船舶設(shè)備資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司船舶設(shè)備資料的管理，確保船舶設(shè)備資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，保障船舶的安全運(yùn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有船舶設(shè)備資料的管理，包括但不限于設(shè)備的技術(shù)文件、操作手冊(cè)、維護(hù)記錄、圖紙等。（三）管理原則1.集中管理原則：船舶設(shè)備資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管。2.分類管理原則：根據(jù)設(shè)備的類型、用途、重要性等因素，對(duì)船舶設(shè)備資料進(jìn)行分類管理，便于查找和使用。3.動(dòng)態(tài)管理原則：船舶設(shè)備資料應(yīng)隨著設(shè)備的更新、改造、維修等情況及時(shí)進(jìn)行更新和補(bǔ)充，確保資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。4.保密原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密的船舶設(shè)備資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密制度進(jìn)行管理，防止資料泄露。二、管理職責(zé)（一）公司主管部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和修訂船舶設(shè)備資料管理辦法，并監(jiān)督實(shí)施。2.負(fù)責(zé)組織船舶設(shè)備資料的收集、整理、歸檔和保管工作。3.負(fù)責(zé)建立船舶設(shè)備資料管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資料的信息化管理。4.負(fù)責(zé)對(duì)船舶設(shè)備資料的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保資料的合理使用。5.負(fù)責(zé)對(duì)船舶設(shè)備資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。（二）船舶部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門船舶設(shè)備資料的收集、整理和移交工作。2.負(fù)責(zé)按照公司的要求，及時(shí)更新和補(bǔ)充本部門船舶設(shè)備資料。3.負(fù)責(zé)本部門船舶設(shè)備資料的日常使用和保管工作，確保資料的安全和完整。4.負(fù)責(zé)配合公司主管部門對(duì)船舶設(shè)備資料的管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（三）船舶設(shè)備資料管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)船舶設(shè)備資料的具體收集、整理、歸檔和保管工作。2.負(fù)責(zé)對(duì)船舶設(shè)備資料進(jìn)行分類、編號(hào)、登記和建賬，確保資料的有序管理。3.負(fù)責(zé)船舶設(shè)備資料管理數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和更新，保證資料的信息化管理。4.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序和要求，為船舶設(shè)備的使用、維護(hù)、維修等提供資料支持。5.負(fù)責(zé)對(duì)船舶設(shè)備資料的借閱、歸還等情況進(jìn)行登記和管理，確保資料的安全。三、資料收集（一）新設(shè)備資料收集1.船舶設(shè)備采購(gòu)部門在采購(gòu)新設(shè)備時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商提供完整的設(shè)備技術(shù)文件、操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)、圖紙等資料。2.采購(gòu)部門應(yīng)在設(shè)備到貨前，將收集到的設(shè)備資料移交公司主管部門進(jìn)行審核和整理。3.公司主管部門對(duì)采購(gòu)部門移交的設(shè)備資料進(jìn)行審核，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和符合相關(guān)法律法規(guī)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。對(duì)于不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其補(bǔ)充或更正。（二）設(shè)備改造與維修資料收集1.船舶設(shè)備改造或維修項(xiàng)目實(shí)施前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)要求施工單位提供相關(guān)的技術(shù)文件、施工圖紙、維修記錄等資料。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施過程中，及時(shí)收集和整理項(xiàng)目相關(guān)資料，并在項(xiàng)目結(jié)束后，將資料移交公司主管部門進(jìn)行歸檔。3.公司主管部門對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人移交的設(shè)備改造與維修資料進(jìn)行審核，確保資料能夠反映設(shè)備改造或維修的全過程和實(shí)際情況。（三）船舶日常運(yùn)行資料收集1.船舶船員應(yīng)在日常工作中，及時(shí)收集和整理船舶設(shè)備的運(yùn)行記錄、維護(hù)記錄、故障記錄等資料。2.船舶部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)船員收集的資料進(jìn)行檢查和審核，確保資料的真實(shí)性和完整性。3.船舶部門應(yīng)在每月末將本月船舶設(shè)備運(yùn)行資料移交公司主管部門進(jìn)行歸檔。四、資料整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照設(shè)備的類型進(jìn)行分類，如主機(jī)、輔機(jī)、電氣設(shè)備、甲板設(shè)備、輪機(jī)設(shè)備等。2.按照設(shè)備的用途進(jìn)行分類，如動(dòng)力設(shè)備、航行設(shè)備、通信設(shè)備、消防設(shè)備等。3.按照資料的性質(zhì)進(jìn)行分類，如技術(shù)文件、操作手冊(cè)、維護(hù)記錄、圖紙等。（二）編號(hào)規(guī)則1.船舶設(shè)備資料編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)由設(shè)備類別代碼、設(shè)備型號(hào)代碼、資料順序號(hào)等組成，具體編號(hào)規(guī)則如下：設(shè)備類別代碼：采用兩位大寫英文字母表示，如主機(jī)用“MJ”表示，輔機(jī)用“FJ”表示。設(shè)備型號(hào)代碼：采用三位數(shù)字表示，如某型號(hào)主機(jī)用“123”表示。資料順序號(hào)：采用四位數(shù)字表示，如某設(shè)備的第一份資料用“0001”表示，第二份資料用“0002”表示。3.例如，某船舶主機(jī)的操作手冊(cè)編號(hào)為“MJ1230001”。（三）登記建賬1.公司主管部門對(duì)整理后的船舶設(shè)備資料進(jìn)行登記建賬，建立船舶設(shè)備資料臺(tái)賬。2.臺(tái)賬應(yīng)包括資料編號(hào)、資料名稱、資料類別、設(shè)備名稱、設(shè)備型號(hào)、供應(yīng)商、歸檔日期、保管期限等信息。3.船舶設(shè)備資料管理人員應(yīng)定期對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)和更新，確保臺(tái)賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。五、資料歸檔（一）歸檔范圍1.新設(shè)備資料：包括設(shè)備的技術(shù)文件、操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)、圖紙等。2.設(shè)備改造與維修資料：包括技術(shù)文件、施工圖紙、維修記錄等。3.船舶日常運(yùn)行資料：包括運(yùn)行記錄、維護(hù)記錄、故障記錄等。4.其他與船舶設(shè)備相關(guān)的資料，如設(shè)備證書、檢驗(yàn)報(bào)告等。（二）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合相關(guān)法律法規(guī)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.歸檔資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理和編號(hào)，確保資料的有序管理。3.歸檔資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行保存，紙質(zhì)資料應(yīng)裝訂成冊(cè)，電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。4.歸檔資料應(yīng)明確保管期限，保管期限分為長(zhǎng)期、中期和短期，具體保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）歸檔程序1.船舶設(shè)備資料管理人員對(duì)整理好的資料進(jìn)行審核，確保資料符合歸檔要求。2.審核通過的資料按照歸檔范圍和要求進(jìn)行分類、編號(hào)、登記建賬，并填寫歸檔清單。3.資料管理人員將紙質(zhì)資料裝訂成冊(cè)，在封面加蓋“船舶設(shè)備資料歸檔章”，注明資料編號(hào)、資料名稱、資料類別、設(shè)備名稱、設(shè)備型號(hào)、歸檔日期等信息。4.資料管理人員將紙質(zhì)資料和電子資料一并移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保管。檔案管理部門對(duì)移交的資料進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)。六、資料保管（一）保管環(huán)境1.船舶設(shè)備資料應(yīng)存放在專門的資料室或檔案室，資料室或檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.資料室內(nèi)應(yīng)配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如文件柜、書架、電子存儲(chǔ)設(shè)備等，確保資料的安全存放。3.資料室內(nèi)應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合資料保管的要求。（二）保管期限1.船舶設(shè)備資料的保管期限應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和重要性確定，具體保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.長(zhǎng)期保管的資料包括設(shè)備的技術(shù)文件、操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)、圖紙等，保管期限為設(shè)備使用壽命結(jié)束后再加[X]年。3.中期保管的資料包括設(shè)備改造與維修資料、運(yùn)行記錄、維護(hù)記錄等，保管期限為[X]年。4.短期保管的資料包括故障記錄、檢驗(yàn)報(bào)告等，保管期限為[X]年。（三）保管檢查1.公司主管部門應(yīng)定期對(duì)船舶設(shè)備資料的保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、存放環(huán)境等。2.資料管理人員應(yīng)每月對(duì)資料進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保資料的數(shù)量和質(zhì)量與臺(tái)賬記錄一致。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失資料、修復(fù)損壞資料、調(diào)整存放環(huán)境等。七、資料使用（一）使用申請(qǐng)1.船舶設(shè)備使用部門或個(gè)人需要查閱、借閱船舶設(shè)備資料時(shí)，應(yīng)填寫《船舶設(shè)備資料使用申請(qǐng)表》，注明使用目的、資料名稱、資料編號(hào)等信息。2.《船舶設(shè)備資料使用申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公司主管部門審核。3.公司主管部門對(duì)使用申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)；對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)說明理由并退回申請(qǐng)。（二）使用登記1.資料管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的使用申請(qǐng)，對(duì)船舶設(shè)備資料進(jìn)行登記，記錄使用人、使用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.對(duì)于借閱的資料，資料管理人員應(yīng)向使用人發(fā)放《船舶設(shè)備資料借閱單》，使用人應(yīng)在借閱單上簽字確認(rèn)。3.使用人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求使用資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、涂改資料。（三）歸還要求1.使用人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還所借閱的船舶設(shè)備資料，資料管理人員應(yīng)對(duì)歸還的資料進(jìn)行檢查，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于歸還的資料，資料管理人員應(yīng)在《船舶設(shè)備資料借閱單》上注明歸還時(shí)間，并將借閱單歸檔保存。3.如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失，使用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.船舶設(shè)備資料保管期限屆滿，且資料已不再具有保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因設(shè)備報(bào)廢、更新等原因，導(dǎo)致相關(guān)資料已不再適用的，可以進(jìn)行銷毀。3.因不可抗力等原因，導(dǎo)致資料損壞或丟失，無法修復(fù)或找回的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.船舶設(shè)備資料管理人員根據(jù)資料的保管期限和實(shí)際情況，提出資料銷毀申請(qǐng)，填寫《船舶設(shè)備資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《船舶設(shè)備資料銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公司主管部門審核。3.公司主管部門對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合銷毀條件的申請(qǐng)，組織相關(guān)人員進(jìn)行銷毀。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀人員、銷毀方式等。5.銷毀完成后，資料管理人員應(yīng)在《船舶設(shè)備資料銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表歸檔保存。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司主管部門應(yīng)定期對(duì)船舶設(shè)備資料的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、使用、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可以采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料抽查、人員訪談等方式進(jìn)行，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。3.公司主管部門應(yīng)建立船舶設(shè)備資料管理監(jiān)督檢查檔案，記錄監(jiān)督檢查的情況和結(jié)果。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)將船舶設(shè)備資料管理工作納入部門和個(gè)人的績(jī)效