認(rèn)證資料存儲管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司認(rèn)證資料的存儲管理，確保認(rèn)證資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障公司各項認(rèn)證工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及的各類認(rèn)證資料的存儲管理，包括但不限于質(zhì)量管理體系認(rèn)證、環(huán)境管理體系認(rèn)證、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證等相關(guān)資料。（三）基本原則1.合法性原則：認(rèn)證資料的存儲管理必須符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.完整性原則：確保認(rèn)證資料涵蓋認(rèn)證過程的各個環(huán)節(jié)，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，與實際情況相符。4.安全性原則：采取有效措施保障認(rèn)證資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.可追溯性原則：能夠清晰追溯認(rèn)證資料的來源、流轉(zhuǎn)和使用情況。二、認(rèn)證資料的分類與范圍（一）管理體系認(rèn)證資料1.體系文件：包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格等。2.管理評審資料：管理評審計劃、報告、會議記錄等。3.內(nèi)部審核資料：內(nèi)部審核計劃、檢查表、審核報告、不符合項記錄及整改措施等。4.文件控制記錄：文件發(fā)放、回收、修訂記錄等。5.人員資質(zhì)證明：員工的學(xué)歷證書、培訓(xùn)證書、資格證書等。6.法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)清單：適用的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件。（二）產(chǎn)品認(rèn)證資料1.產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件：產(chǎn)品執(zhí)行的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.產(chǎn)品設(shè)計文件：設(shè)計圖紙、技術(shù)規(guī)范、設(shè)計變更記錄等。3.生產(chǎn)過程記錄：原材料檢驗記錄、生產(chǎn)過程監(jiān)控記錄、成品檢驗記錄等。4.產(chǎn)品檢驗報告：第三方檢測機構(gòu)出具的產(chǎn)品檢驗報告、型式試驗報告等。5.產(chǎn)品認(rèn)證申請書及相關(guān)附件：申請認(rèn)證時提交的各類文件。（三）其他認(rèn)證資料根據(jù)公司實際參與的其他特定認(rèn)證項目，相應(yīng)的認(rèn)證資料，如行業(yè)特殊資質(zhì)認(rèn)證資料等。三、認(rèn)證資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)認(rèn)證資料的收集工作，確保資料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.在認(rèn)證項目啟動初期，明確資料收集清單，并分發(fā)給相關(guān)責(zé)任部門和人員。3.對于來自外部的認(rèn)證資料，如供應(yīng)商提供的產(chǎn)品合格證明等，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保其真實性和有效性。（二）整理規(guī)范1.對收集到的認(rèn)證資料進(jìn)行分類整理，按照本辦法第二章規(guī)定的類別進(jìn)行歸檔。2.資料應(yīng)保持清晰、完整，對于破損、模糊不清的資料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或補充。3.每份資料應(yīng)注明名稱、編號、日期、來源等關(guān)鍵信息，便于查找和識別。4.電子資料應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的電子文件夾中，文件夾結(jié)構(gòu)應(yīng)與紙質(zhì)資料的分類相對應(yīng)。四、認(rèn)證資料的存儲方式（一）紙質(zhì)資料存儲1.設(shè)立專門的文件檔案室，配備足夠的檔案柜，用于存放紙質(zhì)認(rèn)證資料。2.檔案柜應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行編號，便于資料的存放和查找。3.對紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂或裝盒，并在封面和背脊上標(biāo)注資料名稱、編號、日期等信息。4.建立紙質(zhì)資料借閱登記制度，記錄借閱日期、借閱人、歸還日期等信息。（二）電子資料存儲1.建立電子資料存儲服務(wù)器，劃分不同的存儲區(qū)域，分別用于存放不同類型的認(rèn)證資料。2.采用磁盤陣列等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.對電子資料進(jìn)行加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的資料。4.定期對電子資料進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除過期或無用的資料，確保存儲空間的合理利用。五、認(rèn)證資料的保管與維護(hù)（一）保管責(zé)任1.文件檔案室管理員負(fù)責(zé)認(rèn)證資料的日常保管工作，確保資料存放有序、安全。2.各部門對本部門產(chǎn)生的認(rèn)證資料負(fù)有保管責(zé)任，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的整理和存放，并定期進(jìn)行自查。（二）環(huán)境要求1.文件檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備必要的消防設(shè)備和防盜設(shè)施，確保資料的安全。（三）定期檢查1.定期對認(rèn)證資料進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、存儲狀況等。2.每年至少進(jìn)行一次全面的資料清查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。3.對于超過保存期限的認(rèn)證資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，并做好記錄。六、認(rèn)證資料的借閱與使用（一）借閱流程1.內(nèi)部人員因工作需要借閱認(rèn)證資料時，應(yīng)填寫《認(rèn)證資料借閱申請表》，注明借閱資料名稱、編號、借閱用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.《認(rèn)證資料借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交文件檔案室管理員辦理借閱手續(xù)。3.文件檔案室管理員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的資料，并在《認(rèn)證資料借閱登記冊》上進(jìn)行登記，記錄借閱人、借閱日期、歸還日期等信息。（二）使用限制1.借閱人應(yīng)按照申請用途使用認(rèn)證資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或用于其他無關(guān)目的。2.借閱的認(rèn)證資料應(yīng)妥善保管，不得損壞、丟失。如發(fā)生損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將認(rèn)證資料歸還文件檔案室。2.文件檔案室管理員在收到歸還的資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查資料是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通并處理。3.借閱人歸還資料后，文件檔案室管理員應(yīng)在《認(rèn)證資料借閱登記冊》上注明歸還日期，并將申請表歸檔保存。七、認(rèn)證資料的保密管理（一）保密制度1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守認(rèn)證資料保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密和認(rèn)證相關(guān)的敏感信息予以保密。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得向外部單位或個人泄露認(rèn)證資料的內(nèi)容。（二）人員管理1.對接觸認(rèn)證資料的人員進(jìn)行背景審查，簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。2.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識。（三）訪問控制1.根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)定不同的認(rèn)證資料訪問級別，嚴(yán)格控制對敏感資料的訪問。2.采用身份認(rèn)證、密碼管理等技術(shù)手段，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相應(yīng)的認(rèn)證資料。八、認(rèn)證資料的銷毀（一）銷毀條件1.認(rèn)證資料超過規(guī)定的保存期限，且已無繼續(xù)保存價值。2.認(rèn)證資料因其他原因需要銷毀，如資料內(nèi)容錯誤、重復(fù)等。（二）銷毀流程1.由文件檔案室管理員提出認(rèn)證資料銷毀申請，填寫《認(rèn)證資料銷毀申請表》，注明銷毀資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《認(rèn)證資料銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀認(rèn)證資料時，應(yīng)至少有兩名專人在場監(jiān)督，并做好銷毀記錄，記錄銷毀日期、銷毀方式