企業(yè)人力資源管理常見文書撰寫指南引言人力資源管理文書是企業(yè)規(guī)范用工流程、明確權(quán)責(zé)關(guān)系、提升管理效率的重要工具，貫穿員工從入職到離職的全生命周期?？茖W(xué)、規(guī)范的文書不僅能降低法律風(fēng)險(xiǎn)，還能優(yōu)化管理流程，保障企業(yè)與員工的合法權(quán)益。本指南針對企業(yè)人力資源管理中最常用的五類文書，提供詳細(xì)的應(yīng)用場景、分步撰寫方法、標(biāo)準(zhǔn)化模板及注意事項(xiàng)，助力HR從業(yè)者快速掌握文書核心要點(diǎn)，提升文書撰寫質(zhì)量。一、勞動合同簽訂與管理文書文書應(yīng)用場景勞動合同是確立勞動關(guān)系、明確雙方權(quán)利義務(wù)的法律文件，適用于企業(yè)首次錄用員工、續(xù)訂勞動合同時(shí)使用。根據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》，建立勞動關(guān)系應(yīng)當(dāng)訂立書面勞動合同，最遲不得超過自用工之日起一個(gè)月。未簽訂勞動合同的，企業(yè)需向員工支付雙倍工資，超過一年的視為已訂立無固定期限勞動合同，因此勞動合同是HR管理中不可或缺的基礎(chǔ)文書。分步撰寫指南第一步：確認(rèn)合同主體信息明確用人單位（企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人）和勞動者基本信息（姓名、性別、身份證號、戶籍地址、現(xiàn)居住地址、聯(lián)系方式），保證信息真實(shí)準(zhǔn)確，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致合同無效。第二步：確定合同類型與期限根據(jù)企業(yè)需求選擇合同類型：固定期限勞動合同（明確起止日期）、無固定期限勞動合同（符合法定情形時(shí)簽訂）或以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動合同。固定期限合同期限一般為1-3年，試用期包含在合同期限內(nèi)，試用期期限不得超過6個(gè)月（合同期限1年以下試用期≤1個(gè)月，1-3年≤2個(gè)月，3年以上≤6個(gè)月）。第三步：約定工作內(nèi)容與地點(diǎn)明確員工的工作崗位（如“市場營銷專員”）、工作職責(zé)（可參考崗位說明書）及工作地點(diǎn)（如“北京市朝陽區(qū)”），避免因崗位或地點(diǎn)約定模糊引發(fā)爭議。第四步：明確工作時(shí)間與休息休假根據(jù)企業(yè)性質(zhì)約定工時(shí)制度（標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制、綜合計(jì)算工時(shí)制或不定時(shí)工時(shí)制），綜合計(jì)算工時(shí)制需經(jīng)勞動行政部門批準(zhǔn)。明確每日工作時(shí)間（不超過8小時(shí)，每周不超過40小時(shí)）、休息日安排及法定節(jié)假日休假權(quán)利。第五步：約定勞動報(bào)酬與福利明確工資結(jié)構(gòu)（基本工資、績效工資、津貼補(bǔ)貼等）、支付周期（每月至少支付一次，具體日期如“每月10日”）、支付形式（銀行轉(zhuǎn)賬）及加班工資計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)（工作日1.5倍、休息日2倍、法定節(jié)假日3倍）。同時(shí)約定社會保險(xiǎn)（養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育保險(xiǎn)）及住房公積金繳納事宜。第六步：約定保密與競業(yè)限制對于涉及商業(yè)秘密的崗位（如技術(shù)研發(fā)、高管），需明保證密義務(wù)及保密范圍；競業(yè)限制適用于高級管理人員、高級技術(shù)人員等，限制期限不超過2年，企業(yè)需按月支付競業(yè)限制補(bǔ)償金（不低于離職前12個(gè)月平均工資的30%）。第七步：約定合同變更、解除與終止條件明確雙方協(xié)商一致變更合同的情形；員工解除合同需提前30日書面通知（試用期內(nèi)提前3日），企業(yè)可依法解除合同的情形（如嚴(yán)重違反規(guī)章制度、嚴(yán)重失職等）；合同終止情形（如合同期滿、員工退休等）。第八步：雙方簽字蓋章勞動合同文本一式兩份，企業(yè)與員工各執(zhí)一份，雙方簽字蓋章（企業(yè)需加蓋公章或合同專用章）后生效，注明簽訂日期。標(biāo)準(zhǔn)化模板表格勞動合同合同編號簽訂日期年月日甲方（用人單位）乙方（勞動者）單位名稱姓名統(tǒng)一社會信用代碼性別法定代表人身份證號注冊地址戶籍地址經(jīng)營地址現(xiàn)居住地址聯(lián)系電話聯(lián)系電話合同類型□固定期限□無固定期限□以完成一定工作任務(wù)為期限合同期限起始日期年月日終止日期年月日試用期自年月日至年月日（期限：月）工作內(nèi)容與地點(diǎn)崗位名稱工作地點(diǎn)工作職責(zé)（可另附崗位說明書作為附件）工作時(shí)間□標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制□綜合計(jì)算工時(shí)制□不定時(shí)工時(shí)制休息休假每日工作時(shí)間不超過8小時(shí)，每周不超過40小時(shí)休息日安排勞動報(bào)酬工資結(jié)構(gòu)基本工資：元/月；績效工資：元/月；津貼補(bǔ)貼：元/月支付周期每月10日支付形式銀行轉(zhuǎn)賬加班工資標(biāo)準(zhǔn)工作日加班按小時(shí)工資的1.5倍支付休息日加班按日工資的2倍支付法定節(jié)假日加班按日工資的3倍支付社會保險(xiǎn)與福利社會保險(xiǎn)按規(guī)定繳納養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育保險(xiǎn)住房公積金按規(guī)定繳納福利待遇（如：年假、體檢、節(jié)日福利等）保密與競業(yè)限制保密義務(wù)乙方在職期間及離職后需保守甲方商業(yè)秘密競業(yè)限制保密范圍（如：技術(shù)信息、經(jīng)營信息、客戶名單等）限制期限不超過2年競業(yè)限制補(bǔ)償金按月支付，標(biāo)準(zhǔn)為離職前12個(gè)月平均工資的30%合同變更、解除與終止變更條件雙方協(xié)商一致，以書面形式變更解除條件乙方解除提前30日書面通知甲方（試用期內(nèi)提前3日）甲方解除符合《勞動合同法》第39-41條情形終止條件合同期滿、員工退休、企業(yè)破產(chǎn)等經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償按法律規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)支付爭議解決因履行本合同發(fā)生的爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，向勞動爭議仲裁委員會申請仲裁其他約定（如：培訓(xùn)服務(wù)期、違約金等）甲方（蓋章）乙方（簽字）法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：撰寫注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避必備條款不可少：根據(jù)《勞動合同法》第17條，合同必備條款包括雙方信息、合同期限、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、工作時(shí)間、勞動報(bào)酬、社會保險(xiǎn)、勞動保護(hù)等，缺少必備條款可能導(dǎo)致合同無效。試用期約定合規(guī)：試用期期限、工資標(biāo)準(zhǔn)（不得低于本單位相同崗位最低檔工資的80%或勞動合同約定工資的80%，且不得低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)）、社保繳納均需符合法律規(guī)定，避免因試用期條款違法引發(fā)勞動爭議。避免“霸王條款”：如“員工自愿不繳納社?！薄半x職后不享受任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償”等條款因違反法律強(qiáng)制性規(guī)定無效，企業(yè)需承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。合同文本管理：勞動合同簽訂后應(yīng)妥善保管，員工離職時(shí)收回并歸檔，保存期限不少于員工離職后2年，以備勞動爭議查證。二、員工入職信息登記與檔案管理文書文書應(yīng)用場景員工入職信息登記表是員工入職時(shí)填寫的個(gè)人信息匯總，用于建立員工檔案、辦理社保公積金繳納、發(fā)放工資及日常管理。完善的入職登記信息能幫助企業(yè)及時(shí)掌握員工動態(tài)，在員工聯(lián)系信息變更、緊急情況處理時(shí)發(fā)揮重要作用，同時(shí)也是勞動爭議中證明員工身份、入職時(shí)間的輔助證據(jù)。分步撰寫指南第一步：設(shè)計(jì)登記表基本信息模塊包含員工個(gè)人基礎(chǔ)信息：姓名、性別、出生日期、身份證號、民族、政治面貌、婚姻狀況、學(xué)歷學(xué)位、畢業(yè)院校及專業(yè)、入職日期、崗位名稱、所屬部門、用工形式（全日制/非全日制）、合同期限、試用期起止日期等。第二步：補(bǔ)充聯(lián)系方式與緊急聯(lián)系人信息登記員工本人手機(jī)號碼、電子郵箱、現(xiàn)居住地址（精確到門牌號）、戶籍地址；同時(shí)登記緊急聯(lián)系人姓名、關(guān)系、聯(lián)系電話（建議優(yōu)先填寫直系親屬），保證員工失聯(lián)或突發(fā)情況時(shí)能及時(shí)取得聯(lián)系。第三步：添加工作經(jīng)歷與職業(yè)資格信息要求員工填寫近3-5年工作經(jīng)歷（含起止時(shí)間、工作單位、崗位、離職原因，需保證真實(shí)，可要求提供原單位離職證明證明）；填寫職業(yè)資格證書（如教師資格證、執(zhí)業(yè)醫(yī)師證等）、技能等級證書及外語、計(jì)算機(jī)水平，作為崗位匹配度參考。第四步：明確信息變更與承諾條款設(shè)置“信息變更告知”條款，員工聯(lián)系方式、住址等重要信息變更時(shí)需在3日內(nèi)書面告知HR；同時(shí)要求員工承諾所填信息真實(shí)無誤，如有虛假，企業(yè)有權(quán)解除勞動合同且不支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。第五步：員工簽字確認(rèn)與歸檔員工填寫完畢后需簽字確認(rèn)，HR核對身份證、學(xué)歷證書、離職證明等原件后留存復(fù)印件，與入職登記表一并歸入員工個(gè)人檔案，檔案編號與員工工號一致，便于后續(xù)查閱。標(biāo)準(zhǔn)化模板表格員工入職信息登記表基本信息照片（一寸免冠照）姓名性別出生日期年月日民族身份證號政治面貌學(xué)歷□高中/中?！醮髮！醣究啤醮T士□博士學(xué)位畢業(yè)院校專業(yè)入職日期年月日崗位名稱所屬部門用工形式□全日制□非全日制合同期限年月日至年月日試用期年月日至年月日聯(lián)系方式手機(jī)號碼電子郵箱現(xiàn)居住地址戶籍地址緊急聯(lián)系人姓名關(guān)系聯(lián)系電話工作經(jīng)歷起止時(shí)間工作單位崗位離職原因年月-年月年月-年月職業(yè)資格與技能證書名稱發(fā)證機(jī)關(guān)證書編號獲取日期信息變更承諾本人承諾所填信息真實(shí)有效，如有變更將及時(shí)告知企業(yè)。如有虛假，愿承擔(dān)由此產(chǎn)生的一切責(zé)任。員工簽字日期年月日HR審核核對原件無誤，復(fù)印件已歸檔。審核人簽字：日期年月日撰寫注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避信息收集合法合規(guī)：不得收集與勞動關(guān)系無關(guān)的信息（如宗教信仰、血型、婚育狀況等，除非崗位特殊需要），收集的信息需用于企業(yè)管理，不得泄露或用于其他用途。原件核對與復(fù)印件留存：入職登記表需員工本人簽字，身份證、學(xué)歷證書等證件需核對原件并留存復(fù)印件，避免“假證入職”風(fēng)險(xiǎn)。動態(tài)更新檔案信息：員工信息變更后，需及時(shí)更新檔案，保證檔案信息的時(shí)效性，避免因聯(lián)系信息錯(cuò)誤導(dǎo)致工資發(fā)放失敗、社保無法繳納等問題。檔案保管保密：員工檔案屬于企業(yè)內(nèi)部資料，HR需妥善保管，非因工作需要不得外借，離職員工檔案按規(guī)定期限保存（一般不少于2年），避免信息泄露引發(fā)糾紛。三、績效考核與評估文書文書應(yīng)用場景績效考核表是評估員工工作表現(xiàn)、改進(jìn)工作績效、薪酬調(diào)整、晉升培訓(xùn)的重要依據(jù)，適用于企業(yè)定期對員工進(jìn)行績效評估（如月度、季度、年度考核）?？茖W(xué)的績效考核不僅能激勵員工提升業(yè)績，還能為企業(yè)人力資源決策（如崗位調(diào)整、淘汰不合格員工）提供客觀依據(jù)，降低主觀評價(jià)帶來的管理風(fēng)險(xiǎn)。分步撰寫指南第一步：明確考核目的與原則根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)確定考核目的，如“提升團(tuán)隊(duì)業(yè)績”“優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)”“改進(jìn)工作流程”等；考核原則需客觀公正、公開透明、量化為主（定性為輔）、注重實(shí)績，避免“印象分”“人情分”。第二步：設(shè)計(jì)考核指標(biāo)與權(quán)重結(jié)合崗位職責(zé)設(shè)定關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI），如銷售崗位的“銷售額”“客戶滿意度”，行政崗位的“費(fèi)用控制率”“辦公設(shè)備完好率”；指標(biāo)需SMART原則（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時(shí)限性）；根據(jù)指標(biāo)重要性分配權(quán)重（如業(yè)績指標(biāo)占60%，態(tài)度指標(biāo)占20%，能力指標(biāo)占20%）。第三步：確定考核方式與評分標(biāo)準(zhǔn)考核方式分為自評（員工自我評價(jià)）、上級評價(jià)（直接上級評分）、跨部門評價(jià)（協(xié)作部門評分，適用于需跨部門協(xié)作的崗位）；評分標(biāo)準(zhǔn)采用百分制，劃分等級（如優(yōu)秀≥90分、良好80-89分、合格60-79分、不合格<60分），明確各等級評分細(xì)則（如“優(yōu)秀”需超額完成目標(biāo)120%以上）。第四步：實(shí)施考核評估與反饋溝通考核周期結(jié)束后，員工填寫自評表，上級根據(jù)日常表現(xiàn)、工作數(shù)據(jù)填寫評價(jià)意見，匯總評分；HR組織績效面談，上級向員工反饋考核結(jié)果，肯定成績、指出不足，共同制定改進(jìn)計(jì)劃，員工簽字確認(rèn)考核結(jié)果。第五步：應(yīng)用考核結(jié)果與歸檔考核結(jié)果與薪酬調(diào)整（如績效獎金發(fā)放比例）、晉升（如年度考核優(yōu)秀者優(yōu)先晉升）、培訓(xùn)（如針對薄弱環(huán)節(jié)安排專項(xiàng)培訓(xùn)）掛鉤；考核表需員工本人簽字確認(rèn)后歸入員工檔案，保存期限不少于1年，作為后續(xù)人力資源管理的參考依據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)化模板表格員工績效考核表（年度）基本信息考核周期年度（年1月1日-年12月31日）員工姓名工號所屬部門崗位直接上級考核日期年月日考核指標(biāo)與權(quán)重評分標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)類別指標(biāo)名稱權(quán)重（%）評分細(xì)則業(yè)績指標(biāo)銷售額完成率40≥100%得40分，每低5%扣2分客戶投訴次數(shù)200次得20分，每增加1次扣5分態(tài)度指標(biāo)工作責(zé)任心15強(qiáng)烈得15分，一般得10分，弱得5分團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神15主動協(xié)作得15分，配合得10分能力指標(biāo)專業(yè)技能提升10獲得相關(guān)證書得10分，參與培訓(xùn)得5分考核評分考核主體評分項(xiàng)得分加權(quán)得分（得分×權(quán)重）員工自評自我評價(jià)上級評價(jià)綜合評價(jià)跨部門評價(jià)協(xié)作評價(jià)考核總分考核等級□優(yōu)秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□不合格（<60分）上級評語（肯定成績、指出不足、改進(jìn)建議）員工簽字上級簽字撰寫注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避指標(biāo)設(shè)定科學(xué)合理：考核指標(biāo)需與崗位職責(zé)、企業(yè)目標(biāo)掛鉤，避免“一刀切”或脫離實(shí)際的指標(biāo)（如讓行政崗與銷售崗比銷售額），保證員工通過努力可實(shí)現(xiàn)目標(biāo)?？己诉^程客觀公正：考核需基于事實(shí)和數(shù)據(jù)（如銷售業(yè)績、客戶反饋記錄），避免主觀臆斷；上級評價(jià)需與員工日常表現(xiàn)一致，避免“暈輪效應(yīng)”“近因效應(yīng)”等偏差。結(jié)果反饋及時(shí)有效：考核結(jié)束后需及時(shí)與員工溝通，肯定成績、明確改進(jìn)方向，避免“只打分不反饋”，導(dǎo)致員工對考核結(jié)果不理解、不認(rèn)可，影響工作積極性。結(jié)果應(yīng)用公平透明：考核結(jié)果與薪酬、晉升等掛鉤的標(biāo)準(zhǔn)需公開透明，避免“暗箱操作”，保證員工對考核結(jié)果的應(yīng)用有合理預(yù)期，降低勞動爭議風(fēng)險(xiǎn)。四、員工培訓(xùn)與發(fā)展規(guī)劃文書文書應(yīng)用場景員工培訓(xùn)計(jì)劃表是企業(yè)根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和員工需求制定的培訓(xùn)方案，適用于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能提升培訓(xùn)、管理能力培訓(xùn)等場景。系統(tǒng)化的培訓(xùn)能幫助員工快速適應(yīng)崗位、提升專業(yè)能力，同時(shí)為企業(yè)儲備人才，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力和競爭力，是企業(yè)人力資源開發(fā)的重要手段。分步撰寫指南第一步：培訓(xùn)需求調(diào)研與分析通過員工問卷、部門訪談、績效分析等方式調(diào)研培訓(xùn)需求，明確培訓(xùn)目標(biāo)（如“提升新員工對公司文化的認(rèn)同度”“強(qiáng)化銷售人員的談判技巧”）；區(qū)分組織需求（企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)）、崗位需求（崗位職責(zé)要求）、個(gè)人需求（員工職業(yè)發(fā)展），確定培訓(xùn)優(yōu)先級。第二步：制定培訓(xùn)計(jì)劃內(nèi)容根據(jù)培訓(xùn)目標(biāo)設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容：新員工培訓(xùn)包括企業(yè)文化、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、安全知識等；崗位技能培訓(xùn)包括專業(yè)技能操作、行業(yè)知識更新等；管理培訓(xùn)包括團(tuán)隊(duì)管理、溝通協(xié)調(diào)、決策能力等。選擇培訓(xùn)方式（內(nèi)訓(xùn)、外訓(xùn)、線上學(xué)習(xí)、崗位輪崗等），明確培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、講師（內(nèi)部專家/外部講師）。第三步：安排培訓(xùn)實(shí)施與資源保障確定培訓(xùn)負(fù)責(zé)人（HR部門或業(yè)務(wù)部門）、培訓(xùn)預(yù)算（講師費(fèi)、教材費(fèi)、場地費(fèi)等）、培訓(xùn)物資（教材、投影儀、簽到表等）；提前通知參訓(xùn)員工，確認(rèn)參訓(xùn)人員名單，保證培訓(xùn)資源到位。第四步：組織培訓(xùn)效果評估與反饋培訓(xùn)結(jié)束后通過測試、問卷、實(shí)操考核等方式評估培訓(xùn)效果（如“培訓(xùn)內(nèi)容掌握度≥90%”“員工滿意度≥85分”）；收集員工反饋意見，分析培訓(xùn)中存在的問題（如內(nèi)容實(shí)用性不足、時(shí)間安排不合理），為后續(xù)培訓(xùn)改進(jìn)提供依據(jù)。第五步：跟蹤培訓(xùn)成果應(yīng)用與歸檔將培訓(xùn)結(jié)果與員工績效考核、晉升掛鉤，鼓勵員工將所學(xué)知識應(yīng)用于工作；培訓(xùn)計(jì)劃表、培訓(xùn)記錄、評估報(bào)告等資料需歸檔保存，作為員工職業(yè)發(fā)展檔案的重要組成部分，保存期限不少于3年。標(biāo)準(zhǔn)化模板表格年度員工培訓(xùn)計(jì)劃表培訓(xùn)基本信息培訓(xùn)名稱培訓(xùn)周期年月-年月培訓(xùn)目標(biāo)培訓(xùn)地點(diǎn)培訓(xùn)方式□內(nèi)訓(xùn)□外訓(xùn)□線上□崗位輪崗培訓(xùn)講師培訓(xùn)內(nèi)容與安排培訓(xùn)模塊培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)時(shí)間參訓(xùn)人員新員工入職培訓(xùn)企業(yè)文化、規(guī)章制度第1周202X年新入職員工銷售技能提升培訓(xùn)談判技巧、客戶管理第3-4周全體銷售人員管理能力培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、沖突管理第6-7周各部門主管培訓(xùn)預(yù)算預(yù)算項(xiàng)目金額（元）用途說明講師費(fèi)教材費(fèi)場地費(fèi)培訓(xùn)效果評估評估方式評估指標(biāo)目標(biāo)值測試考核培訓(xùn)內(nèi)容掌握度≥90%員工問卷培訓(xùn)滿意度≥85分備注（如：培訓(xùn)紀(jì)律要求、應(yīng)急預(yù)案等）撰寫注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避需求調(diào)研全面深入：避免“拍腦袋”制定培訓(xùn)計(jì)劃，需結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略、崗位需求和員工意愿，保證培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作需求匹配，避免資源浪費(fèi)。培訓(xùn)內(nèi)容實(shí)用性強(qiáng)：培訓(xùn)內(nèi)容需注重實(shí)操性，少理論多案例，避免“填鴨式”教學(xué)；根據(jù)不同崗位、不同層級員工設(shè)計(jì)差異化培訓(xùn)內(nèi)容，提升培訓(xùn)針對性。效果評估貫穿全程：培訓(xùn)前評估需求、培訓(xùn)中監(jiān)控過程、培訓(xùn)后評估效果，形成閉環(huán)管理；評估結(jié)果需與培訓(xùn)改進(jìn)掛鉤，避免“只培訓(xùn)不評估”。培訓(xùn)資源合理配置：根據(jù)培訓(xùn)目標(biāo)和內(nèi)容選擇合適的培訓(xùn)方式，控制培訓(xùn)成本，避免盲目追求“高大上”培訓(xùn)（如高價(jià)外訓(xùn)）而忽視內(nèi)部培訓(xùn)資源的利用。五、離職流程與交接管理文書文書應(yīng)用場景員工離職申請表與交接清單是規(guī)范員工離職流程、保證工作順利交接的重要文書，適用于員工主動離職、企業(yè)解除勞動合同等場景。完善的離職交接能避免因員工離職導(dǎo)致工作中斷、資料丟失等問題，保障企業(yè)正常運(yùn)營，同時(shí)明確雙方權(quán)責(zé)，降低勞動爭議風(fēng)險(xiǎn)。分步撰寫指南第一步：規(guī)范離職申請流程員工主動離職需提前30日（試用期內(nèi)提前3日）提交書面離職申請表，說明離職原因、預(yù)計(jì)離職日期；部門負(fù)責(zé)人審核離職理由是否合理，HR確認(rèn)工作交接安排后，批準(zhǔn)離職申請。企業(yè)解除勞動合同的，需出具解除勞動合同通知書，說明解除原因及依據(jù)。第二步：制定交接清單內(nèi)容根據(jù)崗位職責(zé)設(shè)計(jì)交接清單，明確交接項(xiàng)目：工作內(nèi)容（未完成工作、待辦事項(xiàng)、進(jìn)度說明）、物品交接（辦公設(shè)備、鑰匙、工牌、公司文件資料等）、財(cái)務(wù)交接（預(yù)借款、備用金、發(fā)票等）、客戶資源交接（客戶聯(lián)系方式、合作進(jìn)展等）。第三步：組織交接執(zhí)行與監(jiān)督離職員工與接任人員（或部門負(fù)責(zé)人）逐項(xiàng)核對交接清單，雙方簽字確認(rèn)；部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督交接過程，保證交接內(nèi)容完整、準(zhǔn)確；HR確認(rèn)交接完成后，辦理離職手續(xù)（如停繳社保、結(jié)算工資、出具離職證明）。第四步：辦理后續(xù)手續(xù)與歸檔離職證明需注明員工姓名、入職日期、離職日期、崗位名稱、合同期限等信息，不得包含負(fù)面評價(jià)（如“被辭退”“表現(xiàn)不合格”）；交接清單、離職申請表、離職證明等資料歸入員工檔案，保存期限不少于2年。標(biāo)準(zhǔn)化模板表格員工離職申請表基本信息員工姓名工號所屬部門崗位入職日期年月日合同期限預(yù)計(jì)離職日期年月日離職類型□主動離職□被動離職離職原因（可多選）□個(gè)人發(fā)展□薪資待遇□工作環(huán)境□家庭原因□其他：工作交接計(jì)劃未完成工作及進(jìn)度說明物品交接清單（辦公設(shè)備、文件資料等）客戶資源交接（如有）部門負(fù)責(zé)人意見（是否同意離職，交接安排是否合理）負(fù)責(zé)人簽字