公證歸檔管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)公證檔案的科學(xué)管理，確保公證檔案的完整與安全，充分發(fā)揮公證檔案在公證業(yè)務(wù)及社會活動中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《公證法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有公證業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。基本原則公證檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、保密性、便利性的原則。確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映公證業(yè)務(wù)辦理過程，全面收集各類相關(guān)材料，嚴(yán)格保守檔案機(jī)密，同時便于檔案的查詢、使用和管理。歸檔范圍與要求歸檔范圍1.公證申請表、受理通知單、談話筆錄、當(dāng)事人提供的證明材料及證據(jù)等與公證事項(xiàng)相關(guān)的各類文件資料。2.公證機(jī)構(gòu)對公證事項(xiàng)進(jìn)行審查核實(shí)的相關(guān)記錄，包括調(diào)查取證的材料、與相關(guān)部門的溝通函件等。3.公證文書原本、正本、副本及譯文（如有）。4.公證收費(fèi)憑證及相關(guān)財(cái)務(wù)記錄。5.公證業(yè)務(wù)辦理過程中涉及的其他有保存價值的文件材料。歸檔要求1.材料齊全完整：歸檔的文件材料應(yīng)齊全無缺頁，內(nèi)容完整準(zhǔn)確，確保能夠全面反映公證業(yè)務(wù)的辦理情況。2.真實(shí)有效：所有歸檔材料必須是真實(shí)發(fā)生的，經(jīng)過核實(shí)確認(rèn)，具有法律效力。3.字跡清晰：文件材料的字跡應(yīng)清晰可辨，如有修改應(yīng)符合規(guī)定并加蓋校對章或簽名確認(rèn)。4.格式規(guī)范：統(tǒng)一使用A4紙張，左側(cè)裝訂，頁面整潔，符合檔案管理的格式要求。歸檔流程收集1.公證員在辦理公證業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)及時收集與該公證事項(xiàng)相關(guān)的各類文件材料，并確保材料的真實(shí)性和完整性。2.對于當(dāng)事人提供的證明材料，公證員應(yīng)認(rèn)真審核，要求當(dāng)事人補(bǔ)充齊全或更正不符合要求的材料。3.在公證業(yè)務(wù)辦結(jié)后，公證員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案材料移交至檔案管理部門。整理1.檔案管理部門接收檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理。2.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄索引，注明文件名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.將文件材料按照一定順序排列，如按照公證事項(xiàng)辦理時間先后順序排列，同一公證事項(xiàng)的材料集中放置。4.對于紙張規(guī)格不符合要求的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，確保整齊統(tǒng)一。裝訂1.整理好的檔案材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，如訂書釘、回形針等。2.采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固，不掉頁、不松散。3.裝訂厚度應(yīng)適中，便于翻閱和保管。編目上架1.完成裝訂后的檔案應(yīng)編制檔案編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。2.將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。3.根據(jù)檔案編號，將檔案上架存放，按照類別和保管期限順序排列，便于快速查找和存取。保管期限與鑒定保管期限劃分1.永久保管：涉及國家重大利益、重要公證事項(xiàng)以及具有長期查考利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般公證業(yè)務(wù)檔案、具有一定歷史價值和查考利用價值的檔案。3.短期保管：保管期限為[X]年的檔案，通常為一般性公證業(yè)務(wù)檔案，保管期滿后可根據(jù)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理人員、公證業(yè)務(wù)骨干等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，報經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。保管與保護(hù)保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保存。2.庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。檔案存放1.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，柜架應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。2.不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識。3.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的日常管理和巡查，確保檔案安全。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)辦理登記手續(xù)。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。利用與查閱利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的正確使用。2.利用檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容涉及的國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私。查閱手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱公證檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱公證檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，不得將檔案原件借出。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件、復(fù)印件或電子檔案等利用方式。2.對于需要復(fù)印的檔案材料，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行復(fù)印，并加蓋檔案查閱專用章。3.對于涉及公證業(yè)務(wù)咨詢等利用需求，檔案管理部門可根據(jù)情況提供必要的協(xié)助和解釋。統(tǒng)計(jì)與移交統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用人次、利用目的等信息，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時、完整。3.統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)定期向上級主管部門報告，并作為檔案管理工作考核的重要依據(jù)。移交1.本公司/組織因機(jī)構(gòu)變動、撤銷等原因，需要對檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)檔案移交規(guī)定，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，應(yīng)編制檔案移交