電競公司招標管理規(guī)章

一、總則（一）目的為規(guī)范本電競公司的招標行為，確保招標活動的公平、公正、公開，提高公司資源的使用效率，保障公司利益，促進公司與供應商、合作伙伴之間的良好合作關系，依據(jù)相關法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本規(guī)章。（二）適用范圍本規(guī)章適用于電競公司及其下屬各部門、分支機構涉及的各類招標活動，包括但不限于設備采購、服務外包、場地租賃、賽事合作等項目的招標。參與招標活動的主體包括公司全體員工、供應商、潛在合作伙伴等。（三）基本原則1.公平公正原則：對待所有參與投標的供應商和合作伙伴一視同仁，不偏袒任何一方，確保所有參與者在相同的規(guī)則和條件下競爭。2.公開透明原則：招標信息、招標流程、評標標準等關鍵信息應及時、準確地向潛在投標人公開，保證招標活動的透明度。3.誠實信用原則：公司及參與招標的各方應誠實守信，履行各自的義務，不得有欺詐、隱瞞等不正當行為。4.經(jīng)濟效益與社會效益并重原則：在追求招標項目經(jīng)濟效益最大化的同時，注重項目對社會的積極影響，提升公司的社會形象和聲譽。（四）公司相關文化與理念體現(xiàn)本規(guī)章的制定與執(zhí)行秉持公司“創(chuàng)新、協(xié)作、卓越”的企業(yè)文化。鼓勵在招標過程中創(chuàng)新合作模式、尋求優(yōu)秀解決方案；強調(diào)各部門之間以及與合作伙伴之間的協(xié)作；以追求卓越的態(tài)度確保每一項招標活動都能達到高質(zhì)量標準，符合公司的經(jīng)營理念，助力公司在電競行業(yè)的持續(xù)發(fā)展。二、招標組織與職責（一）招標領導小組1.組成：由公司高層管理人員、相關業(yè)務部門負責人組成，公司總經(jīng)理擔任組長。2.職責：負責審定招標管理制度和流程；對重大招標項目的決策提供指導；協(xié)調(diào)解決招標過程中的重大問題；監(jiān)督招標活動的合規(guī)性。（二）招標工作小組1.組成：根據(jù)招標項目的性質(zhì)和需求，從各相關部門抽調(diào)人員組成，成員包括技術專家、商務人員、法務人員等。2.職責：負責具體招標項目的策劃、組織和實施；編制招標文件；發(fā)布招標公告；組織開標、評標和定標工作；與中標人簽訂合同；整理和歸檔招標資料。（三）各部門職責1.需求部門：負責提出招標項目的需求，明確技術規(guī)格、服務要求、時間進度等內(nèi)容；參與招標文件的編制和審核；協(xié)助招標工作小組進行評標和驗收工作。2.財務部門：負責對招標項目的預算進行審核和控制；參與商務條款的評審；監(jiān)督項目資金的支付和使用情況。3.法務部門：負責對招標文件、合同條款等進行法律審查，確保招標活動和合同的合法性、有效性；處理招標過程中可能出現(xiàn)的法律糾紛。（四）扁平化管理體現(xiàn)在招標組織中，各小組和部門之間保持信息暢通，減少層級限制。招標工作小組直接向招標領導小組匯報工作進展，各部門之間可根據(jù)項目需要進行直接溝通與協(xié)作，提高工作效率，充分體現(xiàn)公司扁平化管理的優(yōu)勢，快速響應市場變化，保障招標項目的順利推進。三、招標流程（一）招標項目的提出與審批1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和實際工作需要，填寫《招標項目申請表》，詳細說明招標項目的名稱、內(nèi)容、預算、時間要求等信息，并提交至招標工作小組。2.招標工作小組對申請表進行初步審核，確認項目的必要性和可行性后，報招標領導小組審批。招標領導小組根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資金狀況等因素進行綜合評估，做出是否批準的決定。（二）招標文件的編制1.招標工作小組根據(jù)批準的招標項目，組織相關人員編制招標文件。招標文件應包括招標公告、投標須知、技術規(guī)格、商務條款、評標標準、合同條款等內(nèi)容。2.在編制技術規(guī)格時，需求部門應提供詳細準確的技術要求，確保技術條款既滿足公司實際需求，又具有一定的開放性和競爭性。商務條款應明確投標報價要求、付款方式、交貨期、售后服務等內(nèi)容。3.評標標準應科學合理、公平公正，包括技術評審、商務評審和價格評審等方面的標準。技術評審主要考量投標人的技術方案、技術能力、業(yè)績等；商務評審關注投標人的信譽、資質(zhì)、售后服務承諾等；價格評審則對投標報價的合理性進行評估。（三）招標公告的發(fā)布1.招標文件編制完成并審核通過后，招標工作小組應及時在公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、專業(yè)招標平臺等渠道發(fā)布招標公告。招標公告應明確招標項目的基本信息、投標人資格要求、報名時間、投標截止時間、開標時間和地點等內(nèi)容。2.招標公告發(fā)布時間應符合法律法規(guī)要求，確保潛在投標人有足夠的時間準備投標文件。（四）投標報名與資格審查1.潛在投標人在規(guī)定的報名時間內(nèi)，按照招標公告要求向招標工作小組提交報名資料，包括公司營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書、業(yè)績證明材料、法定代表人授權書等。2.招標工作小組對報名投標人的資格進行審查，核實其提交資料的真實性和有效性，判斷其是否符合招標文件規(guī)定的資格要求。對通過資格審查的投標人發(fā)放招標文件。（五）開標、評標與定標1.開標：在投標截止時間后，招標工作小組按照招標文件規(guī)定的時間和地點組織開標。開標過程應公開透明，由投標人或其授權代表檢查投標文件的密封情況，經(jīng)確認無誤后當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標報價、技術方案等主要內(nèi)容，并做好開標記錄。2.評標：開標結束后，招標工作小組組織評標委員會進行評標。評標委員會由技術專家、商務人員、法務人員等組成，按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法，對投標文件進行綜合評審，推薦中標候選人。評標過程應嚴格保密，評標委員會成員不得泄露評標信息。3.定標：招標工作小組根據(jù)評標委員會的推薦意見，確定中標人。中標人確定后，在公司官網(wǎng)等渠道進行公示，公示期不少于規(guī)定天數(shù)。公示無異議后，向中標人發(fā)出中標通知書。（六）合同簽訂與執(zhí)行1.中標人在收到中標通知書后，應在規(guī)定時間內(nèi)與公司簽訂合同。合同條款應與招標文件和投標文件的內(nèi)容一致，明確雙方的權利和義務。2.合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。需求部門負責對合同執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，確保中標人按時、按質(zhì)、按量完成項目任務。財務部門按照合同約定支付款項。四、招標項目的財務管理（一）預算管理1.需求部門在提出招標項目申請時，應同時編制詳細的項目預算。預算內(nèi)容包括設備采購費用、服務費用、運輸費用、安裝調(diào)試費用、稅費等各項可能發(fā)生的支出。2.財務部門對招標項目預算進行審核，重點審查預算的合理性、準確性和完整性。對于預算超支或不合理的項目，要求需求部門進行調(diào)整和說明。經(jīng)審核通過的預算報招標領導小組審批后作為招標項目的資金控制依據(jù)。（二）投標保證金與履約保證金1.根據(jù)招標項目的實際情況，招標文件可要求投標人繳納投標保證金。投標保證金的金額應合理確定，一般不超過投標總價的一定比例。投標人應在規(guī)定時間內(nèi)將投標保證金足額繳納至指定賬戶，未按要求繳納的，其投標文件將被視為無效。2.中標人在簽訂合同前，應按照合同金額的一定比例繳納履約保證金。履約保證金用于保證中標人按照合同約定履行義務，如中標人未能履行合同，公司有權扣除部分或全部履約保證金。（三）付款管理1.財務部門根據(jù)合同約定和項目進度，審核付款申請。付款申請應附相關證明材料，如發(fā)票、驗收報告等。經(jīng)需求部門、招標工作小組、財務部門等相關人員審核簽字后，方可辦理付款手續(xù)。2.對于分期付款的項目，嚴格按照合同約定的付款節(jié)點和金額進行支付。在支付款項時，應確保資金的安全和合規(guī)使用。（四）成本控制與效益分析1.在招標過程中，財務部門應協(xié)助招標工作小組對投標報價進行分析，評估投標人的價格合理性，確保公司以合理的價格獲得所需的產(chǎn)品或服務。2.項目完成后，財務部門對招標項目的實際成本進行核算和分析，與預算進行對比，評估項目的經(jīng)濟效益。同時，結合項目對公司業(yè)務發(fā)展、品牌建設等方面的影響，進行綜合效益評估，為公司今后的招標決策提供參考。五、招標項目的物資與信息管理（一）物資管理1.設備采購項目：需求部門在合同執(zhí)行過程中，負責對采購設備的到貨驗收工作。驗收內(nèi)容包括設備的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否符合合同要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，將設備納入公司固定資產(chǎn)管理。2.物資存儲與保管：公司應建立專門的物資倉庫，對招標采購的物資進行妥善存儲和保管。倉庫管理人員應定期對物資進行盤點，確保物資的賬實相符。對于易損、易壞物資，應采取相應的防護措施，保證物資的質(zhì)量不受影響。3.物資使用與維護：需求部門負責對所使用的招標采購物資進行日常維護和管理，確保物資的正常使用。對于需要專業(yè)維護的設備，應按照合同約定要求供應商提供售后服務，保障設備的性能和壽命。（二）信息管理1.招標信息收集與整理：招標工作小組負責收集、整理與招標項目相關的各類信息，包括市場動態(tài)、供應商信息、競爭對手情況等。對這些信息進行分析和研究，為招標決策提供支持。2.招標文件與投標文件管理：對招標文件和投標文件進行規(guī)范的歸檔管理，建立電子和紙質(zhì)檔案。檔案內(nèi)容應包括招標文件的編制過程記錄、投標文件的正本和副本、開標記錄、評標報告等。便于后續(xù)查閱和審計。3.信息保密：參與招標活動的所有人員應嚴格遵守公司的信息保密制度，對招標過程中涉及的商業(yè)秘密、技術秘密、投標人信息等予以保密。未經(jīng)授權，不得向任何第三方泄露相關信息。六、招標項目的安全管理（一）安全生產(chǎn)要求1.對于涉及設備安裝、調(diào)試、場地布置等招標項目，在合同中應明確中標人的安全生產(chǎn)責任。中標人應遵守國家和地方有關安全生產(chǎn)的法律法規(guī)，制定安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作規(guī)程，確保項目實施過程中的人員和財產(chǎn)安全。2.公司相關部門應監(jiān)督中標人在項目現(xiàn)場的安全生產(chǎn)措施落實情況，要求中標人配備必要的安全防護設備和人員，對施工人員進行安全教育培訓。對于存在安全隱患的行為，及時責令整改。（二）數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡安全1.在電競行業(yè)，數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡安全至關重要。對于涉及數(shù)據(jù)處理、網(wǎng)絡服務等招標項目，招標文件應明確投標人的數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡安全責任。投標人應具備完善的數(shù)據(jù)安全管理制度和技術措施，確保公司的數(shù)據(jù)不被泄露、篡改或丟失。2.中標人在項目實施過程中，應采取有效的網(wǎng)絡安全防護措施，防止網(wǎng)絡攻擊、惡意軟件入侵等安全事件的發(fā)生。定期對網(wǎng)絡系統(tǒng)進行安全檢測和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全問題。（三）應急管理1.招標項目實施過程中，可能會出現(xiàn)各種突發(fā)事件。公司和中標人應共同制定應急預案，明確應急處置流程和責任分工。應急預案應包括火災、網(wǎng)絡故障、數(shù)據(jù)泄露等常見突發(fā)事件的應對措施。2.定期對應急預案進行演練，提高相關人員的應急處置能力。在突發(fā)事件發(fā)生時，能夠迅速采取有效措施，減少損失和影響。七、招標項目的績效考核與人文關懷（一）績效考核1.對招標工作小組的考核：從招標項目的完成質(zhì)量、時間進度、成本控制、合規(guī)性等方面對招標工作小組進行績效考核。考核指標包括招標文件的編制質(zhì)量、招標項目的按時完成率、預算控制偏差率、招標活動的合規(guī)性等。根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的小組成員進行獎勵，對存在問題的進行督促改進。2.對供應商的考核：建立供應商績效考核機制，對中標供應商在合同執(zhí)行過程中的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等方面進行考核?？己私Y果作為今后選擇供應商的重要依據(jù)，對于表現(xiàn)良好的供應商給予優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商采取相應的懲罰措施，直至終止合作。（二）人文關懷1.在招標活動中，注重對參與人員的人文關懷。合理安排工作時間和任務，避免員工過度勞累。對于在招標工作中表現(xiàn)突出的員工，除了給予物質(zhì)獎勵外，還應進行公開表彰，增強員工的成就感和歸屬感。2.對待供應商和合作伙伴，秉持公平、友好的態(tài)度。在招標過程中充分聽取他們的意見和建議，建立良好的合作關系。對于在合作過程中遇到困難的供應商，在符合公司規(guī)定的前提下，給予一定的幫助和支持，共同發(fā)展。八、監(jiān)督與投訴處理（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門負責對招標活動進行全過程監(jiān)督，定期對招標項目進行審計檢查，重點審查招標程序的合規(guī)性、招標文件的合法性、評標過程的公正性等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.鼓勵公司員工、供應商和社會公眾對招標活動中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。設立專門的舉報郵箱和電話，對舉報信息進行及時受理和調(diào)查處理。（二）投訴處理1.投標人如對招標過程或結果有異議，可