設(shè)備對外采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司設(shè)備對外采購管理，規(guī)范采購行為，確保所采購設(shè)備符合公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有對外采購設(shè)備的活動，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、檢測設(shè)備等各類固定資產(chǎn)及相關(guān)配套設(shè)備的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購過程合法合規(guī)。2.效益原則：在滿足公司需求的前提下，通過科學(xué)合理的采購策略，降低采購成本，提高采購效益。3.質(zhì)量原則：嚴(yán)格把控采購設(shè)備的質(zhì)量，確保所采購設(shè)備能夠滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營及業(yè)務(wù)發(fā)展的要求。4.公正原則：采購過程應(yīng)遵循公正、公平、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。5.歸口管理原則：設(shè)備采購實行歸口管理，明確各部門職責(zé)，確保采購工作有序進行。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計劃，組織實施采購活動，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購進度，確保設(shè)備按時、按質(zhì)、按量交付。3.負(fù)責(zé)收集、整理采購相關(guān)資料，建立采購檔案，定期進行采購數(shù)據(jù)分析。（二）使用部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，提出設(shè)備采購申請，明確采購設(shè)備的規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)等要求。2.參與采購設(shè)備的技術(shù)談判、驗收等工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。3.負(fù)責(zé)采購設(shè)備的安裝、調(diào)試、使用培訓(xùn)及日常維護等工作。（三）技術(shù)部門1.協(xié)助使用部門制定采購設(shè)備的技術(shù)規(guī)格和要求，提供技術(shù)咨詢和技術(shù)支持。2.參與采購設(shè)備的技術(shù)談判、驗收等工作，對設(shè)備的技術(shù)性能進行評估和確認(rèn)。（四）質(zhì)量部門1.制定采購設(shè)備的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程，負(fù)責(zé)采購設(shè)備的質(zhì)量檢驗和驗收工作。2.對采購設(shè)備的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理，確保所采購設(shè)備符合質(zhì)量要求。（五）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，安排采購資金，對采購費用進行核算和監(jiān)督。2.參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務(wù)規(guī)定。三、采購計劃（一）需求預(yù)測1.使用部門應(yīng)定期對本部門設(shè)備需求進行預(yù)測，結(jié)合公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、技術(shù)改造計劃等，提前提出設(shè)備采購需求。2.采購部門應(yīng)收集、分析市場信息和行業(yè)動態(tài)，掌握設(shè)備技術(shù)發(fā)展趨勢，為采購計劃的制定提供參考依據(jù)。（二）計劃編制1.采購部門根據(jù)使用部門的設(shè)備采購需求和需求預(yù)測情況，結(jié)合公司庫存狀況和資金預(yù)算，編制年度采購計劃。2.年度采購計劃應(yīng)明確采購設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、公司生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃，使用部門應(yīng)及時提出申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。2.采購部門對使用部門提出的采購計劃調(diào)整申請進行審核，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的采購計劃調(diào)整申請作為采購工作的依據(jù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.根據(jù)采購設(shè)備的要求和供應(yīng)商信息庫中的資料，采購部門組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行評估和選擇。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量保證能力、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.對于重要設(shè)備的采購，應(yīng)選擇至少三家以上的供應(yīng)商進行詢價和報價，綜合比較各供應(yīng)商的報價、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評價1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評價，評價周期一般為每年一次。評價內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平、合作態(tài)度等方面。2.根據(jù)供應(yīng)商評價結(jié)果，采購部門對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，在同等條件下應(yīng)優(yōu)先選擇；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰，并停止與其合作。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.公司建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等。2.公司建立供應(yīng)商約束機制，對于違反合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延誤等情況的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同約定進行處罰，如扣除貨款、暫停合作等。五、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)設(shè)備需求情況，填寫《設(shè)備采購申請表》，詳細(xì)說明采購設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、采購原因、預(yù)計使用時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購部門。2.《設(shè)備采購申請表》應(yīng)附相關(guān)技術(shù)資料和圖紙，如設(shè)備技術(shù)規(guī)格書、設(shè)備清單等。（二）采購審批1.采購部門收到使用部門提交的《設(shè)備采購申請表》后，對采購申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購申請的必要性、采購設(shè)備的規(guī)格型號是否符合公司要求、采購預(yù)算是否合理等。2.采購部門審核通過后，將《設(shè)備采購申請表》提交給相關(guān)部門進行審批。審批流程一般為：采購部門負(fù)責(zé)人審核→技術(shù)部門審核→質(zhì)量部門審核→財務(wù)部門審核→公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的設(shè)備采購，應(yīng)組織相關(guān)部門進行聯(lián)合評審，必要時可邀請外部專家參與評審。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，制定采購方案，明確采購方式、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。2.采購方式包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。采購部門應(yīng)根據(jù)采購設(shè)備的特點和采購金額大小，選擇合適的采購方式。3.對于招標(biāo)采購，采購部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。4.對于競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等，采購部門應(yīng)選擇至少三家以上的供應(yīng)商進行談判、詢價或協(xié)商，確定最終供應(yīng)商，并簽訂采購合同。（四）合同簽訂1.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同文本提交給相關(guān)部門進行審核，審核內(nèi)容包括合同條款是否符合法律法規(guī)要求、合同條款是否明確、合同價格是否合理等。3.經(jīng)審核通過后的采購合同，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋公司合同專用章后生效。（五）采購驗收1.采購設(shè)備到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.采購設(shè)備到貨后，質(zhì)量部門按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程，對采購設(shè)備進行質(zhì)量檢驗和驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)等方面。3.對于大型設(shè)備或復(fù)雜設(shè)備，質(zhì)量部門可組織相關(guān)部門和專業(yè)技術(shù)人員進行聯(lián)合驗收。驗收合格后，質(zhì)量部門出具《設(shè)備驗收報告》。4.如采購設(shè)備驗收不合格，質(zhì)量部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）付款結(jié)算1.采購設(shè)備驗收合格后，采購部門應(yīng)及時辦理付款手續(xù)。付款申請應(yīng)附采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料。2.財務(wù)部門對采購部門提交的付款申請進行審核，審核內(nèi)容包括付款金額是否符合合同約定、發(fā)票是否合規(guī)、驗收報告是否齊全等。3.經(jīng)審核通過后的付款申請，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部門辦理付款結(jié)算手續(xù)。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中的風(fēng)險進行識別，識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等方面。2.對于識別出的風(fēng)險，采購部門應(yīng)進行詳細(xì)分析，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，采購部門制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于市場風(fēng)險，可通過市場調(diào)研、價格談判等方式進行應(yīng)對；對于供應(yīng)商風(fēng)險，可加強供應(yīng)商管理、簽訂風(fēng)險防范條款等方式進行應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險，可加強質(zhì)量檢驗和驗收、選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商等方式進行應(yīng)對；對于合同風(fēng)險，可加強合同審核、簽訂補充協(xié)議等方式進行應(yīng)對；對于付款風(fēng)險，可加強付款審批、建立供應(yīng)商信用檔案等方式進行應(yīng)對。2.在采購過程中，采購部門應(yīng)密切關(guān)注風(fēng)險變化情況，及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施，確保采購工作順利進行。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對設(shè)備對外采購活動進行審計，審計內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等方面。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)出具審計報告，對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。