會(huì)計(jì)實(shí)操文庫6/6職場實(shí)操-物料采購流程一、需求確認(rèn)與計(jì)劃制定1.需求發(fā)起生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃或工單，提交原材料、輔助材料需求（如制造業(yè)的鋼材、化工原料）。使用部門：非生產(chǎn)物料（如辦公用品、維修備件）由各部門根據(jù)實(shí)際需求提出申請(qǐng)（如行政部申請(qǐng)打印機(jī)耗材）。觸發(fā)方式：通過ERP系統(tǒng)填報(bào)《采購申請(qǐng)單》，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及緊急程度（如“加急”“常規(guī)”）。2.需求審核部門主管審核：確認(rèn)需求合理性（如是否超預(yù)算、是否重復(fù)采購）?？绮块T協(xié)同：生產(chǎn)物料需經(jīng)生產(chǎn)計(jì)劃部復(fù)核產(chǎn)能匹配度，貴重物料需財(cái)務(wù)部門審批預(yù)算。二、供應(yīng)商選擇與尋源1.供應(yīng)商篩選合格供應(yīng)商清單（AVL）：優(yōu)先從已認(rèn)證的供應(yīng)商中選擇，評(píng)估維度包括：資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可、質(zhì)量認(rèn)證（如ISO體系）；能力：產(chǎn)能、交期穩(wěn)定性、歷史履約記錄；成本：報(bào)價(jià)競爭力、批量折扣政策；風(fēng)險(xiǎn)：是否為獨(dú)家供應(yīng)、地域政策風(fēng)險(xiǎn)（如進(jìn)口物料的關(guān)稅影響）。新供應(yīng)商開發(fā)：若AVL無匹配資源，通過招標(biāo)、詢價(jià)、行業(yè)展會(huì)等渠道尋源，需完成《供應(yīng)商調(diào)查表》并啟動(dòng)準(zhǔn)入審核（樣品測試、現(xiàn)場驗(yàn)廠）。2.詢價(jià)比價(jià)詢價(jià)方式：向23家供應(yīng)商發(fā)送《詢價(jià)單》，要求明確報(bào)價(jià)、交期、付款條件（如“含稅價(jià)/不含稅價(jià)”“賬期30天”）。比價(jià)分析：制作《報(bào)價(jià)對(duì)比表》，綜合考慮單價(jià)、運(yùn)輸成本、質(zhì)保條款（如售后退換貨政策），避免單純選擇低價(jià)供應(yīng)商（如低價(jià)物料可能導(dǎo)致質(zhì)量隱患）。三、合同簽訂與訂單下達(dá)1.合同/訂單簽訂標(biāo)準(zhǔn)合同模板：明確物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如GB國家標(biāo)準(zhǔn)）、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任（如延遲交貨賠償條款）。審批流程：合同金額≤5萬元，由采購經(jīng)理審批；＞5萬元需財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理簽字（根據(jù)企業(yè)內(nèi)控權(quán)限設(shè)定）。2.訂單發(fā)放通過ERP系統(tǒng)或郵件向供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》，并要求供應(yīng)商回傳蓋章確認(rèn)件，作為履約依據(jù)。四、物流跟蹤與到貨驗(yàn)收1.物流跟進(jìn)采購專員定期與供應(yīng)商確認(rèn)發(fā)貨進(jìn)度，獲取物流單號(hào)并跟蹤在途狀態(tài)，遇延遲需及時(shí)溝通調(diào)整（如緊急物料協(xié)調(diào)空運(yùn)）。2.到貨驗(yàn)收數(shù)量驗(yàn)收：倉庫管理員核對(duì)送貨單與實(shí)物數(shù)量，短缺需在《驗(yàn)收單》注明并通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商補(bǔ)貨。質(zhì)量檢驗(yàn)：常規(guī)物料：倉庫憑外觀、規(guī)格初步驗(yàn)收（如包裝是否破損、型號(hào)是否匹配）；關(guān)鍵物料：由質(zhì)檢部按檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)（如抽樣比例）進(jìn)行性能測試（如電子元器件的耐壓測試），出具《質(zhì)檢報(bào)告》，不合格品需隔離并啟動(dòng)退換貨流程。五、入庫與對(duì)賬結(jié)算1.入庫操作驗(yàn)收合格后，倉庫錄入ERP系統(tǒng)生成《入庫單》，更新庫存臺(tái)賬，物料按品類分區(qū)存放（如原材料區(qū)、危險(xiǎn)品區(qū)）。2.發(fā)票與對(duì)賬供應(yīng)商按約定開具發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票），隨貨或單獨(dú)郵寄至企業(yè)。采購部核對(duì)發(fā)票信息（物料名稱、金額、稅號(hào)）與訂單、入庫單一致后，提交財(cái)務(wù)部門。3.付款流程財(cái)務(wù)審核：會(huì)計(jì)復(fù)核單據(jù)完整性（訂單+入庫單+發(fā)票），確認(rèn)無誤后走付款審批（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票）。付款周期：按合同約定執(zhí)行（如“到貨驗(yàn)收后30天付款”“月結(jié)30天”），超期未付需與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)。六、異常情況處理1.質(zhì)量問題不合格品通知供應(yīng)商退貨或換貨，涉及已入庫物料需辦理《退庫單》，損失由供應(yīng)商承擔(dān)（如重新采購的運(yùn)費(fèi)）。2.交期延遲影響生產(chǎn)時(shí)，啟動(dòng)備選供應(yīng)商緊急采購，延遲損失按合同向原供應(yīng)商索賠（如扣除違約金）。3.價(jià)格變動(dòng)若市場價(jià)格大幅波動(dòng)，與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)價(jià)并簽訂補(bǔ)充協(xié)議（如原材料漲價(jià)超5%時(shí)重新議價(jià)）。七、流程優(yōu)化與復(fù)盤1.定期復(fù)盤每月匯總采購數(shù)據(jù)（如準(zhǔn)時(shí)交貨率、質(zhì)量合格率、采購成本偏差），形成《采購績效報(bào)告》，分析瓶頸（如某供應(yīng)商頻繁延遲）并制定改進(jìn)措施（如引入新供應(yīng)商分流訂單）。2.系統(tǒng)升級(jí)大型企業(yè)可引入SRM（供應(yīng)商關(guān)系管理）系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)需求提報(bào)、供應(yīng)商管理、訂單跟蹤全流程數(shù)字化，提升效率（如自動(dòng)預(yù)警交期風(fēng)險(xiǎn)）。附：簡易流程圖需求發(fā)起（部門）→需求審核（主管/財(cái)務(wù)）→供應(yīng)商尋源（詢價(jià)/