質(zhì)量部門資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司質(zhì)量部門資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可追溯性，有效支持質(zhì)量管理工作的開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司質(zhì)量部門各類文件、記錄、報(bào)告等資料的管理，包括但不限于質(zhì)量管理體系文件、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量分析報(bào)告、客戶反饋資料等。（三）職責(zé)分工1.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督質(zhì)量部門資料管理工作，確保資料管理工作符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.資料管理員負(fù)責(zé)質(zhì)量部門資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.各質(zhì)量崗位人員負(fù)責(zé)本崗位相關(guān)資料的及時(shí)生成、整理和提交，保證資料的真實(shí)可靠。（四）管理原則1.合法性原則：資料管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.完整性原則：確保各類質(zhì)量資料齊全、完整，涵蓋質(zhì)量管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映質(zhì)量狀況和管理過程。4.規(guī)范性原則：資料的格式、填寫、編號等應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于管理和查閱。5.可追溯性原則：能夠通過資料追溯質(zhì)量問題的產(chǎn)生原因、處理過程及結(jié)果。二、資料分類與編號（一）資料分類1.質(zhì)量管理體系文件包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格等，用于規(guī)范公司質(zhì)量管理活動(dòng)。2.產(chǎn)品質(zhì)量文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量證明文件等，與產(chǎn)品質(zhì)量直接相關(guān)。3.質(zhì)量分析與改進(jìn)文件質(zhì)量分析報(bào)告、質(zhì)量改進(jìn)計(jì)劃、糾正預(yù)防措施記錄等，用于分析質(zhì)量問題并推動(dòng)持續(xù)改進(jìn)。4.客戶質(zhì)量文件客戶反饋、投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查資料等，反映客戶對產(chǎn)品質(zhì)量的意見和要求。5.供應(yīng)商質(zhì)量文件供應(yīng)商評估報(bào)告、合格供應(yīng)商名錄、采購產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄等，對供應(yīng)商質(zhì)量進(jìn)行管理和控制。（二）編號規(guī)則為便于資料的識別和管理，對各類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠清晰反映資料的類別、年份、順序等信息。1.質(zhì)量管理體系文件編號質(zhì)量手冊：QM[公司代碼][年份]程序文件：QP[程序文件代碼][年份]作業(yè)指導(dǎo)書：WI[部門代碼][作業(yè)指導(dǎo)書代碼][年份]記錄表格：RT[表格代碼][年份]2.產(chǎn)品質(zhì)量文件編號產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)：PS[產(chǎn)品型號][版本號][年份]檢驗(yàn)規(guī)范：IS[產(chǎn)品型號][檢驗(yàn)項(xiàng)目代碼][年份]試驗(yàn)報(bào)告：TR[產(chǎn)品型號][試驗(yàn)日期][報(bào)告序號]質(zhì)量證明文件：QC[產(chǎn)品批次][證明文件類型代碼][年份]3.質(zhì)量分析與改進(jìn)文件編號質(zhì)量分析報(bào)告：QAR[分析對象代碼][分析日期][報(bào)告序號]質(zhì)量改進(jìn)計(jì)劃：QIP[改進(jìn)項(xiàng)目代碼][年份]糾正預(yù)防措施記錄：CAPA[措施編號][年份]4.客戶質(zhì)量文件編號客戶反饋：CF[客戶名稱][反饋日期][反饋序號]投訴處理記錄：CC[投訴單號][處理日期]客戶滿意度調(diào)查資料：CSS[調(diào)查年份][調(diào)查期次]5.供應(yīng)商質(zhì)量文件編號供應(yīng)商評估報(bào)告：SVR[供應(yīng)商代碼][評估年份][報(bào)告序號]合格供應(yīng)商名錄：AVL[年份]采購產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄：IPR[采購訂單號][檢驗(yàn)日期]三、資料的收集與整理（一）收集要求1.各崗位人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)收集本崗位產(chǎn)生的各類質(zhì)量資料。2.資料應(yīng)真實(shí)、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.對于外來文件，如法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商提供的資料等，應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行有效識別和登記。（二）整理要求1.資料管理員應(yīng)定期對收集到的資料進(jìn)行整理，確保資料分類清晰、排列有序。2.對紙質(zhì)資料，應(yīng)去除不必要的附件，按順序裝訂成冊，并在封面注明資料名稱、編號、日期等信息。3.對電子資料，應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于查找和識別。四、資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理后的資料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔期限不得超過資料形成后的[X]個(gè)工作日。2.歸檔資料應(yīng)填寫《質(zhì)量部門資料歸檔清單》，詳細(xì)記錄資料名稱、編號、日期、歸檔人等信息。3.對于重要資料，應(yīng)進(jìn)行雙備份，分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.質(zhì)量部門應(yīng)設(shè)置專門的資料檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保資料的安全保管。2.資料檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，確保資料的安全性和保密性。4.資料的借閱和歸還應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。五、資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱質(zhì)量部門資料的，應(yīng)填寫《質(zhì)量部門資料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料檔案室查閱。2.涉及公司機(jī)密的質(zhì)量資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。3.外部單位或人員如需查閱質(zhì)量部門資料，應(yīng)經(jīng)公司質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在資料檔案室指定人員的陪同下查閱。（二）使用要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。2.如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)資料管理員同意，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)印或摘錄。3.使用完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將資料歸還資料檔案室，并辦理歸還手續(xù)。六、資料的銷毀（一）銷毀條件1.已超過保管期限且確無保存價(jià)值的資料。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、產(chǎn)品停產(chǎn)等原因不再使用的資料。3.經(jīng)鑒定為無效或錯(cuò)誤的資料。（二）銷毀程序1.資料管理員應(yīng)定期對庫存資料進(jìn)行清理，提出銷毀資料清單，報(bào)質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人審核。2.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人審核通過后，填寫《質(zhì)量部門資料銷毀申請表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由資料管理員會(huì)同相關(guān)人員對銷毀資料進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督銷毀，并在《質(zhì)量部門資料銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀日期、銷毀人員等信息，保存期限不得少于[X]年。七、資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保資料管理工作符合本辦法的要求。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對質(zhì)量部門資料管理情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核機(jī)制1.建立資料管理考核制度，對各崗位人員在資料管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性以及資料管理的安全性等方面。3.對在資料管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的個(gè)人或部門，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對違反本辦法規(guī)定的，視情節(jié)輕重給予批評教