公文送達管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司公文送達工作，確保公文及時、準確、安全送達，提高工作效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部相關(guān)單位、個人之間的公文送達管理。（三）基本原則1.及時準確原則：公文應按照規(guī)定的時間和要求及時送達，確保內(nèi)容準確無誤。2.安全保密原則：在公文送達過程中，要嚴格遵守保密規(guī)定，確保公文安全，防止信息泄露。3.規(guī)范有序原則：公文送達應遵循統(tǒng)一的流程和標準，保證工作規(guī)范有序進行。二、公文分類及送達要求（一）內(nèi)部公文1.上行文：主要是各部門向上級領(lǐng)導或部門報送的請示、報告等。此類公文應確保內(nèi)容詳實、邏輯清晰，由部門負責人審核簽字后，及時通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或?qū)Ｈ怂瓦_上級部門或領(lǐng)導。送達時間應根據(jù)上級要求和緊急程度確定，一般情況下應在規(guī)定時間內(nèi)提交，緊急事項應優(yōu)先處理并及時送達。2.下行文：包括公司領(lǐng)導或部門向下級部門發(fā)布的通知、決定、通報等。下行文應明確傳達公司的決策和工作要求，確保下級部門準確理解并執(zhí)行。由發(fā)文部門負責按照公司組織架構(gòu)層級進行分發(fā)，可通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件或?qū)Ｈ怂瓦_等方式進行。對于重要的下行文，應要求接收部門及時反饋簽收情況和執(zhí)行情況。3.平行文：各部門之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項等使用的公文，如函等。平行文應注重溝通的禮貌和效率，明確事項內(nèi)容和要求。通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)或郵件發(fā)送時，應確保收件人及時查收；采用專人送達時，應與收件部門提前溝通送達時間，確保順利交接。（二）外部公文1.來文：收到外部單位或個人發(fā)來的公文，如政府部門的文件、合作單位的函件等。由公司辦公室統(tǒng)一簽收登記，根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)及時分送相關(guān)領(lǐng)導或部門閱處。對于緊急來文，應立即通知相關(guān)負責人，并按照規(guī)定的緊急程度進行處理。2.發(fā)文：公司向外部單位發(fā)送的公文，如公函、通知、報告等。發(fā)文部門應按照公司對外公文格式和要求進行擬稿，經(jīng)審核、簽發(fā)后，根據(jù)送達對象的不同選擇合適的送達方式。對于重要公文或需對方簽收確認的公文，應采用掛號信、特快專遞等方式，并要求對方反饋簽收憑證；對于一般性公文，可通過電子郵件等方式發(fā)送，但應確認對方已成功接收。三、送達方式（一）專人送達1.適用范圍：適用于重要、緊急公文以及需要當面交接的公文送達。2.流程：發(fā)文部門填寫《公文專人送達申請表》，注明公文內(nèi)容、送達對象、緊急程度等信息，經(jīng)部門負責人簽字后交辦公室。辦公室根據(jù)申請安排專人送達，送達人員應提前與收件方聯(lián)系，確定送達時間和地點。送達時，送達人員應攜帶公文原件及相關(guān)附件，與收件人當面核對公文內(nèi)容、份數(shù)等信息，并請收件人在《公文送達回執(zhí)》上簽字確認。送達人員返回后，應及時將《公文送達回執(zhí)》交辦公室存檔。（二）郵寄送達1.適用范圍：適用于需要通過郵政渠道送達的外部公文，以及部分內(nèi)部重要公文的送達。2.流程：發(fā)文部門選擇合適的郵寄方式（如掛號信、特快專遞等），填寫郵寄詳情單，注明公文內(nèi)容、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話等信息。將公文及相關(guān)附件裝入信封或包裹，密封后交辦公室統(tǒng)一辦理郵寄手續(xù)。辦公室負責與郵政部門聯(lián)系，確保公文及時準確寄出，并留存郵寄憑證（如快遞單號等）。定期跟蹤公文郵寄狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時與郵政部門溝通解決，并將情況反饋給發(fā)文部門。（三）電子送達1.適用范圍：適用于一般性公文的內(nèi)部傳閱和部分外部公文的發(fā)送，如通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式送達。2.流程：發(fā)文部門將公文以電子文檔形式上傳至公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或通過電子郵件發(fā)送給收件人。在內(nèi)部辦公系統(tǒng)中發(fā)送公文時，應按照系統(tǒng)設定的流程進行操作，選擇相應的收件人、部門，并填寫公文標題、正文等信息。通過電子郵件發(fā)送公文時，應確保郵件主題明確、正文內(nèi)容完整，附件格式正確，并在郵件中注明緊急程度等相關(guān)信息。收件人應及時查收電子公文，并按照規(guī)定進行處理。對于需要回復的公文，應在規(guī)定時間內(nèi)回復發(fā)文部門。四、送達時間規(guī)定（一）緊急公文1.對于特急公文，應在收到公文后的[X]小時內(nèi)送達指定對象，并要求收件人立即處理。2.加急公文應在[X]個工作日內(nèi)送達，確保收件人及時了解公文內(nèi)容并采取相應措施。（二）一般公文1.內(nèi)部一般公文應在發(fā)文后的[X]個工作日內(nèi)送達相關(guān)部門或人員。2.外部一般公文應根據(jù)對方要求或合理時間安排進行送達，原則上應在[X]個工作日內(nèi)發(fā)出。（三）特殊情況處理如遇不可抗力因素或其他特殊情況導致無法按時送達公文的，送達部門應及時與收件方溝通說明情況，并采取補救措施，盡快完成公文送達。同時，應將情況記錄在案，以備后續(xù)查詢。五、簽收與登記（一）簽收要求1.收件人收到公文后，應認真核對公文的份數(shù)、內(nèi)容、格式等是否完整準確。2.對于專人送達的公文，收件人應在《公文送達回執(zhí)》上簽字確認，注明簽收時間；對于郵寄送達的公文，收件人應在收到郵件時，在郵政部門提供的回執(zhí)上簽字；對于電子送達的公文，收件人應通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子郵件回復確認已收到。（二）登記管理1.公司辦公室負責建立公文送達登記臺賬，對所有送達的公文進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括公文編號、標題、發(fā)文部門、送達對象、送達方式、送達時間、簽收情況等。2.定期對公文送達登記臺賬進行核對和清理，確保登記信息的準確性和完整性。對于已處理完畢的公文，應按照檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。六、保密與安全（一）保密措施1.參與公文送達工作的人員應嚴格遵守公司保密制度，對公文內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在公文傳遞過程中，要采取必要的保密措施，如專人專送、密封包裝等，防止公文丟失或被竊取。3.對于涉及公司機密的公文，應按照公司保密規(guī)定進行特殊處理，如加密存儲、限制訪問等。（二）安全保障1.專人送達時，送達人員應確保自身安全，遵守交通規(guī)則，避免發(fā)生交通事故。2.郵寄送達時，應選擇信譽良好的郵政部門，并確保公文包裝牢固，防止在運輸過程中損壞或丟失。3.電子送達時，應注意網(wǎng)絡安全，確保電子公文傳輸過程中的數(shù)據(jù)安全，防止被篡改或泄露。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負責對公文送達工作進行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括送達時間、送達方式、簽收登記等是否符合規(guī)定要求。2.不定期對公文送達情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門進行整改。（二）考核機制1.將公文送達工作納入公司績效考核體系，對