采購供應(yīng)鏈標(biāo)準(zhǔn)化審批流程工具模板一、適用范圍與應(yīng)用場景（一）適用業(yè)務(wù)范圍本審批流程模板適用于各類企業(yè)采購供應(yīng)鏈管理中的全流程標(biāo)準(zhǔn)化審批，涵蓋但不限于以下采購類型：原材料/零部件采購：生產(chǎn)型企業(yè)生產(chǎn)用原材料、輔助材料、標(biāo)準(zhǔn)件等采購；固定資產(chǎn)采購：設(shè)備、儀器、辦公設(shè)備、車輛等非一次性消耗品采購；服務(wù)類采購：技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、物流服務(wù)、外包服務(wù)等采購；MRO（維護(hù)、維修、運(yùn)行）物料采購：保障企業(yè)日常運(yùn)營的低值易耗品、備品備件等采購。（二）典型應(yīng)用場景常規(guī)采購場景：企業(yè)月度/季度計劃內(nèi)采購，需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保證需求合理、預(yù)算合規(guī)、供應(yīng)商選擇規(guī)范；緊急采購場景：生產(chǎn)突發(fā)異常、設(shè)備故障急需物料時，在流程中設(shè)置“綠色通道”，兼顧效率與風(fēng)險控制；戰(zhàn)略采購場景：年度框架協(xié)議采購、大宗原材料集中采購，需強(qiáng)化跨部門協(xié)同與高層審批，保證戰(zhàn)略落地；新供應(yīng)商引入場景：首次合作供應(yīng)商的采購訂單，需增加供應(yīng)商資質(zhì)審核環(huán)節(jié)，保障供應(yīng)鏈穩(wěn)定性。二、標(biāo)準(zhǔn)化審批流程操作步驟（一）需求發(fā)起與資料準(zhǔn)備責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、設(shè)備部、行政部等）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計劃、設(shè)備維護(hù)、辦公需求等），填寫《采購申請審批表》（模板見第三章），明確采購物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、預(yù)估單價、總價、用途及期望交付日期等核心信息；附件準(zhǔn)備：根據(jù)采購類型補(bǔ)充必要資料，如技術(shù)圖紙、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求、歷史采購價格對比表、供應(yīng)商推薦名單（如有）等；內(nèi)部初審：需求部門負(fù)責(zé)人（*經(jīng)理）對需求的合理性（如數(shù)量是否符合生產(chǎn)計劃、規(guī)格是否符合設(shè)備要求）進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部。關(guān)鍵控制點(diǎn)：需求描述需清晰、可量化，避免“一批”“若干”等模糊表述；技術(shù)參數(shù)需與實(shí)際使用場景匹配，避免后期因規(guī)格不符導(dǎo)致退貨或延誤。（二）采購部需求復(fù)核與采購方式確定責(zé)任主體：采購部專員（*主管）、采購部經(jīng)理操作內(nèi)容：資料完整性檢查：采購部專員接收申請后，核對《采購申請審批表》及附件是否齊全（如技術(shù)參數(shù)、預(yù)算編號等），資料不全的需退回需求部門補(bǔ)充；需求可行性復(fù)核：核對庫存：查看ERP/WMS系統(tǒng)中現(xiàn)有庫存，確認(rèn)是否需采購（如存在安全庫存，需優(yōu)先使用庫存物料）；預(yù)算匹配：對照財務(wù)部提供的預(yù)算額度，確認(rèn)采購金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需需求部門提前申請預(yù)算調(diào)整；采購方式確定：根據(jù)采購金額、物料類型及公司制度，選擇合適的采購方式（見下表），并在《采購申請審批表》中標(biāo)注：采購金額范圍采購方式審批權(quán)限≤5000元自行采購（比價/詢價）采購部經(jīng)理審批5000-50000元招詢價（≥3家供應(yīng)商）采購部經(jīng)理+財務(wù)部復(fù)核50000-200000元競爭性談判采購部經(jīng)理+財務(wù)總監(jiān)+分管副總＞200000元或戰(zhàn)略物料公開招標(biāo)/戰(zhàn)略采購總經(jīng)理辦公會審批輸出成果：復(fù)核通過的《采購申請審批表》（標(biāo)注采購方式）、供應(yīng)商詢價記錄表（如適用）。（三）供應(yīng)商選擇與價格確認(rèn)責(zé)任主體：采購部專員、采購部經(jīng)理、需求部門（技術(shù)參與）操作內(nèi)容：供應(yīng)商尋源：根據(jù)采購方式開展供應(yīng)商篩選，如“自行采購”可通過合格供應(yīng)商庫內(nèi)比價，“招詢價”需邀請≥3家合格供應(yīng)商報價（供應(yīng)商需通過資質(zhì)預(yù)審，營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書齊全）；技術(shù)與商務(wù)評審：技術(shù)評審：需求部門（*工程師）對供應(yīng)商提供的技術(shù)參數(shù)、樣品（如需）進(jìn)行確認(rèn)，保證符合使用要求；商務(wù)評審：采購部對比供應(yīng)商報價、交期、付款條件、售后服務(wù)等，形成《供應(yīng)商報價對比表》；確定供應(yīng)商：根據(jù)“性價比最優(yōu)”原則（非單純低價）選定供應(yīng)商，特殊情況需在審批表中說明理由（如唯一供應(yīng)商、專利產(chǎn)品等）。關(guān)鍵控制點(diǎn)：合格供應(yīng)商庫需動態(tài)更新，定期評估供應(yīng)商履約能力；戰(zhàn)略物料采購優(yōu)先選擇框架協(xié)議供應(yīng)商。（四）合同/訂單審批與簽訂責(zé)任主體：采購部、財務(wù)部、法務(wù)部（如需）、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理操作內(nèi)容：合同/訂單起草：采購部根據(jù)確定的供應(yīng)商信息，起草采購合同或訂單，明確物料信息、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任等條款；法務(wù)審核（金額≥50000元或復(fù)雜合同）：法務(wù)部（*法務(wù)專員）審核合同條款的合規(guī)性、法律風(fēng)險，提出修改意見并跟蹤閉環(huán)；財務(wù)審核：財務(wù)部（*會計）審核合同中的價格、付款方式、發(fā)票類型等是否符合財務(wù)制度，確認(rèn)資金安排；分級審批：根據(jù)采購金額（見第二章第二節(jié)表格）提交對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后由采購部（*專員）與供應(yīng)商簽訂合同/訂單，副本分發(fā)至需求部門、財務(wù)部、倉庫。輸出成果：經(jīng)審批的《采購合同審批表》（模板見第三章）、正式采購合同/訂單。（五）訂單執(zhí)行與交付跟蹤責(zé)任主體：采購部專員、倉庫管理員操作內(nèi)容：供應(yīng)商交貨提醒：采購部在交貨日前3天提醒供應(yīng)商備貨，保證按時交付；到貨驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：倉庫管理員（*倉管員）核對到貨物料名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，簽署《到貨通知單》；質(zhì)量驗(yàn)收：需求部門（*質(zhì)檢員）按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后簽署《物料/服務(wù)驗(yàn)收單》（模板見第三章）；不合格物料需填寫《不合格品處理單》，啟動退貨或換貨流程；異常處理：如供應(yīng)商延遲交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，采購部需及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)解決方案（如加急生產(chǎn)、賠償損失），并同步告知需求部門。關(guān)鍵控制點(diǎn)：驗(yàn)收需“見單收貨”，無訂單或訂單信息不符不得收貨；質(zhì)量驗(yàn)收留存記錄（如檢測報告、照片），便于追溯。（六）發(fā)票校驗(yàn)與付款申請責(zé)任主體：采購部專員、財務(wù)部、總經(jīng)理操作內(nèi)容：發(fā)票接收：供應(yīng)商開具合規(guī)增值稅發(fā)票（抬頭、稅號等信息需與公司一致），采購部核對發(fā)票內(nèi)容與合同/訂單、驗(yàn)收單是否一致（物料名稱、數(shù)量、金額等）；發(fā)票校驗(yàn)：財務(wù)部（*稅務(wù)會計）通過“金稅系統(tǒng)”驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)?，確認(rèn)進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣聯(lián)有效性；付款申請：發(fā)票校驗(yàn)通過后，采購部填寫《付款申請審批表》，附合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料，按審批權(quán)限提交審批（審批權(quán)限同采購金額分級標(biāo)準(zhǔn)）；資金支付：財務(wù)部根據(jù)審批通過的付款申請，通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付款項(xiàng)，同步更新供應(yīng)商應(yīng)付賬款臺賬。關(guān)鍵控制點(diǎn)：“三單匹配”原則（訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票）是付款前提，避免重復(fù)支付或虛假支付；大額付款建議采用“分期支付”方式（如預(yù)付30%、到貨付60%、質(zhì)保金10%）。（七）采購歸檔與復(fù)盤責(zé)任主體：采購部專員、檔案管理員操作內(nèi)容：資料歸檔：采購部將采購全流程資料（申請表、詢價記錄、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等）整理成冊，標(biāo)注“采購編號+物料名稱+日期”，提交檔案管理員（*檔案員）存檔（電子檔+紙質(zhì)檔）；流程復(fù)盤：定期（如每月/季度）對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析（如平均采購周期、供應(yīng)商準(zhǔn)時交付率、采購成本節(jié)約率），識別流程瓶頸（如審批環(huán)節(jié)耗時過長、供應(yīng)商響應(yīng)慢），提出優(yōu)化建議并推動改進(jìn)。歸檔要求：資料保存期限≥3年，戰(zhàn)略采購、重大設(shè)備采購資料保存期限≥5年。三、核心審批模板與填寫指南（一）《采購申請審批表》表格字段：字段名稱填寫說明示例采購編號由采購部按“年份+月份+流水號”編制（如202405-001）202405-001申請部門需求部門全稱生產(chǎn)一部申請人需求部門具體經(jīng)辦人聯(lián)系電話申請人手機(jī)號碼（用于緊急溝通）138申請日期提交申請的日期（YYYY-MM-DD）2024-05-20采購類型勾選“原材料/固定資產(chǎn)/服務(wù)/MRO”等原材料物料名稱標(biāo)準(zhǔn)化物料名稱（參照公司物料編碼表）冷軋鋼板（SPCC）規(guī)格型號詳細(xì)技術(shù)參數(shù)（如厚度、尺寸、材質(zhì)等）厚度1.0mm，尺寸1000*2000mm計量單位國家法定計量單位噸需求數(shù)量需求部門實(shí)際需求數(shù)量5預(yù)估單價（元）參考?xì)v史采購價或市場詢價結(jié)果4500預(yù)估總價（元）=需求數(shù)量×預(yù)估單價22500資金預(yù)算編號財務(wù)部分配的預(yù)算代碼CG-2024-05-001用途說明采購物料的具體使用場景（如“用于A產(chǎn)品6月份生產(chǎn)”）用于A產(chǎn)品6月份生產(chǎn)期望交付日期要求供應(yīng)商到貨的最晚日期（YYYY-MM-DD）2024-06-10附件清單列出隨附資料名稱（如“技術(shù)圖紙1份”“供應(yīng)商報價單2份”）技術(shù)圖紙1份需求部門負(fù)責(zé)人意見簽字+日期，審核需求合理性*經(jīng)理2024-05-20采購部審核意見采購專員簽字（復(fù)核資料完整性、預(yù)算匹配度）+采購部經(jīng)理意見（采購方式確認(rèn)）主管：資料齊全經(jīng)理：招詢價采購2024-05-21財務(wù)部復(fù)核意見財務(wù)專員簽字（預(yù)算、付款條件）+財務(wù)經(jīng)理意見會計：預(yù)算充足經(jīng)理：同意2024-05-22分級審批意見按金額權(quán)限由分管副總/總經(jīng)理簽字（見第二章第二節(jié)審批權(quán)限表）*副總：同意2024-05-23填寫注意事項(xiàng)：規(guī)格型號需與技術(shù)圖紙一致，避免口語化描述（如“好一點(diǎn)的鋼板”）；預(yù)估單價需注明“含稅/不含稅”，避免后續(xù)爭議；附件需齊全，如采購設(shè)備需附《設(shè)備參數(shù)要求表》，采購服務(wù)需附《服務(wù)范圍說明書》。（二）《采購合同審批表》表格字段：字段名稱填寫說明示例合同編號由采購部按“HT-年份-月份-流水號”編制（如HT-2024-05-001）HT-2024-05-001采購編號關(guān)聯(lián)對應(yīng)的《采購申請審批表》編號202405-001供應(yīng)商全稱與營業(yè)執(zhí)照一致的供應(yīng)商名稱鋼鐵有限公司統(tǒng)一社會信用代碼供應(yīng)商18位信用代碼91110108供應(yīng)商聯(lián)系人采購對接人姓名聯(lián)系電話供應(yīng)商聯(lián)系人手機(jī)號碼1395678采購物料信息表格形式填寫（物料名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額）冷軋鋼板（SPCC）1.0mm10002000mm噸5450022500合同總金額（元）大寫+小寫（如“人民幣貳萬貳仟伍佰元整（￥22,500.00）”）人民幣貳萬貳仟伍佰元整￥22,500.00交貨地點(diǎn)物料送達(dá)的具體地點(diǎn)（如“公司倉庫1號庫”）公司倉庫1號庫交貨期限供應(yīng)商需完成交付的截止日期（如“2024年6月30日前”）2024年6月30日前付款方式明確支付節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)30%，到貨付60%，質(zhì)保金10%質(zhì)保期12個月”）預(yù)30%，到貨付60%，質(zhì)保金10%質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)遵循的國標(biāo)/行標(biāo)/企標(biāo)（如“GB/T11253-2007”）GB/T11253-2007違約責(zé)任約定違約金比例（如“逾期交貨每日按合同金額0.5%支付違約金”）逾期交貨每日按0.5%支付違約金合同附件清單列出附件名稱（如“技術(shù)協(xié)議”“報價單”）技術(shù)協(xié)議1份、報價單1份采購部意見采購專員（起草說明）+采購部經(jīng)理（審核條款）專員：條款完整經(jīng)理：同意2024-05-24法務(wù)部意見法務(wù)專員（法律風(fēng)險審核）+法務(wù)經(jīng)理（最終意見）法務(wù)：無法律風(fēng)險經(jīng)理：同意2024-05-25財務(wù)部意見財務(wù)經(jīng)理（資金、稅務(wù)條款審核）*經(jīng)理：付款條件合理2024-05-26總經(jīng)理審批總經(jīng)理簽字（最終審批）*總經(jīng)理：同意2024-05-27填寫注意事項(xiàng)：供應(yīng)商信息需與營業(yè)執(zhí)照一致，避免使用簡稱；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需明確可檢測，避免“合格”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述；違約責(zé)任需對等，避免單方面加重我方義務(wù)。（三）《物料/服務(wù)驗(yàn)收單》表格字段：字段名稱填寫說明示例驗(yàn)收編號由倉庫按“YSD-年份-月份-流水號”編制YSD-2024-05-001采購編號關(guān)聯(lián)對應(yīng)的《采購申請審批表》編號202405-001合同編號關(guān)聯(lián)對應(yīng)的《采購合同審批表》編號HT-2024-05-001物料名稱驗(yàn)收物料名稱冷軋鋼板（SPCC）規(guī)格型號物料規(guī)格1.0mm10002000mm供應(yīng)商名稱供貨商名稱鋼鐵有限公司到貨日期實(shí)際到貨日期（YYYY-MM-DD）2024-06-05驗(yàn)收日期完成驗(yàn)收的日期（YYYY-MM-DD）2024-06-08驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收具體地點(diǎn)（如“倉庫1號庫”）倉庫1號庫數(shù)量驗(yàn)收實(shí)收數(shù)量（與訂單數(shù)量對比，注明“溢余/短缺/一致”）實(shí)收5噸，與訂單一致質(zhì)量驗(yàn)收需求部門（質(zhì)檢員）填寫，注明“合格/不合格”，不合格需描述問題并附照片/報告合格驗(yàn)收結(jié)論倉庫管理員綜合數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收結(jié)果填寫（“同意入庫/拒收”）同意入庫需求部門簽字需求部門負(fù)責(zé)人/質(zhì)檢員簽字+日期*質(zhì)檢員：2024-06-08倉庫簽字倉庫管理員簽字+日期（確認(rèn)入庫數(shù)量）*倉管員：2024-06-08采購部簽字采購專員簽字+日期（確認(rèn)交付符合要求）*主管：趙六2024-06-08填寫注意事項(xiàng)：數(shù)量驗(yàn)收需“現(xiàn)場清點(diǎn)”，避免“估堆”；質(zhì)量驗(yàn)收如不合格，需明確問題點(diǎn)（如“厚度偏差0.1mm，超出標(biāo)準(zhǔn)±0.05mm”）并留存證據(jù)；驗(yàn)收結(jié)論需明確，不得模棱兩可（如“基本合格”需修改為“合格，允許微小偏差”）。四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)（一）風(fēng)險防范要點(diǎn)需求真實(shí)性控制：需求部門需提供《需求說明》，明確采購的必要性（如“為解決A產(chǎn)線產(chǎn)能瓶頸，需新增設(shè)備”），避免“為采購而采購”；供應(yīng)商合規(guī)性審查：首次合作供應(yīng)商需提供“三證一照”（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、相關(guān)資質(zhì)證書），關(guān)鍵物料（如食品、醫(yī)療器械）需審核生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證等；價格異常監(jiān)控：采購部需建立《物料價格臺賬》，定期跟蹤市場價格波動，當(dāng)單次采購價格偏離歷史均價±10%時，需補(bǔ)充說明理由（如原材料漲價、匯率波動）；合同法律風(fēng)險防范：金額≥10萬元的合同必須經(jīng)法務(wù)部審核，重點(diǎn)審查“知識產(chǎn)權(quán)歸屬”“不可抗力條款”“爭議解決方式”等，避免法律糾紛。（二）效率優(yōu)化建議線上審批系統(tǒng)應(yīng)用：通過OA/ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)審批流程線上化，減少紙質(zhì)資料傳遞時間，系統(tǒng)自動記錄審批節(jié)點(diǎn)（如“采購部審核已完成，待財務(wù)部復(fù)核”），可實(shí)時查詢流程進(jìn)度；分級授權(quán)簡化：對常規(guī)小額采購（如≤5000元MRO物料），可授權(quán)采購部經(jīng)理直接審批，無需逐級上報；模板標(biāo)準(zhǔn)化：推廣標(biāo)準(zhǔn)化采購模板