機關公文收發(fā)管理制度與執(zhí)行細則第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范機關公文收發(fā)管理，提高公文處理效率，確保公文傳遞安全、準確、及時，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規(guī)，結合本機關實際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于機關各部門、直屬單位的公文接收、發(fā)送、歸檔及相關管理活動。第三條基本原則1.規(guī)范有序：嚴格遵循公文處理流程，確保每一步驟符合法定要求和機關規(guī)定。2.高效便民：優(yōu)化流程設計，減少冗余環(huán)節(jié)，提高公文處理時效。3.安全保密：強化涉密公文管理，防止泄露、丟失或損毀。4.責任到人：明確各環(huán)節(jié)職責，確保公文處理全程可追溯。第二章公文接收管理第四條接收流程公文接收實行“簽收—登記—初審—擬辦—批辦—承辦—催辦”閉環(huán)管理。第五條簽收1.簽收主體：機關辦公室指定專人負責公文簽收（以下稱“簽收人”），不得由臨時工或外來人員代簽。2.簽收要求：（1）核對來文單位、文號、標題、份數(shù)、頁數(shù)等信息，檢查公文密封是否完好（涉密公文需核對密級標識）；（2）對符合要求的公文，在《公文簽收登記簿》上簽字確認，注明簽收時間、來文渠道；（3）對密封破損、信息不符或不符合接收范圍的公文，當場退回并說明理由。第六條登記1.登記內(nèi)容：公文文號、標題、作者、發(fā)送日期、密級（如有）、份數(shù)、接收時間、簽收人、處理情況等。2.登記方式：使用電子公文系統(tǒng)或紙質(zhì)登記簿登記，電子登記需留存原始記錄，紙質(zhì)登記需妥善保管（保存期限不少于5年）。第七條初審簽收后1個工作日內(nèi)，由辦公室文秘人員進行初審，重點檢查：1.是否符合行文規(guī)則（如主送、抄送范圍是否恰當）；2.是否屬于本機關職權范圍或需要本機關辦理；3.公文內(nèi)容是否完整（如附件是否齊全）、格式是否規(guī)范（如字體、頁碼是否符合要求）；4.涉密公文是否標注密級、保密期限，是否符合保密規(guī)定。初審不合格的，退回原發(fā)文單位并說明理由；初審合格的，進入擬辦環(huán)節(jié)。第八條擬辦1.擬辦主體：辦公室負責人或指定文秘人員。2.擬辦要求：（1）根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要，提出具體辦理意見（如“請XX部門牽頭辦理，XX部門配合”）；（2）標注緊急程度（“特急”“加急”“一般”）和辦理時限（如“請于X月X日前辦結”）；（3）對涉及多個部門的公文，明確牽頭部門和協(xié)同要求；（4）擬辦意見需書面標注在公文首頁或電子系統(tǒng)中。第九條批辦1.批辦主體：機關負責人（或授權分管領導）。2.批辦要求：（1）收到擬辦意見后，一般公文3個工作日內(nèi)、緊急公文1個工作日內(nèi)作出批辦決定；（2）批辦意見需明確、具體（如“同意擬辦意見，由XX部門負責落實”），不得僅簽“閱”或“轉(zhuǎn)辦”；（3）對重要公文或涉及重大事項的公文，需提交機關會議集體研究后批辦。第十條承辦1.承辦主體：批辦意見指定的部門或人員。2.承辦要求：（1）收到批辦公文后，立即啟動辦理流程，按照時限要求完成；（2）緊急公文（特急、加急）需優(yōu)先處理，每日反饋辦理進度；（3）涉及多個部門的，牽頭部門需主動協(xié)調(diào)，協(xié)同部門需積極配合，不得推諉；（4）辦理完畢后，需形成書面辦理結果（如報告、批復），經(jīng)部門負責人審核后，反饋至辦公室。第十一條催辦1.催辦主體：辦公室文秘人員。2.催辦要求：（1）對未按期辦結的公文，提前1個工作日進行催辦（電話催辦需記錄催辦時間、聯(lián)系人；書面催辦需發(fā)《公文催辦單》）；（2）每周匯總一次公文辦理情況，向機關負責人報送《公文辦理進度表》；（3）對拖延辦理造成不良影響的，及時通報批評并督促整改。第三章公文發(fā)送管理第十二條發(fā)送流程公文發(fā)送實行“復核—登記—印制—核發(fā)—傳遞”閉環(huán)管理。第十三條復核1.復核主體：擬稿部門負責人或辦公室文秘人員。2.復核要求：（1）檢查公文內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、政策規(guī)定，是否與上級要求一致；（2）檢查公文格式是否規(guī)范（如文號、標題、主送機關、附件、印章等）；（3）檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備（如是否經(jīng)機關負責人簽字或蓋章）；（4）檢查涉密公文是否標注密級、保密期限，是否符合保密規(guī)定。復核不合格的，退回擬稿部門修改；復核合格的，進入登記環(huán)節(jié)。第十四條登記1.登記內(nèi)容：公文文號、標題、作者、發(fā)送日期、密級（如有）、份數(shù)、發(fā)送范圍、接收單位、經(jīng)辦人等。2.登記方式：使用電子公文系統(tǒng)或紙質(zhì)登記簿登記，留存原始記錄（保存期限不少于5年）。第十五條印制1.印制要求：（1）按照復核后的公文內(nèi)容印制，確保字跡清晰、格式準確；（2）涉密公文需在機關內(nèi)部涉密印制場所印制，由專人負責，不得委托外部機構印制；（3）印制數(shù)量需與登記份數(shù)一致，多余份數(shù)需及時銷毀（涉密公文需按保密規(guī)定銷毀）。第十六條核發(fā)1.核發(fā)主體：辦公室文秘人員。2.核發(fā)要求：（1）核對印制后的公文與復核內(nèi)容是否一致，檢查份數(shù)、密封情況；（2）在公文首頁加蓋“核發(fā)章”（或電子簽名），注明核發(fā)時間、經(jīng)辦人；（3）對涉密公文，需在密封袋上標注密級、接收單位，填寫《涉密公文傳遞單》。第十七條傳遞1.傳遞方式：（1）一般公文：通過郵政EMS、機要通信或電子公文系統(tǒng)傳遞；（2）涉密公文：通過機要交通、機要通信或指定涉密人員傳遞，不得通過普通快遞、電子郵件傳遞；（3）緊急公文：通過專人送達或加密傳真?zhèn)鬟f，確保及時收到。2.傳遞要求：（1）傳遞前需確認接收單位和聯(lián)系人信息；（2）涉密公文傳遞需填寫《涉密公文傳遞登記簿》，記錄傳遞時間、經(jīng)辦人、接收人；（3）傳遞后需及時確認接收情況（如電話詢問、查看快遞單號），確保公文送達。第四章公文歸檔管理第十八條歸檔范圍1.本機關接收的公文（包括上級機關、同級機關、下級機關的公文）；2.本機關發(fā)送的公文（包括批復、通知、報告等）；3.公文辦理過程中的相關材料（如擬辦意見、批辦意見、催辦記錄等）。第十九條歸檔要求1.整理規(guī)范：按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，對公文進行分類、編號、裝訂；2.時限要求：公文辦理完畢后3個月內(nèi)，由辦公室向機關檔案部門移交歸檔；3.安全要求：涉密公文需單獨歸檔，存入保密柜，由專人負責管理；電子公文需備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。第二十條檔案利用1.機關內(nèi)部人員查閱檔案需經(jīng)辦公室負責人批準，填寫《檔案查閱登記簿》；2.外部單位查閱檔案需持單位介紹信，經(jīng)機關負責人批準后，在指定場所查閱；3.查閱涉密檔案需符合保密規(guī)定，不得復制、摘抄涉密內(nèi)容。第五章監(jiān)督檢查與責任追究第二十一條監(jiān)督檢查1.監(jiān)督主體：機關辦公室負責日常監(jiān)督檢查，機關紀檢部門負責專項監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容：（1）公文接收、發(fā)送流程是否規(guī)范；（2）公文辦理時限是否符合要求；（3）涉密公文管理是否符合保密規(guī)定；（4）檔案歸檔是否完整、準確。3.監(jiān)督方式：定期檢查（每季度一次）、不定期抽查、專項檢查（如節(jié)假日前后），檢查結果納入部門績效考核。第二十二條責任追究1.違規(guī)情形：（1）拖延辦理公文，造成不良影響的；（2）泄露公文秘密（包括涉密公文和未公開的信息）的；（3）丟失、損毀公文的；（4）偽造、篡改公文的；（5）違反行文規(guī)則，造成公文錯發(fā)、漏發(fā)的；（6）未按規(guī)定歸檔，造成檔案丟失的。2.處理措施：（1）情節(jié)較輕的，給予批評教育、責令書面檢查；（2）情節(jié)較重的，給予紀律處分（如警告、記過）；（3）情節(jié)嚴重的，調(diào)離崗位或解除勞動合同；（4）構成犯罪的，依法追究刑事責任。第六章附則第二十三條解釋權本制度由機關辦公室