企業(yè)采購申請及審批標準流程模板一、適用范圍與使用場景本模板適用于各類企業(yè)日常運營中的采購申請及審批管理，涵蓋辦公用品、生產(chǎn)物料、固定資產(chǎn)、服務外包（如維修、咨詢）、工程建設等各類采購類型。無論是中小型企業(yè)規(guī)范采購流程，還是大型企業(yè)統(tǒng)一采購標準，均可通過本模板實現(xiàn)采購需求的規(guī)范化提報、多級審批、過程留痕及合規(guī)管理，保證采購活動“有據(jù)可依、權責清晰、高效透明”。特別適用于以下場景：員工因工作需要申領辦公用品或設備；生產(chǎn)部門需采購原材料或零部件；行政部門計劃采購固定資產(chǎn)（如電腦、家具）；業(yè)務部門外包服務（如設計、保潔）；企業(yè)工程項目需采購建材或設備。二、采購申請審批全流程操作指南采購申請及審批需遵循“需求發(fā)起→部門初審→財務審核→管理層審批→結果反饋→采購執(zhí)行→歸檔備案”的閉環(huán)流程，各環(huán)節(jié)責任人與操作要求（一）第一步：采購需求發(fā)起與申請單填寫責任人：采購需求部門經(jīng)辦人（如部門員工/部門助理）操作說明：明確采購需求：經(jīng)辦人根據(jù)實際工作需要（如新員工入職、設備故障、項目開展等），確定采購物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預估單價、用途及期望到貨日期，保證需求合理、必要。填寫《采購申請單》：登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)或紙質(zhì)模板，逐項填寫申請單信息（詳見“三、采購申請單標準模板”），重點核對“采購明細”“預算金額”“用途說明”等字段，保證信息真實、完整。附件準備：根據(jù)采購類型補充必要附件，如：辦公用品/固定資產(chǎn)：需提供《物品配置說明》（如電腦需注明配置要求）；生產(chǎn)物料：需提供《物料需求計劃》（BOM清單）或《生產(chǎn)任務單》；服務外包：需提供《服務需求說明書》（如保潔服務需注明服務范圍、頻次）；大額采購（超X萬元，具體金額由企業(yè)自定）：需提供不少于3家的《供應商報價單》或《市場調(diào)研報告》。提交申請：通過系統(tǒng)提交審批（或紙質(zhì)版提交至部門負責人處），等待部門初審。（二）第二步：部門初審責任人：需求部門負責人操作說明：審核必要性：核實采購需求是否與部門工作計劃匹配，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、修復舊設備等），避免重復采購或過度采購。審核合理性：檢查采購明細（規(guī)格、數(shù)量）、預估單價是否符合部門實際需求及預算標準，數(shù)量是否合理（如辦公用品需結合歷史使用量）。審核合規(guī)性：確認附件是否齊全（如大額采購的報價單），是否符合企業(yè)采購制度（如是否屬于“三重一大”事項需集體決策）。審批意見：審核通過后，在《采購申請單》“部門初審意見”欄簽字確認，并注明“同意”及建議優(yōu)先級（如“緊急”“常規(guī)”）；審核不通過需注明原因（如“需求不明確”“超預算”），退回經(jīng)辦人修改。（三）第三步：財務審核責任人：財務部門專員/負責人操作說明：預算核對：通過財務系統(tǒng)查詢該部門年度/季度預算余額，確認本次采購預算是否充足；若為跨部門采購，需協(xié)調(diào)分攤預算或確認牽頭部門預算。資金來源審核：確認采購資金來源（如運營資金、專項基金、項目資金）是否符合財務規(guī)定，是否存在資金挪用風險。價格合理性評估：對比歷史采購價格、市場均價或供應商報價單，判斷預估單價是否合理；對價格異常（如遠高于/低于市場價）的采購，要求需求部門補充說明。審批意見：審核通過后，在“財務審核意見”欄簽字并注明“預算OK”“價格合理”；若預算不足，需注明“建議調(diào)整采購量”或“申請追加預算”；若價格異常，需標注“重新詢價”并退回需求部門。（四）第四步：管理層審批責任人：根據(jù)采購金額/類型劃分，具體權限如下（企業(yè)可自定義調(diào)整）：小額采購（≤X萬元）：采購部經(jīng)理審批；中額采購（X萬-Y萬元，如Y=50萬）：分管副總審批；大額采購（≥Y萬元）或“三重一大”事項（如重大設備采購）：總經(jīng)理/董事長審批，必要時需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。操作說明：審批權限匹配：財務審核通過的申請單，根據(jù)金額/類型自動流轉至對應審批人（或由行政部人工提交）。重點審核內(nèi)容：戰(zhàn)略符合性：采購是否與企業(yè)年度戰(zhàn)略目標一致（如生產(chǎn)物料采購是否支持產(chǎn)能提升）；風險評估：供應商資質(zhì)、合同條款、付款方式是否存在法律或財務風險；成本效益：大額采購需評估投入產(chǎn)出比（如設備采購是否帶來效率提升、成本節(jié)約）。審批意見：審批通過后，在“管理層審批意見”欄簽字并注明“同意采購”；審批不通過需注明原因（如“不符合戰(zhàn)略規(guī)劃”“風險過高”），退回需求部門。（五）第五步：審批結果反饋與采購執(zhí)行責任人：采購部（或行政部/需求部門）操作說明：結果通知：采購部通過系統(tǒng)或郵件向需求部門反饋審批結果（審批通過/駁回），駁回需同步說明原因及修改建議。采購執(zhí)行：審批通過后，采購部根據(jù)采購類型開展后續(xù)工作：標準物品（如辦公用品）：通過定點供應商下單，注明申請單編號；定制物品/服務：與選定的供應商簽訂合同（需法務部審核，若無法務部則由采購部負責人審核），明確交付時間、質(zhì)量標準、驗收方式；緊急采購：經(jīng)需求部門負責人及分管副總口頭確認后，可先執(zhí)行采購，并在2個工作日內(nèi)補全審批手續(xù)。進度跟蹤：采購部定期跟蹤訂單交付進度，若遇延遲（如供應商交貨期延誤），需及時通知需求部門并協(xié)商解決方案。（六）第六步：驗收與歸檔責任人：需求部門、采購部、財務部操作說明：物品驗收：需求部門收到采購物品/服務后，組織驗收（如辦公用品檢查數(shù)量、規(guī)格；固定資產(chǎn)測試功能；服務外包檢查服務質(zhì)量），并在《采購驗收單》上簽字確認。異常處理：驗收不合格（如物品損壞、服務不達標），需在1個工作日內(nèi)反饋至采購部，由采購部聯(lián)系供應商退換貨或扣款，并同步更新供應商檔案。歸檔備案：采購部將《采購申請單》《審批記錄》《供應商報價單》《合同》《驗收單》等資料整理歸檔（電子檔存入系統(tǒng)，紙質(zhì)檔按年度裝訂），保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)采購檔案保存期限不少于5年）。三、采購申請單標準模板企業(yè)采購申請單基本信息填寫內(nèi)容申請部門申請日期年月日申請人（姓名，用*號代替）聯(lián)系電話（內(nèi)部分機，無需隱私信息）采購類型□辦公用品□生產(chǎn)物料□固定資產(chǎn)□服務外包□工程□其他采購明細規(guī)格/服務說明單位數(shù)量預估單價（元）預算金額（元）用途說明示例：筆記本電腦i5處理器/16G內(nèi)存/512G固態(tài)臺24500.009000.00新員工入職使用示例：打印紙A4/80g箱525.00125.00部門日常打?。筛鶕?jù)實際采購類型增刪列）預算信息預算科目年度預算余額（元）本次申請金額（元）預算是否充足□是□否審批流程部門負責人財務審核采購部分管副總總經(jīng)理簽字/意見日期年月日年月日年月日年月日年月日備注1.供應商報價單見附件；2.需于X月X日前到貨（可選填）四、操作關鍵注意事項預算優(yōu)先原則：所有采購必須在部門年度預算內(nèi)執(zhí)行，超預算采購需提前提交《預算追加申請》，經(jīng)財務部及管理層審批后方可發(fā)起。附件完整性：未按要求提供附件（如大額采購無報價單、固定資產(chǎn)無配置說明）的申請單，各部門負責人有權拒絕初審。審批時效要求：各環(huán)節(jié)審批人需在2個工作日內(nèi)完成審批（緊急采購可縮短至1個工作日），避免因?qū)徟舆t影響工作進度；若需補充材料，應及時通知經(jīng)辦人。緊急采購處理：因突發(fā)情況（如設備故障影響生產(chǎn)）需緊急采購，可先通過電話/即時通訊工具向部門負責人及分管副總申請，獲批后立即采購，并在2個工作日內(nèi)補全紙質(zhì)審批手續(xù)。供應商合規(guī)性：采購部需優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應商名錄中的供應商，新供應商引入需提