電競(jìng)公司檔案室資料保管制度

一、總則本制度旨在加強(qiáng)電競(jìng)公司檔案室資料的科學(xué)管理，確保資料的完整、安全與有效利用，服務(wù)于公司的各項(xiàng)工作，促進(jìn)公司的持續(xù)發(fā)展。本制度適用于電競(jìng)公司全體員工以及因工作需要接觸檔案室資料的相關(guān)客戶。公司秉持“創(chuàng)新、協(xié)作、卓越”的企業(yè)文化，以“為玩家打造極致電競(jìng)體驗(yàn)，推動(dòng)電競(jìng)行業(yè)蓬勃發(fā)展”為經(jīng)營(yíng)理念。在資料保管工作中，踐行扁平化管理模式，打破層級(jí)限制，提高信息傳遞與工作效率，確保資料能及時(shí)、準(zhǔn)確地為各層級(jí)員工所用，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的雙贏。二、檔案管理職責(zé)分工1.檔案室管理人員職責(zé)-負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，包括資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)等。-制定和執(zhí)行檔案管理制度及操作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。-定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，保證檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問(wèn)題。-運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和便捷性。2.各部門職責(zé)-各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集、整理和初步審核工作，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。-按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門應(yīng)歸檔的資料移交至檔案室，積極配合檔案室的工作。-在工作中需要查閱檔案時(shí)，遵守檔案查閱規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案資料。三、檔案的收集與整理1.收集范圍-人事資料：?jiǎn)T工招聘簡(jiǎn)歷、入職手續(xù)、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核結(jié)果、薪資調(diào)整記錄、離職手續(xù)等。-業(yè)務(wù)資料：項(xiàng)目策劃書、賽事方案、合作協(xié)議、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。-財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票、賬本、預(yù)算與決算文件等。-行政資料：公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文等。-技術(shù)資料：游戲開發(fā)文檔、技術(shù)方案、設(shè)備維護(hù)記錄等。-其他具有保存價(jià)值的資料：如公司獲得的榮譽(yù)證書、媒體報(bào)道資料等。2.收集要求-各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的資料，確保資料無(wú)遺漏。-資料應(yīng)具備原始性和真實(shí)性，不得篡改或偽造。-對(duì)于電子資料，應(yīng)保證格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并注明相關(guān)信息，如生成時(shí)間、作者等。3.整理方法-檔案室管理人員按照檔案的類別、時(shí)間、重要程度等進(jìn)行分類整理。-對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，建立索引目錄，方便查找和管理。-電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，命名規(guī)范統(tǒng)一，并建立電子目錄。四、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間-常規(guī)資料應(yīng)在每月末的最后一周內(nèi)完成歸檔工作。-重大項(xiàng)目或活動(dòng)結(jié)束后的兩周內(nèi)，相關(guān)部門應(yīng)將整理好的資料移交檔案室歸檔。-對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的資料，如財(cái)務(wù)報(bào)表等，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)歸檔。2.歸檔流程-各部門資料負(fù)責(zé)人將整理好的資料填寫《檔案移交清單》，注明資料名稱、數(shù)量、日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交至檔案室。-檔案室管理人員對(duì)移交的資料進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案移交清單》上簽字接收，并將資料按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。-對(duì)于電子檔案，各部門通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將資料發(fā)送至檔案室指定的存儲(chǔ)位置，檔案室管理人員進(jìn)行接收和整理，并更新電子檔案目錄。五、檔案的保管1.保管環(huán)境-檔案室應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%。-配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門窗、遮光窗簾等。-定期對(duì)檔案室的環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.保管方式-紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案架上，按照分類順序排列，便于查找和管理。-電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)分別存放在不同的地點(diǎn)，以防數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀性。-對(duì)于重要、珍貴的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、加密存儲(chǔ)等。六、檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定-公司員工因工作需要查閱檔案時(shí)，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱或范圍等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。-客戶因合理原因需要查閱相關(guān)檔案時(shí)，需經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，在指定地點(diǎn)由檔案室管理人員陪同查閱。-查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、批注、損壞檔案。2.借閱規(guī)定-公司員工因工作需要借閱檔案時(shí)，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。-一般檔案的借閱期限為一周，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)在借閱期滿前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過(guò)一周。-借閱檔案必須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱期滿后應(yīng)按時(shí)歸還，檔案室管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案的保密與安全1.保密制度-檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露檔案信息。-檔案資料涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密、客戶隱私等信息的，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，相關(guān)人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議。-嚴(yán)禁在公共場(chǎng)所或非工作場(chǎng)合談?wù)摍n案內(nèi)容，不得通過(guò)非正規(guī)渠道傳播檔案信息。2.安全措施-檔案室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案室的日常情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，監(jiān)控記錄保存至少三個(gè)月。-檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的安全狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。-加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對(duì)檔案管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格設(shè)置，不同級(jí)別用戶具有不同的操作權(quán)限。八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)-定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值、時(shí)效性、完整性等因素，確定檔案是否仍需繼續(xù)保存。-對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，如已過(guò)有效期的合同、時(shí)效性較強(qiáng)的臨時(shí)文件等，可進(jìn)行銷毀處理。-涉及法律糾紛、重要?dú)v史事件等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。2.鑒定流程-檔案室管理人員定期對(duì)檔案進(jìn)行初步鑒定，提出擬銷毀檔案的清單。-組織由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成的鑒定小組，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核，確定最終的銷毀清單。-銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀方式-紙質(zhì)檔案的銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。-電子檔案的銷毀應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、物理破壞存儲(chǔ)介質(zhì)等方式，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。-銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，記錄由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字后存檔。九、檔案管理的績(jī)效考核1.考核指標(biāo)-檔案收集的完整性和及時(shí)性，考核各部門是否按時(shí)、全面地將應(yīng)歸檔資料移交至檔案室。-檔案整理的規(guī)范性，檢查檔案分類是否合理、編號(hào)編目是否準(zhǔn)確、目錄是否清晰等。-檔案保管的安全性，包括檔案保管環(huán)境是否符合要求、檔案是否有損壞丟失等情況。-檔案查閱與借閱服務(wù)的質(zhì)量，考核是否及時(shí)、準(zhǔn)確地為員工和客戶提供查閱借閱服務(wù)，是否嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。-檔案鑒定與銷毀工作的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，檢查鑒定標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行到位、銷毀流程是否符合規(guī)定。2.考核方式-每月由檔案室管理人員對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行檢查和記錄，形成月度考核報(bào)告。-每季度對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行綜合評(píng)估，包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作態(tài)度等方面。-考核結(jié)果與員工的績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升、評(píng)優(yōu)等掛鉤，對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的部門和個(gè)人進(jìn)行督促整改。十、檔案管理的培訓(xùn)與人文關(guān)懷1.培訓(xùn)計(jì)劃-定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案管理技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理制度、收集整理方法、數(shù)字化管理技術(shù)等。-新員工入職時(shí)，安排檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，使其了解公司檔案管理的基本要求和流程。-鼓勵(lì)檔案管理人員參加外部培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)，提升業(yè)務(wù)水平。2.人文關(guān)懷措施-關(guān)注檔案管理人員的工作壓力和工作環(huán)境，合理安排工作任務(wù)，提供必要的工作支持和資源