企業(yè)宣傳資料審核與發(fā)布標準模板一、適用范圍與典型應用場景本標準模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類宣傳資料的規(guī)范化管理，涵蓋但不限于以下資料類型：宣傳冊、海報、展架、公眾號推文、短視頻腳本、新聞稿、活動策劃案、產(chǎn)品手冊、企業(yè)簡介等。典型應用場景包括：新產(chǎn)品/服務推廣：如新品發(fā)布會宣傳物料、上市推廣文案等；品牌形象建設：如企業(yè)周年慶宣傳、品牌升級視覺資料等；市場活動策劃：如展會參展物料、線上線下活動宣傳海報等；內(nèi)部文化建設：如企業(yè)內(nèi)刊、員工活動通知、文化理念宣傳圖等；對外合作展示：如合作伙伴宣傳冊、項目合作資料包等。本模板旨在通過標準化流程，保證宣傳資料內(nèi)容合規(guī)、品牌統(tǒng)一、信息準確，提升企業(yè)對外傳播的專業(yè)性與一致性。二、標準化操作流程詳解宣傳資料審核與發(fā)布需嚴格遵循“提交-初審-復審-終審-發(fā)布-歸檔”六步流程，各環(huán)節(jié)責任人與操作要求（一）資料提交責任人：資料提交部門（如市場部、銷售部、人力資源部等）經(jīng)辦人操作內(nèi)容：提交部門根據(jù)宣傳需求完成資料初稿（含文案、設計稿、視頻腳本等），保證內(nèi)容符合部門宣傳目標；填寫《宣傳資料信息表》（詳見第三部分模板1），完整標注資料名稱、類型、核心宣傳點、附件清單等基礎信息；將初稿及《宣傳資料信息表》提交至市場部*主管（或指定對接人），同步說明宣傳需求、目標受眾及預計發(fā)布時間。輸出成果：宣傳資料初稿（Word/PDF/PSD等格式）、《宣傳資料信息表》電子版。（二）初審責任人：市場部*主管審核重點：基礎合規(guī)性：資料內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)（如《廣告法》）、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部基本制度，是否存在虛假宣傳、敏感詞匯（如政治敏感、低俗用語等）；信息準確性：基礎信息（如企業(yè)名稱、Logo、聯(lián)系方式、數(shù)據(jù)、時間節(jié)點等）是否與官方檔案一致，是否存在錯別字、語病等低級錯誤；完整性：資料結構是否完整（如宣傳冊需含封面、目錄、聯(lián)系方式等），附件是否齊全（如圖源授權書、數(shù)據(jù)來源說明等）。操作要求：初審需在收到資料后2個工作日內(nèi)完成，通過《宣傳資料審核流程表》（詳見第三部分模板2）記錄審核意見；對不符合要求的資料，需明確標注修改意見并退回提交部門，說明修改方向及時限（如“需補充產(chǎn)品檢測報告，1個工作日內(nèi)提交”）；審核通過后，將資料及審核記錄提交至品牌經(jīng)理*進行復審。（三）復審責任人：品牌經(jīng)理*審核重點：品牌一致性：資料是否符合《企業(yè)VI視覺識別系統(tǒng)手冊》規(guī)范（如Logo使用標準、配色方案、字體樣式、版式布局等），品牌調(diào)性（如專業(yè)、創(chuàng)新、親和等）是否與企業(yè)定位一致；傳播適配性：內(nèi)容是否匹配目標受眾特征（如針對客戶群體的語言風格、針對內(nèi)部員工的文化導向），傳播場景（如線上推文需考慮手機端閱讀體驗，線下海報需考慮視覺沖擊力）是否合理；協(xié)同性：涉及多部門合作的宣傳資料（如市場部與銷售部聯(lián)合推廣），是否已協(xié)調(diào)相關部門確認內(nèi)容（如產(chǎn)品賣點需經(jīng)產(chǎn)品部*負責人審核）。操作要求：復審需在收到資料后3個工作日內(nèi)完成，必要時可組織跨部門溝通會（如邀請法務部、產(chǎn)品部參與）；對品牌調(diào)性不符或傳播效果不佳的資料，需提出優(yōu)化建議（如“建議將專業(yè)術語轉(zhuǎn)化為通俗表達，提升客戶可讀性”）；復核通過后，將資料及審核意見提交至分管領導*進行終審。（四）終審責任人：企業(yè)分管宣傳/品牌工作的分管領導*審核重點：戰(zhàn)略契合度：宣傳資料內(nèi)容是否符合企業(yè)年度戰(zhàn)略目標（如“聚焦科技創(chuàng)新”主題需突出研發(fā)成果）、品牌傳播核心方向（如“強化社會責任”需增加公益內(nèi)容）；重大事項準確性：涉及企業(yè)重大決策、戰(zhàn)略調(diào)整、數(shù)據(jù)披露等內(nèi)容，是否與經(jīng)管理層確認的信息一致；風險把控：是否存在可能引發(fā)輿情風險、法律糾紛的內(nèi)容（如競品對比表述、未經(jīng)授權的素材使用）。操作要求：終審需在收到資料后2個工作日內(nèi)完成，審批結果分為“通過”“修改后通過”“不通過”三類；對“修改后通過”的資料，需明確修改要點及再次提交時限；審批通過后，在《宣傳資料審核流程表》中簽署終審意見，反饋至市場部*發(fā)布執(zhí)行。（五）發(fā)布執(zhí)行責任人：市場部*經(jīng)辦人操作內(nèi)容：根據(jù)終審意見完成資料最終版修訂，保證所有修改項落實到位；按照既定發(fā)布渠道（如企業(yè)官網(wǎng)、公眾號、社交媒體、線下展會等）進行發(fā)布，發(fā)布前需再次核對最終版內(nèi)容（如公眾號推文需預覽排版、圖片清晰度等）；發(fā)布后同步收集傳播效果數(shù)據(jù)（如閱讀量、點贊量、轉(zhuǎn)發(fā)量、客戶咨詢量等），填寫《宣傳資料發(fā)布記錄表》（可自行設計，含發(fā)布日期、渠道、數(shù)據(jù)、備注等）。輸出成果：宣傳資料正式發(fā)布版本、傳播效果數(shù)據(jù)記錄。（六）歸檔管理責任人：市場部*檔案管理員操作內(nèi)容：將宣傳資料終審稿、審核流程表、發(fā)布記錄表等整理歸檔，電子檔存儲至企業(yè)共享服務器（如“品牌管理-宣傳資料庫”），紙質(zhì)檔（如重要宣傳冊）存入檔案柜；歸檔資料需標注“資料名稱-發(fā)布日期-版本號”（如“2024年新品宣傳冊-20240315-V1.0”），便于后續(xù)查閱；定期（如每季度）對歸檔資料進行盤點，保證資料完整、可追溯，過期或失效資料及時標注“作廢”并移出庫區(qū)。三、配套工具模板清單模板1：宣傳資料信息表序號資料名稱資料類型（□宣傳冊□海報□推文□其他______）內(nèi)容概述（100字內(nèi)）提交部門提交人聯(lián)系方式預計發(fā)布日期核心宣傳點（1-3項）附件清單（如設計稿、文案等）審批狀態(tài)（□待審核□審核中□已通過□已駁回）備注12024Q1產(chǎn)品推廣海報海報重點突出產(chǎn)品新增功能及促銷信息市場部張*1382024-03-201.新增智能模式2.限時8折1.海報設計稿（PSD）2.產(chǎn)品功能說明文檔待審核需同步發(fā)布朋友圈及公眾號模板2：宣傳資料審核流程表步驟責任人操作內(nèi)容時間要求輸出成果審核意見（可附頁）提交提交部門經(jīng)辦人填寫《宣傳資料信息表》，提交初稿及附件-資料初稿、信息表-初審市場部*主管審核基礎合規(guī)性、信息準確性、完整性收到資料后2個工作日內(nèi)審核通過的資料/修改意見□通過□修改后通過□不通過復審品牌經(jīng)理*審核品牌一致性、傳播適配性、協(xié)同性收到資料后3個工作日內(nèi)復核通過的資料/優(yōu)化建議□通過□修改后通過□不通過終審分管領導*審核戰(zhàn)略契合度、重大事項準確性、風險把控收到資料后2個工作日內(nèi)終審審批意見□通過□修改后通過□不通過發(fā)布市場部*經(jīng)辦人根據(jù)終審意見修訂并發(fā)布，收集傳播數(shù)據(jù)審批通過后1個工作日內(nèi)發(fā)布版本、數(shù)據(jù)記錄-歸檔檔案管理員整理審核流程表、終審稿、發(fā)布記錄等，歸檔存儲發(fā)布后3個工作日內(nèi)完整歸檔資料-四、關鍵風險提示與執(zhí)行要點（一）內(nèi)容合規(guī)性：嚴守法律與政策底線宣傳資料禁止包含虛假或引人誤解的內(nèi)容（如“最佳”“第一”等絕對化用語需有依據(jù)），涉及醫(yī)療、金融、教育等特殊行業(yè)，需遵守行業(yè)廣告審查規(guī)定；引用數(shù)據(jù)、案例需標注來源（如“數(shù)據(jù)來源：行業(yè)報告2023”），未經(jīng)授權不得使用第三方圖片、視頻、字體等素材，避免侵權風險；政治敏感詞匯、低俗內(nèi)容、封建迷信等內(nèi)容一律禁止，法務部*需對重大宣傳資料進行法律風險評估（如年度品牌宣傳案）。（二）品牌一致性：強化統(tǒng)一形象認知所有宣傳資料必須嚴格遵循《企業(yè)VI手冊》，Logo使用規(guī)范（如最小尺寸、安全間距）、標準色（主色號#X、輔助色號#X）、字體（標題用字體，用字體）等不得擅自更改；企業(yè)核心價值主張（如“創(chuàng)新驅(qū)動，服務至上”）、品牌口號需在對外宣傳資料中統(tǒng)一體現(xiàn)，避免不同渠道傳遞差異化品牌信息；子品牌、產(chǎn)品線宣傳需明確與主品牌的關聯(lián)（如標注“企業(yè)旗下子品牌”），避免品牌形象混亂。（三）信息準確性：杜絕細節(jié)失誤涉及企業(yè)基本信息（如官網(wǎng)網(wǎng)址、客服電話、總部地址）、產(chǎn)品參數(shù)（如尺寸、重量、功能指標）、活動信息（如時間、地點、報名方式）等，需經(jīng)提交部門負責人*簽字確認，保證與官方信息一致；數(shù)字、日期、單位等需反復核對（如“2024年”不可簡寫為“24年”，“%”不可寫成“百分號”），避免因細節(jié)錯誤影響專業(yè)度；多語言版本資料（如中英文宣傳冊）需由專業(yè)翻譯人員或機構翻譯，保證語言準確、符合當?shù)匚幕晳T。（四）時效性管理：保證信息不過期宣傳資料需標注有效期限（如“有效期至2024年12月31日”），過期資料及時下架或更新，避免向用戶傳遞失效信息（如已結束活動的宣傳海報）；重大活動宣傳（如展會、發(fā)布會）需提前啟動審核流程，至少預留15個工作日完成全流程審核，保證物料按時制作完成；定期（如每半年）對現(xiàn)有宣傳資料進行復盤，淘汰過時內(nèi)容，補充新信息（如企業(yè)榮譽、新產(chǎn)品迭代）。（五）保密要求：防范信息泄露風險內(nèi)部宣傳資料（如員工培訓手冊、戰(zhàn)略規(guī)劃解讀）需標注“內(nèi)部資料，注意保密”字樣，限制傳播范圍（僅限相關部門員工查閱）；涉及未公開信息（如未上市產(chǎn)品、合作意向、財務數(shù)據(jù)）的宣傳資料，需經(jīng)總經(jīng)理*審批同意后方可發(fā)布，嚴禁提前泄露；對外提供的宣傳資料包（如合作伙伴資料）需進行脫敏處理，刪除敏感內(nèi)容（如內(nèi)部流程、成本數(shù)據(jù)）。（六）反饋優(yōu)化：持續(xù)提升傳播效果發(fā)布后通過用戶調(diào)研、數(shù)據(jù)監(jiān)測等方式收集反饋（如“客戶對產(chǎn)品功能表述是否清晰”“海報設計是否吸引注意力”），