合同審核及簽署流程標(biāo)準(zhǔn)手冊前言為規(guī)范公司合同管理流程，防范合同法律風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，提高合同簽訂及履行效率，特制定本手冊。本手冊旨在為各部門、各子公司提供統(tǒng)一的合同審核、簽署及管理操作指引，保證合同全生命周期管理的規(guī)范性與合規(guī)性。第一章適用范圍與核心價值一、適用范圍本手冊適用于公司及各子公司在經(jīng)營管理活動中發(fā)生的各類民商事合同的審核、簽署及管理流程，包括但不限于：采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、勞動合同、保密合同、技術(shù)開發(fā)合同等。二、核心價值規(guī)范管理：統(tǒng)一合同標(biāo)準(zhǔn)，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，避免操作隨意性；風(fēng)險防控：通過多維度審核識別法律、財務(wù)、業(yè)務(wù)風(fēng)險，降低糾紛發(fā)生概率；提升效率：標(biāo)準(zhǔn)化流程減少重復(fù)溝通，加快合同審批與簽署進(jìn)度；合規(guī)保障：保證合同內(nèi)容符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度要求。第二章合同全生命周期管理流程第一節(jié)需求發(fā)起與合同起草操作主體：業(yè)務(wù)部門（需求提出）、法務(wù)部/合規(guī)部（支持）、財務(wù)部（支持）操作內(nèi)容：需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確合同對方主體、合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、金額、履行期限等核心要素，填寫《合同需求審批單》（詳見附件1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后啟動合同起草。合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求內(nèi)容，參考公司《合同示范文本庫》（如有）起草合同初稿；涉及金額較大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，可提前聯(lián)系法務(wù)部提供起草支持；合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：合同主體信息、合作標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)、履行期限與地點、價款及支付方式、違約責(zé)任、爭議解決方式、生效條件等核心條款。輸出成果：《合同（初稿）》《合同需求審批單》第二節(jié)合同審核操作主體：業(yè)務(wù)部門（初審）、法務(wù)部（法務(wù)審核）、財務(wù)部（財務(wù)審核）、相關(guān)業(yè)務(wù)部門（會簽，如需）審核要點：（一）業(yè)務(wù)初審（由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)）內(nèi)容準(zhǔn)確性：核對合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求是否一致，包括合作范圍、數(shù)量、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間等關(guān)鍵信息；主體合規(guī)性：審查對方主體資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、授權(quán)委托書等），保證對方具備履約能力；資料完整性：確認(rèn)合同附件（如技術(shù)協(xié)議、驗收標(biāo)準(zhǔn)等）齊全且與主合同一致。（二）法務(wù)審核（由法務(wù)部負(fù)責(zé)）合法性審核：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及監(jiān)管要求，是否存在無效、可撤銷風(fēng)險；完整性審核：確認(rèn)合同核心條款（如違約責(zé)任、爭議解決、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）是否完備，避免條款缺失；風(fēng)險提示：對合同中的潛在法律風(fēng)險（如格式條款、免責(zé)條款、管轄約定等）進(jìn)行標(biāo)注并提出修改建議；語言規(guī)范性：保證合同表述清晰、無歧義，避免使用模糊或易產(chǎn)生爭議的詞匯。（三）財務(wù)審核（由財務(wù)部負(fù)責(zé)）金額與支付方式：核對合同金額與預(yù)算、報價是否一致，支付方式是否符合公司財務(wù)制度（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點、結(jié)算周期等）；稅費條款：檢查稅費承擔(dān)約定是否明確，是否符合稅法規(guī)定；履約保函/保證金：涉及大額合同的，審核是否需對方提供履約保函或保證金，相關(guān)條款是否合規(guī)。（四）會簽（由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，如需）涉及跨部門合作或需其他部門確認(rèn)的合同（如采購合同需倉儲部門確認(rèn)交付能力），應(yīng)由相關(guān)部門會簽，保證合同內(nèi)容與部門職責(zé)匹配。輸出成果：《合同審核意見表》（詳見附件2，各審核環(huán)節(jié)需簽署明確意見，通過/不通過/需修改）第三節(jié)合同審批操作主體：根據(jù)合同金額及重要性分級審批（審批權(quán)限詳見《合同審批權(quán)限表》，附件3）操作內(nèi)容：提交審批：業(yè)務(wù)部門匯總審核通過的《合同（修訂稿）》《合同審核意見表》《合同需求審批單》等材料，按審批權(quán)限逐級提交；審批決策：審批人需在3個工作日內(nèi)完成審批，重點審核合同是否符合公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)目標(biāo)及風(fēng)險控制要求；特殊情況處理：對緊急合同，可啟動“綠色審批通道”，但需在審批完成后補簽《緊急合同審批說明》。輸出成果：《合同審批單》（含各審批層級簽字）第四節(jié)合同簽署操作主體：授權(quán)簽約人、法務(wù)部（監(jiān)督）、行政部（用印管理）操作內(nèi)容：簽署主體確認(rèn)：公司方簽約人需為法定代表人或其書面授權(quán)的代理人（授權(quán)委托書詳見附件4），非授權(quán)人員不得代表公司簽署合同；對方簽約人需核實其身份及授權(quán)權(quán)限，保證簽字/蓋章與合同主體一致。簽署方式：紙質(zhì)合同：雙方在合同文本上簽字（自然人）或蓋章（法人/其他組織），騎縫章需完整覆蓋合同連接處；電子合同：通過公司指定的合法電子簽約平臺（如e簽寶、法大大等）簽署，保證電子簽名與手寫簽名具有同等法律效力。用印管理：行政部憑《合同審批單》《合同審核意見表》等材料加蓋合同專用章或公章，嚴(yán)禁“先蓋章后審批”或“空白合同蓋章”；合同文本原則上為一式兩份（或按需增加），雙方各執(zhí)一份，公司留存原件歸檔。輸出成果：簽署完成的《合同（正本）》《合同簽署登記表》（詳見附件5）第五節(jié)合同履行與歸檔操作主體：業(yè)務(wù)部門（履行跟蹤）、法務(wù)部（風(fēng)險監(jiān)控）、行政部（歸檔管理）操作內(nèi)容：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為合同履行第一責(zé)任人，需實時跟蹤合同履行進(jìn)度，記錄履行情況（如交付憑證、驗收報告、付款憑證等），發(fā)覺異常及時向部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部報告；變更與解除：合同履行過程中如需變更或解除，需簽訂書面補充協(xié)議或解除協(xié)議，流程參照原合同審核審批流程；歸檔管理：合同簽署完成后，行政部于5個工作日內(nèi)將合同正本、審批文件、審核意見表、簽署登記表等資料整理歸檔；建立合同臺賬，記錄合同編號、名稱、對方主體、簽訂日期、履行期限、金額、歸檔編號等信息，保證可追溯。輸出成果：《合同履行跟蹤記錄》《合同臺賬》《合同檔案（編號：X）》第三章常用附件模板清單附件1：《合同需求審批單》用途：業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同需求時填寫，明確核心要素及審批流程。核心要素：合同名稱、需求部門、對方主體、合作內(nèi)容、預(yù)計金額、履行期限、部門負(fù)責(zé)人意見、備注。附件2：《合同審核意見表》用途：各審核環(huán)節(jié)（業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)）記錄審核意見及修改建議。核心要素：合同名稱、審核環(huán)節(jié)、審核意見（通過/不通過/需修改）、具體修改建議、審核人簽字、審核日期。附件3：《合同審批權(quán)限表》用途：明確不同金額、類型合同的審批層級。核心要素：合同類型、金額區(qū)間、審批人（部門經(jīng)理/分管副總/總經(jīng)理/董事會）、備注。附件4：《授權(quán)委托書》用途：明確簽約人代表公司簽署合同的權(quán)限范圍。核心要素：委托人（公司）、受托人信息、委托事項（合同名稱/編號）、授權(quán)范圍、授權(quán)期限、委托人簽章。附件5：《合同簽署登記表》用途：記錄合同簽署情況，保證用印及文本管理規(guī)范。核心要素：合同編號、合同名稱、簽署日期、簽署地點、公司方簽約人、對方簽約人、合同份數(shù)、歸檔編號、經(jīng)辦人。第四章風(fēng)險防控與合規(guī)要點一、合同主體風(fēng)險防控審查對方營業(yè)執(zhí)照（需加蓋公章的復(fù)印件）、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、安全生產(chǎn)許可證等），保證在有效期內(nèi)；對方為自然人的，需核實身份證件原件并留存復(fù)印件；涉及分支機構(gòu)簽約的，需核實其總部的授權(quán)文件，避免無權(quán)代理。二、合同條款風(fēng)險防控核心條款（如金額、履行期限、違約責(zé)任）不得存在歧義，避免使用“大約”“左右”等模糊表述；違約責(zé)任條款需明確具體（如違約金計算方式、賠償范圍），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等籠統(tǒng)約定；爭議解決方式優(yōu)先約定公司所在地法院管轄，或選擇仲裁時明確仲裁機構(gòu)全稱。三、簽署流程風(fēng)險防控嚴(yán)禁在空白合同、未審批合同或與審批內(nèi)容不一致的合同上蓋章；電子合同簽署需通過合規(guī)平臺，保證簽署身份真實、合同內(nèi)容不可篡改；合同文本修改處需由雙方簽字/蓋章確認(rèn)，避免單方面涂改。四、履行監(jiān)控風(fēng)險防控業(yè)務(wù)部門需定期向法務(wù)部、財務(wù)部反饋合同履行情況，重大風(fēng)險需24小時內(nèi)上報；對方違約時，及時收集證據(jù)（如催告函、驗收不合格證明