肇慶自主采購管理辦法總則目的為規(guī)范肇慶地區(qū)[公司/組織名稱]的自主采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于肇慶地區(qū)[公司/組織名稱]各部門、各分支機構(gòu)及所屬單位的自主采購活動?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有潛在供應(yīng)商一視同仁，保證公平競爭，公正選擇供應(yīng)商。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求經(jīng)濟效益最大化，同時兼顧社會效益。4.誠信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護良好的市場秩序。采購管理職責(zé)分工采購決策機構(gòu)成立肇慶地區(qū)[公司/組織名稱]采購決策委員會，負責(zé)對重大采購項目進行決策。采購決策委員會成員包括公司高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等。其職責(zé)為：1.審議采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審批年度采購計劃。3.審定重大采購項目的采購方式、采購文件、中標（成交）供應(yīng)商等。采購執(zhí)行部門設(shè)立肇慶地區(qū)[公司/組織名稱]采購部，作為采購執(zhí)行部門，負責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。其職責(zé)為：1.貫徹執(zhí)行采購決策機構(gòu)的決議。2.制定和執(zhí)行采購計劃。3.組織采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。4.建立和維護供應(yīng)商庫。5.負責(zé)采購項目的驗收工作。需求部門各需求部門負責(zé)提出采購需求，配合采購部開展采購工作。其職責(zé)為：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準確提出采購需求，包括采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購項目的供應(yīng)商選擇、采購談判等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)意見。3.負責(zé)采購項目的使用和驗收工作。監(jiān)督部門設(shè)立肇慶地區(qū)[公司/組織名稱]內(nèi)部審計部門或監(jiān)察部門，作為采購監(jiān)督部門，對采購活動進行全過程監(jiān)督。其職責(zé)為：1.審查采購制度的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督采購流程的合規(guī)性。3.受理采購活動中的投訴舉報，對違規(guī)行為進行調(diào)查處理。采購計劃管理采購計劃的編制1.各需求部門應(yīng)于每年[具體時間]前，向采購部提交下一年度的采購需求計劃。采購需求計劃應(yīng)詳細說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等。2.采購部根據(jù)各需求部門提交的采購需求計劃，結(jié)合公司年度預(yù)算、庫存情況等因素，匯總編制年度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、采購方式、預(yù)算金額、采購時間等。3.年度采購計劃經(jīng)采購決策委員會審批后實施。采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時向采購部提出書面申請。2.采購部根據(jù)需求部門的申請，對采購計劃進行評估和調(diào)整，并報采購決策委員會審批。3.采購計劃調(diào)整后，采購部應(yīng)及時通知相關(guān)部門和供應(yīng)商。采購方式及適用范圍公開招標1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。2.采購程序：采購部發(fā)布招標公告，邀請潛在供應(yīng)商報名參加投標。采購部對報名供應(yīng)商進行資格審查，確定合格供應(yīng)商名單。采購部向合格供應(yīng)商發(fā)售招標文件。供應(yīng)商按照招標文件的要求編制投標文件，并在規(guī)定時間內(nèi)提交投標文件。采購部組織開標、評標活動，確定中標供應(yīng)商。采購部向中標供應(yīng)商發(fā)出中標通知書，并與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。邀請招標1.適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。2.采購程序：采購部根據(jù)采購項目的特點和需求，確定邀請供應(yīng)商名單。采購部向邀請供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書。采購部對邀請供應(yīng)商進行資格審查，確定合格供應(yīng)商名單。采購部向合格供應(yīng)商發(fā)售招標文件。供應(yīng)商按照招標文件的要求編制投標文件，并在規(guī)定時間內(nèi)提交投標文件。采購部組織開標、評標活動，確定中標供應(yīng)商。采購部向中標供應(yīng)商發(fā)出中標通知書，并與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。競爭性談判1.適用范圍：適用于招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.采購程序：采購部成立談判小組，談判小組由采購代表和有關(guān)專家組成。采購部向符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請書。供應(yīng)商按照談判邀請書的要求提交響應(yīng)文件。采購部組織談判小組與供應(yīng)商進行談判。談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價。談判小組根據(jù)談判文件和談判情況，確定成交供應(yīng)商。采購部向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書，并與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購程序：采購部提出單一來源采購申請，說明采購項目的名稱、采購內(nèi)容、采購金額、采用單一來源采購方式的原因等。采購決策委員會對單一來源采購申請進行審批。采購部與單一供應(yīng)商進行談判，確定采購價格、采購數(shù)量、交貨時間等條款。采購部與單一供應(yīng)商簽訂采購合同。詢價1.適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采購程序：采購部向符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書。供應(yīng)商按照詢價通知書的要求提交報價文件。采購部對供應(yīng)商的報價文件進行評審，確定成交供應(yīng)商。采購部向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書，并與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購文件管理采購文件的編制1.采購部根據(jù)采購項目的特點和采購方式，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告、招標文件、投標文件格式、評標標準、合同條款等。2.采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點、付款方式等內(nèi)容，確保采購文件的完整性和準確性。采購文件的審核1.采購文件編制完成后，采購部應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對采購文件進行審核。審核內(nèi)容包括采購文件的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性等。2.審核通過的采購文件報采購決策委員會審批。采購決策委員會對采購文件進行最終審批，確保采購文件符合公司利益和法律法規(guī)要求。采購文件的發(fā)售1.采購文件經(jīng)審批通過后，采購部應(yīng)及時向潛在供應(yīng)商發(fā)售采購文件。2.采購部應(yīng)向潛在供應(yīng)商提供采購文件的紙質(zhì)版或電子版，并收取相應(yīng)的費用。3.采購部應(yīng)向潛在供應(yīng)商提供采購文件的答疑服務(wù)，解答潛在供應(yīng)商對采購文件的疑問。采購文件的修改與補充1.在采購文件發(fā)售期間，如發(fā)現(xiàn)采購文件存在錯誤或需要補充相關(guān)內(nèi)容，采購部應(yīng)及時對采購文件進行修改和補充，并以書面形式通知所有已獲取采購文件的潛在供應(yīng)商。2.采購文件的修改和補充作為采購文件的組成部分，與采購文件具有同等法律效力。供應(yīng)商管理供應(yīng)商準入1.采購部建立供應(yīng)商準入制度，明確供應(yīng)商的準入條件。供應(yīng)商準入條件應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.潛在供應(yīng)商向采購部提交供應(yīng)商準入申請，包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書、業(yè)績證明材料等相關(guān)資料。3.采購部對潛在供應(yīng)商提交的申請資料進行審核，并實地考察潛在供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況。審核和考察合格的潛在供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫。供應(yīng)商評價與考核1.采購部定期對供應(yīng)商進行評價與考核，評價與考核內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格水平、合同履行情況等方面。2.采購部根據(jù)供應(yīng)商評價與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對評價與考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機會；對評價與考核不合格的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、取消合作資格等措施。3.采購部建立供應(yīng)商評價與考核檔案，記錄供應(yīng)商的評價與考核結(jié)果，作為供應(yīng)商管理的重要依據(jù)。供應(yīng)商淘汰1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購部應(yīng)將其從供應(yīng)商庫中淘汰：提供虛假資料，騙取供應(yīng)商資格的。產(chǎn)品質(zhì)量不合格，給公司造成重大損失的。交貨期嚴重延誤，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營的。售后服務(wù)不到位，客戶投訴較多的。存在商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為的。2.采購部將供應(yīng)商淘汰情況及時通知相關(guān)部門和供應(yīng)商，并說明淘汰原因。采購合同管理采購合同的簽訂1.采購項目確定中標（成交）供應(yīng)商后，采購部應(yīng)及時與中標（成交）供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保采購合同的完整性和準確性。3.采購合同簽訂前，采購部應(yīng)將采購合同草本提交相關(guān)部門和法律部門進行審核。審核通過后，采購部與中標（成交）供應(yīng)商簽訂正式采購合同。采購合同的履行1.采購合同簽訂后，采購部和需求部門應(yīng)按照采購合同的約定履行各自的義務(wù)。2.采購部負責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.需求部門負責(zé)對采購合同的履行情況進行監(jiān)督，確保采購合同的履行符合公司要求。采購合同的變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因市場變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更采購合同，采購部應(yīng)及時與中標（成交）供應(yīng)商協(xié)商，簽訂采購合同變更協(xié)議。2.如因不可抗力等原因?qū)е虏少徍贤瑹o法履行，采購部應(yīng)及時與中標（成交）供應(yīng)商協(xié)商，解除采購合同。3.采購合同的變更與解除應(yīng)符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的要求。采購合同的驗收1.采購項目到貨后，需求部門應(yīng)按照采購合同的約定對采購項目進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括采購項目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能等方面。驗收合格的，需求部門應(yīng)出具驗收報告；驗收不合格的，需求部門應(yīng)及時通知采購部，采購部負責(zé)與中標（成交）供應(yīng)商協(xié)商解決。3.采購合同驗收合格后，采購部按照采購合同的約定辦理付款手續(xù)。采購監(jiān)督與投訴處理采購監(jiān)督1.采購監(jiān)督部門對采購活動進行全過程監(jiān)督，確保采購活動合法合規(guī)。2.采購監(jiān)督部門應(yīng)定期對采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.采購監(jiān)督部門應(yīng)參與采購項目的開標、評標