電競公司員工信息管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范本電競公司員工信息的管理，確保員工信息的準(zhǔn)確、完整、安全與保密，為公司的人力資源管理、決策制定等提供有力支持，同時(shí)保障員工的合法權(quán)益。本規(guī)定適用于電競公司全體員工。公司秉持“創(chuàng)新、協(xié)作、拼搏、共贏”的企業(yè)文化，以“打造極致電競體驗(yàn)，引領(lǐng)行業(yè)發(fā)展潮流”為經(jīng)營理念，在員工信息管理過程中，堅(jiān)持扁平化管理原則，確保信息傳遞的高效與透明，兼顧社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，既注重公司的商業(yè)發(fā)展，也積極履行社會(huì)責(zé)任。二、員工信息的范疇與分類（一）基本信息員工的基本信息包括但不限于姓名、性別、出生日期、民族、身份證號(hào)碼、婚姻狀況、聯(lián)系電話、家庭住址等。這些信息是識(shí)別員工身份和建立溝通渠道的基礎(chǔ)。（二）教育與培訓(xùn)信息涵蓋員工的最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、專業(yè)、學(xué)位，以及參加過的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)證書等信息。教育與培訓(xùn)信息有助于公司了解員工的知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)技能提升情況，為崗位調(diào)配和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。（三）工作經(jīng)歷信息記錄員工過往的工作單位、職位、工作起止時(shí)間、工作職責(zé)與業(yè)績等內(nèi)容。工作經(jīng)歷信息能反映員工的職業(yè)軌跡和工作能力積累，對評(píng)估員工是否適合公司特定崗位具有重要參考價(jià)值。（四）薪酬福利信息包含員工的工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼、福利待遇等方面的信息。薪酬福利信息屬于敏感信息，需嚴(yán)格保密，確保員工的經(jīng)濟(jì)權(quán)益和公司薪酬體系的公平性。（五）績效評(píng)估信息記錄員工在不同考核周期內(nèi)的工作表現(xiàn)評(píng)估結(jié)果、工作目標(biāo)完成情況、上級(jí)評(píng)價(jià)等?？冃гu(píng)估信息是公司進(jìn)行績效考核的重要依據(jù)，也有助于員工了解自身工作狀況，促進(jìn)個(gè)人成長。（六）職業(yè)發(fā)展信息如員工的職業(yè)規(guī)劃、晉升記錄、崗位調(diào)整信息等。此類信息體現(xiàn)公司對員工職業(yè)發(fā)展的支持，同時(shí)也反映員工在公司內(nèi)部的成長路徑。三、信息收集與錄入（一）新員工入職信息收集新員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)向其發(fā)放詳細(xì)的信息收集表，要求員工如實(shí)填寫上述各類基本信息。同時(shí)，新員工需提供相關(guān)證明材料，如身份證、學(xué)歷證書、培訓(xùn)證書等的原件及復(fù)印件，以供人力資源部門審核。（二）在職員工信息更新收集定期（每年至少一次）開展員工信息普查工作，要求員工對個(gè)人信息進(jìn)行自查與更新。對于員工崗位變動(dòng)、薪酬調(diào)整、培訓(xùn)經(jīng)歷等重要信息的變化，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門進(jìn)行更新。（三）信息錄入規(guī)范人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)員工信息的錄入工作。錄入人員需經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，確保信息錄入的準(zhǔn)確性和完整性。在錄入過程中，嚴(yán)格按照既定的數(shù)據(jù)格式和編碼規(guī)則進(jìn)行操作，同時(shí)對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行初步邏輯校驗(yàn)，如身份證號(hào)碼的位數(shù)、日期格式等。四、信息存儲(chǔ)與安全（一）存儲(chǔ)方式公司采用電子信息系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式存儲(chǔ)員工信息。電子信息存儲(chǔ)于公司專用的人力資源管理系統(tǒng)中，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保信息的安全性。紙質(zhì)檔案存放在專門的檔案庫房，進(jìn)行分類管理，便于查閱。（二）數(shù)據(jù)備份為防止數(shù)據(jù)丟失或損壞，人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)定期（每天）進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地的數(shù)據(jù)中心，確保在公司遭受自然災(zāi)害或其他重大事故時(shí)數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。（三）安全保障措施電子信息系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶認(rèn)證與授權(quán)機(jī)制，不同層級(jí)的員工根據(jù)工作需要被授予相應(yīng)的信息訪問權(quán)限。同時(shí)，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對于紙質(zhì)檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保存。五、信息使用與共享（一）內(nèi)部使用人力資源部門在進(jìn)行人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、績效考核、薪酬福利管理等工作時(shí)，可根據(jù)工作需要查閱和使用員工信息。其他部門因工作需要獲取員工信息時(shí)，需填寫信息使用申請表，詳細(xì)說明使用目的、所需信息內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，由人力資源部門提供相應(yīng)信息。（二）外部共享在符合法律法規(guī)和員工授權(quán)的情況下，公司可向外部機(jī)構(gòu)（如政府部門、合作企業(yè)等）共享員工部分信息。外部共享需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可進(jìn)行。同時(shí)，與外部機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，確保員工信息不被泄露或?yàn)E用。（三）信息使用規(guī)范所有使用員工信息的人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將信息用于與工作無關(guān)的目的。禁止私自復(fù)制、傳播、篡改員工信息。在使用完畢后，及時(shí)歸還或刪除相關(guān)信息。六、信息保密與監(jiān)督（一）保密制度公司與全體員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在信息管理過程中的保密義務(wù)和責(zé)任。保密協(xié)議涵蓋信息的范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保員工信息得到充分保護(hù)。（二）監(jiān)督機(jī)制人力資源部門定期對員工信息的管理情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查信息收集、錄入、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，鼓勵(lì)員工對違反信息管理規(guī)定的行為進(jìn)行舉報(bào)。對于違反信息保密規(guī)定的行為，公司將依據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至解除勞動(dòng)合同；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、信息的刪除與銷毀（一）刪除原則當(dāng)員工離職且公司不再需要保存其相關(guān)信息時(shí)，或者信息已過保存期限且無保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行信息刪除。刪除信息時(shí)，確保電子信息系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案中的相關(guān)信息均被徹底清除。（二）銷毀流程對于紙質(zhì)檔案的銷毀，需填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，在專人監(jiān)督下進(jìn)行粉碎或焚燒等銷毀處理，并記錄銷毀過程。對于電子信息的刪除，由系統(tǒng)管理員按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，并保留刪除記錄。八、員工權(quán)益保障與人文關(guān)懷（一）信息知情權(quán)員工有權(quán)了解公司收集、使用和存儲(chǔ)其個(gè)人信息的情況。公司應(yīng)通過員工手冊、內(nèi)部培訓(xùn)等方式向員工明確說明信息管理的相關(guān)規(guī)定和流程。員工可隨時(shí)向人力資源部門咨詢個(gè)人信息管理的具體情況。（二）信息更正權(quán)如果員工發(fā)現(xiàn)個(gè)人信息存在錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確的情況，有權(quán)向人力資源部門提出更正申請。人力資源部門應(yīng)及時(shí)核實(shí)情況，并在確認(rèn)后對相關(guān)信息進(jìn)行更正。（三）人文關(guān)懷措施在信息管理過程中，充分尊重員工的隱私和個(gè)人意愿。對于涉及員工敏感信息（如健康狀況、家庭變故等）的處理，采取人性化的方式，避免對員工造成不必要的困擾。同時(shí)，鼓勵(lì)員工積極參與公司的信息管理工作，提出改進(jìn)意見和建議，營造良好的企業(yè)文化氛圍。九、與績效考核和人力資源管理的關(guān)聯(lián)（一）與績效考核的關(guān)聯(lián)員工信息中的績效評(píng)估信息是績效考核的重要依據(jù)。通過對員工不同階段的績效信息進(jìn)行分析，可全面了解員工的工作表現(xiàn)和能力發(fā)展情況，為績效考核結(jié)果的評(píng)定提供客觀支持。同時(shí)，績效考核結(jié)果也作為員工信息的一部分進(jìn)行記錄，為員工的職業(yè)發(fā)展和薪酬調(diào)整提供參考。（二）與人力資源管理的關(guān)聯(lián)員工的基本信息、教育與培訓(xùn)信息、工作經(jīng)歷信息等為人力資源規(guī)劃提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。通過對員工信息的綜合分析，公司可以合理規(guī)劃人員招聘、培訓(xùn)與開發(fā)、崗位調(diào)配等人力資