電競公司檔案保管管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定適用于電競公司全體員工。電競公司致力于打造創(chuàng)新、協(xié)作、共贏的企業(yè)文化，秉持為客戶提供極致電競體驗(yàn)的經(jīng)營理念，實(shí)行扁平化管理模式，在追求經(jīng)濟(jì)效益的同時注重社會效益。檔案作為公司運(yùn)營過程中各類信息的重要載體，妥善保管檔案對于公司的穩(wěn)定發(fā)展、決策支持以及歷史記錄留存具有至關(guān)重要的意義。本規(guī)定旨在規(guī)范公司檔案保管工作，確保檔案的完整性、安全性和可用性，為公司各方面工作提供有力支撐。二、檔案保管的人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)檔案管理部門是公司檔案保管的核心部門，負(fù)責(zé)制定檔案保管的具體流程和操作規(guī)范。定期對檔案進(jìn)行分類、整理和編目，確保檔案存放有序，便于查詢和使用。同時，要對檔案保管的環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控和維護(hù)，保證檔案在適宜的條件下存放。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、初步整理和移交工作。兼職檔案員要熟悉本部門業(yè)務(wù)，確保及時將有保存價值的文件、資料等收集齊全，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行初步分類和整理，按時移交至檔案管理部門。（三）全體員工職責(zé)全體員工有責(zé)任保護(hù)公司檔案的安全，不得擅自篡改、銷毀檔案。在工作過程中形成的各類文件、資料，應(yīng)按照規(guī)定及時移交至本部門兼職檔案員或檔案管理部門，確保檔案的完整性。三、檔案保管的事務(wù)流程（一）檔案收集檔案收集工作涵蓋公司各個部門和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。各部門在工作中形成的文件、合同、報告、數(shù)據(jù)等，均屬于檔案收集范圍。檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案收集工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保收集工作的全面性和準(zhǔn)確性。收集的檔案要進(jìn)行初步審核，剔除無保存價值的文件。（二）檔案整理檔案整理工作包括分類、編號、編目等環(huán)節(jié)。按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行科學(xué)分類，如分為行政檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案等。對每一類檔案進(jìn)行編號，建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息，方便后續(xù)的查詢和管理。（三）檔案存儲檔案存儲要根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度選擇合適的存儲方式和地點(diǎn)。對于紙質(zhì)檔案，要存放在專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。電子檔案要進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)要定期檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可讀性。同時，要建立檔案存儲索引，便于快速定位和查找檔案。（四）檔案利用檔案利用要嚴(yán)格履行申請、審批手續(xù)。公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。外部單位或個人查閱公司檔案，需提供合法有效的證明文件，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。檔案利用過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（五）檔案銷毀對于超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，要進(jìn)行詳細(xì)登記，編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。銷毀檔案可采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程要有專人監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。四、檔案保管的財務(wù)管理（一）檔案保管設(shè)備采購檔案保管所需的設(shè)備，如檔案架、存儲服務(wù)器、除濕機(jī)等，應(yīng)納入公司財務(wù)預(yù)算。在采購過程中，要進(jìn)行充分的市場調(diào)研，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的設(shè)備，確保檔案保管工作的順利開展。同時，要對采購設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收和登記，建立設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備的采購時間、型號、使用部門等信息。（二）檔案保管成本核算檔案保管成本包括設(shè)備采購成本、維護(hù)成本、場地租賃成本等。財務(wù)部門要對檔案保管成本進(jìn)行詳細(xì)核算，定期分析成本構(gòu)成和變化趨勢，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。通過成本核算，合理控制檔案保管費(fèi)用，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益。（三）檔案保管費(fèi)用報銷檔案保管過程中產(chǎn)生的費(fèi)用，如設(shè)備維修費(fèi)用、存儲介質(zhì)購置費(fèi)用等，按照公司財務(wù)報銷制度進(jìn)行報銷。報銷人員要提供真實(shí)、合法的票據(jù)，并填寫報銷申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審批后，方可報銷。五、檔案保管的物資管理（一）檔案保管設(shè)備管理檔案保管設(shè)備要進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。檔案管理部門應(yīng)制定設(shè)備維護(hù)計劃，安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備的日常檢查和維護(hù)工作。對于出現(xiàn)故障的設(shè)備，要及時報修，確保檔案保管工作不受影響。同時，要建立設(shè)備報廢制度，對于無法修復(fù)或已無使用價值的設(shè)備，按照規(guī)定進(jìn)行報廢處理。（二）檔案存儲介質(zhì)管理檔案存儲介質(zhì)，如硬盤、磁帶等，要進(jìn)行嚴(yán)格管理。建立存儲介質(zhì)臺賬，記錄存儲介質(zhì)的編號、存儲內(nèi)容、使用時間等信息。存儲介質(zhì)要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢測，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。對于廢棄的存儲介質(zhì)，要進(jìn)行安全銷毀，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）檔案包裝材料管理檔案包裝材料，如檔案盒、文件夾等，要根據(jù)檔案的特點(diǎn)和保管要求進(jìn)行選擇。檔案管理部門要對包裝材料的采購、使用和庫存進(jìn)行管理，確保包裝材料的質(zhì)量和數(shù)量滿足檔案保管工作的需要。同時，要合理控制包裝材料的成本，避免浪費(fèi)。六、檔案保管的信息安全（一）檔案信息保密制度公司檔案包含大量的商業(yè)機(jī)密、客戶信息等敏感內(nèi)容，必須嚴(yán)格遵守保密制度。檔案管理人員要簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。對檔案信息的訪問要進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)，不同級別的員工只能訪問其工作所需的檔案信息。在檔案傳遞和共享過程中，要采取加密等安全措施，確保信息不被泄露。（二）電子檔案安全防護(hù)電子檔案面臨著網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)丟失等安全風(fēng)險，必須加強(qiáng)安全防護(hù)。要安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測和漏洞修復(fù)。對電子檔案的訪問要進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，防止非法訪問。同時，要定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失等情況時能夠及時恢復(fù)。（三）檔案信息安全應(yīng)急處理制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生信息泄露、數(shù)據(jù)丟失等安全事件時的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。一旦發(fā)生安全事件，要立即采取措施進(jìn)行處理，如封鎖現(xiàn)場、切斷網(wǎng)絡(luò)連接等，防止事件進(jìn)一步擴(kuò)大。同時，要及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。七、檔案保管的安全保障（一）檔案庫房安全管理檔案庫房要安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全存放。配備滅火器、煙霧報警器等消防設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。安裝監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等防盜設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。同時，要對庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)控和調(diào)節(jié)，防止檔案因環(huán)境因素受損。（二）檔案運(yùn)輸安全管理檔案在運(yùn)輸過程中要采取必要的安全措施，確保檔案的安全。選擇可靠的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸公司，簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。對運(yùn)輸?shù)臋n案要進(jìn)行妥善包裝，防止在運(yùn)輸過程中受到損壞。在運(yùn)輸過程中，要安排專人負(fù)責(zé)押運(yùn)，確保檔案的安全送達(dá)。（三）檔案保管人員安全培訓(xùn)對檔案保管人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括消防安全知識、防盜安全知識、信息安全知識等。定期組織安全演練，讓檔案保管人員熟悉應(yīng)急處理流程，確保在發(fā)生安全事件時能夠迅速、有效地進(jìn)行處理。八、檔案保管與公司文化建設(shè)（一）檔案對公司文化傳承的作用公司檔案記錄了公司的發(fā)展歷程、重大事件、員工風(fēng)采等內(nèi)容，是公司文化傳承的重要載體。通過整理和展示檔案，讓新員工了解公司的歷史和文化，增強(qiáng)員工的歸屬感和認(rèn)同感。同時，檔案中的成功經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)秀案例也可以為公司的發(fā)展提供借鑒，促進(jìn)公司文化的傳承和發(fā)展。（二）利用檔案開展文化活動檔案管理部門可以利用檔案資源開展豐富多彩的文化活動，如舉辦公司歷史展覽、企業(yè)文化講座等。通過這些活動，讓員工更加深入地了解公司文化，營造良好的企業(yè)文化氛圍。同時，也可以向客戶和社會展示公司的文化底蘊(yùn)和企業(yè)形象，提升公司的社會效益。（三）將公司文化融入檔案保管工作在檔案保管工作中，要體現(xiàn)公司的企業(yè)文化和經(jīng)營理念。檔案管理人員要以敬業(yè)、負(fù)責(zé)的態(tài)度對待檔案保管工作，確保檔案的安全和完整。同時，要將公司的創(chuàng)新、協(xié)作等文化理念融入檔案管理流程中，不斷優(yōu)化檔案保管工作，提高工作效率和質(zhì)量。九、檔案保管的績效考核（一）考核指標(biāo)設(shè)定檔案保管工作的績效考核指標(biāo)包括檔案收集的完整性、整理的準(zhǔn)確性、存儲的安全性、利用的效率等。對每個指標(biāo)設(shè)定具體的考核標(biāo)準(zhǔn)，如檔案收集的遺漏率、整理的錯誤率、存儲設(shè)備的故障率、檔案利用的響應(yīng)時間等。通過量化考核指標(biāo)，確?？己说目茖W(xué)性和公正性。（二）考核周期與方式績效考核周期為每季度一次，采用自評、部門互評和上級評價相結(jié)合的方式。檔案管理人員首先進(jìn)行自評，總結(jié)自己在本季度檔案保管工作中的成績和不足。然后，各部門對檔案管理部門的工作進(jìn)行評價，提出意見和建議。最后，上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)自評和互評結(jié)果，對檔案管理人員進(jìn)行綜合評價，并確定考核等級。（三）考核結(jié)果應(yīng)用考核結(jié)果與檔案管理人員的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。對于考核優(yōu)秀的檔案管理人員，給予適當(dāng)?shù)男匠戟剟詈蜁x升機(jī)會；對于考核不稱職的檔案管理人員，要進(jìn)行培訓(xùn)和輔導(dǎo)，如仍不能勝任工作，可進(jìn)行崗位調(diào)整或辭退。通過績效考核，激勵檔案管理人員提高工作質(zhì)量和效率。十、檔案保管與人力資源管理（一）檔案保管人員的招聘與選拔根據(jù)檔案保管工作的需要，招聘具有檔案管理專業(yè)知識和技能的人員。在招聘過程中，要注重考察應(yīng)聘者的責(zé)任心、細(xì)心程度和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。通過筆試、面試等環(huán)節(jié)，選拔出優(yōu)秀的檔案保管人員，為檔案保管工作提供人才保障。（二）檔案保管人員的培訓(xùn)與發(fā)展定期組織檔案保管人員參加專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理理論、信息技術(shù)、安全知識等。同時，為檔案保管人員提供職業(yè)發(fā)展通道，鼓勵他們通過學(xué)習(xí)和實(shí)踐，不斷提升自己的能力，在檔案管理領(lǐng)域取得更好的發(fā)展。（三）檔案保管人員的激勵與關(guān)懷