員工離職流程管理規(guī)范手冊(cè)前言為規(guī)范企業(yè)員工離職管理，保障企業(yè)與員工的合法權(quán)益，保證工作交接平穩(wěn)有序、信息資料安全完整，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在明確離職流程各環(huán)節(jié)責(zé)任主體、操作標(biāo)準(zhǔn)及注意事項(xiàng)，為企業(yè)人力資源管理工作提供標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)，同時(shí)幫助員工清晰知曉離職權(quán)利與義務(wù)，促進(jìn)離職過程合規(guī)、高效、友好。一、適用范圍與使用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)全體員工（包括正式員工、試用期員工）的離職管理流程，涵蓋主動(dòng)離職、被動(dòng)離職（協(xié)商解除、勞動(dòng)合同到期終止等）等多種場(chǎng)景。具體包括：主動(dòng)離職：員工因個(gè)人原因（如職業(yè)發(fā)展、家庭原因等）主動(dòng)提出解除勞動(dòng)合同；被動(dòng)離職：因企業(yè)原因（如組織架構(gòu)調(diào)整、崗位撤銷等）或員工違紀(jì)等原因，企業(yè)與員工協(xié)商解除或企業(yè)單方解除勞動(dòng)合同；合同到期終止：勞動(dòng)合同期滿，雙方未續(xù)簽或一方提出終止合同。二、離職流程詳細(xì)步驟（一）離職申請(qǐng)的提交與受理員工提交申請(qǐng)主動(dòng)離職：員工需提前向所在部門負(fù)責(zé)人提交書面《員工離職申請(qǐng)表》（模板見第四章），明確離職原因、期望離職日期。試用期員工需提前3天提出，正式員工需提前30天提出（雙方協(xié)商一致的除外）。被動(dòng)離職/合同到期終止：由人力資源部（以下簡稱“HR”）根據(jù)企業(yè)決定或合同約定，向員工發(fā)出《離職通知書》，明確離職日期、原因及相關(guān)流程。申請(qǐng)受理與初步溝通部門負(fù)責(zé)人收到員工離職申請(qǐng)后，需與員工進(jìn)行面談，知曉離職真實(shí)原因，嘗試挽留（如涉及薪資、崗位等問題，可反饋至HR協(xié)助溝通）；確認(rèn)離職意愿后，部門負(fù)責(zé)人在《員工離職申請(qǐng)表》簽署意見，提交至HR部門。（二）離職審核與審批HR部門審核HR收到《員工離職申請(qǐng)表》后，審核員工入職信息、勞動(dòng)合同期限、考勤記錄、績效表現(xiàn)等，確認(rèn)是否符合離職條件（如試用期員工是否滿3天，正式員工是否提前30天等）；若涉及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金（如協(xié)商解除、合同終止等），HR需根據(jù)《勞動(dòng)合同法》及企業(yè)規(guī)定核算補(bǔ)償金額，并告知員工相關(guān)權(quán)益。權(quán)限審批普通員工：由HR部門負(fù)責(zé)人審批；中層管理人員：由HR部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管副總審批；高層管理人員：由HR部門負(fù)責(zé)人、分管副總審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。審批通過后，HR確定員工最終離職日期，并啟動(dòng)后續(xù)交接流程。（三）工作交接執(zhí)行工作交接是離職流程的核心環(huán)節(jié)，需保證工作內(nèi)容、資料、資產(chǎn)等無縫銜接，避免因離職導(dǎo)致工作中斷或損失。交接人準(zhǔn)備離職員工需梳理本職工作內(nèi)容，包括：未完成事項(xiàng)、重點(diǎn)工作進(jìn)度、客戶資源、供應(yīng)商信息、系統(tǒng)賬號(hào)權(quán)限等；填寫《工作交接清單》（模板見第四章），逐項(xiàng)列明交接物品（如辦公設(shè)備、鑰匙、文件資料等）、工作內(nèi)容、交接標(biāo)準(zhǔn)及備注說明，保證清晰可追溯。交接人與接收人對(duì)接部門負(fù)責(zé)人指定工作接收人（通常為崗位繼任者或同部門同事），若暫無合適人選，由部門負(fù)責(zé)人臨時(shí)接管；雙方按照《工作交接清單》逐項(xiàng)核對(duì)：工作內(nèi)容：明確未完成事項(xiàng)的后續(xù)處理方案、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及責(zé)任人；資料文件：包括紙質(zhì)文件（如合同、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等）和電子文件（如電腦內(nèi)存儲(chǔ)文件、云盤資料、郵件往來等），保證資料完整、無遺漏；資產(chǎn)物品：辦公電腦、手機(jī)、鑰匙、工牌、公司書籍等資產(chǎn)，需確認(rèn)完好并辦理歸還手續(xù)；系統(tǒng)權(quán)限：離職員工需配合關(guān)閉或移交各系統(tǒng)賬號(hào)權(quán)限（如OA系統(tǒng)、郵箱、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等），由HR或IT部門確認(rèn)權(quán)限回收。監(jiān)交與確認(rèn)部門負(fù)責(zé)人或HR作為監(jiān)交人，全程監(jiān)督交接過程，保證交接內(nèi)容真實(shí)、完整；交接完成后，交接人、接收人、監(jiān)交人三方在《工作交接清單》上簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份（HR部門留存原件）。（四）薪資與費(fèi)用結(jié)算薪資核算HR根據(jù)離職員工考勤記錄、績效結(jié)果、未休年假等，核算最終應(yīng)發(fā)工資（離職當(dāng)月工資按實(shí)際出勤天數(shù)計(jì)算）；若涉及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，HR需依法計(jì)算（補(bǔ)償金按員工在本單位工作的年限，每滿一年支付一個(gè)月工資的標(biāo)準(zhǔn)向勞動(dòng)者支付，六個(gè)月以上不滿一年的按一年計(jì)算，不滿六個(gè)月的向勞動(dòng)者支付半個(gè)月工資的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償）。費(fèi)用報(bào)銷離職員工需在離職前提交未報(bào)銷的費(fèi)用憑證，按企業(yè)報(bào)銷流程審批；對(duì)于已發(fā)生但未及時(shí)報(bào)銷的費(fèi)用，需與部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后續(xù)處理方式，明確報(bào)銷時(shí)限及責(zé)任人。結(jié)算確認(rèn)HR編制《薪資結(jié)算確認(rèn)單》（模板見第四章），列明工資、補(bǔ)償金、報(bào)銷款項(xiàng)等明細(xì)，交員工核對(duì)；員工確認(rèn)無誤后，簽字確認(rèn)；薪資及補(bǔ)償金在離職手續(xù)辦理完畢后，按規(guī)定時(shí)間發(fā)放（如遇節(jié)假日，提前至最近工作日）。（五）離職證明開具與檔案轉(zhuǎn)移離職證明開具HR在員工完成工作交接、薪資結(jié)算后，開具《離職證明》（模板見第四章），注明員工基本信息、入職日期、離職日期、工作崗位、勞動(dòng)合同期限等（不得包含負(fù)面評(píng)價(jià)或違法信息）；《離職證明》一式兩份，員工執(zhí)一份，HR部門留存一份，加蓋企業(yè)公章后生效。檔案與社保轉(zhuǎn)移對(duì)于檔案需存放至人才市場(chǎng)的員工，HR在離職后15日內(nèi)，將員工檔案材料（如勞動(dòng)合同、離職證明等）轉(zhuǎn)遞至指定人才市場(chǎng)；社保與公積金關(guān)系：HR在員工離職后辦理停保手續(xù)，員工可憑離職證明自行辦理轉(zhuǎn)移或續(xù)繳手續(xù)（HR需提供《社保繳費(fèi)憑證》等材料）。（六）員工關(guān)系后續(xù)跟進(jìn)離職訪談HR在員工離職后1-3個(gè)工作日內(nèi)，進(jìn)行離職訪談（可選擇面談或電話訪談），知曉員工離職真實(shí)原因、對(duì)企業(yè)管理的建議等，記錄《離職訪談?dòng)涗洝?，作為企業(yè)改進(jìn)管理的參考。信息歸檔HR將員工離職相關(guān)資料（如離職申請(qǐng)表、工作交接清單、薪資結(jié)算單、離職證明等）整理歸檔，保存期限不少于兩年（符合《勞動(dòng)合同法》規(guī)定）。競(jìng)業(yè)限制與保密義務(wù)若員工涉及保密崗位或簽訂《競(jìng)業(yè)限制協(xié)議》，HR需在離職時(shí)重申競(jìng)業(yè)限制范圍、期限及補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)（補(bǔ)償金按月支付，標(biāo)準(zhǔn)不低于離職前12個(gè)月平均工資的30%），并跟蹤員工履行情況。三、相關(guān)模板表格表1：員工離職申請(qǐng)表基本信息姓名*工號(hào)*所屬部門*崗位*入職日期年月*日勞動(dòng)合同期限年月日至年月日期望離職日期年月*日離職類型□主動(dòng)離職□協(xié)商解除□合同到期終止□其他（請(qǐng)注明：______）離職原因（可附頁說明）員工簽字_______________日期：年月*日部門負(fù)責(zé)人意見□同意離職□不同意離職（請(qǐng)注明理由：______）簽字：_________日期：年月*日HR部門意見□審批通過□審批不通過（請(qǐng)注明理由：______）簽字：_________日期：年月*日總經(jīng)理（高層）意見□同意□不同意簽字：_________日期：年月*日（僅高層員工需填寫）表2：工作交接清單交接類別交接項(xiàng)目詳細(xì)內(nèi)容說明數(shù)量/狀態(tài)交接人簽字接收人簽字監(jiān)交人簽字備注工作內(nèi)容未完成事項(xiàng)列明事項(xiàng)名稱、進(jìn)度、下一步處理方案、責(zé)任人詳見附件重點(diǎn)工作流程詳細(xì)說明核心工作流程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及注意事項(xiàng)詳見附件客戶/供應(yīng)商信息客戶名稱、聯(lián)系方式、合作背景；供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、合作條款詳見附件資料文件紙質(zhì)文件合同、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、臺(tái)賬等（注明存放位置）*份電子文件電腦內(nèi)文件路徑、云盤、郵件賬號(hào)密碼（移交后需修改密碼）*項(xiàng)資產(chǎn)物品辦公設(shè)備電腦（型號(hào)：______）、手機(jī)（型號(hào)：______）、鑰匙（數(shù)量：______）等*臺(tái)/把確認(rèn)完好無損其他物品工牌、公司書籍、辦公用品等*項(xiàng)系統(tǒng)權(quán)限業(yè)務(wù)系統(tǒng)賬號(hào)OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等賬號(hào)名稱及權(quán)限說明*個(gè)移交后權(quán)限已回收其他事項(xiàng)需跟進(jìn)的特殊事項(xiàng)（如：客戶回訪、未付款項(xiàng)催收等）詳見附件交接日期年月*日表3：薪資結(jié)算確認(rèn)單員工信息姓名*工號(hào)*所屬部門*崗位*離職日期年月*日薪資項(xiàng)目金額（元）離職當(dāng)月基本工資*績效工資*未休年假補(bǔ)償*經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金*費(fèi)用報(bào)銷*其他款項(xiàng)（如獎(jiǎng)金）*應(yīng)發(fā)合計(jì)*個(gè)人社保公積金*個(gè)人所得稅*實(shí)發(fā)金額*員工確認(rèn)本人已核對(duì)以上薪資明細(xì)，確認(rèn)無誤。簽字：_________日期：年月*日HR確認(rèn)簽字：_________日期：年月*日表4：離職證明（模板）離職證明茲證明（姓名）先生/女士（身份證號(hào)：）原系我公司部門崗位員工，于年月日入職，勞動(dòng)合同期限為年月日至年月日，因（離職原因，如“個(gè)人原因”“勞動(dòng)合同到期”等），已于年月日與我公司解除/終止勞動(dòng)合同。在職期間，該員工表現(xiàn)（可簡述，如“良好”“優(yōu)秀”，不得負(fù)面評(píng)價(jià)），已辦理完畢工作交接及薪資結(jié)算手續(xù)。本證明僅證明該員工與我公司的勞動(dòng)關(guān)系情況，不作為我公司對(duì)該員工任何形式的擔(dān)保文件。特此證明。（企業(yè)全稱）（加蓋公章）人力資源部年月*日四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）法律合規(guī)性要求嚴(yán)格遵守《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》關(guān)于離職通知期的規(guī)定（正式員工提前30天，試用期提前3天），違法解除勞動(dòng)合同需承擔(dān)賠償金風(fēng)險(xiǎn)（經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金的二倍）；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金的核算標(biāo)準(zhǔn)、支付時(shí)限需符合法律規(guī)定，避免因計(jì)算錯(cuò)誤引發(fā)勞動(dòng)爭(zhēng)議；《離職證明》不得包含負(fù)面評(píng)價(jià)或違法信息（如“違紀(jì)辭退”“業(yè)績不達(dá)標(biāo)”等），否則可能面臨法律風(fēng)險(xiǎn)。（二）工作交接的完整性保障交接清單需詳細(xì)列明所有交接項(xiàng)目，避免“口頭交接”或“模糊交接”，保證接收人能夠快速接手工作；對(duì)于涉及客戶資源、商業(yè)秘密的崗位，需在交接時(shí)明保證密義務(wù)，必要時(shí)簽訂《保密協(xié)議補(bǔ)充條款》；IT部門需配合及時(shí)回收系統(tǒng)權(quán)限，避免離職員工利用原權(quán)限訪問企業(yè)敏感信息。（三）薪資結(jié)算的準(zhǔn)確性離職當(dāng)月工資需按實(shí)際出勤天數(shù)計(jì)算，績效工資需根據(jù)企業(yè)考核制度核算，不得無故克扣或拖欠；費(fèi)用報(bào)銷需在離職前完成審批，特殊情況需明確后續(xù)處理時(shí)限，避免員工利益受損；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金需依法核算，保證金額準(zhǔn)確，支付時(shí)限為離職手續(xù)辦理完畢時(shí)或約定時(shí)間內(nèi)（最長不超過離職后15日）。（四）員工關(guān)系維護(hù)與信息管理離職訪談應(yīng)保持客觀、尊重態(tài)度，