會(huì)議承辦合同范本及注意事項(xiàng)一、引言會(huì)議承辦合同是會(huì)議主辦方（以下簡(jiǎn)稱“甲方”）與承辦方（以下簡(jiǎn)稱“乙方”）之間明確權(quán)利義務(wù)、規(guī)范服務(wù)流程的核心法律文件。其目的在于通過(guò)書面形式固定雙方合意，防范因服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不明確、責(zé)任劃分模糊引發(fā)的糾紛，保障會(huì)議順利舉辦。本文結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，提供會(huì)議承辦合同范本及關(guān)鍵注意事項(xiàng)，助力雙方規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)共贏。二、會(huì)議承辦合同范本**會(huì)議承辦合同**合同編號(hào)：__________簽訂日期：______年____月____日甲方（主辦方）：______________________住所：__________________________________法定代表人：____________________________聯(lián)系方式：______________________________乙方（承辦方）：______________________住所：__________________________________法定代表人：____________________________聯(lián)系方式：______________________________資質(zhì)證明：□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□會(huì)議服務(wù)資質(zhì)□其他（注明：__________）（一）會(huì)議概況1.會(huì)議名稱：______________________2.會(huì)議時(shí)間：______年____月____日至______年____月____日（共計(jì)____天）3.會(huì)議地點(diǎn)：______________________（具體地址：__________）4.會(huì)議主題：______________________5.預(yù)計(jì)規(guī)模：參會(huì)人數(shù)____人（含嘉賓、工作人員）（二）承辦內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)乙方應(yīng)按照本合同及附件約定，提供以下會(huì)議承辦服務(wù)（可根據(jù)實(shí)際情況增減）：1.場(chǎng)地布置：舞臺(tái)搭建：尺寸____米×____米×____米（長(zhǎng)×寬×高），材質(zhì)____（如鋼結(jié)構(gòu)）；背景板：尺寸____米×____米，材質(zhì)____（如噴繪布），設(shè)計(jì)內(nèi)容需經(jīng)甲方確認(rèn)；座椅擺放：數(shù)量____把，排列方式____（如劇院式、圓桌式）；其他：____（如簽到臺(tái)、指示牌、鮮花布置等）。2.設(shè)備租賃與技術(shù)支持：音響設(shè)備：品牌____，數(shù)量____套，需滿足____人會(huì)場(chǎng)音效需求；投影設(shè)備：分辨率____，數(shù)量____臺(tái)，配套幕布尺寸____米×____米；網(wǎng)絡(luò)支持：提供____M寬帶，覆蓋整個(gè)會(huì)場(chǎng)，確保視頻會(huì)議/直播流暢；其他：____（如麥克風(fēng)、燈光設(shè)備、舞臺(tái)特效等）。3.餐飲服務(wù)：用餐標(biāo)準(zhǔn)：早餐____元/人（含____、____等），午餐____元/人（____餐標(biāo)，菜單附附件），晚餐____元/人；用餐時(shí)間：____年____月____日____時(shí)（早餐）、____時(shí)（午餐）、____時(shí)（晚餐）；特殊需求：滿足____（如素食、gluten-free、清真等）dietaryrequirements，需提前____天提交名單。4.嘉賓接待：接送服務(wù)：為____位嘉賓提供機(jī)場(chǎng)/高鐵站接送（車型：____，費(fèi)用含在總費(fèi)用內(nèi)）；住宿安排：嘉賓入住____酒店（星級(jí)：____），房型____，數(shù)量____間，入住時(shí)間____年____月____日至____月____日；其他：____（如嘉賓禮品、行程表發(fā)放等）。5.流程執(zhí)行：協(xié)助甲方制定會(huì)議流程（附附件），并安排工作人員（____名）負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行；負(fù)責(zé)會(huì)議簽到、資料發(fā)放、茶歇供應(yīng)（茶歇標(biāo)準(zhǔn)：____元/人，含____、____等）；協(xié)調(diào)嘉賓發(fā)言、互動(dòng)環(huán)節(jié)（如問(wèn)答、抽獎(jiǎng)）的順利進(jìn)行。6.應(yīng)急處理：制定應(yīng)急預(yù)案（附附件），涵蓋停電、設(shè)備故障、人員疏散等場(chǎng)景；安排_(tái)___名專業(yè)工作人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急，確保問(wèn)題在____分鐘內(nèi)響應(yīng)、____小時(shí)內(nèi)解決。（三）費(fèi)用及支付1.總費(fèi)用：人民幣_(tái)___元（大寫：____________________），費(fèi)用構(gòu)成詳見附件《費(fèi)用明細(xì)清單》。包含：場(chǎng)地布置費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)、餐飲費(fèi)、嘉賓接待費(fèi)、工作人員服務(wù)費(fèi)、稅費(fèi)（稅率____%）；不包含：甲方自行承擔(dān)的費(fèi)用（如嘉賓差旅費(fèi)、會(huì)議資料印刷費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)）。2.支付方式：預(yù)付款：本合同簽訂后____天內(nèi)，甲方向乙方支付總費(fèi)用的____%（人民幣_(tái)___元）；進(jìn)度款：會(huì)議開始前____天內(nèi)，支付總費(fèi)用的____%（人民幣_(tái)___元）；尾款：會(huì)議結(jié)束后____天內(nèi)，乙方提交《會(huì)議服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（附附件），甲方確認(rèn)無(wú)異議后支付剩余____%（人民幣_(tái)___元）。3.發(fā)票開具：乙方應(yīng)在收到每筆款項(xiàng)后____天內(nèi)，向甲方開具符合國(guó)家規(guī)定的增值稅專用發(fā)票（或普通發(fā)票，注明：____）。（四）雙方權(quán)利義務(wù)1.甲方權(quán)利義務(wù)（1）權(quán)利：對(duì)乙方的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、檢查，提出整改要求；若乙方未按約定提供服務(wù)，有權(quán)要求退還未履行部分的費(fèi)用并索賠；獲得乙方提供的會(huì)議服務(wù)相關(guān)資料（如簽到表、照片、視頻等）。（2）義務(wù)：按約定支付費(fèi)用；提前____天向乙方提供會(huì)議相關(guān)資料（如嘉賓名單、會(huì)議流程、資料內(nèi)容）；配合乙方完成場(chǎng)地布置、設(shè)備調(diào)試等工作，及時(shí)確認(rèn)乙方提交的設(shè)計(jì)方案（如背景板、菜單）。2.乙方權(quán)利義務(wù)（1）權(quán)利：按約定收取費(fèi)用；若甲方逾期支付，有權(quán)要求支付逾期違約金；拒絕甲方提出的違反法律法規(guī)或合同約定的要求。（2）義務(wù)：按照本合同及附件約定的標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)，確保服務(wù)質(zhì)量；配備專業(yè)工作人員（如項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)人員、禮儀人員），并提前____天向甲方提交工作人員名單；負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的安全管理（如防火、防盜、人員疏導(dǎo)），確保參會(huì)人員人身、財(cái)產(chǎn)安全；會(huì)議結(jié)束后____天內(nèi)，向甲方提交《會(huì)議總結(jié)報(bào)告》（含照片、視頻、簽到表等）。（五）違約責(zé)任1.甲方違約：若甲方逾期支付費(fèi)用，每逾期1天，應(yīng)按未支付部分的日____‰支付違約金（累計(jì)不超過(guò)未支付部分的____%）；若甲方提前____天內(nèi)通知取消會(huì)議，應(yīng)支付總費(fèi)用的____%作為違約金；提前____天內(nèi)通知取消，支付____%；若未提前通知，支付____%。2.乙方違約：若乙方未按約定提供服務(wù)（如場(chǎng)地布置不符合標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備故障導(dǎo)致會(huì)議延誤），應(yīng)退還未履行部分的費(fèi)用，并按總費(fèi)用的____%支付違約金；若乙方原因?qū)е聲?huì)議取消，應(yīng)退還甲方已支付的全部費(fèi)用，并按總費(fèi)用的____%支付違約金；若乙方泄露甲方的保密信息（如嘉賓名單、會(huì)議方案），應(yīng)賠償甲方因此遭受的損失（包括但不限于直接損失、間接損失、律師費(fèi)）。（六）保密條款1.雙方應(yīng)對(duì)本合同及履行過(guò)程中知悉的對(duì)方商業(yè)秘密（如會(huì)議方案、嘉賓信息、參會(huì)人員名單、費(fèi)用明細(xì)）予以保密；2.保密期限：自本合同簽訂之日起至?xí)h結(jié)束后____年；3.例外情況：法律法規(guī)要求披露、對(duì)方書面同意披露的信息除外。（七）不可抗力1.本合同所稱不可抗力，指不能預(yù)見、不能避免且不能克服的客觀情況（如自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭(zhēng)、政府行為、疫情等）；2.因不可抗力導(dǎo)致本合同無(wú)法履行的，雙方互不承擔(dān)違約責(zé)任；3.遭受不可抗力的一方應(yīng)在____小時(shí)內(nèi)通知對(duì)方，并在____天內(nèi)提供證明文件；4.雙方應(yīng)協(xié)商調(diào)整合同履行期限或解除合同。（八）爭(zhēng)議解決本合同爭(zhēng)議由雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交____仲裁委員會(huì)仲裁（或向甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院起訴，二選一）。（九）合同生效與附件1.本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效；2.本合同附件與本合同具有同等法律效力，附件包括：附件1：會(huì)議流程表；附件2：物料清單及規(guī)格；附件3：費(fèi)用明細(xì)清單；附件4：應(yīng)急預(yù)案；附件5：乙方資質(zhì)證明文件。甲方（蓋章）：______________________法定代表人（簽字）：____________________日期：______年____月____日乙方（蓋章）：______________________法定代表人（簽字）：____________________日期：______年____月____日三、會(huì)議承辦合同注意事項(xiàng)（一）主體資格審查：規(guī)避履約風(fēng)險(xiǎn)1.乙方資質(zhì)：核查乙方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營(yíng)范圍需包含“會(huì)議服務(wù)”）、相關(guān)資質(zhì)（如會(huì)議策劃資質(zhì)、設(shè)備租賃資質(zhì)），避免無(wú)資質(zhì)主體承辦；2.乙方信用：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢乙方是否有失信記錄、經(jīng)營(yíng)異常情況；3.乙方業(yè)績(jī)：要求乙方提供過(guò)往承辦的同類會(huì)議案例（如合同復(fù)印件、照片、客戶評(píng)價(jià)），評(píng)估其服務(wù)能力。（二）承辦內(nèi)容：明確標(biāo)準(zhǔn)，避免模糊1.量化指標(biāo)：將服務(wù)內(nèi)容具體化、指標(biāo)化，如“舞臺(tái)尺寸”“音響功率”“餐飲菜單”“工作人員數(shù)量”，避免“合理布置”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”等模糊表述；2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：明確甲方的驗(yàn)收流程（如場(chǎng)地布置完成后____小時(shí)內(nèi)驗(yàn)收）、驗(yàn)收不合格的整改期限（如____天內(nèi)整改完畢），避免乙方拖延；3.變更流程：約定會(huì)議內(nèi)容變更的處理方式（如甲方需增加項(xiàng)目，應(yīng)提前____天書面通知乙方，乙方提交費(fèi)用預(yù)算，經(jīng)甲方確認(rèn)后執(zhí)行），避免后續(xù)糾紛。（三）費(fèi)用條款：管控細(xì)節(jié)，防止亂收費(fèi)1.費(fèi)用構(gòu)成：明確總費(fèi)用包含的項(xiàng)目（如稅費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)、工作人員服務(wù)費(fèi)），避免乙方后續(xù)以“額外費(fèi)用”為由加價(jià)；2.增減項(xiàng)目：約定增減項(xiàng)目的費(fèi)用計(jì)算方式（如增加參會(huì)人數(shù)，每人加收____元），并要求乙方提供明細(xì)清單；3.發(fā)票要求：明確發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開票內(nèi)容（如“會(huì)議服務(wù)費(fèi)”“場(chǎng)地布置費(fèi)”），避免發(fā)票不符合甲方財(cái)務(wù)要求。（四）違約責(zé)任：公平合理，可執(zhí)行性強(qiáng)1.對(duì)等原則：違約責(zé)任應(yīng)公平，避免“甲方違約需賠高額違約金，乙方違約僅賠少量”的不對(duì)等條款；2.具體金額：違約金比例應(yīng)合理（如日萬(wàn)分之三至萬(wàn)分之五），避免過(guò)高（超過(guò)法律規(guī)定的30%上限）或過(guò)低（無(wú)法彌補(bǔ)損失）；3.損失賠償：約定損失賠償范圍（如直接損失、間接損失、律師費(fèi)），確保甲方在乙方違約時(shí)能獲得充分賠償。（五）保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)：保護(hù)核心信息1.保密內(nèi)容：明確需要保密的信息（如會(huì)議方案、嘉賓名單、參會(huì)人員聯(lián)系方式），避免乙方泄露；2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)：約定乙方為會(huì)議設(shè)計(jì)的物料（如背景板、海報(bào)、視頻）的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（如歸甲方所有），避免后續(xù)糾紛；3.競(jìng)業(yè)禁止：若乙方為甲方提供獨(dú)家服務(wù)，可約定乙方在會(huì)議結(jié)束后____年內(nèi)不得為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手提供同類服務(wù)。（六）應(yīng)急條款：應(yīng)對(duì)突發(fā)情況1.會(huì)議取消：約定不同提前通知期限的違約金比例（如提前30天通知，賠10%；提前15天，賠20%；提前7天，賠50%），避免甲方或乙方隨意取消；2.設(shè)備故障：約定設(shè)備故障的處理方式（如乙方應(yīng)在____分鐘內(nèi)更換備用設(shè)備，否則賠償甲方損失）；3.人員疏散：要求乙方制定應(yīng)急預(yù)案（如火災(zāi)、地震時(shí)的疏散路線），并提前向甲方提交。（七）爭(zhēng)議解決：選擇有利方式1.仲裁vs訴訟：仲裁具有一裁終局、保密性強(qiáng)的特點(diǎn)，但費(fèi)用較高；訴訟具有公開性、可上訴的特點(diǎn)，但時(shí)間較長(zhǎng)。雙方可根據(jù)實(shí)際情況選擇；2.管轄地：若選擇訴訟，建議約定“甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院”，便于甲方維權(quán)；3.法律適用：約定本合同適用中國(guó)法律，避免涉外法律風(fēng)險(xiǎn)。（八）合同附件：完善細(xì)節(jié)，避免遺漏1.附件清單：將會(huì)議流程表、物料清單、費(fèi)用明細(xì)、應(yīng)急預(yù)案、乙方資質(zhì)證明等作為