供應(yīng)商信息登記與資質(zhì)審核表格使用指南一、工具應(yīng)用背景與適用范圍在現(xiàn)代企業(yè)供應(yīng)鏈管理中，供應(yīng)商作為連接生產(chǎn)與市場(chǎng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其資質(zhì)水平與履約能力直接關(guān)系到產(chǎn)品質(zhì)量、成本控制及企業(yè)聲譽(yù)。為規(guī)范供應(yīng)商準(zhǔn)入流程，保證合作方符合行業(yè)規(guī)范與企業(yè)要求，特制定《供應(yīng)商信息登記與資質(zhì)審核表格》。本工具適用于企業(yè)采購(gòu)部門、供應(yīng)鏈管理團(tuán)隊(duì)及質(zhì)量控制部門，在以下場(chǎng)景中發(fā)揮核心作用：新供應(yīng)商準(zhǔn)入審核：首次合作的供應(yīng)商需通過信息登記與資質(zhì)核驗(yàn)，驗(yàn)證其合法經(jīng)營(yíng)能力與專業(yè)資質(zhì)；現(xiàn)有供應(yīng)商年度復(fù)審：定期對(duì)合作中的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)更新與履約能力評(píng)估，保證持續(xù)合規(guī)；合作范圍變更審核：當(dāng)供應(yīng)商新增產(chǎn)品類別、服務(wù)區(qū)域或業(yè)務(wù)類型時(shí)，需重新審核對(duì)應(yīng)資質(zhì)；風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與排查：針對(duì)行業(yè)政策調(diào)整、市場(chǎng)波動(dòng)或供應(yīng)商負(fù)面信息，啟動(dòng)資質(zhì)復(fù)核流程。通過標(biāo)準(zhǔn)化表格應(yīng)用，企業(yè)可實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信息的統(tǒng)一管理，降低因資質(zhì)不全、信息不對(duì)稱導(dǎo)致的合作風(fēng)險(xiǎn)，為供應(yīng)鏈穩(wěn)定性提供數(shù)據(jù)支撐。二、詳細(xì)操作步驟指南（一）前期準(zhǔn)備：明確審核標(biāo)準(zhǔn)與職責(zé)分工在啟用表格前，需完成以下準(zhǔn)備工作：制定審核依據(jù)：結(jié)合行業(yè)規(guī)范與企業(yè)政策，明確供應(yīng)商必備資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等）及加分項(xiàng)（如專利證書、環(huán)保認(rèn)證等）；劃分職責(zé)權(quán)限：采購(gòu)部負(fù)責(zé)信息收集與初步審核，法務(wù)部核查資質(zhì)合法性，質(zhì)量部評(píng)估技術(shù)能力，財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)狀況，最終由供應(yīng)鏈管理部匯總評(píng)審意見；準(zhǔn)備配套工具：包括企業(yè)公章、資質(zhì)原件核驗(yàn)清單、信息核查渠道（如“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”、行業(yè)協(xié)會(huì)數(shù)據(jù)庫(kù)等）。（二）步驟一：供應(yīng)商信息登記表填寫與提交操作主體：供應(yīng)商（或采購(gòu)部協(xié)助填寫）具體流程：供應(yīng)商登錄企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)（或紙質(zhì)表格），填寫《供應(yīng)商基本信息登記表》，需保證以下信息完整準(zhǔn)確：企業(yè)概況：公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊(cè)地址與實(shí)際經(jīng)營(yíng)地址、法定代表人及聯(lián)系方式（姓名、電話、郵箱*）；經(jīng)營(yíng)資質(zhì)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照注冊(cè)號(hào)、注冊(cè)資本、企業(yè)類型（如有限責(zé)任公司、股份有限公司）、成立日期、經(jīng)營(yíng)期限；業(yè)務(wù)范圍：主營(yíng)業(yè)務(wù)明細(xì)、擬合作產(chǎn)品/服務(wù)類別、過往合作案例（需提供合同關(guān)鍵頁(yè)復(fù)印件）；財(cái)務(wù)信息：開戶銀行及賬號(hào)（*）、上年度營(yíng)收總額、納稅信用等級(jí)（如有）；附加信息：質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）、環(huán)境認(rèn)證（如ISO14001）、安全生產(chǎn)許可證（如涉及）、專利/商標(biāo)證書等。供應(yīng)商需在表格指定位置加蓋公司公章，并由法定代表人簽字（或蓋章），將掃描件及電子版提交至采購(gòu)部郵箱（或通過系統(tǒng)）。注意事項(xiàng)：信息填寫需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書原件一致，避免涂改或漏填；若為分支機(jī)構(gòu)，需提供總公司授權(quán)書。（三）步驟二：資質(zhì)文件初審與原件核驗(yàn)操作主體：采購(gòu)部專員具體流程：采購(gòu)部收到供應(yīng)商提交的表格及附件后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初步審核，重點(diǎn)檢查：表格填寫完整性：必填項(xiàng)無(wú)遺漏，聯(lián)系方式可正常聯(lián)系；資質(zhì)文件有效性：營(yíng)業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，行業(yè)許可證與經(jīng)營(yíng)范圍匹配；附件規(guī)范性：復(fù)印件清晰可見，關(guān)鍵信息（如公章、日期、編號(hào)）完整。初審?fù)ㄟ^后，通知供應(yīng)商攜帶資質(zhì)文件原件進(jìn)行核驗(yàn)，需核驗(yàn)的材料清單包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件；法定代表人身份證明原件及身份證復(fù)印件；擬合作產(chǎn)品的質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告（近1年內(nèi)）；行業(yè)特殊資質(zhì)證書（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等）。核驗(yàn)無(wú)誤后，采購(gòu)部在《資質(zhì)文件核驗(yàn)記錄表》上簽字確認(rèn)，原件當(dāng)場(chǎng)退還供應(yīng)商，復(fù)印件留存歸檔。（四）步驟三：多部門聯(lián)合評(píng)審操作主體：采購(gòu)部、法務(wù)部、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部組成評(píng)審小組具體流程：采購(gòu)部將初審?fù)ㄟ^的供應(yīng)商資料同步至各評(píng)審部門，明確各部門審核重點(diǎn)：法務(wù)部：核查企業(yè)合規(guī)性（如是否涉及法律訴訟、經(jīng)營(yíng)異常名錄）、合同條款風(fēng)險(xiǎn)；質(zhì)量部：評(píng)估產(chǎn)品質(zhì)量控制能力（如是否通過ISO9001、有無(wú)質(zhì)量記錄）；財(cái)務(wù)部：分析財(cái)務(wù)健康狀況（如資產(chǎn)負(fù)債率、現(xiàn)金流、納稅信用等級(jí)）。各部門在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，填寫《供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)審意見表》，給出明確結(jié)論（“通過”“需補(bǔ)充材料”“不通過”）并說明理由。供應(yīng)鏈管理部匯總各部門意見，組織召開評(píng)審會(huì)議（必要時(shí)邀請(qǐng)供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)答辯），形成最終評(píng)審結(jié)論。（五）步驟四：結(jié)果反饋與信息歸檔操作主體：供應(yīng)鏈管理部具體流程：評(píng)審結(jié)論確定后，供應(yīng)鏈管理部在1個(gè)工作日內(nèi)通過書面形式（或系統(tǒng)消息）反饋供應(yīng)商：“通過”：發(fā)送《供應(yīng)商準(zhǔn)入通知書》，告知后續(xù)合作流程；“需補(bǔ)充材料”：列明補(bǔ)充清單，供應(yīng)商需在3個(gè)工作日內(nèi)提交，逾期視為放棄；“不通過”：說明具體原因，如資質(zhì)不符、存在重大風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)準(zhǔn)入供應(yīng)商，供應(yīng)鏈管理部將其信息錄入供應(yīng)商管理系統(tǒng)，建立電子檔案，檔案內(nèi)容包括：《供應(yīng)商基本信息登記表》及資質(zhì)文件復(fù)印件；《資質(zhì)文件核驗(yàn)記錄表》；《供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)審意見表》；《供應(yīng)商準(zhǔn)入通知書》及后續(xù)合作合同。三、供應(yīng)商信息登記與資質(zhì)審核標(biāo)準(zhǔn)表格（一）供應(yīng)商基本信息登記表項(xiàng)目分類填寫內(nèi)容備注企業(yè)全稱例：科技有限公司需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致統(tǒng)一社會(huì)信用代碼例：9111010818位代碼，不可缺漏注冊(cè)地址例：北京市海淀區(qū)路號(hào)大廈層需注明詳細(xì)門牌號(hào)實(shí)際經(jīng)營(yíng)地址例：北京市朝陽(yáng)區(qū)產(chǎn)業(yè)園號(hào)與注冊(cè)地址不一致時(shí)需填寫法定代表人姓名*需與身份證一致聯(lián)系人姓名*負(fù)責(zé)日常業(yè)務(wù)對(duì)接聯(lián)系電話電話*需為有效手機(jī)號(hào)企業(yè)郵箱郵箱*?為企業(yè)官方郵箱注冊(cè)資本例：1000萬(wàn)元人民幣需注明幣種企業(yè)類型□有限責(zé)任公司□股份有限公司□合伙企業(yè)□其他_________按營(yíng)業(yè)執(zhí)照類型勾選成立日期例：2010年5月20日年、月、日完整填寫經(jīng)營(yíng)期限□長(zhǎng)期□至年月日營(yíng)業(yè)執(zhí)照載明的期限主營(yíng)業(yè)務(wù)范圍例：技術(shù)開發(fā)、技術(shù)咨詢、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)服務(wù)、銷售自行開發(fā)的產(chǎn)品等需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照經(jīng)營(yíng)范圍一致擬合作產(chǎn)品/服務(wù)例：辦公設(shè)備、IT運(yùn)維服務(wù)、原材料采購(gòu)需具體說明品類過往合作案例1.合作單位：集團(tuán)，合作時(shí)間：2020-2023，合作內(nèi)容：辦公設(shè)備供應(yīng)2._________可附合同復(fù)印件質(zhì)量體系認(rèn)證□ISO9001□ISO14001□OHSAS18001□其他_________證書編號(hào)：_________________需填寫證書編號(hào)附件清單1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）2.法定代表人身份證明復(fù)印件3._________列明提交的所有附件聲明本公司承諾所填信息真實(shí)有效，如有虛假愿承擔(dān)一切法律責(zé)任。法定代表人簽字：*需法定代表人親筆簽字并加蓋公章（二）供應(yīng)商資質(zhì)文件審核表資質(zhì)名稱證書編號(hào)發(fā)證機(jī)關(guān)發(fā)證日期有效期至審核狀態(tài)備注營(yíng)業(yè)執(zhí)照北京市市場(chǎng)監(jiān)督管理局2020年5月20日2030年5月19日□通過□不通過□需補(bǔ)充注冊(cè)資本與業(yè)務(wù)范圍核對(duì)無(wú)誤行業(yè)許可證（如適用）省藥品監(jiān)督管理局2021年8月10日2026年8月9日□通過□不通過□需補(bǔ)充許可范圍與擬合作產(chǎn)品一致ISO9001質(zhì)量認(rèn)證中國(guó)質(zhì)量認(rèn)證中心2022年3月15日2025年3月14日□通過□不通過□需補(bǔ)充在有效期內(nèi)環(huán)境管理體系認(rèn)證環(huán)境保護(hù)部2021年12月1日2024年11月30日□通過□不通過□需補(bǔ)充適用于生產(chǎn)類供應(yīng)商安全生產(chǎn)許可證應(yīng)急管理部2020年10月5日2023年10月4日□通過□不通過□需補(bǔ)充涉及生產(chǎn)環(huán)節(jié)需提供產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫中心2023年1月10日2024年1月9日□通過□不通過□需補(bǔ)充近1年內(nèi)，檢測(cè)項(xiàng)目覆蓋核心指標(biāo)（三）供應(yīng)商綜合評(píng)審表評(píng)審維度評(píng)審指標(biāo)分值評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)得分資質(zhì)合規(guī)性（20分）1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等必備資質(zhì)齊全有效2.認(rèn)證證書與經(jīng)營(yíng)范圍匹配3.無(wú)經(jīng)營(yíng)異常、嚴(yán)重違法記錄20每項(xiàng)符合得5分，一項(xiàng)不符合扣5分，扣完為止履約能力（30分）1.過往合作案例數(shù)量與質(zhì)量（≥3個(gè)優(yōu)質(zhì)案例得10分）2.產(chǎn)能/服務(wù)能力（滿足企業(yè)需求得10分）3.應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制（完善得10分）30根據(jù)案例真實(shí)性、客戶反饋、方案可行性綜合評(píng)分財(cái)務(wù)狀況（25分）1.上年度營(yíng)收≥1000萬(wàn)元（得10分）2.資產(chǎn)負(fù)債率≤60%（得10分）3.納稅信用等級(jí)A級(jí)（得5分）25財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)需提供審計(jì)報(bào)告，不達(dá)標(biāo)按比例扣分售后服務(wù)（15分）1.售后團(tuán)隊(duì)配置（專業(yè)團(tuán)隊(duì)得5分）2.問題響應(yīng)時(shí)間（≤24小時(shí)得5分）3.投訴處理滿意度（≥90%得5分）15以過往客戶投訴記錄、服務(wù)承諾書為依據(jù)社會(huì)責(zé)任（10分）1.繳納社保情況（全員參保得5分）2.環(huán)保合規(guī)性（無(wú)污染事件得5分）10提供社保繳納清單、環(huán)保部門證明文件總計(jì)100分評(píng)審意見_________________________________________________________________________評(píng)審人簽字：*評(píng)審結(jié)論□推薦（≥80分）□暫緩（60-79分，需整改）□不推薦（＜60分）日期：年月日四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）信息真實(shí)性核查：杜絕虛假材料供應(yīng)商提供的信息需經(jīng)多渠道核驗(yàn)，例如通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)注冊(cè)信息、經(jīng)營(yíng)異常名錄、嚴(yán)重違法失信名單；通過行業(yè)協(xié)會(huì)核實(shí)資質(zhì)證書有效性；對(duì)過往合作案例，需聯(lián)系合作單位進(jìn)行電話回訪（聯(lián)系人*）。對(duì)虛假信息實(shí)行“一票否決”，并永久納入供應(yīng)商黑名單，同時(shí)保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。（二）資質(zhì)文件有效期管理：建立動(dòng)態(tài)更新機(jī)制資質(zhì)文件臨近到期前3個(gè)月，供應(yīng)鏈管理部需向供應(yīng)商發(fā)送《資質(zhì)更新提醒函》，要求其提交續(xù)期文件。若供應(yīng)商未按時(shí)更新，暫停其合作資格，直至新資質(zhì)文件審核通過。對(duì)于需年審的資質(zhì)（如ISO9001），需在年審后1個(gè)月內(nèi)提交最新證書，否則視為資質(zhì)失效。（三）保密與信息安全：防范數(shù)據(jù)泄露供應(yīng)商信息涉及企業(yè)商業(yè)秘密，參與審核的部門及人員需簽署《保密協(xié)議》，禁止向無(wú)關(guān)人員泄露供應(yīng)商聯(lián)系方式、報(bào)價(jià)、技術(shù)參數(shù)等敏感信息。電子檔案需存儲(chǔ)在加密服務(wù)器中，設(shè)置訪問權(quán)限（僅供應(yīng)鏈管理部、采購(gòu)部負(fù)責(zé)人可查看），紙質(zhì)檔案需存入帶鎖檔案柜，嚴(yán)防信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。（四）特殊情況處理：靈活應(yīng)對(duì)復(fù)雜場(chǎng)景分支機(jī)構(gòu)審核：供應(yīng)商為分支機(jī)構(gòu)的，需提供總公司出具的《授權(quán)委托書》，并核查總公司資質(zhì)及授權(quán)范圍，超出授權(quán)范圍的合作需另行審核；臨時(shí)供應(yīng)商審核：對(duì)于一次性、小額采購(gòu)的臨時(shí)供應(yīng)商，可簡(jiǎn)化流程，僅審核營(yíng)業(yè)執(zhí)照及基本資質(zhì)，但需在合作結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)補(bǔ)充完成全流程審核；資質(zhì)變更處理：供應(yīng)商若發(fā)生名稱、法定代表人、經(jīng)營(yíng)范圍等重大變更，需在變更后10個(gè)工作日內(nèi)提交變更證明文件，重新審核資