蘇州公證檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)蘇州公證檔案的科學(xué)管理，確保公證檔案的完整與安全，充分發(fā)揮公證檔案在公證業(yè)務(wù)及社會(huì)活動(dòng)中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《公證法》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市公證工作實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于蘇州市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)公證機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公證檔案由各公證機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)或配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性與完整性原則公證檔案應(yīng)如實(shí)反映公證業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或損毀檔案。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮公證業(yè)務(wù)及社會(huì)利用的需求，建立科學(xué)合理的檔案管理制度和檢索體系，便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)各公證機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)公證檔案的日常管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)具備必要的辦公場(chǎng)所和設(shè)施設(shè)備，以滿足檔案保管和利用的需要。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.組織開(kāi)展公證檔案的收集、整理、歸檔工作，對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和安全防護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。4.建立檔案檢索體系，負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案信息，保障檔案利用的合法性和規(guī)范性。5.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)和管理，提高檔案管理的信息化水平。6.開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公證人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。7.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公證業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，包括公證申請(qǐng)表、受理通知書(shū)、詢問(wèn)筆錄、證明材料、公證書(shū)原本及副本等。2.與公證業(yè)務(wù)相關(guān)的調(diào)查材料、往來(lái)信函、會(huì)議記錄、請(qǐng)示報(bào)告等。3.公證機(jī)構(gòu)在開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)資料、人事檔案等各類資料。4.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.公證人員應(yīng)在公證業(yè)務(wù)辦結(jié)后及時(shí)將相關(guān)文件材料移交檔案管理部門(mén)，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.移交的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，符合檔案整理要求。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)接收的文件材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）整理原則公證檔案應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類根據(jù)公證業(yè)務(wù)的性質(zhì)和特點(diǎn)，將公證檔案分為民事類、經(jīng)濟(jì)類、涉外類等類別，每類再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)對(duì)每一份公證檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。編號(hào)可采用年度+類別+順序號(hào)的方式編制。3.裝訂將每份公證檔案的文件材料按照一定順序排列整齊，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限公證檔案的保管期限分為短期、中期和長(zhǎng)期。短期保管期限為5年以下，中期保管期限為5年至15年，長(zhǎng)期保管期限為15年以上。具體保管期限根據(jù)公證業(yè)務(wù)的性質(zhì)、重要程度和利用價(jià)值等因素確定。（二）保管條件1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找和管理。（三）檔案的存放與排列1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，不同類別和保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和查閱。2.檔案柜架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、保管期限等標(biāo)識(shí)，便于快速定位和查找檔案。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)重點(diǎn)檔案應(yīng)增加檢查頻次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況、安全防護(hù)設(shè)施等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，建立檢查檔案，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公證機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱公證檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)等因辦理案件或履行職責(zé)需要查閱公證檔案。3.當(dāng)事人及其代理人因與公證事項(xiàng)相關(guān)的合理需求查閱公證檔案。4.其他依法需要查閱公證檔案的單位或個(gè)人。（二）利用手續(xù)1.公證機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、仲裁機(jī)構(gòu)等查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和工作證，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.當(dāng)事人及其代理人查閱檔案，應(yīng)提交本人有效身份證件和與公證事項(xiàng)相關(guān)的證明材料，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定查閱。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。（三）利用方式1.查閱人員可直接查閱紙質(zhì)檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供必要的協(xié)助和服務(wù)，確保查閱工作的順利進(jìn)行。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱事由、查閱檔案名稱及編號(hào)等，以便于對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公證檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公證檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)公證檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實(shí)現(xiàn)公證檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、當(dāng)事人信息、公證事項(xiàng)等內(nèi)容。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、當(dāng)事人姓名等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理功能對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行登記和管理，包括借閱人姓名、單位、借閱日期、歸還日期等信息，確保檔案借閱的規(guī)范和安全。4.統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的利用情況、保管期限分布、類別統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。5.安全管理功能設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。（四）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)設(shè)備，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和安全評(píng)估，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)丟失。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公證業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷(xiāo)毀；對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可延長(zhǎng)保管期限繼續(xù)保存。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)編