行政辦公文件存檔與歸檔管理制度第一章總則1.1制度目的為規(guī)范公司行政辦公文件的存檔與歸檔工作，保證文件資料的安全、完整、有序，提高文件利用效率，滿足公司經(jīng)營(yíng)決策、審計(jì)檢查及法律合規(guī)需求，特制定本管理制度。本制度旨在建立標(biāo)準(zhǔn)化的文件管理流程，明確各部門(mén)職責(zé)，防范文件丟失、損毀及信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。1.2適用范圍本制度適用于公司所有部門(mén)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的各類行政辦公文件，包括但不限于：規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、通知公告、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證、人事檔案、項(xiàng)目資料等。電子文件與紙質(zhì)文件均納入管理范疇。1.3管理原則文件管理遵循”統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范有序、安全保密”的原則。行政部作為歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；各部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件管理工作；所有員工均有保護(hù)公司文件安全的義務(wù)。第二章職責(zé)分工2.1行政部職責(zé)制定和完善文件存檔與歸檔管理制度及操作規(guī)范；指導(dǎo)各部門(mén)開(kāi)展文件管理工作，提供專業(yè)培訓(xùn)；負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案室的建立、維護(hù)與管理；統(tǒng)一接收、整理、鑒定、保管和銷毀歸檔文件；建立文件檢索系統(tǒng)，提供文件利用服務(wù)；定期組織文件管理檢查與評(píng)估。2.2各部門(mén)職責(zé)指定本部門(mén)文件管理員，明確崗位職責(zé)；負(fù)責(zé)本部門(mén)形成文件的日常收集、整理和預(yù)歸檔；按規(guī)定時(shí)限向行政部移交歸檔文件；配合行政部開(kāi)展文件管理培訓(xùn)和檢查工作；負(fù)責(zé)本部門(mén)文件借閱申請(qǐng)的初步審核。2.3文件形成人職責(zé)保證文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；使用統(tǒng)一規(guī)范的文件模板和編號(hào)規(guī)則；及時(shí)將文件提交本部門(mén)文件管理員；對(duì)涉密文件按規(guī)定標(biāo)注密級(jí)并控制知悉范圍。第三章文件存檔與歸檔流程3.1文件形成與收集文件編制：文件形成人使用公司統(tǒng)一模板編制文件，保證格式規(guī)范、內(nèi)容完整。重要文件需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。即時(shí)收集：文件形成后，形成人應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)將紙質(zhì)文件原件及電子版提交本部門(mén)文件管理員。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在指定服務(wù)器或共享文件夾中。初步整理：部門(mén)文件管理員接收文件后，按文件類型（如行政類、人事類、財(cái)務(wù)類等）進(jìn)行初步分類，填寫(xiě)《文件收集登記表》。3.2文件預(yù)歸檔價(jià)值鑒定：部門(mén)文件管理員會(huì)同部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)收集的文件進(jìn)行保存價(jià)值鑒定，確定保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）。組件裝訂：對(duì)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行組件，去除金屬物，破損文件進(jìn)行修復(fù)。超過(guò)一定頁(yè)數(shù)的文件應(yīng)加裝封面、目錄。預(yù)歸檔登記：在《文件預(yù)歸檔清單》中登記文件信息，包括文件標(biāo)題、編號(hào)、形成日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、保管期限等。3.3文件移交歸檔移交準(zhǔn)備：部門(mén)文件管理員每季度末整理本季度需歸檔文件，編制《文件歸檔移交清單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。移交審核：行政部檔案管理員接收移交文件，核對(duì)清單與實(shí)物是否一致，檢查文件整理質(zhì)量。不符合要求的退回整改。正式移交：審核通過(guò)后，雙方在《文件歸檔移交清單》上簽字確認(rèn)，清單一式兩份，移交部門(mén)和行政部各執(zhí)一份。入庫(kù)登記：行政部檔案管理員將歸檔文件信息錄入檔案管理系統(tǒng)，唯一檔案號(hào)，并安排入庫(kù)存放。3.4文件整理編目分類排序：行政部檔案管理員按照公司文件分類方案對(duì)歸檔文件進(jìn)行系統(tǒng)分類，同一類文件按形成時(shí)間或重要程度排序。編目著錄：為每份文件編制檔案目錄，著錄項(xiàng)目包括：檔案號(hào)、文件標(biāo)題、責(zé)任者、形成日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、存放位置等。目錄編制：按檔案號(hào)順序編制《歸檔文件目錄》，紙質(zhì)版與電子版同步更新，保證檢索便捷。3.5文件保管與維護(hù)存放管理：檔案室配備專用檔案柜，按分類號(hào)順序存放文件。檔案柜標(biāo)識(shí)清晰，定期除塵防潮。溫濕度控制：檔案室保持溫度14-24℃，濕度45-60%，配備溫濕度計(jì)定期監(jiān)測(cè)記錄。安全防護(hù)：檔案室安裝防火、防盜、防蟲(chóng)設(shè)施，嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。涉密文件存放于專用保險(xiǎn)柜。定期檢查：行政部每半年對(duì)檔案室進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)處理并記錄。3.6文件利用與借閱查閱申請(qǐng)：需查閱文件的人員填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、文件名稱和檔案號(hào)，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。審批流程：普通文件由行政部負(fù)責(zé)人審批；涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；跨部門(mén)查閱需經(jīng)文件形成部門(mén)同意。借閱登記：檔案管理員核對(duì)審批手續(xù)后，辦理借閱登記，提供文件。借閱人需在《文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)。歸還管理：借閱期限一般不超過(guò)7天，到期需歸還或辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理員檢查文件完好性后辦理歸還登記。3.7文件鑒定與銷毀定期鑒定：行政部每五年組織一次文件鑒定工作，由鑒定小組對(duì)保管期滿的文件進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。銷毀審批：確無(wú)保存價(jià)值的文件，編制《文件銷毀清冊(cè)》，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。銷毀執(zhí)行：由行政部至少兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，保證文件徹底銷毀。銷毀后在《文件銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，清冊(cè)永久保存。第四章工具表格及應(yīng)用說(shuō)明4.1文件收集登記表本表用于部門(mén)文件管理員登記日常收集的文件信息，保證文件不遺漏、可追溯。表格設(shè)計(jì)序號(hào)文件標(biāo)題文件編號(hào)形成部門(mén)形成人形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)備注123應(yīng)用說(shuō)明：“文件編號(hào)”按公司統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則填寫(xiě)；“密級(jí)”分為：公開(kāi)、內(nèi)部、秘密、機(jī)密四級(jí)；“備注”欄可填寫(xiě)文件特殊要求或狀態(tài)；表格按月裝訂，部門(mén)留存?zhèn)洳椤?.2文件預(yù)歸檔清單本表用于部門(mén)對(duì)擬歸檔文件進(jìn)行預(yù)整理，明確歸檔范圍和保管期限。表格設(shè)計(jì)序號(hào)文件標(biāo)題文件編號(hào)形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)保管期限鑒定人鑒定日期備注123應(yīng)用說(shuō)明：“保管期限”分為：永久（50年以上）、長(zhǎng)期（16-50年）、短期（15年及以下）；“鑒定人”由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員簽字；本清單作為季度移交歸檔的依據(jù)；保管期限設(shè)定參考《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》。4.3文件歸檔移交清單本表用于部門(mén)向行政部正式移交歸檔文件，是文件管理責(zé)任轉(zhuǎn)移的重要憑證。表格設(shè)計(jì)移交部門(mén)：____________移交人：____________移交日期：____________序號(hào)檔案號(hào)文件標(biāo)題文件編號(hào)形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)保管期限存放位置備注123移交部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：____________接收人簽字：____________接收日期：____________應(yīng)用說(shuō)明：“檔案號(hào)”由行政部在接收時(shí)統(tǒng)一編制；“存放位置”由行政部填寫(xiě)具體檔案柜編號(hào)；本清單一式兩份，移交部門(mén)和行政部各執(zhí)一份；移交文件應(yīng)同時(shí)提交紙質(zhì)原件和電子版。4.4歸檔文件目錄本表用于行政部對(duì)已歸檔文件進(jìn)行系統(tǒng)編目，是文件檢索的主要工具。表格設(shè)計(jì)檔案類別：____________編制人：____________編制日期：____________序號(hào)檔案號(hào)文件標(biāo)題責(zé)任者形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)保管期限存放位置備注123應(yīng)用說(shuō)明：“責(zé)任者”指文件形成部門(mén)或主要起草人；目錄按檔案號(hào)順序排列，定期更新；電子版目錄應(yīng)支持關(guān)鍵詞檢索功能；目錄應(yīng)與檔案實(shí)體存放位置嚴(yán)格對(duì)應(yīng)。4.5文件借閱申請(qǐng)表本表用于員工申請(qǐng)借閱已歸檔文件，規(guī)范借閱流程。表格設(shè)計(jì)申請(qǐng)人所在部門(mén)職務(wù)聯(lián)系方式申請(qǐng)日期檔案號(hào)文件標(biāo)題借閱用途借閱期限申請(qǐng)數(shù)量審批意見(jiàn)：部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：____________日期：____________行政部負(fù)責(zé)人簽字：____________日期：____________分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：____________日期：____________（涉密文件需此欄）應(yīng)用說(shuō)明：“借閱用途”應(yīng)具體說(shuō)明，如”審計(jì)檢查”、“項(xiàng)目參考”等；“借閱期限”一般不超過(guò)7天，特殊情況需說(shuō)明理由；涉密文件借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；申請(qǐng)表一式兩份，行政部和借閱人各執(zhí)一份。4.6文件借閱登記表本表用于記錄文件借閱和歸還情況，保證文件流向可追溯。表格設(shè)計(jì)借閱日期檔案號(hào)文件標(biāo)題借閱人所在部門(mén)批準(zhǔn)人應(yīng)還日期實(shí)還日期經(jīng)手人備注應(yīng)用說(shuō)明：“批準(zhǔn)人”指審批借閱申請(qǐng)的負(fù)責(zé)人；“經(jīng)手人”指辦理借閱/歸還手續(xù)的檔案管理員；借閱人歸還文件時(shí)，檔案管理員需檢查文件完好性；超期未還的文件，檔案管理員應(yīng)及時(shí)催還。4.7文件銷毀清冊(cè)本表用于記錄已無(wú)保存價(jià)值文件的銷毀情況，保證銷毀過(guò)程合規(guī)可查。表格設(shè)計(jì)銷毀批次：____________銷毀日期：____________銷毀方式：____________序號(hào)檔案號(hào)文件標(biāo)題形成日期保管期限銷毀原因鑒定人鑒定日期123監(jiān)銷人簽字：____________執(zhí)行人簽字：____________批準(zhǔn)人簽字：____________應(yīng)用說(shuō)明：“銷毀方式”包括：粉碎、焚燒、化漿等；“銷毀原因”如：保管期滿、無(wú)保存價(jià)值、重復(fù)文件等；監(jiān)銷人不得少于兩人，保證徹底銷毀；本清冊(cè)永久保存，作為銷毀憑證。第五章特殊文件管理要求5.1涉密文件管理密級(jí)確定：涉密文件在形成時(shí)由文件形成人提出密級(jí)建議，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司保密委員會(huì)審批確定。特殊標(biāo)識(shí)：涉密文件應(yīng)在文件首頁(yè)左上角標(biāo)注密級(jí)和保密期限，如”秘密★1年”。專柜保管：涉密文件存放于檔案室專用保險(xiǎn)柜，實(shí)行”雙人雙鎖”管理。查閱控制：涉密文件查閱僅限經(jīng)審批的相關(guān)人員，查閱過(guò)程需有檔案管理員在場(chǎng)監(jiān)督。復(fù)制管理：涉密文件復(fù)制需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，復(fù)制件按原件管理。5.2電子文件管理格式要求：電子文件應(yīng)采用通用格式（如PDF、DOCX、XLSX等），避免使用專用軟件格式。存儲(chǔ)備份：電子文件存儲(chǔ)在指定服務(wù)器，實(shí)行”本地+異地”雙重備份，備份周期不超過(guò)7天。元數(shù)據(jù)管理：電子文件應(yīng)保存完整的元數(shù)據(jù)，包括創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄等。遷移策略：定期對(duì)電子文件進(jìn)行格式檢查和遷移，保證長(zhǎng)期可讀性。安全防護(hù)：電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限控制，定期進(jìn)行安全漏洞掃描和病毒查殺。5.3外來(lái)文件管理接收登記：收到的外部文件（如公文、客戶函件等）由前臺(tái)或指定人員統(tǒng)一登記。流轉(zhuǎn)處理：外來(lái)文件按公司收文流程進(jìn)行擬辦、傳閱和批示，重要文件及時(shí)歸檔。歸檔要求：外來(lái)文件與處理過(guò)程形成的材料一并歸檔，保持文件完整性。保管期限：外來(lái)文件保管期限根據(jù)其重要性和參考價(jià)值確定，一般不少于5年。第六章監(jiān)督與責(zé)任追究6.1監(jiān)督檢查日常檢查：行政部檔案管理員每日檢查檔案室環(huán)境安全，每周抽查文件借閱歸還情況。定期審計(jì)：公司審計(jì)部每年對(duì)文件管理工作進(jìn)行一次專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查制度執(zhí)行、文件完整性和安全性。評(píng)估改進(jìn)：行政部每年組織一次文件管理評(píng)估，分析存在問(wèn)題，提出改進(jìn)措施。6.2責(zé)任追究違規(guī)行為：包括但不限于：擅自銷毀文件、泄露文件內(nèi)容、超期未還文件、丟失損毀文件等。處理措施：根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)、