付時間：乙方于合同簽訂后5個工作日內(nèi)將貨物送至甲方指定地點。交付地點：甲方倉庫（地址：[倉庫地址]）。第三條驗收標準貨物數(shù)量、規(guī)格型號以本合同第一條為準，外觀無破損、無劃痕。甲方需在收到貨物后3個工作日內(nèi)完成驗收，驗收合格簽署《驗收單》；逾期未驗收視為合格。第四條付款方式甲方在驗收合格后15個工作日內(nèi)，向乙方支付合同總價的90%（即￥41,850.00）；剩余10%（即￥4,650.00）作為質(zhì)保金，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后10個工作日內(nèi)支付。第五條違約責任乙方逾期交貨，每逾期1天按合同總價的0.5%支付違約金，逾期超過15天，甲方有權(quán)解除合同。甲方逾期付款，每逾期1天按應付未付金額的0.5%支付違約金。…（其他條款根據(jù)實際情況補充）甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：年月日日期：年月日表5：采購合同審批表合同名稱合同編號供應商名稱合同金額采購部門申請人合同主要條款摘要（采購內(nèi)容、交貨期、付款方式等）采購部門負責人意見簽字：日期：財務部門意見簽字：日期：技術(shù)部門意見（如有）簽字：日期：法務部門意見（如有）簽字：日期：分管領導意見簽字：日期：總經(jīng)理意見簽字：日期：董事會意見（如需）簽字：日期：表6：采購驗收單驗收日期驗收地點采購部門需求部門供應商名稱合同編號物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量辦公電腦臺10…………驗收結(jié)論：□合格，準予入庫□不合格，作退貨處理（供應商：[供應商名稱]，處理意見：[退換貨/降價等]）需求部門代表簽字：采購部門代表簽字：質(zhì)檢部門代表簽字（如有）：倉庫確認簽字：日期：表7：付款申請表供應商名稱合同編號采購部門申請人申請付款金額大寫：小寫：￥付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯票□其他付款事由（如：項目采購款、設備尾款等）附件清單□《采購合同》復印件□《驗收單》原件□發(fā)票復印件□其他：[]采購部門意見簽字：日期：財務部門審核簽字：日期：分管領導意見簽字：日期：總經(jīng)理意見簽字：日期：付款記錄付款日期：付款憑證號：財務部門簽字：日期：四、使用過程中的關鍵提醒預算控制優(yōu)先：所有采購活動需在年度預算范圍內(nèi)執(zhí)行，超預算采購必須提前履行預算調(diào)整程序，避免資金風險。供應商管理規(guī)范：建立合格供應商名錄，定期對供應商進行評估（包括價格、質(zhì)量、交貨期、服務等），淘汰不合格供應商；新增供應商需通過資質(zhì)審核（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、信用記錄等）。審批流程嚴謹：嚴格按照權(quán)限分級審批，不得越權(quán)審批或簡化流程；緊急采購（如生產(chǎn)設備突發(fā)故障需立即維修）可先口頭請示分管領導，事后1個工作日內(nèi)補辦手續(xù)，但需留存緊急采購記錄（如故障說明、請示記錄）。資料存檔完整：采購全流程資料（需求申請、比價記錄、合同、驗收單