銷售合同及訂單處理標(biāo)準(zhǔn)化工具指南一、適用業(yè)務(wù)場景本標(biāo)準(zhǔn)化工具適用于各類企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)場景，包括但不限于：常規(guī)產(chǎn)品銷售：標(biāo)準(zhǔn)化工業(yè)品、消費品等有明確規(guī)格參數(shù)、定價體系的訂單及合同處理；定制化服務(wù)銷售：需根據(jù)客戶需求調(diào)整產(chǎn)品功能、交付周期或附加服務(wù)的非標(biāo)訂單；跨區(qū)域/跨部門協(xié)作：涉及多個銷售團隊、供應(yīng)鏈部門或異地客戶的訂單全流程管理；客戶續(xù)約與訂單變更：老客戶續(xù)簽合同、追加訂單或調(diào)整原有訂單條款的場景；合規(guī)性審核場景：需法務(wù)、財務(wù)、管理層多級審批的高金額或高風(fēng)險訂單處理。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）訂單接收與初步審核責(zé)任人：銷售專員/客服專員操作步驟：信息采集：通過客戶郵件、系統(tǒng)提交、線下溝通等方式獲取訂單信息，包括客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人及方式、產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、需求交付日期、付款方式、收貨地址等關(guān)鍵要素。信息核對：核對客戶信息是否完整（如新客戶需補充營業(yè)執(zhí)照、法人身份證明等資質(zhì)文件）；核對產(chǎn)品/服務(wù)信息與公司價目表、庫存狀態(tài)是否匹配（如為定制產(chǎn)品，需確認技術(shù)參數(shù)可行性）；核對訂單金額、數(shù)量是否與客戶需求一致，避免筆誤。異常處理：若信息缺失或存在沖突（如需求超出庫存、交貨周期不合理），需在1個工作日內(nèi)與客戶溝通確認，補充或調(diào)整信息后重新提交。輸出成果：《訂單信息登記表》（見模板1）（二）訂單評審與合同擬定責(zé)任人：銷售主管、供應(yīng)鏈專員、法務(wù)專員（必要時）操作步驟：內(nèi)部評審：銷售主管審核訂單合理性（如客戶信用額度、歷史合作記錄是否符合政策）；供應(yīng)鏈評審庫存、產(chǎn)能、物流方案，確認可交付日期及成本；法務(wù)專員審核特殊條款（如違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、爭議解決方式等），保證符合《民法典》《公司法》及公司內(nèi)部制度。擬定合同：基于評審?fù)ㄟ^的訂單信息，使用《銷售合同模板》（見模板2）擬定合同文本，明確雙方權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品/服務(wù)詳情、價格條款、交付驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等核心條款；定制化訂單需在“合同補充條款”中單獨約定技術(shù)參數(shù)、驗收流程等特殊內(nèi)容，并與客戶書面確認。輸出成果：評審?fù)ㄟ^的《訂單評審表》（見模板3）、《銷售合同（草案）》（三）合同審批與簽署責(zé)任人：銷售經(jīng)理、財務(wù)負責(zé)人、總經(jīng)理（根據(jù)金額分級審批）操作步驟：分級審批：金額≤5萬元：銷售經(jīng)理審批；5萬元＜金額≤20萬元：銷售經(jīng)理+財務(wù)負責(zé)人審批；金額＞20萬元：銷售經(jīng)理+財務(wù)負責(zé)人+總經(jīng)理審批。審批人需在1個工作日內(nèi)完成審核，重點核對合同條款合規(guī)性、利潤空間、付款風(fēng)險等，審批意見需明確“同意”“修改后同意”或“不同意”?？蛻舸_認：審批通過后，將合同正本（或掃描件）發(fā)送客戶，要求客戶在3個工作日內(nèi)加蓋公章并回傳；若客戶需修改條款，重復(fù)“評審-審批”流程。簽署歸檔：收到客戶回傳合同后，銷售專員在2個工作日內(nèi)完成雙方合同簽署（紙質(zhì)合同一式兩份，電子合同備份存檔）；將簽署完成的合同原件、訂單評審表、客戶資質(zhì)文件等整理歸檔，檔案編號規(guī)則為“年份-月份-銷售部門-流水號”（如2024-08-銷售部-001）。輸出成果：簽署生效的《銷售合同》、歸檔記錄（四）訂單執(zhí)行與交付跟蹤責(zé)任人：供應(yīng)鏈專員、銷售專員操作步驟：下達生產(chǎn)/發(fā)貨指令：合同簽署后，供應(yīng)鏈專員根據(jù)合同約定的交付日期，向生產(chǎn)部門下達生產(chǎn)指令或向倉庫下達發(fā)貨指令，明確產(chǎn)品批次、質(zhì)檢要求、物流方式（如快遞、整車運輸）。交付進度跟蹤：生產(chǎn)/備貨期間，銷售專員每周向客戶反饋進度，若可能延遲交付，需提前3個工作日通知客戶并協(xié)商解決方案；發(fā)貨后，及時向客戶提供物流單號，提醒客戶收貨時核對產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格及外包裝完好性?？蛻艉炇沾_認：客戶簽收后，要求客戶在《產(chǎn)品交付簽收單》（見模板4）上簽字蓋章（或電子簽收），作為交付完成的憑證。輸出成果：《產(chǎn)品交付簽收單》、物流跟蹤記錄（五）款項結(jié)算與售后跟進責(zé)任人：財務(wù)專員、銷售專員操作步驟：開票與催收：交付完成后，財務(wù)專員根據(jù)合同約定開具增值稅發(fā)票（發(fā)票類型、稅率需與合同一致），并通過郵件或系統(tǒng)發(fā)送客戶；銷售專員根據(jù)合同付款期限（如預(yù)付款、到付款、分期付款），提前3天提醒客戶付款，逾期未付的啟動催收流程，必要時上報銷售經(jīng)理協(xié)調(diào)處理。售后跟進：產(chǎn)品交付后7個工作日內(nèi)，銷售專員主動聯(lián)系客戶，確認產(chǎn)品使用情況，收集反饋意見；若客戶提出質(zhì)量問題，協(xié)同技術(shù)部門在24小時內(nèi)響應(yīng)，根據(jù)合同約定提供維修、換貨或退款服務(wù)，并形成《售后服務(wù)記錄表》（見模板5）。輸出成果：增值稅發(fā)票、收款記錄、《售后服務(wù)記錄表》三、核心模板工具清單模板1：訂單信息登記表訂單編號客戶名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系電話產(chǎn)品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）總金額（元）需求交付日期付款方式收貨地址備注填表說明：1.訂單編號由銷售部門統(tǒng)一編制，規(guī)則為“客戶簡稱-年份-月份-流水號”（如ABC-2024-08-001）；2.定制產(chǎn)品需在“備注”欄注明技術(shù)參數(shù)及特殊要求。模板2：銷售合同模板（簡化版）合同編號：____________甲方（采購方）：名稱____________，統(tǒng)一社會信用代碼____________，地址____________，法定代表人____________，聯(lián)系方式____________。乙方（銷售方）：名稱____________，統(tǒng)一社會信用代碼____________，地址____________，法定代表人____________，聯(lián)系方式____________。第一條產(chǎn)品/服務(wù)信息產(chǎn)品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總金額（元）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交付日期交付地點第二條付款方式：□預(yù)付款30%，發(fā)貨前付清尾款70%；□到貨后30天內(nèi)付全款；□分期付款（約定各期比例及時間）。第三條交付與驗收：乙方應(yīng)在______年______月______日前交付，甲方簽收后3個工作日內(nèi)完成驗收，若有異議需書面通知乙方。第四條違約責(zé)任：甲方逾期付款，按應(yīng)付金額0.05%/天支付違約金；乙方逾期交付，按逾期部分金額0.05%/天支付違約金。第五條爭議解決：因本合同引起的爭議，雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成的，提交乙方所在地人民法院訴訟解決。第六條其他：本合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份，自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：__________________乙方（蓋章）：__________________法定代表人/授權(quán)代表：____________法定代表人/授權(quán)代表：____________簽署日期：______年______月______日簽署日期：______年______月______日模板3：訂單評審表訂單編號客戶名稱產(chǎn)品名稱評審環(huán)節(jié)評審意見評審人評審日期銷售主管供應(yīng)鏈法務(wù)（可選）綜合結(jié)論：□通過□修改后通過□不通過（說明原因：________________________）模板4：產(chǎn)品交付簽收單合同編號產(chǎn)品名稱規(guī)格型號數(shù)量批次號交付日期物流單號簽收人簽收日期備注簽收說明：1.請現(xiàn)場核對產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格及外包裝，如有破損請當(dāng)場注明；2.簽收即視為產(chǎn)品符合合同約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。模板5：售后服務(wù)記錄表合同編號客戶名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話投訴/反饋日期問題類型（□質(zhì)量□交付□其他）問題描述處理措施處理結(jié)果客戶滿意度（□滿意□基本滿意□不滿意）記錄人記錄日期四、關(guān)鍵風(fēng)險控制點客戶資質(zhì)審核：新客戶首次合作前，必須核實營業(yè)執(zhí)照、法人身份證明及信用報告，避免與無經(jīng)營資質(zhì)或失信主體合作；合同條款嚴謹性：禁止使用“大概”“預(yù)計”等模糊表述，金額、日期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等需明確具體；違約責(zé)任需對等，避免單方加重己方義務(wù)；審批流程完整性：嚴