合同審核及簽署流程標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)前言為規(guī)范公司合同管理流程，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，提高合同簽訂及履行效率，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在為各部門(mén)、各子公司提供統(tǒng)一的合同審核、簽署及管理操作指引，保證合同全生命周期管理的規(guī)范性與合規(guī)性。第一章適用范圍與核心價(jià)值一、適用范圍本手冊(cè)適用于公司及各子公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中發(fā)生的各類(lèi)民商事合同的審核、簽署及管理流程，包括但不限于：采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、租賃合同、勞動(dòng)合同、保密合同、技術(shù)開(kāi)發(fā)合同等。二、核心價(jià)值規(guī)范管理：統(tǒng)一合同標(biāo)準(zhǔn)，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，避免操作隨意性；風(fēng)險(xiǎn)防控：通過(guò)多維度審核識(shí)別法律、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，降低糾紛發(fā)生概率；提升效率：標(biāo)準(zhǔn)化流程減少重復(fù)溝通，加快合同審批與簽署進(jìn)度；合規(guī)保障：保證合同內(nèi)容符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度要求。第二章合同全生命周期管理流程第一節(jié)需求發(fā)起與合同起草操作主體：業(yè)務(wù)部門(mén)（需求提出）、法務(wù)部/合規(guī)部（支持）、財(cái)務(wù)部（支持）操作內(nèi)容：需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確合同對(duì)方主體、合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、金額、履行期限等核心要素，填寫(xiě)《合同需求審批單》（詳見(jiàn)附件1），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后啟動(dòng)合同起草。合同起草：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)需求內(nèi)容，參考公司《合同示范文本庫(kù)》（如有）起草合同初稿；涉及金額較大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，可提前聯(lián)系法務(wù)部提供起草支持；合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：合同主體信息、合作標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)、履行期限與地點(diǎn)、價(jià)款及支付方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、生效條件等核心條款。輸出成果：《合同（初稿）》《合同需求審批單》第二節(jié)合同審核操作主體：業(yè)務(wù)部門(mén)（初審）、法務(wù)部（法務(wù)審核）、財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)審核）、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)（會(huì)簽，如需）審核要點(diǎn)：（一）業(yè)務(wù)初審（由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)）內(nèi)容準(zhǔn)確性：核對(duì)合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求是否一致，包括合作范圍、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息；主體合規(guī)性：審查對(duì)方主體資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、授權(quán)委托書(shū)等），保證對(duì)方具備履約能力；資料完整性：確認(rèn)合同附件（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）齊全且與主合同一致。（二）法務(wù)審核（由法務(wù)部負(fù)責(zé)）合法性審核：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及監(jiān)管要求，是否存在無(wú)效、可撤銷(xiāo)風(fēng)險(xiǎn)；完整性審核：確認(rèn)合同核心條款（如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等）是否完備，避免條款缺失；風(fēng)險(xiǎn)提示：對(duì)合同中的潛在法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款、免責(zé)條款、管轄約定等）進(jìn)行標(biāo)注并提出修改建議；語(yǔ)言規(guī)范性：保證合同表述清晰、無(wú)歧義，避免使用模糊或易產(chǎn)生爭(zhēng)議的詞匯。（三）財(cái)務(wù)審核（由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)）金額與支付方式：核對(duì)合同金額與預(yù)算、報(bào)價(jià)是否一致，支付方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、結(jié)算周期等）；稅費(fèi)條款：檢查稅費(fèi)承擔(dān)約定是否明確，是否符合稅法規(guī)定；履約保函/保證金：涉及大額合同的，審核是否需對(duì)方提供履約保函或保證金，相關(guān)條款是否合規(guī)。（四）會(huì)簽（由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)，如需）涉及跨部門(mén)合作或需其他部門(mén)確認(rèn)的合同（如采購(gòu)合同需倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)確認(rèn)交付能力），應(yīng)由相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，保證合同內(nèi)容與部門(mén)職責(zé)匹配。輸出成果：《合同審核意見(jiàn)表》（詳見(jiàn)附件2，各審核環(huán)節(jié)需簽署明確意見(jiàn)，通過(guò)/不通過(guò)/需修改）第三節(jié)合同審批操作主體：根據(jù)合同金額及重要性分級(jí)審批（審批權(quán)限詳見(jiàn)《合同審批權(quán)限表》，附件3）操作內(nèi)容：提交審批：業(yè)務(wù)部門(mén)匯總審核通過(guò)的《合同（修訂稿）》《合同審核意見(jiàn)表》《合同需求審批單》等材料，按審批權(quán)限逐級(jí)提交；審批決策：審批人需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，重點(diǎn)審核合同是否符合公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)目標(biāo)及風(fēng)險(xiǎn)控制要求；特殊情況處理：對(duì)緊急合同，可啟動(dòng)“綠色審批通道”，但需在審批完成后補(bǔ)簽《緊急合同審批說(shuō)明》。輸出成果：《合同審批單》（含各審批層級(jí)簽字）第四節(jié)合同簽署操作主體：授權(quán)簽約人、法務(wù)部（監(jiān)督）、行政部（用印管理）操作內(nèi)容：簽署主體確認(rèn)：公司方簽約人需為法定代表人或其書(shū)面授權(quán)的代理人（授權(quán)委托書(shū)詳見(jiàn)附件4），非授權(quán)人員不得代表公司簽署合同；對(duì)方簽約人需核實(shí)其身份及授權(quán)權(quán)限，保證簽字/蓋章與合同主體一致。簽署方式：紙質(zhì)合同：雙方在合同文本上簽字（自然人）或蓋章（法人/其他組織），騎縫章需完整覆蓋合同連接處；電子合同：通過(guò)公司指定的合法電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大等）簽署，保證電子簽名與手寫(xiě)簽名具有同等法律效力。用印管理：行政部憑《合同審批單》《合同審核意見(jiàn)表》等材料加蓋合同專(zhuān)用章或公章，嚴(yán)禁“先蓋章后審批”或“空白合同蓋章”；合同文本原則上為一式兩份（或按需增加），雙方各執(zhí)一份，公司留存原件歸檔。輸出成果：簽署完成的《合同（正本）》《合同簽署登記表》（詳見(jiàn)附件5）第五節(jié)合同履行與歸檔操作主體：業(yè)務(wù)部門(mén)（履行跟蹤）、法務(wù)部（風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控）、行政部（歸檔管理）操作內(nèi)容：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門(mén)作為合同履行第一責(zé)任人，需實(shí)時(shí)跟蹤合同履行進(jìn)度，記錄履行情況（如交付憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等），發(fā)覺(jué)異常及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人及法務(wù)部報(bào)告；變更與解除：合同履行過(guò)程中如需變更或解除，需簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議，流程參照原合同審核審批流程；歸檔管理：合同簽署完成后，行政部于5個(gè)工作日內(nèi)將合同正本、審批文件、審核意見(jiàn)表、簽署登記表等資料整理歸檔；建立合同臺(tái)賬，記錄合同編號(hào)、名稱(chēng)、對(duì)方主體、簽訂日期、履行期限、金額、歸檔編號(hào)等信息，保證可追溯。輸出成果：《合同履行跟蹤記錄》《合同臺(tái)賬》《合同檔案（編號(hào)：X）》第三章常用附件模板清單附件1：《合同需求審批單》用途：業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起合同需求時(shí)填寫(xiě)，明確核心要素及審批流程。核心要素：合同名稱(chēng)、需求部門(mén)、對(duì)方主體、合作內(nèi)容、預(yù)計(jì)金額、履行期限、部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、備注。附件2：《合同審核意見(jiàn)表》用途：各審核環(huán)節(jié)（業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)）記錄審核意見(jiàn)及修改建議。核心要素：合同名稱(chēng)、審核環(huán)節(jié)、審核意見(jiàn)（通過(guò)/不通過(guò)/需修改）、具體修改建議、審核人簽字、審核日期。附件3：《合同審批權(quán)限表》用途：明確不同金額、類(lèi)型合同的審批層級(jí)。核心要素：合同類(lèi)型、金額區(qū)間、審批人（部門(mén)經(jīng)理/分管副總/總經(jīng)理/董事會(huì)）、備注。附件4：《授權(quán)委托書(shū)》用途：明確簽約人代表公司簽署合同的權(quán)限范圍。核心要素：委托人（公司）、受托人信息、委托事項(xiàng)（合同名稱(chēng)/編號(hào)）、授權(quán)范圍、授權(quán)期限、委托人簽章。附件5：《合同簽署登記表》用途：記錄合同簽署情況，保證用印及文本管理規(guī)范。核心要素：合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、簽署日期、簽署地點(diǎn)、公司方簽約人、對(duì)方簽約人、合同份數(shù)、歸檔編號(hào)、經(jīng)辦人。第四章風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)要點(diǎn)一、合同主體風(fēng)險(xiǎn)防控審查對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照（需加蓋公章的復(fù)印件）、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如行業(yè)許可證、安全生產(chǎn)許可證等），保證在有效期內(nèi)；對(duì)方為自然人的，需核實(shí)身份證件原件并留存復(fù)印件；涉及分支機(jī)構(gòu)簽約的，需核實(shí)其總部的授權(quán)文件，避免無(wú)權(quán)代理。二、合同條款風(fēng)險(xiǎn)防控核心條款（如金額、履行期限、違約責(zé)任）不得存在歧義，避免使用“大約”“左右”等模糊表述；違約責(zé)任條款需明確具體（如違約金計(jì)算方式、賠償范圍），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等籠統(tǒng)約定；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先約定公司所在地法院管轄，或選擇仲裁時(shí)明確仲裁機(jī)構(gòu)全稱(chēng)。三、簽署流程風(fēng)險(xiǎn)防控嚴(yán)禁在空白合同、未審批合同或與審批內(nèi)容不一致的合同上蓋章；電子合同簽署需通過(guò)合規(guī)平臺(tái)，保證簽署身份真實(shí)、合同內(nèi)容不可篡改；合同文本修改處需由雙方簽字/蓋章確認(rèn)，避免單方面涂改。四、履行監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)防控業(yè)務(wù)部門(mén)需定期向法務(wù)部、財(cái)務(wù)部反饋合同履行情況，重大風(fēng)險(xiǎn)需24小時(shí)內(nèi)上報(bào)；對(duì)方違約時(shí)，及時(shí)收集證據(jù)（如催告函、驗(yàn)收不合格證明